Основные законодательные нормативные методические документы. Нормативно-методическая регламентация деятельности службы доу. Состав нормативно-методической базы делопроизводства. Законодательство РФ в области документационного обеспечения. Особенности разв

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Группировка нормативно-методических материалов, характеристика их содержания, примеры норм, нормативов, документов и наименования некоторых документов представлены в табл. 3.6.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Правила принимаются в следующем порядке. Администрация разрабатывает проект правил и выносит их на обсуждение общего собрания (конференции), которое и утверждает их согласно Трудовому кодексу РФ.

Типовая структура правил внутреннего трудового распорядка содержит следующие разделы:

1. Общие положения

1.1. Право на труд. Определение дисциплины

1.2. Цели правил

1.3. Использование правил

1.4. Применение правил

2. Порядок приема я увольнения рабочих и служащих

2.1. Документы

2.2. Обязанности администрации при приеме

2.3. Трудовые книжки

2.4. Прекращение трудового договора

3. Основные обязанности рабочих и служащих

3.1. Работать честно, соблюдать дисциплину

Таблица 3.6. Нормативно-методические документы системы управления персоналом

Группы нормативно-методических документов		Примеры норм, нормативов и документов	Наименование документов
Нормативно-справочные документы	Включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материальною производства и управления	1) Первичные операционные нормы времени и расценки; нормы времени на выполнение управленческих процедур 2) Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции)	Маршрутно-технологическая карта Операционно-технологическая карта Технологическая карта управленческих про­цедур Оперограмма Программа выпуска деталей Сменно-суточные задания
		3) Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц)	Инструкция Федеральной налоговой службы РФ по применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц»
Документы организационного. организационно-распорядительного и организационно-методического характера	Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом	1) Законодательные акты по вопросам труда и кадров	Гражданский кодекс РФ Трудовой кодекс РФ. Закон «О занятости населения в Российской Федерации»
		2) Указы Президента РФ. постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам трупа, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п.	Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в Российской Федерации иностранной рабочей силы» Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов»
		3) Руководящие документы (положения, инструкции, методоюские указания, правила) и другие документы государственных органов	Постановление Минтруда РФ «Об утверждена тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих»
			Общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства»
		4) Приказы, положения, инструкции; методические указаний, правила и другие документы министерства, Федеральной службы или агентства, если им подчиняется организация	Инструкция Министерства экономического развития и торговли РФ об улучшении условий труда работников, занятых на тяжелых и вредных работах
		5) Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты трупа и т.п.	Правила внутреннего трудового распорядка Коллективный договор Положение о подразделении Должностная инструкция Штатное расписание
Документы технического, технико-экономического и экономического характера		Нормы планировки помещения и рабсних мест Стандарты качества ТУ на продукцию Часовая тарифная ставка Коэффициенты отчислений в фонд социального страхования, медицинского страхования Коэффициент доплаты за сверхурочные работы Нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений	Временные санитарные нормы и правила работников ВЦ Бизнес-план Смета затрат на производство Отчет о численности работников организации Система стандартов по технике безопасности Типовые нормы времени на разработку конструкторской документации

3.2. Повышать производительность

3.3. Улучшать качество работы

3.4. Соблюдать требования по охране труда

3.5. Устранять причины, мешающие работе

3.7. Беречь имущество

3.8. Вести себя достойно

4. Основные обязанности администрации

4.1. Правильно организовать труд

4.2. Создавать условия для роста производительности труда

4.3. Развивать формы стимулирования труда

4.4. Планировать труд и обеспечивать выполнение поставленных задач

4.5. Совершенствовать организацию оплаты труда

4.6. Обеспечивать дисциплину

4.7. Соблюдать законодательство

4.8. Осуществлять профилактику травматизма

4.9. Контролировать знание работниками инструкций по охране труда

4.10. Развивать соревнование

4.11. Внедрять изобретения

4.12. Обеспечивать повышение квалификации

4.13. Создавать условия трудовому коллективу для его работы

4.14. Внимательно относиться к нуждам работников

5. Рабочее время и его использование

5.1. Начало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания

5.2. Учет рабочего времени

5.3. Сверхурочные работы

6. Поощрения за успехи в работе

6.1. Вилы поощрений

6.2. Процедура применения мер поощрения

6.3. Поощрения за особые заслуги

6.4. Меры поощрения, применяемые трудовым коллективом

7. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины

7.1. Определение нарушения

7.2. Виды взысканий

7.3. Взыскание за прогул

7.4. Процедура применения взыскания

7.5. Дисциплинарная власть трудового коллектива

Организации целесообразно совершенствовать трудовой распорядок, рассматривая правила внутреннего трудового распорядка как важнейший нормативный акт - инструмент совершенствования организации труда. В них целесообразно включить следующие разделы: об оплате труда, о коммерческой тайне, о страховании, об охране труда.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.

Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. В соответствии с Законом представителями работников являются органы профессиональных союзов и их объединений. Работодателей представляют руководители организации или иные лица, уполномоченные в соответствии с уставом организации.

Инициатором переговоров по разработке, заключению и изменению коллективного договора вправе выступать любая из сторон. Для ведения коллективных переговоров и разработки проекта договора стороны на равноправной основе создают полномочную комиссию, состав которой, сроки, место проведения и повестка дня переговоров устанавливаются сторонами. Проект коллективного договора должен быть обсужден работниками в подразделениях организации и доработан с учетом поступивших замечаний и предложений. Доработанный единый проект договора утверждается общим собранием (конференцией) работников организации и подписывается представителем работников и работодателем.

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

Форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;

Механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных договором;

Занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

Определение рабочего времени и времени отдыха;

Улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);

Добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;

Соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;

Экономическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

Льготы для работников, совмещающих работу с обучением:

Контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;

Отказ от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном и полном их выполнении.

Условия коллективного договора, заключенного в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством положение работников, то они недействительны.

К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.

В свою очередь, для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. (в новой редакции от 2007 г.). Он призван регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы: «Должностные обязанности» - функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность; «Должен знать» - требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знания законодательства, методов и средств выполнения должностных обязанностей; «Требования к квалификации» - определенный уровень и профиль специальной подготовки работника, его образование, требуемый стаж работы.

Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов: «Характеристика работ» - перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда; «Должен уметь» - минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду; «Примеры работы» - перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ.

Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.

Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. Содержание и структура этого документа одобрены и рекомендованы к применению Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом РФ и Российским фондом федерального имущества. В текст Положения рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, Правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).

Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) - его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

1) общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);

2) задачи подразделения;

3) оргструктура подразделения (схема с указанием линейнофункциональной, методической и иной подчиненности и взаимосвязей отдельных звеньев и работников подразделения);

4) функции подразделения;

5) взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;

6) права подразделения (в пределах возложенных на него функций);

7) ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.

Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании - документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

Штатное расписание может быть составлено по нижеприведенной форме.

Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений - Положениями о них.

Личностная спецификация представляет собой набор требований, которые работа на данном рабочем месте или должности предъявляет к работнику. Она вытекает непосредственно из описания работы (или рабочего места, должности) и отвечает на вопрос: «Каковы черты характера, каким должен быть опыт человека, его образование для того, чтобы он успешно выполнял работу на данном рабочем месте (должности)?» Личностная спецификация дает информацию, необходимую для приема на работу и отбора нужных сотрудников, для проведения собеседования.

Наиболее полно основные требования к работнику были разработаны английским профессором А. Роджером в 1930 г. В каждом конкретном случае их состав может корректироваться.

Личностная спецификация может быть составлена либо в текстовой форме, либо в табличной (табл. 3.7).

В таблице выделены три категории качеств:

Основные требуемые качества, т.е. такие, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;

Таблица 3.7. Личностная спецификация

Желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других основных качеств;

Противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих подругам параметрам.

Существуют и другие варианты составления личностной спецификации. Так, в США широко используется личностная спецификация М. Фрейзера, включающая пять пунктов: воздействие на других людей (физические данные, внешность, речь, манера поведения); накопленная квалификация (образование, профессиональное обучение, подготовка, опыт работы); природные способности (быстрота понимания и способность к обучению): движущая сила- мотивация (поставленные перед собой цели, решимость и последовательность в достижении целей, успех в их достижении); адаптация (эмоциональная устойчивость, способность противостоять стрессам и вступать в контакт с людьми).

Составленная любым из этих двух способов личностная спецификация является важным инструментом при отборе кандидатов на вакантную должность, проведении отборочного собеседования, так как в их ходе качества отдельного человека, претендующего на должность, сравниваются с теми, которые содержатся в личностной спецификации и представляют собой как бы идеальный с точки зрения организации портрет будущего сотрудника.

Подготовка личностной спецификации требует специальных знаний и осуществляется чаще всего профессиональным консультантом или специально обученным сотрудником службы управления персоналом. При отборе кандидатов на вакантную должность использование этого документа заключается в том, что личностные качества каждого претендента сравниваются с качествами «идеального» сотрудника.

3.6.2. Правовое обеспечение

Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом - это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.

Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и др. - все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.

Это достигается путем установления правовых норм централизованного или локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования - Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, акты Министерства здравоохранения и социального развития РФ. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.

В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования неуклонно расширяется. К таким актам относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др.

Основные задачи юридического отдела в этой области таковы: (а) разработка проектов нормативных актов организации; (б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их; (в) организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею; (г) информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде; (д) разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.

В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые, региональные и территориальные соглашения, коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.

Правовые акты ненормативного характера - это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и всех ее подразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т.п.

Основными законодательными актами, регулирующими трудовые отношения, являются: Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях», Закон РФ «О занятости населения в Российской Федерации», Закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)», Указ Президента РФ «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)» и др.

Нормативно-методическая база делопроизводства

В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты .

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." . Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ . Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.

Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:

• Указ "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ";
• Указ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:

• "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
• "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";
• "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации".

Особенности ГОСТ Р 7.0.97-2016

Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".

Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:

• состав реквизитов документов и бланков;
• правила их оформления реквизитов документов и бланков;
• виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах;
• правила создания документов.

Особенности ГОСТ 7.0.97-2016

	Требования к документам и работе с ними по ГОСТ 7.0.97-2016	Новшества ГОСТ 7.0.97-2016
	При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют	Некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены.
	Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа	Появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения – автора документа и наименование должности лица – автора документа.
	Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны
	Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним
	Абзацный отступ текста документа – 1,25 см
	Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала
	Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см
	Может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом
	Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Разработка нормативных документов по ДОУ

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

Литература

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство: – М.: Ростов-на-Дону Феникс 2007
2. Конституция Российской Федерации
3. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати // Консультант Плюс – URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855.html/
4. Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"

Инесса Ермоленко
Нормативные документы современного методического кабинета ДОУ (в контексте ФГОС до)

Нормативно -правовая база - важнейшая составляющая, на которой строится вся работа педагога.

В блоке " Нормативные документы современного методического кабинета

ДОУ (в контексте ФГОС ДО ) ", подобраны документы , которые должен знать каждый педагог дошкольного учреждения.

Нормативные правовые документы , регламентирующие организацию дошкольного образования в Российской Федерации, структурированы по нескольким направлениям :

МЕЖДУНАРОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1. Конвенция о правах ребенка

2. Всеобщая декларация о культурном разнообразии

3. Конвенция об охране и поощрении разнообразия форм культурного разнообразия.

4. Конвенция о правах инвалидов - конвенция ООН, принятая Генеральной Ассамблеей 13 декабря 2006 года и вступившая в силу 3 мая 2008 года

ЗАКОНЫ, ПРОГРАММЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА

1. Конституция РФ от 12.12.1993 г. (в ред. от 21.07.2014) .

2. Семейный кодекс Российской Федерации : Федеральный закон от 29 декабря 1995 года (редакция от 5 мая 2014 года)

3. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016)

4. ФЗ №273 от 29.12.2012 "Об образовании в РФ".

5. Приказ образования и науки Российской Федерации от 17 октября 2013 года №1155 "Об утверждении федерального государственного образовательного стандарта дошкольного образования"

6. "Методические рекомендации по проектированию информационно-методической системы сопровождения внедрения и реализации федерального государственного образовательного стандарта дошкольного образования". (которые недавно вышли (с задержкой 4 года, вместо 2013г.)

7. Государственная программа Российской Федерации "Развитие образования на 2013-2020 годы"

8. Распоряжение Правительства РФ от 29.05.2015г. "Стратегия развития воспитания в Российской Федерации на период до 2025 года"

9. Указ Президента РФ №761 от 01.06.2012 г. "О национальной стратегии действий в интересах детей на 2012-2017 годы"

10. Постановление Правительства РФ №678 от 08.08.2013г. "Об утверждении номенклатуры должностей педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, должностей руководителей образовательных организаций"

11. ФЗ №210 от 27.07.2010 (в ред. от 28.12.2016) "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

12. ФЗ №152 от 27.07.2006 (в ред. от 03.07.2016) "О персональных данных"

13. ФЗ №149 от 27.07.2006 (ред. от 19.12.2016) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017)

14. ФЗ №59 от 02.05.2006 (в ред. от 03.11.2015) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

15. ФЗ №124 от 24.07.1998 (в ред. от 28.12.2016) "Об основных гарантиях прав ребенка в РФ"

16. Гражданский Кодекс РФ от 26.01.1996 №14-ФЗ (в ред. от 29.06.2015) Часть 2. Раздел IV. Отдельные виды обязательств. Глава 32. Дарение. статья 582. Пожертвования.

17. ФЗ №135 от 11.08.1995 (ред. 05.05.2014) "О благотворительной деятельности и благотворительных организациях

18. Постановление правительства (ПП) РФ от 15.07.2013 №594 (ред. от 22.11.2016) "Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки"

19. ПП РФ от 10.07.2013 №582 (в ред. от 20.10.2015) "О размещении информации на официальном сайте образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и обновления информации об образовательной организации"

20. Приказ №785 от 29 мая 2014 года "Об утверждении требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и формату представления на нем информации".

21. ПП РФ от 15.09.2008 №687 "Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации"

22. РП РФ от 25.04.2011 г №729-р (в ред. 23.06.2014 г) "Об утверждении перечня услуг, оказываемых государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ) или муниципальное задание (заказ, подлежащих включению в реестры государственных или муниципальных услуг и предоставляемых в электронной форме"

23. Приказ Минобрнауки РФ от 28.12.2015 №1527 "Об утверждении Порядка и условий осуществления перевода обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам дошкольного образования, в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующих уровня и направленности"

24. Приказ Минобрнауки РФ от 09.11.2015 г №1309 (в ред. от 18.08.2016 г) "Об утверждении Порядка обеспечения условий доступности для инвалидов объектов и предоставляемых услуг в сфере образования, а также оказания им при этом необходимой помощи"

25. Приказ Минобрнауки РФ от 08.04.2014 №293 "Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования"

26. Приказ Минобрнауки РФ от 15.01.2014 №14 (в ред. от 09.11.2016) "Об утверждении показателей мониторинга системы образования"

27. Приказ Минобрнауки РФ от 13.01.2014 №8 "Об утверждении примерной формы договора об образовании по образовательным программам дошкольного образования"

28. Приказ Минобрнауки РФ от 20.09.2013 №1082 "Об утверждении Положения о психолого-медико-педагогической комиссии"

29. Приказ Минобрнауки РФ от 30.08.2013 №1014 "Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам - образовательным программам дошкольного образования"

30. Приказ Минобрнауки РФ от 29.08.2013 №1008 "Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным общеобразовательным программам"

31. Приказ Минобрнауки РФ от 14.06.2013 №462 "Об утверждении Порядка проведения самообследования образовательной организацией"

32. Письмо Минобрнауки РФ от 22.07.2013 №09-889 "О размещении информации на официальном сайте образовательной организации"

33. Письмо Минобрнауки РФ от 10.06.2013 №ДЛ-151-17 "О наименовании образовательных учреждений"Письмо Минобрнауки РФ от 12.09.2012 №ДЛ-150/8 "О сокращении объемов и видов отчетности, предоставляемой образовательными учреждениями"

34. Письмо Минобрнауки РФ от 28.10.2010 №13-312 "О подготовке публичных докладов" (вместе с "Общими рекомендациями по подготовке Публичных докладов региональных (муниципальных) органов управления образованием и образовательных учреждений")

35. Письмо Минобрнауки РФ от 01.12.2008 №03-2782 "Методические рекомендации по введению нормативного подушевого финансирования дошкольных образовательных учреждений"

36. Письмо Минобразования РФ от 14.05.2004 №14-51-131/13 "Методические рекомендации по функциям, организации и работе управляющих советов ОУ"

37. Приказ Минздрава России от 21.12.2012 N 1346н "О Порядке прохождения несовершеннолетними медицинских осмотров, в том числе при поступлении в образовательные учреждения и в период обучения в них"

38. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 10.07.2015 N 26 "Об утверждении СанПиН 2.4.2.3286-15 "Санитарно-эпидемиологические требования к условиям и организации обучения и воспитания в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по адаптированным основным общеобразовательным программам для обучающихся с ограниченными возможностями здоровья" (вместе с "СанПиН 2.4.2.3286-15. Санитарно- эпидемиологические правила и нормативы . ") (Зарегистрировано в Минюсте России 14.08.2015 N 38528)

39. Постановление Правительства РФ от 22.01.2013 N 23 (ред. от 13.05.2016) "О Правилах разработки и утверждения профессиональных стандартов"

40. Приказ Минтруда России от 18.10.2013 N 544н (ред. от 05.08.2016) "Об утверждении профессионального стандарта "Педагог (педагогическая деятельность в сфере дошкольного, начального общего, основного общего, среднего общего образования) (воспитатель, учитель) "

41. Постановление Правительства РФ от 17.12.2013 N 1177 (ред. от 30.12.2016) "Об утверждении Правил организованной перевозки группы детей автобусами"

42. Приказ Министерства образования и науки РФ от 7 апреля 2014 г. N 276 "Об утверждении Порядка проведения аттестации педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность";

43. Приказ Минобрнауки России №536 от 11.05.2016 "Об утверждении Особенностей режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и иных работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность".

44. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации №761 от 26.08. 2010 г. "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования"

РЕГИОНАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1. Закон Московской области от 01.06.2015 №86/2015-ОЗ "Об Уполномоченном по правам ребёнка в Московской области"

2. Закон Московской области от 04.12.2009 г №148/2009-ОЗ (в ред. от 06.07.2016 г) "О мерах по предупреждению причинения вреда здоровью и развитию несовершеннолетних в Московской области"

3. Закон Московской области от 24.07.2014 №104/2014-ОЗ (ред. от 19.10.2015) "О наградах Московской области"

4. Закон Московской области от 30.12.2005 №273/2005-ОЗ (в ред. от 01.02.2017) "О комиссиях по делам несовершеннолетних и защите их прав в Московской области"

5. ПП МО от 26.05.2014 №378/17 (ред. от 31.03.2016) "Об утверждении Порядка обращения за компенсацией родительской платы за присмотр и уход за детьми, осваивающими образовательные программы дошкольного образования в организациях Московской области, осуществляющих образовательную деятельность, и порядка ее выплаты, Порядка расходования субвенций бюджетам муниципальных образований Московской области на выплату компенсации родительской платы за присмотр и уход за детьми, осваивающими образовательные программы дошкольного образования в организациях Московской области, осуществляющих образовательную деятельность"

6. Об учреждении премии Губернатора Московской области "Лучший по профессии" в сфере образования" (вместе с "Положением о премии Губернатора Московской области "Лучший по профессии" в сфере образования")

7. Приказ Минобразования МО от 26.12.2016 N 5139 "Об организации и проведении в 2017 году областного конкурса "Лучший детский сад" среди образовательных организаций в Московской области, реализующих образовательные программы дошкольного образования" (вместе с "Положением об областном конкурсе "Лучший детский сад" среди образовательных организаций в Московской области, реализующих образовательные программы дошкольного образования")

8. Приказ Министра образования МО от 08.12.2016 N 4871 "Об организации проведения областного конкурса дошкольных образовательных организаций муниципальных образований Московской области на присвоение статуса Региональной инновационной площадки Московской области в 2017 году"

9. Информационный бюллетень № 8 Аттестация педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность

10. Об аттестационных комиссиях Министерства образования Московской области по аттестации педагогических работников государственных организаций Московской области, осуществляющих образовательную деятельность, руководителей государственных образовательных организаций Московской области, подведомственных Министерству образования Московской области, и педагогических работников муниципальных и частных организаций в Московской области, осуществляющих образовательную деятельность.

МУНИЦИПАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1. Постановление Администрации г. о. Балашиха от 28.08.2015 №402/8-ПА "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги

2. "Прием заявлений, постановка на учет и зачисление детей в образовательные учреждения, реализующие основную общеобразовательную программу дошкольного образования (детские сады) расположенные на территории г. о. Балашиха МО"Приказ Управления по образованию администрации г. о. Балашиха от 17.12.2013 №3241 "

3. Положение о территориальной психолого - медико - педагогической комиссии г. о. Балашиха"

ДОКУМЕНТЫ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Локальные акты дошкольной образовательной организации

По научно-методическому обеспечению

1. Приказ об утверждении основной образовательной программы дошкольного образования образовательного учреждения (Федеральный закон от 29.12.2012 №273-ФЗ, ст. 12)

2. Образовательная программа ДОУ

3. Адаптированная образовательная программа дошкольного образования для детей с ОВЗ, имеющих нарушения речи

4. Программа развития ДОУ

5. Программы дополнительных образовательных услуг

6. Годовой план работы ДОУ на учебный год

7. План непрерывной образовательной деятельности

8. Положение о системе внутреннего мониторинга качества образования в образовательном учреждении.

9. Материалы контрольно – аналитической деятельности

По организационному обеспечению

1. Устав образовательного учреждения (Федеральный закон от 29.12.2012 №273-ФЗ, ст. 25) 2.

2. Правила внутреннего распорядка образовательного учреждения.

3. Договор образовательного учреждения с учредителем.

4. Договор образовательного учреждения с родителями (законными представителями) воспитанников.

5. Приказ об утверждении плана-графика (сетевого графика, дорожной карты) введения ФГОС ДО в образовательном учреждении.

6. Приказ о создании в образовательном учреждении рабочей группы по введению ФГОС ДО

7. Режим работы методического кабинета

8. Циклограмма рабочего времени старшего воспитателя, заместителя заведующего по ВМР

9. Организация режима пребывания детей в МБДОУ «Детский сад»

10. Материалы по аттестации педагогических работников

По кадровому обеспечению

1. Должностные инструкции работников образовательного учреждения (приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26.08.2010 №761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»).

2. Приказ об утверждении плана-графика повышения квалификации педагогических и руководящих работников образовательного учреждения в связи с введением ФГОС ДО .

По информационному обеспечению

1. Протоколы заседаний педагогического совета

2. Материалы педагогических советов

3. Банк консультаций для педагогов

4. Опыт работы педагогов

5. Портфолио педагогов

6. Положение об организации и проведении публичного отчета образовательного учреждения.

7. Положение об Интернет-сайте образовательного учреждения (Федеральный закон от 29.12.2012 №273-ФЗ, ст. 29; приказ Рособрнадзора от 29.05.2014 № 785 «Об утверждении требований к структуре официального сайта образовательной организации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и формату представления на нем информации»

8. Положение о методическом кабинете (общие положения, задачи и направления деятельности методического кабинета , руководство и планирование работы методического кабинета , оснащение методического кабинета )

9. Положение о музыкальном зале.

10. Положение о физкультурном зале.

11. Положение об изостудии и т. д

По финансовому обеспечению

1. Положение об оплате труда и материальном стимулировании работников образовательного учреждения.

2. Положение о распределении стимулирующей части фонда оплаты труда работников образовательного учреждения.

3. Положение об оказании платных дополнительных образовательных услуг (постановление Правительства РФ от 15 августа 2013 г. N 706 "Об утверждении Правил оказания платных образовательных услуг")

По материально-техническому обеспечению

1. Положения о различных объектах инфраструктуры учреждения с учетом требований ФГОС ДО к образовательным учреждениям в части минимальной оснащенности воспитательно- образовательного процесса и оборудования помещений.

2. Перечень дидактических материалов

3. Перечень методических материалов

4. Перечень аудио- и видеоматериалов

Литература : Нормативная база современного дошкольного образования : Закон об образовании, ФГОС ДО , порядок организации образовательной деятельности. – М.: Просвещение, 2014. – 112с. 2. Сборник федеральных нормативных документов для руководителей дошкольной образовательной организации / авт. -сост. Т. В. Волосовец. – М.: ООО «Русское слово – учебник» , 2015. – 456 с. 3. Интернет-ресурсы.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

1. СОСТАВ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДОУ .

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

НМБД регулирует:

1. Правила оформления документов;

2. Правила работы с документами;

3. Обеспечение сохранности документов;

4. Порядок передачи документов на архивное хранение;

5. Работу службы делопроизводства (функции, структуру, штатный состав);

6. Внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

7. Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

8. Юридические аспекты, связанные с документами.

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
• государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
• правовые акты органов представительной и исполни-тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
• нормативные документы по организации архивного хра-нения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть - 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавли-вает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации "О техническом регулировании " от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за-щиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации " от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О государственной тайне " от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете » отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Специалист должен знать положения :

• Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);
• Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
• других нормативных правовых документов.

Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.

2. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОУ

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

3. ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использо-вания двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информа-цию, размещенную в строке.

При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские);

— отраслевые (ведомственные);

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

4. ОБЩЕРОССИЙСКИЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.

Важными средствами информационного обеспечения яв-ляются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)

Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

Классификаторы информации о населении и кадрах

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

5. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверж-дена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...». Это положение развито в важнейшем правовом акте - Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учреди-тельного договора, на основании которого действуют юридические лица. одексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Назовем также ряд Указов Президента РФ: «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации», «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки», «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О государственном языке Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Законодательное и нормативное регулирование организации работы архивов представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 - Законодательное и нормативно-методическое регулирование организации работы архивов

Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении.

· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8ноября 2005г. №536.

· Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004№ 125-ФЗ.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятель-ности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти -министерствах, агентствах, службах.

Типовая инструкция, отражая определенную специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении требований к оформлению управленческой документации.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться ссылки.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь -Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст.. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационнораспорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой до-кументации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ, который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30-2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации, то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30-97.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативноправовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации архивное дело находится в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отношения в сфере управления архивным делом регулируются принятым 22 октября 2004 года Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации»; 29 августа 2005 года принят Закон Омскской области «Об архивном деле в Омскской области», которыми определены полномочия и разграничение собственности органов государственной власти и местного самоуправления в сфере архивного дела.

Кроме того, законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из принимаемых, в соответствии с выше названными законами иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. К ним относятся:

· Постановления правительства РФ от 20 февраля 1995 г. № 170 «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР»:

· Постановление Правительства РФ от 5 июля 2001 г. № 504 «Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда»;

· Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «о Федеральном архивном агентстве»;

· Регламент государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11;

· Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 09 октября 2001 г. № 75.

2 Анализ организации и комплектования Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района»

2.1 Характеристика деятельности Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района»

Основными задачами архива являются:

· информационное обеспечение органов государственной власти, использование и публикация документов;

· создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах Архива;

· комплектование архива документами Архивного фонда Омскской области.

Введение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения и археографии.

Архив в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

· осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в архивный отдел администрации Омскской области сведения для государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

· осуществляет меры по улучшению физического состояния документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование. Ведет выявление и учет особо ценных документов;

· разрабатывает в установленном порядке ведет списки объединений, предприятий, учреждений и организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на хранение в Архив, организует сбор и осуществляет прием документов на постоянное хранение;

· принимает в установленном порядке меры к пополнению Архива документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений,

общественных организаций и граждан, к выявлению и получению из зарубежных и других российских архивов подлинников и копий архивных документов своего профиля.

При Архиве действует дирекция - для рассмотрения важнейших вопросов организации и деятельности Архива, контроля и проверки исполнения, выполнения планов и программ, подбора и расстановки кадров, заслушивания отчетов структурных подразделений Архива.

Директор архива:

· организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач.

· распределяет обязанности между заместителями.

· составляет структуру и представляет штатное расписание на утверждение председателю комитета по делам архивов Омскской области, определяет порядок и размеры премирования.

· издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания, проверяет их исполнение.

· утверждает положения о структурных подразделениях Архива методических совещательных органах.

· вносит предложения по составу Научного совета Архива на утверждение комитета по делам архивов Омскской области.

· осуществляет прием и увольнение работников Архива, не входящих в номенклатуру архивного отдела администрации Омскской области.

· решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям временное пользование, для публикации, работы исследователей в читальном зале Архива.

· организует повышение квалификации работников Архива.

· разрабатывает и проводит мероприятия по научной организации труда, внедряет прогрессивные формы и методы работы по социально-экономическим вопросам.

· обеспечивает техническую эксплуатацию помещений Архива, соблюдение правил пожарной безопасности, внедрение в практику рациональных систем хранения документов

· определяет потребности архива в оборудовании и материала.

Организационно - управленческая структура предприятия представляет

собой совокупность горизонтальных и вертикальных связей, обеспечивающих упорядоченность, координированность, регулируемость деятельности, а также ее ориентацию в определенном направлении.

Основу данной структуры составляют отношения иерархической соподчиненности, которые оказывают определяющее влияние на организационно - управленческий отношения, непосредственного взаимодействия, как вертикальные между вышестоящими и нижестоящими звеньями управления, так и горизонтальные, например, между смежными отделами.

Данная структура является информационной, основные потоки информации следующие:

По вертикали сверху вниз - плановая, нормативная, инструктированная и руководящая информация;

По вертикали снизу вверх - аналитическая, фактическая, рекомендательная информация и запросы к руководству;

По горизонтали - информация, обеспечивающая взаимокоординацию деятельности.

Данная организационная структура является линейно -функциональной, т.е. структура основанная на сочетании преимуществ линейной и функциональной форм. Данный подход обеспечил качественное новое разделение труда, при котором линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжения и принимать решения при участии и помощи функциональных служб.

Эта структура сохраняет принцип единоначалия, т.е линейный руководитель устанавливает очередность в решении комплекса задач, определял главную задачу на данном этапе, а также время и конкретных исполнителей.

Деятельность функциональных руководителей сводится к поискам рациональных вариантов решения задач, к умелому доведению своих рекомендаций до линейного руководителя, который на этой основе сможет обеспечить эффективное управление.

Но, отсутствие гибкости и динамичности затрудняет достижение поставленной цели; постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений, что вызывается решением производственных задач, обусловленных новыми целями функционирования и требующих определенных знаний. Это приводит к замедлению сроков реализации целей и росту управленческих расходов.

Роль документов для Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района» велика. Вся деятельность отделов документируется. Документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные.

Важное значение имеют нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района (ОВК Хорошёвского района)». Каждый отдел имеет перечень нормативных документов, которыми руководствуются в работе, а также УСД, государственные стандарты, перечни. Все отделы архива ежемесячно составляют отчеты, планы.

Документы дают информацию о проделанной работе, служат для планирования работы в дальнейшем, дают полное представление о деятельности «ОВК Хорошёвского района» , о деловых связях.

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации, которую должно выполнять специальное структурное подразделение, но как таковой службы ДОУ в «ОВК Хорошёвского района» нет за делопроизводство отвечают конкретные специалисты, назначаемые приказом директора.

Структура службы и ее задачи, как правило, соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами, начиная с приема и распределения документов и кончая сдачей их в архив учреждения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация;

· контроль за исполнением документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов и отправка.

Рациональная организация документационного обеспечения деятельности учреждений, организаций и предприятий требует достаточного количества работников этой службы.

Основными факторами, определяющими количество и состав работников службы, являются объем документооборота, общая численность работников учреждения и степень автоматизации и механизации обработки информации и документов.

Дублирование операций, разделение труда закрепляется должностными инструкциями, в которых определено его организационно-правовое положение в структурном подразделении.

Документооборот - прохождение документа в учреждении с момента создания до завершения исполнения или отправки.

Увеличение объемов и сложности задач объективно обуславливает рост документационных потоков. Однако имеет место и неоправданное возрастание количества создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях документов.

Главным направлением упорядочения документирования, сокращение числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими.

Унификация позволяет упорядочить образование документов, внести в этот процесс научную основу и тем самым способствует сокращению объемов документооборота.

Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения. Установлена определенная математическая зависимость между качеством работы контрольной службы и ростом объема документооборота: чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов.

Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножаются сверх тиража без всякой надобности. Это приводит к неправильному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем.

Основу рациональной организации любого труда, в том числе по делопроизводственному обслуживанию, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями.

Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника, позволяет правильно распланировать рабочий день и в то же время исключает виды и тираж размножаемых документов.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке отделов и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать следующим требованиям:

1. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.

3. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (копировально-множительная служба).

Различают три основных потока документов: входящий; исходящие и внутренний.

В учреждении поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителям, отделы и отдельным исполнителям.

Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего архива, то постоянно ведется работа по его рационализации. В этой работе руководствуются нормативными документами и практическим опытом совершенствования и организации управленческого труда.

Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном отделе или у одного специалиста.

При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, унифицировать пути движения и сам порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в «ОВК Хорошёвского района».

Одним из важных условий рационального движения документов в учреждении является четкое распределение функций между исполнителями, так как решение вопросов, содержащихся в документах, зависит от глубины и четкости разделения функций, прав, ответственности между исполнителями, отделами и руководителями.

Грамотное разделение функций и документальное его закрепление (положения об отделах, должностные инструкции) являются непременным условием рациональной организации документооборота.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющихся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформление документа его, физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

Действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

Типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

Нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.

Экспертиза ценности документов проводится - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив.

В архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности организации создается экспертная комиссия (ЭК).

Постоянно существующая ЭК является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения директором.

В своей деятельности экспертная комиссия руководствуется Конституцией РФ закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами, инструкторами архивного отдела, положением об архиве и положением о постоянно действующей экспертной комиссией.

Экспертную комиссию возглавляется главным хранителем фондов, заместителем директора. Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом директора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.

· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

В соответствии с возложенными на экспертную комиссию задачами, она выполняет следующие функции:

· организует и проводит работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению.

· осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

· оказывает содействие и методическую помощь специалистам Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района »:

a. по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче или дневников, записей воспоминаний, других документов на государственное хранение, по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников) с целью создания устной истории архива.

b. рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

· на утверждение ЭПМК комитета по делам архивов области, а затем на утверждение директора - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; акты с выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПМК в перечне документов до 1945 года;

· на согласование ЭПМК комитета по делам архивов области, а затем на утверждение директора - сводную номенклатуру дел учреждения; описи дел по личному составу; акты по утрате или неисправном повреждении документов постоянного хранения;

· на утверждение директора архива акты о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения; акты об утрате или неисправном повреждении документов по личному составу.

Экспертная комиссия работает в тесном контакте с ЭПМК комитета по делам архивов области, получает от неё соответствующие организационнометодические указания, работает по годовому плану, утвержденному директором.

Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ёё заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на её заседании не позднее чем через 10 дней.

Заседания экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными если в голосовании приняли участие не мене половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. Приглашенные

Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование её документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решений возлагается на секретаря комиссии.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет), хранения и по личному составу, а затем акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

ЭПМК комитета по делам архивов Москвы и Московской области утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку.

Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

2.2 Организация комплектования Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района »

Отдел комплектования и экспертизы ценности документов, который является структурным подразделением Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района» и содержится за счет специальных средств, полученных от учреждений и предприятий за выполнение работ по заключенным с ними договорам.

Отдел создан для научно-технической обработки документов и разработки нормативно-методических рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях Москвы и Московской области.

В своей деятельности отдел руководствуется Законами Российской Федерации, приказами и научно-методическими рекомендациями Федеральной Архивной службы России, Законом об Архивном фонде и архивах Москвы и Московской области, решениями коллегии и указаниями комитета по делам архивов МО, положением об архиве, решениями дирекции Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района» и положением об отделе.

Основной задачей отдела комплектования и экспертизы ценности документов является выполнение работы за счет специальных средств по упорядочению документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения.

В функции отдела входят:

Заключение договоров с учреждениями на проведение работ в соответствии с расценками, утвержденными приказом директора Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района».

В соответствии с договорами проводит научно-техническую обработку документов учреждений.

Разрабатывает полугодовые и годовые при необходимости квартальные планы работы отдела.

Составление годовых и полугодовых отчетов о работе отдела.

Анализирует деятельность отделов комплектования и экспертизы ценности документов филиалов Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района».

Участие в подготовке и проведении занятий по повышению квалификации работников архива и отдела.

Изучение и использование передового опыта работы архивных учреждений по вопросам деятельности отдела.

Основные функции отдела комплектования представлены на рисунке 2.

Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности приказом директора по согласованию с комитетом по делам архивов Москвы и Московской области.

Заместителю директора, главному хранителю фондов подчиняются отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, который является структурным подразделением Государственного архива Москвы.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе годового производственно-финансовых планов, утвержденных директором

Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района ».

Отдел проводит экономический анализ своей деятельности, работает по бригадам. В состав бригады входят главный специалист и ведущие специалисты.

Деятельность сотрудников отдела определяется должностными инструкциями.

Начальник отдела организует всю деятельность отдела, распределяет обязанности между его работниками, несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач и функциональных обязанностей, организацию труда в отделе, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных отделу заданий, за порядок и дисциплину в отделе.

Основными задачами отдела являются:

Разработка основных направлений и анализ работы по обеспечению сохранности, государственному учету документов.

Организация хранения и обеспечение сохранности документов.

Государственный учет документов архива.

Изучение передового опыта и внедрение в практику работы отдела, архива и его филиалов.

В функции отдела входят:

Подготовка предложения к проектам целевых программ, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении.

Осуществление хранения и рационального размещения документов

Совместно со службой материально-технического снабжения:

Способствует поддержанию оптимальных условий хранения документов, обеспечивает соблюдение правил пожарной безопасности и техники безопасности, контролирует режим доступа в архивохранилища.

Участвует в определении потребности архива в оборудовании для хранения документов и улучшении их физического состояния.

Организует борьбу с грызунами в архивохранилище.

Организация и контроль санитарных дней в архивохранилищах. Определение очередности проверки наличия и состояния документов, контролирует эту работу, организует учет и розыск необнаруженных документов.

Организация и контроль работы по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе, на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования. Обеспечение их сохранности. Проведение работ по оформлению дел.

Проведение комплекса работ с уникальными и особо ценными документами.

Обеспечение соблюдения правил выдачи документов, страхового фонда и фонда пользования из архивохранилищ.

Контроль за соблюдением правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилища.

Осуществление учета документов по архивохранилищам: документов на бумажной основе, фото и фонодокументов, особо ценных документов, микрофильмов страхового фонда и фонда пользования, документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности.

Осуществление приема документов на хранение, распределение их по архивохранилищам.

Совместно с отделом информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов, оформляет ее результаты в установленном порядке.

Координация и контроль работы архивохранилищ, входящих в состав

Совместно с отделами: ИПС и ААТ, комплектования и экспертизы ценности документов, ведомственных архивов и делопроизводства рассматривает вопросы фондирования документов архива, участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета.

Участие в работе комиссии по рассекречиванию документов.

Оказание платных услуг учреждениям, организациям и гражданам по профильным отделу направлениям.

Анализ состояния работы по обеспечению сохранности, учету документов, готовит предложения по этим направлениям.

Рассмотрение проектов планов работы филиалов, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям, при необходимости готовит по ним заключения.

Оказание помощи государственным архивам области по профильным вопросам работы отдела.

Участие в проверке деятельности филиалов архива по вопросам сохранности и учета документов.

Участие в разработке методических пособий по профильным вопросам работы отдела. Внедрение их практику работы.

Участие в различных формах повышения квалификации архивных работников.

Изучение передового опыта в области обеспечения сохранности, государственного учета документов, внедряет его в практику работы отдела.

Участие и подготовке документов для рассмотрения на заседаниях коллегии комитета по делам архивов, дирекции архива и других совещательных органов.

Проведение экономического анализа работы отдела, анализ уровня выполнения норм выработки в отделе.

Организация подготовки и проведения совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям, участие в работе конференций, совещаний, семинаров.

Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с комитетом по делам архивов области.

Начальник отдела организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций отдела, за состояние дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении или наложении взысканий.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых директором архива.

Выполняет возложенные на него задачи и функции в контакте с другими структурными подразделениями. Обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями.

Заключение

В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд области. Наиболее ценная часть этих документов подлежит хранению в архиве для будущих поколений. Из множества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение, но эти документы выявляются, сохранятся и своевременно передаются в состав Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района ». Эта повседневная, кропотливая работа по систематическому пополнению архива ценными документами и называется комплектованием архива. Основная задача и в современных условиях остается прежней - обеспечить комплектование Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района » и в целом Архивного фонда России, так чтобы он отвечал потребностям общества и государства.

Целостность обусловлена формированием Архивного фонда на основе единых правовых, организационных, научных и методических принципов. В настоящее время определены основные уровни организации документов и дел Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района », а также выявлены основные признаки по которым осуществляется организация документов и дел Архивного фонда. Выявлены основные этапы комплектования архива, так как Государственный архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение и использование документов Архивного фонда Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района ». Это и есть стержень, который и делает совокупность ценных документов единым Архивным фондом.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются документы, находящиеся в федеральном ведении, и Архивные фонды субъектов Российской Федерации. Архивные фонды субъектов Российской Федерации являются составной частью национальных ресурсов Российской Федерации. Важное значение имеет опыт субъектов Российской Федерации в организации и комплектовании Архивного фонда. В данной дипломной работе в качестве объекта исследования выступает Государственное учреждение «ОВК Хорошёвского района». В результате проведения анализа организации и комплектования Архивного фонда были рассмотрены списки источников комплектования архива, так как приоритетным направление в работе по формированию Архивного фонда области является оптимизация списков источников комплектования государственного архива.

Большое значение имеет деятельность экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архивов и экспертной комиссии ведомств в качественном отборе документов для хранения в государственном архиве.

Экспертно-проверочная методическая комиссия комитета по делам архивов направляет и организует работу по оптимизации состава документов, принимаемых в государственный архив области, с целью приема на хранение оптимального состава документов организаций разрабатывает номенклатуры дел. В поле зрения членов комиссии постоянно находятся вопросы обеспечения сохранности документов на стадии ведомственного хранения. В ее выездных заседаниях обязательно участвуют руководители и ответственные за делопроизводство организаций работники. Каждому такому заседанию, как правило соответствует семинар по проблемам формирования Архивного фонда, организационно-методического руководства деятельностью архивов организаций. Ведь от того насколько качественно и полно будут сконцентрированы документы в организации, будет зависеть состав банка ретроспективной информации, каким по существу является Архивный фонд Государственного учреждения «ОВК Хорошёвского района», а это является главной задачей экспертной комиссии организации.

Информатизация архивного дела в архиве должна осуществляться после упорядочения и унификации ведения делопроизводства в организации. Если в деятельности организации образуется большое количество машиночитаемых документов, целесообразно создание электронного архива в ведомстве. По истечении сроков хранения документов относящихся к Архивному фонду Государственного учреждения «Объединённый военный комиссариат Хорошёвского района » они будут передаваться в государственный архив, как в бумажном, так и в электронном виде.