Архивное делопроизводство организации: гост, инструкция, документы, правила. методические рекомендации по архивному делопроизводству. Организация работы с архивными документами Организация работы с архивными документами

О некоторых вопросах правильного хранения документов рассказала начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области Елена Шилова

После Кадрового клуба, который прошел в газете «Работай!» в минувший четверг, участникам стало ясно, кадровик или архивариус предприятия - это великий человек. Именно от них зависит порядок документооборота организации, в котором порой разобраться крайне сложно.

Как оказалось, говорить о том, как правильно вести архив в организации, можно вечно, такого большого количества нюансов сложно найти еще где-либо. О некоторых вопросах правильного хранения документов нам рассказала наш приглашенный эксперт Елена Шилова, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области.

Настольные документы архивариуса

1. Самым главным законодательным актом, который регулирует все движение архивных документов, является Федеральный закон «Об архивном деле». Он распространяет свое действие на любые организации и их архивные документы и все его требования обязательны к исполнению.

2. В вопросе, как вести любые архивные документы от нумерации до обложки, помогут основные правила работы ведомственных архивов 1985 г.

3. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

4. Для тех организаций, у которых существует научно-техническая документация, - «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Инструкция по работе с документами

Для эффективной работы с документами необходима инструкция по делопроизводству. К сожалению, не в каждой организации они есть. В ней должны быть установлены правила работы со всеми документами предприятия - правила оформления, единообразие. Бывает так, что в одной организации реквизиты на бланках в разных местах, сами бланки разные. И работать неудобно, и найти ничего потом нельзя. В инструкции должно быть прописано не только то, как составляются описи и номенклатуры, но и кто ответственный за работу архива. Лучше, чтобы это был не один человек, на которого скинут все дела, а поручать некоторые архивные функции отделам. Чтобы по прошествии определенного времени ответственный человек из отдела подготовил все документы и сдал ответственному за архив. И только потом архивариус делает сводную работу. Вопросов и проблем не будет с документами, если в инструкции будет все пошагово прописано.

Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

• документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);

• документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

• документы постоянного (вечного) хранения.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Номенклатура

Должна быть в каждой организации. Этот документ позволяет вам учитывать заведенные дела, составлять описи и уничтожать документы с кратковременным сроком хранения, которые в описи не входят. В нее должны включаться все документы, которые заводятся в организации. Общие требования к составлению прописаны в правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций, а также в типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов. Именно в номенклатуре намечается группировка исполненных документов в дела, систематизация дел, индексация и сроки хранения дел. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Номенклатура составляется на основе штатного расписания и структуры организации. Очередность заголовков дел в номенклатуре должна соответствовать структуре организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

С архивным учреждением утверждается не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Подробнее о том, что такое номенклатура и как ее вести, можно изучить в основных правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций.

Сохранность архивов

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Не допускается хранить архивные документы в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях. А также в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и т.д.

В случаях невозможности организации выделить помещение под архив желательно, чтобы хранящиеся документы находились в горизонтальном положении, в коробках, в железных шкафах. И доступ к ним был ограничен. Важно стараться сохранять световой и температурный режим. Темнота для документов в самый раз.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ТОМСКИЙ ЭКОНОМИКО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ»

Кафедра Управления и права

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Курсовая работа

по МДК 02.02. Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций

ПМ 02. Организация архивной и информационно-справочной работы по документам организации

Выполнил: Студент группы 1521с Корбут Э.В.

Проверил: Преподаватель ТЭПК Ковалева Н.А.

1. Организация работы архива организации

1.1 Общие вопросы организации работы архива организации

Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия:

· центральные архивы федеральных органов власти;

· центральные отраслевые архивы;

· совместные архивы.

Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут временно храниться за пределами предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения. Для временного хранения документов состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.

Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях за пределами предприятия.

Вид архивного учреждения	Вид дел условия их приема на временное хранение.
Центральный архив федерального округа государственной власти	1. Документы аппарата управления органа государственной власти. 2. Документы организаций непосредственного подчинения. 3. Документы других организаций, включенных в список источников комплектования данного архива.
Центральный отраслевой архив	Документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения.
Объединенный архив	Документы нескольких организаций, связанных системой соподчиненности или видом деятельности.

1.2 Место архива в организационной структуре организации, ее особенности

Архив предприятия может функционировать на правах:

· Самостоятельного структурного подразделения . Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

· Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия . Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

Отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;

Отдел хранения научно-технической документации;

Отдел хранения документации на электронных носителях;

Отдел комплектования;

Отдел учета;

Отдел организационно-методического обеспечения;

Администрация архива.

К числу основных задач независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

· комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;

· учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;

· создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;

· подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.

1.3 Управление направления работы архива организации

Управление повседневной деятельностью архива предприятия предполагает оперативное информирование его работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.

К организационно-распорядительным документам относятся положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива.

1.4 Основные направления работы архива организации

К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия привлекаются начальники структурных подразделений, а руководит ею заведующий архивом.

Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.

Разработка проекта плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива.

Проект плана обсуждается руководством архива предприятия, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия.

Прием-передача дел архива организации производятся при смене руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия.

При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется актом. Одновременно производится прием-передача справочного аппарата к ним, а также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия.

Порядок приема-передачи дел состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации предприятия определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа.

1.5 Организация ее род деятельности, время организации, форма собственности, численность работников, задачи

Полиция в РФ - система государственных органов исполнительной власти, призванных защищать жизнь, здоровье, права и свободы граждан, собственность, интересы общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств. Полиция входит в систему Министерства внутренних дел РФ.

Задачами полиции являются: обеспечение безопасности и личности; предупреждение и пересечение преступлений и административных правонарушений; выявление и раскрытие преступлений; охрана общественного порядка и обеспечение общественной безопасности; защита частной, государственной, муниципальной и иных форм собственности; оказание помощи физическим и юридическим лицам в защите их прав и законных интересов.

Обязанности полиции:

· предотвращать и пересекать преступления и административные правонарушения;

· оказывать помощь гражданам, пострадавшим от преступлений, административных правонарушений и несчастных случаев;

· принимать и регистрировать заявления, сообщения и иную поступающую информацию о преступлениях, административных правонарушениях и событиях, угрожающих личной или общественной безопасности, своевременно принимать меры, предусмотренные законодательством;

· выявлять и раскрывать преступления;

· возбуждать уголовные дела, производить дознание и осуществлять неотложные следственные действия;

· обеспечивать правопорядок на улицах, площадях, в парках, на транспортных магистралях, вокзалах, в аэропортах и других общественных местах.

1.6 Структура организации, функции структурных подразделений организации

Полиция в РФ подразделяется на криминальную полицию и милицию общественной безопасности (ПОБ).

Криминальная милиция.

Основными задачами криминальной милиции являются выявление, предупреждение, пересечение и раскрытие преступлений, по делам о которых производство предварительного следствия обязательно, организация и осуществление розыска лиц, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда. Криминальная полиция оказывает содействие МОБ в исполнении возложенных на нее обязанностей. Криминальная милиция является органом дознания.

По ли ция общественной безопасности (П ОБ).

Основными задачами ПОБ являются обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана собственности, общественного порядка, розыск отдельных категорий лиц, установление места нахождения которых отнесено к компетенции полиции общественной безопасности.

ПОБ оказывает содействие криминальной милиции в исполнении возложенных на нее обязанностей. ПОБ является органом дознания.

ОВД по Кировскому району г. Кемерово подразделяется:

1 КРИМИНАЛЬНАЯ ПОЛИЦИЯ:

1.1 Отел уголовного розыска

2 ПОЛИЦИЯ ОБЩЕСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ:

2.1 отдельный батальон патрульно-постовой службы

2.2 отделение по борьбе с преступлениями на потребительском рынке

2.3 отдел дознания

2.4 отдел участковых уполномоченных полиции

2.5 отделение по делам несовершеннолетних

2.6 отделение охраны общественного порядка

2.7 группа по исполнению административного законодательства

2.8 отделение государственной инспекции по безопасности дорожного движения

3.1 дежурная часть

4 ОТДЕЛЕНИЕ КАДРОВ

5 ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО ТЫЛОВОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

5. 1 отделение охраны обеспечения и обслуживания (ООО и О)

5.2 бухгалтерия

5.4 группа делопроизводства и режима

6 СЛЕДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ при ОВД по Кировскому району

1.7 Положение об архиве организации

Положение об архиве организации разрабатывается на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В положении определяются задачи и функции архива, его права и ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем документов. Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Росархива, после чего утверждается руководителем предприятия.

Положения о структурных подразделениях архива предприятия разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В положении о подразделении архива предприятия определяются задачи и функции подразделения, его права и ответственность, организация деятельности. После согласования с заинтересованными сторонами положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.

ПРИМЕР: Положение об архиве.

Открытое Акционерное Общество УТВЕРЖДАЮ

«София» Директор ООО «София»

А.А.Иванов

10.01.2000 № 3

г. Кемерово

Об архиве

1.8 Организация работы архива организации, его краткая характеристика

Распорядок работы архива.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Положение о архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

1.9 Должностные инструкции работников архива, условия труда, организация рабочих мест, использование работниками архива офисной и вычислительной техники в работе с документами

архив хранение организационный инструкция

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы). Рассмотрим подробнее общее положение для главного специалиста:

· главный специалист отдела подчиняется непосредственно заведующему отделом;

К должности главного специалиста предъявляются следующие квалификационные требования:

· образование - высшее профессиональное;

· минимальный стаж работы на данных должностях не менее 1 года или

· стаж по специальности не менее 2-х лет.

Главный специалист отдела обязан знать:

· основы делопроизводства;

· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

· правила пользования на компьютерной, вычислительной, множитель

· ной техникой.

2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. Перечислю функции главного специалиста, которые, на мой взгляд самые важные:

· учёт, создание и усовершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам отдела;

· комплектование отдела документами;

· обеспечение сохранности документов архивного фонда города, хранящихся в отделе;

· работа с организациями-источниками комплектования.

3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: руководит, подготавливает, утверждает, рассматривает, выполняет.

Рассмотрим, что обязан делать главный специалист:

· поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения

· своих должностных обязанностей;

· вести делопроизводство в отделе;

· готовить описи дел, исторические справки, предисловия организаций-источников комплектования для утверждения на ЭПК архивного управления Кемеровской области;

· соблюдать установленные в администрации города правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;

· соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой;

· работать с организациями-источниками комплектования;

· составлять еженедельный, ежемесячный отчёт о проделанной работе отдела;

· заполнять книги: «Список фондов», «Список описей», «Учёт поступления и выбытия документов», «Реестр описей», «Список фондов, содержащих особо ценные документы»;

· оформлять «Описи», «Дела фондов», «Наблюдательные дела»;

· составлять годовую отчётную документацию о работе отдела.

4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей. Ниже приведены права главного специалиста:

· принимать решения в пределах своей компетенции;

· вносить предложения по улучшению деятельности отдела;

запрашивать необходимую информацию от других организаций, муниципальных служб, необходимых для выполнения функциональных обязанностей;

· повышать свою квалификацию;

· проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования отдела.

Важным фактором обеспечения качественной работы специалиста являются санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим нормам относятся: освещение, устранение шумов, окраска рабочего кабинета.

Режим работы архива должен предусматривать чередование периодов труда и отдыха. Например, время работы за компьютером 45 минут, время отдыха -15 минут. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Большое значение имеет организация рабочих мест сотрудников. Расчёт площади на одного сотрудника, работающего за компьютером, ведётся от нормы 6 м2 на человека. Помещение время от времени проветривается.

Правильное освещение рабочих мест также играет свою роль. Свет падает спереди и слева. Имеется искусственное (светильники расположены на потолке) освещение.

1.10 Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве

Подготовка и порядок передачи документов в ведомственный архив.

В ведомственный архив сдаются дела, оконченный производством, на срок хранения более 10 лет, а так же дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

· правильность формирования и оформления дел;

· соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принцип формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны в структурном подразделении проходить полное оформление. Полное оформление - это когда каждое дело переплетено и подшито, листы пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т. е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а так же другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов, на которых находится документ.

Подготовка и порядок передачи документов в государственный архив.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, а так же по актам приема-передачи.

Передача документов из учреждения в государственный архив, осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет, в зависимости от объема документов. Основным документом на основании которого производится прием документов является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указываются учреждение, передающие документы, и архив, в который они поступают, причина передачи, количество документов. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи. Один - ведомственному архиву, на трех остальных делается отметка о передачи документов.

Работник архива часто пользуется некоторыми методами:

· беседует с фондообразователями о важности сохранения документов;

· выявление источников комплектования;

· сбор документов отражающих общественное мнение;

· сбор вспомогательной информации;

· запись устных воспоминаний.

Учет документов в архиве организации - это определение количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному классу и общего их количества в учетных документах.

По учетным документам понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, так же страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся а архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

Единица хранения - физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку или папку.

Основными единицами учета документов независимо от носителя, способа и техники закрепления информации являются:

· архивный фонд, архивная коллекция;

· единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда РФ.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

· книга учета поступления выбытия документов;

· список фондов;

· лист фонда;

· опись дел;

· реестр описей;

· паспорт архивохранилища;

· опись особо ценных документов;

· книга поступления и выбытия страхового фонда пользования;

· опись страхового фонда;

· дело фонда;

· лист заверитель дела.

1.11 Обеспечение сохранности документов архива: режим хранения, световой режим, температурно-влажный режим, охранный режим, оборудование, топография, архивохранилище

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением, физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда пользования, восстановление первоначальных или близкий к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществятся:

· Комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов(здание и помещение хранилищ, средства охраны, средства климатического контроля и т.д.);

· Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, охранный режим и т.д.).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передачи документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Режимы хранения .

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Световой режим.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным

Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробах, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускаются применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектора типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого сектора не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

Температурно-влажный режим

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19?С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15?С и 40-55%) и цветных (2-5?С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20?С и 50-65%.

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При дополнительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулятора измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Охранный режим .

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализацией, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. Не доступные извне окна устанавливают запираемые металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т. п.).

Архивохранилище.

Архивы размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов здания или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

При отсутствии специального помещения для архива организацией выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производятся в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а так же помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивными и пожароопасными веществами или применяющими опасные и химические технологии.

К помещениям основного назначения архива относятся:

1. хранилища для хранения документов;

2. помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;

3. помещения для пользования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

4. рабочие комнаты сотрудников архива.

Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

Хранилища размещаются в изолированных помещениях.

Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированны от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 - 3-х кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытной, штепсельные розетки - герметичны, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

1.13 Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия

Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:

для государственного архива:

· положение об архиве;

· положение о структурном подразделении архива;

· структура и штатное расписание архива;

· смета расходов архива на год;

для ведомственного архива:

· положение об архиве;

· инструкция о службе документационного обеспечения управления;

· должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.

К ним относятся:

для государственного архива:

· план работы архива на год;

· план научно-исследовательской работы архива на год;

· план научно-издательской работы архива на год;

· план работы структурного подразделения архива на год;

· индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;

· отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;

· отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

· отчет о выполнении плана работы сотрудника;

· табель учета рабочего времени работников архива.

для ведомственного архива:

· план работы архива на год;

· планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

· планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;

· отчет о выполнении годового плана;

· дневник учета труда работников архива;

· табель учета рабочего времени работника архива.

1.14 План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.

Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.

Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

1.15 Порядок выдачи дел из архива. Порядок проведения проверки наличия и состояния дел архива

Дела выдаются из архива для использования:

· сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);

· другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);

· для проведения архивных работ с документами(на срок 1 месяц);

· для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).

Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Перед передачей проверяют соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрами и заголовками дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту - заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место. Состояние дел возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) - не реже, чем 1 раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве:

· после перемещения дел в другое помещение;

· после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

· при смене руководства архива или лица, ответственного за архив;

· при реорганизации или ликвидации организации.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверку наличия дел проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.

При проверке наличия дел сверяют:

Название фондообразователя и его структурного подразделения;

Номер дела;

Делопроизводственный индекс;

Заголовок дела;

Даты дела;

Количество листов в деле.

Путем визуального просмотра определяют физическое состояние дел - наличие плесени, механических повреждений.

Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища.

При проверке наличия дел следует:

1. соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;

2. возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;

3. составлять картотеку необнаруженных дел;

4. изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;

5. изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями.

Проверку наличия и состояния дел проводят штатные сотрудники архива или специально назначенные комиссии. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда.

В конце каждой описи после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда.

Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.

Документы, подтверждающие отсутствие дел:

· акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

· акты о выделении документов и дел к уничтожению;

· акты о неисправимых повреждениях дел;

· акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения.

2. Индивидуальная часть. Тема: «Обзоры архивных документов»

2.1 Понятие обзора архивных документов

Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях. Место архива в организационной структуре предприятии, основные направления его деятельности. Должностные инструкции работников архива, правила организации рабочих мест.

курсовая работа , добавлен 30.12.2009


Организация труда работников торговли. Разделение труда, требования к персоналу. Организация рабочих мест. Анализ рыночных возможностей предприятия. Показатели финансово–хозяйственной деятельности магазина ООО "Чикаго". Должностные инструкции персонала.

курсовая работа , добавлен 07.05.2016


Понятие и внутренняя структура электронного архива, основные этапы подготовки его организации, требования. Проблемы обеспечения сохранности и безопасности документов. Проблемы выбора технической реализации электронного архива на примере системы ЭТЛАС.

курсовая работа , добавлен 14.11.2013


История создания, структура и направления деятельности ГКУСО "ГАНТСДСО". Справочно-информационный фонд, информационное обслуживание посетителей архива в читальном зале. Выполнение запросов граждан и организаций по представлению архивных документов.

дипломная работа , добавлен 02.10.2013


Теоретические аспекты эргономики, ее место в научной организации труда. Понятие рабочего места, требования к его организации. Краткая характеристика ОАО "Лукойл". Проблемы и пути совершенствования организации рабочих мест офисных работников в организации.

курсовая работа , добавлен 03.01.2016


Законы развития и принципы организации труда. Основополагающие элементы организации труда. Организация рабочего мест. Особенности управления и организации труда в образовательных учреждениях на примере детской музыкальной школы (ДМШ) г. Салавата.

дипломная работа , добавлен 04.10.2010


Сущность, принципы и основные факторы организации труда на предприятиях. Разделение труда, организация рабочих мест. Условия труда и факторы их формирования. Диагностика и пути улучшения организации труда на примере компании "Samsung Electronics".

презентация , добавлен 04.05.2014


Сущность организации рабочих мест, ее элементы и их характеристика. Планировка рабочих мест, их специализация, оснащение, обслуживание. Условия труда на рабочем месте. Рабочее место мастера цеха переработки молока "Экспериментальной базы "Криничная".

курсовая работа , добавлен 23.04.2008


Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.

контрольная работа , добавлен 29.03.2012


Теоретические основы организации рабочих мест. Сущность организации рабочих мест, ее элементы и их характеристика. Анализ и оценка организации рабочих мест на предприятии. Виды рабочих мест и их специализация.

Понятие архива организации:

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования и подготовки к передаче документов на государственное хранение в организации создается АРХИВ.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных законодательством.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

• - архив управленческой документации
• - научно-технический архив
• - аудиовизуальный архив
• - архив документации на электронных носителях

Основными задачами архива организации являются:

• - комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• - учет и обеспечение сохранности документов
• - создание научно-справочного аппарата к документам архива
• - использование хранящихся в архиве документов
• - подготовка и передача документов на государственное хранение

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: архив государственный фонд

• - ведет списки структурных подразделений организации - источников комплектования архива
• - принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации
• - учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов
• - создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива
• - организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам граждан, ведет учет и анализ использования
• - проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на государственное хранение
• - осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации
• - организует работу по составлению номенклатуры дел организации
• - оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами
• - участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

• - несоблюдение условий обеспечения сохранности документов
• - утрату и несанкционированное уничтожение документов
• - необоснованный отказ в приеме на хранение документов при ликвидации организации или изменении форм собственности
• - нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством

Управление архивом:

Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов.

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Устав (положение) архива разрабатывается на основе примерного устава (положения) архива, утвержденного Федеральной архивной службой России. В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

Структура архива разрабатывается с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной структуры архива, утвержденной Федеральной архивной службой России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности.

Планирование и отчетность архива

Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.

Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.

Создание и работа экспертной комиссии:

В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации.

К основным задачам центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно отнести следующие:

• 1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• 2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• 3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. 5.

Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

• - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• - подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, решения принимаются коллегиально большинством голосов. Заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Говоря о работе центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) необходимо отметить, что они действуют на основании утвержденных руководителем организации Положений о постоянно действующей (центральной) экспертной комиссии. При разработке данного нормативного документа можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Комплектование архива:

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива включает:

• 1. Определение источников комплектования архива;
• 2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив;
• 3. Прием-передачу документов в архив.

Источниками комплектования архива являются организации и физического лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.

Составление и ведение списков комплектования архива осуществляется работниками архива.

Уточнение списков комплектования архива проводится по мере необходимости. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности.

Обеспечение сохранности документов архива:

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

• - комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
• - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Дела выдаются из хранилищ:

• - для использования работниками организации;
• - для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
• - во временное пользование для других организаций;
• - для проведения архивных работ с документами;
• - для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения или лица. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получёны; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию учреждения, которое указано в документе, по подписи автора.

Документы учреждения и его первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав архивного фонда того учреждения, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации учреждения с передачей его функций вновь созданному учреждению, законченные производством дела включаются в фонд учреждения-предшественника, а незаконченные дела, переданные для окончания производством учреждению-преемнику, включаются в фонд последнего.

В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включённые документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается их текст, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.д.

Из фондов личного происхождения подлежат передаче в соответствующие фонды делопроизводственные документы государственных учреждений. Эти документы могут быть оставлены в фонде, если фонды, в которые они должны быть переданы, отсутствуют в архиве, или если эти документы вошли в широкий научный оборот и их передача в другие фонды затруднит использование.

Каждому архивному фонду учреждения присваивается официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращённое) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.

Организация документов в пределах архивного фонда:

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов передаче в государственные архивы.

Распределение дел внутри фонда по делениям систематизации проводится с учетом следующих признаков:

• - структурного
• - хронологического
• - функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного
• - номинального
• - корреспондентского
• - географического
• - авторского

Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организации, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - времени их создания.

При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

• - деда относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации;
• - планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
• - дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);
• - в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Учет документов в архиве:

Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

• - архивный фонд, архивная коллекция;
• - единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

• 1. книга учета поступления и выбытия документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);
• 2. список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);
• 3. лист фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);
• 4. опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);
• 5. реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
• 6. паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;
• 7. опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);
• 8. книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));
• 9. опись страхового фонда (для единичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));
• 10. дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;
• 11. лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

Архивный фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации - фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Дела и документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.

Учетные базы данных (БД) ведутся для:

составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;

подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени.

Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета, - фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, - в традиционных учетных документах.

Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов.

Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.

Организация документов архива:

Использование архивных документов - применение информации архивных документов культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Основными формами использования документов архива являются:

• - Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
• - Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
• - Использование документов в средствах массовой информации;
• - Подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
• - Выдача документов во временное пользование.

Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации. Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности, к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.

Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т.д.) состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.

В государственных архивах формы использования документов более разнообразны по сравнению с ведомственным архивом, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы, независимо от их ведомственной подчиненности, обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. К таким законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, трудовых правах и по другим вопросам.

Архивные справки организациям выдаются на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе личных заявлений выдаются архивные справки, а также справки о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книжки, дипломы и т.д.), за исключением паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои; паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов - ценным. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, и оговариваются в справке («так в тексте»).

В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная, печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации - с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов,

Изготовление копий документа является платной услугой архива, наряду сисполнением запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера тематическим выявлением документов расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов документов с языка оригинала; составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений); проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

В связи со знаменательными событиями, юбилейными датами, презентациями, участием в выставках государственные, ведомственные архивы, экономические архивы частных фирм проводят самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными под-; разделениями и организациями культурно-просветительскую работу.

По материалам архивных документов готовятся печатные документы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других материалов должны содержать поисковые сведения использованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов.

В архиве могут готовиться тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях.

Государственные архивы, крупные ведомственные архивы, отраслевые центры и архивы общественных организаций издают тематические книжные, аудио - видеосборники документов самостоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.. Достаточно распространенной формой использования документа в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.

Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения или общественной организации, действительного по установленным Правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.

Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При продлении срока должно быть проведено соответствующее его переоформление.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2019/2020 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности архивариуса

Архивариус:

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

Инструкция по организации и ведению архива в испытательной лаборатории (далее – Инструкция) разработана в целях установления единого порядка оформления для сдачи в архив и подготовки к уничтожению документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории.

Инструкция определяет порядок подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории, методику отбора дел (нарядов, журналов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению.

1. Общие положения по ведению архива в испытательной лаборатории

В Настоящей инструкции реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.
Настоящая Инструкция по разработана в соответствии с «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263,

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 6 октября 2000 г., Номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности испытательных лабораторий

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело в лаборатории. Термины и определения

1.2. Оформление для сдачи в архив и подготовку к уничтожению документов, образующихся в деятельности испытательной лаборатории (далее – документы), осуществляет сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива.

Секретарь испытательной лаборатории или замещающее его должностное лицо исполняет обязанности по ведению архива в части полномочий (Входящие,исходящие регистрационные документы) не переданных сотруднику лаборатории.
Установленные в инструкции термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы – курсивом.

Термины, установленные инструкцией м стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и и инструкций по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

• 3 Термины и определения

4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений – статичных образов.
31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.
33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений – динамичных образов.
34 фонодокумент : Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36 реквизит документа: Элемент оформления документа.
37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

• 3.2 Делопроизводство в лаборатории
• 3.2.1 Документирование в лаборатории

44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47 вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48 бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49 унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50 табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51 альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52 оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53 согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54 лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55 виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56 гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57 подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58 подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59 электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60 утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

2. Экспертиза ценности документов лаборатории, определение сроков их хранения

2.1. Экспертиза ценности документов (протоколов испытаний, материалов, нарядов, журналов, карточек) проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными правовыми и методическими документами в области архивного дела.

2.2. При проведении экспертизы ценности документов определяются сроки их хранения, при этом осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; выделяются к уничтожению документы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел.

2.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

2.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются:

Опись документов постоянного хранения;

Опись документов долговременного хранения;

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

2.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается комиссия

2.6. Комиссия создается и функционирует в соответствии с, утвержденным приказом Генерального директора.

2.7. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Типовой номенклатурой.

2.8. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Типовой номенклатурой, устанавливаются комиссией с учетом Перечня документов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом, исходя из научной и практической ценности документов.

2.9. Порядок исчисления сроков хранения протоколов испытаний, материалов, нарядов, журналов устанавливается Типовой номенклатурой.

• 3. О формление и сдача в архив документов лаборатории. Формирование описей лаборатории

3.1. Общие положения

3.1.1. Решение о передаче в архив документов принимает начальник лаборатории на основании требований для сдачи в архив, установленных Инструкцией по делопроизводству. Начальник лаборатории проверяет все производство по делу (материалу), обращение к исполнению и выполнению.

3.1.2. Акты испытаний,протоколы испытаний,материалы, наряды и журналы подлежат оформлению и сдаче в архив не позднее одного месяца после наступления события, являющегося основанием для их списания в архив.

3.1.3. Работник сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, тщательно просматривает все документы лаборатории(материалу, наряду, журналу), подлежащему сдаче в архив, обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения (постановления).

3.1.4. На титульном листе документов лаборатории(материала, наряда, журнала) указываются реквизиты в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству, а также проставляется штамп с отметками о сроке хранения и дате передачи его в архив, заверенными подписью начальника лаборатории.

3.1.5. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, проверяет их наличие и заполнение в них всех предусмотренных реквизитов.

3.1.6. Документы передаются в архив по сдаточным описям (приложение 1), которые ведутся в электронной форме в течение календарного года, записи в них вносятся по мере сдачи документов в архив. Сдаточные описи считаются законченными после внесения в них всех документов, подлежащих сдаче в архив в течение календарного года.

3.1.7. При отсутствии должности архивариуса документы передаются следующим образом:

Акты испытаний,протоколы испытаний, документы о качестве, журналы, карточки, подлежащие постоянному хранению, – по описям документов постоянного хранения;

Акты испытаний,протоколы испытаний подлежащие хранению свыше 10 лет, – по описям документов долговременного хранения;

Акты испытаний,протоколы испытаний материалы, документы о качестве, журналы, карточки, подлежащие хранению 10 лет и менее – по сдаточным описям (приложение 1), формируемым с учетом требований, предусмотренных п. 3.1.6 настоящей Инструкции.

3.1.8. Документы передаются в архив испытательной лаборатории на основании акта приема-передачи (приложение 2). К акту прилагаются сдаточные описи (в соответствующей их части) в электронной форме и бумажной (два экземпляра, заверенные на каждом листе описи подписями принимающего и передающего, – по одному для каждого из них).

3.1.9. При отсутствии должности архивариуса акт приема-передачи (приложение 2) оформляется по окончании календарного года, но не позднее марта следующего года. В этом случае к акту прикладываются указанные в п. 3.1.7 настоящей Инструкции описи (их соответствующие разделы) в электронной форме и бумажной (в одном экземпляре).

3.2. Оформление документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению

3.2.1. Дело (папка) должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов превышает 250, документы формируются в тома. Содержание каждого тома папки уточняется в подзаголовке тома.

3.2.2. Дело (папка) подшиваются в твердую обложку на 4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций. Не допускается подшивка в папку нескольких экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновиков документов. Все металлические скрепки и скобки из папки удаляются.

3.2.3. Листы дела (папки) пронумеровываются. Нумерация листов дела, папки, журнала осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству. В случае существенного изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый, если он имеется в деле (папке), сохраняется в нем.

3.2.4. В деле (наряде) составляется внутренняя опись (приложение 3). Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно.

3.2.5. В конце дела (наряда) подшивается отдельный лист-заверитель по форме, установленной Инструкцией. Лист-заверитель не нумеруется. Если дело (наряд) прошито без листа-заверителя, то он наклеивается на внутреннюю сторону задней обложки дела (наряда). В листе-заверителе оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда), в т.ч. номера листов с наклеенными фотографиями, документами, номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (наряда) (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

3.2.6. В журналах пронумеровываются страницы, на оборотной стороне последнего чистого листа составляется заверительная надпись по форме, установленной Инструкцией.

3.2.7. Лист-заверитель для карточек составляется на отдельном чистом листе формата карточки по форме, установленной для нарядов, и хранится вместе с карточками.

• 3.3. Составление описей документов постоянного и долговременного хранения

3.3.1. Акты испытаний,протоколы испытаний, документы о качестве, журналы, карточки (картотеки) постоянного хранения включаются в опись документов постоянного хранения (приложение 4), дела временного (свыше 10 лет) хранения – в опись документов долговременного хранения (приложение 5).

3.3.2. Основой для составления описей документов постоянного и долговременного хранения является номенклатура дел. Индивидуальная номенклатура дел и документов испытательной лаборатории формируется на основе Типовой номенклатуры и разработанной Управлением примерной номенклатуры дел на судебном участке. Порядок и требования к формированию индивидуальной номенклатуры устанавливаются Типовой номенклатурой.

3.3.3. Каждая опись документов лаборатории постоянного и долговременного хранения состоит из годовых разделов. В годовой раздел описи вносятся документы, оконченные (сформированные) в соответствующем году. При её составлении соблюдаются следующие требования:

Годовые разделы описи лаборатории ведутся единой, валовой нумерацией. Номера по порядку в годовом разделе описи продолжают нумерацию годового раздела описи предшествующего года. Опись заканчивается, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. Каждой законченной описи присваивается номер;

Каждый документ (дело, наряд, журнал) вносится под самостоятельным порядковым номером. Если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Картотека на тома не разбивается и вносится под одним порядковым номером с указанием количества карточек;

Заголовок документа (дела, наряда, журнала, картотеки) переносится в опись без сокращений и должен соответствовать его наименованию по номенклатуре дел. Если в опись вносятся дела (документы о качестве), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается общий заголовок, номер тома, его подзаголовок. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “То же”, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Графа описи «примечание» используется для отметок об особенностях состояния документов, передаче дел другим организациям со ссылкой на необходимый документ и т.п.

3.3.4. После внесения (документа о качестве, журнала) в опись на его обложке рядом с пометкой о сроке хранения проставляются номер описи и номер дела (папки, журнала) по описи.

3.3.5. Годовые разделы описей лаборатории рассматриваются и согласовываются Генеральным директором, о чем ставится отметка с указанием номера протокола комиссии и даты её заседания.

3.3.6. Согласованные годовые разделы описей утверждаются начальником лаборатории по окончании календарного года, но не позднее марта следующего года, и направляются на рассмотрение и утверждение Генеральным директром (описи После их утверждения годовые разделы описей – возвращаются в лабораторию и хранятся в отдельной папке.

3.3.7. Внесение в годовой раздел описи изменений после утверждения его центральной экспертной комиссией допускается только по согласованию с ней. При этом заголовки дополнительно обнаруженных дел могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами. В этом случае в итоговой записи годового раздела указываются основания внесенных изменений.

3.3.8. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются, хранятся в папках с клапанами и завязками.

3.3.9. К законченной описи составляется лист-заверитель (приложение 6), вместе с которым она подшивается в твердую обложку.

4. Выделение и подготовка документов к уничтожению в лаборатории

4.1. Находящиеся в архиве документы лаборатории, по которым истек срок хранения, выделяются к уничтожению.

4.2. Из выделенных к уничтожению протоколов испытаний,актов испытаний и материалов изымаются подлинники итоговых актов (заключений,решений, распоряжений, которыми дело рассмотрено по существу, а также последующих определений и постановлений вышестоящих судов). Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо изымать подлинники определений (постановлений) о прекращении производства по делу, об оставлении без рассмотрения.

4.3. На подлинниках судебных актов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются в порядке номеров дел в документы о качестве в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией к нарядам постоянного хранения.

4.4. Из протоколов испытаний (материалов, нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов, в которую вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (материала, наряда), из которого он изъят, год рассмотрения дела (материала), номер и дата акта об уничтожении дела (материала, наряда). Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

4.5. В учетно-статистических карточках по делам дел, выделенным к уничтожению, делается отметка об уничтожении с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания комиссии.

4.6. Выделенные к уничтожению документы оформляются актом (приложение 7), при составлении которого должны соблюдаться следующие правила:

Документы располагаются в акте по годам их рассмотрения;

Акты могут отдельно составляться на организации,объекты испытаний (в т.ч. на документы о качестве, журналы, карточки.

4.7. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и согласовываются комиссией, о чем в актах ставится отметка с указанием номера протокола комиссии и даты её заседания.

4.8. Согласованные акты после утверждения их начальником лаборатории в двух экземплярах направляются на рассмотрение и утверждение Генеральному директору. После их утверждения акты по одному экземпляру, вторые –возвращаются в лабораторию и хранятся в отдельной папке

4.9. Выделенные к уничтожению документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

5. Уничтожение документов в лаборатории

5.1. Уничтожение подготовленных документов производится только после согласования центральной экспертной комиссией соответствующих годовых разделов описи документов постоянного хранения и актов о выделении документов к уничтожению.

5.2. Документы, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. Сдача на утилизацию оформляется приемно-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество переданных на утилизацию документов по фондам (судебные дела (в т.ч. уголовные, гражданские, об административных правонарушениях), материалы, документы о качестве, журналы, карточки). Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника лаборатории, ответственного за ведение архива.

5.3. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества документов по фондам.

5.4. В соответствующих актах о выделении документов к уничтожению ставятся отметки о дате их уничтожения, заверенные подписью работника сотрудник лаборатории, ответственного за ведение архива.

5.5. Запрещается использование выделенных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.

6. Организация хранения, учета и использования документов архива лаборатории

6.1. Поступившие в архив документы (дела, материалы, документы о качестве, журналы, карточки) хранятся по фондам в хронологическом порядке на стеллажах и в шкафах.

6.2. Документы постоянного хранения размещают в коробках, временного хранения – в коробках или связках. (документы о качестве) систематизируются в зависимости от их объема по 10-50 в коробке (связке). На каждой коробке (связке) указываются начальные и конечные регистрационные номера документов о качестве помещенных в них.

6.3. Карточки хранятся в коробках в порядке их номеров по годам. Учетно-статистические карточки хранятся отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях.

6.4. Стеллажи, шкафы, полки в помещении архива нумеруются сверху вниз, слева направо. На каждом стеллаже (шкафу) устанавливается указатель, в котором обозначается наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

6.5. Все документы, хранящиеся в архиве лаборатории, должны быть учтены и описаны.

6.6. Основными учетными документами в архиве испытательной лаборатории являются:

Паспорт архива;

Номенклатура документов;

Описи документов постоянного и долговременного хранения;

Сдаточные описи;

Журнал выдачи дел (документов);

Акты приема-передачи документов на хранение в архив;

Акты о выемке к уничтожению документов;

Акты проверки наличия и состояния документов.

6.7. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

6.8. Сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива, с разрешения (по указанию) начальника лаборатории:

Выдает документы архива работникам

Направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения;

Выдает выписки из архивных документов.

6.9. Порядок ознакомления и выдачи, материалов, документов, их копий, выписок из архива предусмотрен Инструкцией.

6.10. О выдаче (документа о качестве, журнала, материала) из архива производится отметка в журнале (приложение 8), в который по окончании календарного года вносится итоговая запись о количестве выданных из архива (, журналов, материалов). а выдаются на срок не более одного месяца, за исключением случаев выдачи (, журналов) по запросам. Состояние возвращаемых в архив должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документ. Письменныезапросы и сопроводительные письма о направлении хранятся в отдельной папке. Документы (заявления), послужившие основанием для допуска к ознакомлению с документом, находящимся в архиве, подшиваются к заявке

6.11. Сотрудник лаборатории, ответственный за ведение архива лаборатории, по окончании календарного года (по состоянию на 31 декабря), но не позднее марта следующего года, оформляет паспорт архива (приложение 9).

7. Проверка наличия документов в архиве лаборатории

7.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве лаборатории комиссией, назначаемой Генеральным директором, производится проверка наличия и состояния документов.

7.2. В ходе проверки архива лаборатории осуществляется:

Установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

Выявление и устранение недостатков в учете документов;

Выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

Выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

7.3. Проверка проводится не реже одного раза в шесть лет при большом объеме документов.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве испытательной лаборатории:

После перемещения в другое помещение;

После чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища посторонних лиц;

При смене сотрудника лаборатории, ответственного за ведение архива.

7.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

Сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

Вносить в опись неучтенные а;

Изымать и изолировать а, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Неучтенные документы помещаются вслед за учтенными для последующей обработки и описания.

7.5. Если при проверке обнаружено отсутствие документов, то на основании распоряжения начальника лаборатории организуется их розыск.

Изучить все учтенные документы по выдаче () из хранилища;

Организовать розыск не обнаруженных при проверке документов в лаборатории, в деятельности которого они образовались, предварительно изучив их сдаточные описи;

Проверить находящиеся рядом документы;

Изучить акты о изъятии документов к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов в архиве.

7.7. Обнаруженные в итоге розыска документы размещаются на соответствующие места.

7.8. Необнаруженные документы списываются с учета актом (приложение 10).

7.9. При обнаружении неисправимых повреждений документов составляется акт (приложение 11).

7.10. После утверждения актов об отсутствии документов или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные документы исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов

7.11. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце после заверительной надписи ставится запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

7.12. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого архива и представления соответствующих сведений о ах постоянного хранения в центральную экспертную комиссию для внесения изменений в контрольные экземпляры описей постоянного и долговременного хранения.

8. Оборудование помещения архива испытательной лаборатории

8.1. Для обеспечения сохранности () и других документов, создания необходимых условий для работы архива испытательной лаборатории отводится специально оборудованное помещение.

8.2. Архив должен размешаться в отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.

8.3. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах штор, жалюзи, окраски стекол.

8.5. В помещении архива категорически запрещается курение, а также пребывание в мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов.

8.6. Помещение архива оборудуется пожарной и охранной сигнализацией, обеспечивается выходом к лестничным клеткам (лифтам) в случае эвакуации.

8.7. Пожарная безопасность в помещении архива обеспечивается средствами пожаротушения.

8.8. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами, скрытой или вмонтированной в металлические трубы электропроводкой, полугерметичной осветительной арматурой, герметичными или установленными в металлическихраспреительных шкафах (коробках) штепсельными розетками, предметами для перемещения документов внутри архива и для выемки, размещенных на верхних полках.

8.10. В помещении архива принимаются меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Не реже одного раза в год проводятся санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений. При проведении уборок вода не должна попадать на документы..html