Делопроизводитель: кто это такой и чем занимается? Организация делопроизводства в дошкольном учреждении Должностная инструкция делопроизводителя в доу по фгос

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составлена на основе Профстандарта: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией » (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 г. «» в редакции от 6 марта 2019 года; согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в дошкольном общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующим ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным общеобразовательным учреждением.

1.6. Делопроизводитель в ДОУ при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
• Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
• СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций » с изменениями от 27 августа 2015 г;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правилами орфографии и пунктуации;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
• данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
• Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель ДОУ обязан знать следующее:

• Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело »;
• нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в ДОУ;
• современные информационные технологии работы с документами;
• порядок работы с документами;
• схемы документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
• типовые сроки исполнения документов;
• принципы работы со сроковой картотекой;
• назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
• методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
• порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
• структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
• порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
• правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
• критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
• порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
• правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
• правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
• правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
• правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
• правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
• правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
• технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
• правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
• делопроизводство и его ведение;
• требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• порядок оказания первой доврачебной помощи;
• порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель ДОУ должен уметь:

• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
• пользоваться справочно-правовыми системами;
• пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами ДОУ;
• применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
• организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
• использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
• организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
• правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
• систематизировать документы внутри дела;
• обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
• пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
• оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• производить структурную систематизацию дел;
• осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
• составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ с учетом профстандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя ДОУ, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в дошкольном общеобразовательном учреждении.

1.10. Делопроизводитель ДОУ должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение нижеперечисленных обязанностей:

2.1. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

2.2. Вместе с администрацией детского сада подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.

2.3. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

2.4. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

2.5. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

2.7. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

2.8. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

2.9. Ведет книгу движения воспитанников.

2.10. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

2.11. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

2.12. Ведет книги приказов.

2.13. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

2.14. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

2.15. Принимает участие в отборе документов, отправляемых на хранение, в организации текущего хранения, занимается подготовкой и сдачей в архив документальных материалов, законченных делопроизводством.

2.16. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением.

2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства ДОУ.

2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).

2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.

2.23. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, систематически проходит медосмотры.

3. Права

Делопроизводитель детского сада имеет полное право:

3.1. Принимать участие в управлении ДОУ в порядке, установленном Уставом.

3.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации детского сада, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

3.14. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации ». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель ДОУ:

5.1. Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).

5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

5.4. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего ДОУ. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

6.1. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.2. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.3. Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Делопроизводитель относится к категории вспомогатель​ного персонала. Назначается и освобождается от занимаемой должности заведующей ДОУ.

Образец должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ

1. Общие положения.

1.1.Делопроизводитель относится к категории вспомогатель​ного персонала. Назначается и освобождается от занимаемой должности заведующей ДОУ.

1.2.На должность делопроизводителя назначается лицо, име​ющее среднее общее образование и стаж работы в долж​ностях по делопроизводству.

1.3.Делопроизводитель непосредственно подчиняется заве​дующему ДОУ.

1.4.В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

• законодательными и нормативно-методическими докумен​тами рассматривающими вопросы делопроизводства и рег​ламентирующими правила составления и оформления доку​ментов и организацию работы с ними;
• Уставом ДОУ;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями заведующей ДОУ;
• настоящей должностной инструкцией делопроизводителя .

1.5.Делопроизводитель дошкольного учреждения должен знать:

• трудовое законодательство;
• основные правила постановки документальной части обще​го делопроизводства;
• инструкцию по делопроизводству;
• структуру учреждения;
• Правила внутреннего трудового распорядка.

2. Функции.

На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение, учета, регистрации, контроля исполнения поручений руковод​ства дошкольного учреждения, информационно-справочное об​служивание по документам, их хранение.

3. Должностные обязанности.

Для выполнения возложенных на него функций делопроиз​водитель обязан:

3.1.​ Принимать и регистрировать корреспонденцию, переда​ет руководителю дошкольного учреждения.

3.2.​ Осуществлять документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения.

3.3.​ Организовать подготовку необходимых документов для руководства.

3.4.​ Отвечать за качество подготовки, правильность состав​ления, согласования и оформления документов, обра​зующихся в процессе деятельности дошкольного уч​реждения.

3.5. Осуществлять контроль:

• исполнения документов, поручений и заданий руководства дошкольного учреждения, систематически докладывать ру​ководителю о состоянии их исполнения;
• за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

3.6.​ Вести учет получаемой и отправляемой корреспонден​ции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов.

3.7.​ Подготавливать и сдавать в архив документальные ма​териалы, законченные делопроизводством, и регистра​ционную картотеку.

3.8.​ Обеспечивать сохранность проходящей служебной доку​ментации.

• Делопроизводитель имеет право:
• Требовать от администрации создания условий для вы​полнения прямых обязанностей.
• Запрашивать для руководителя ДОУ от педагогичес​кого состава необходимые документы, а также объяс​нения о причинах задержки выполнения контролиру​емых поручений.
• Привлекать сотрудников к выполнению поручений ру​ководства ДОУ.
• Требовать от исполнителей доработки документов, под​готовленных с нарушением установленных правил со​ставления и оформления документов.
• Визировать проекты документов, связанных с управлен​ческой деятельностью дошкольного учреждения.
• Вносить на рассмотрение руководителя ДОУ предложе​ния по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий.
• На защиту профессиональной чести и достоинства.
• На социальные гарантии и льготы, установленные зако​нодательством РФ.
• На ежегодный оплачиваемый отпуск.

5. Ответсвенность.

5.1. Делопроизводитель несет ответственность:

• за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых
• действующим административным, уголовным и граждан​ским законодательством РФ;
• за причинение материального ущерба в пределах, опреде​ленных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
• за неисполнение или ненадлежащее исполнение без ува​жительных причин Устава и Правил внутреннего трудо​вого распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений руководителя ДОУ, дол​жностных обязанностей, установленных настоящей ин​струкцией, в том числе за неиспользование предоставлен​ных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную от​ветственность в порядке, определенном трудовым зако​нодательством РФ.
• за грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
• за нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается к администра​тивной ответственности в порядке и случаях, предусмот​ренных административным законодательством РФ.

6. Взаимоотношения и связи по должности.

Делопроизводитель:

• В процессе своей деятельности взаимодействует с педаго​гическим, административным, воспитательским и обслу​живающим персоналом по вопросам подготовки и пред​ставления необходимых документов, проверки выполне​ния поручений, приказов и указаний руководителя ДОУ.
• Работает в режиме нормированного рабочего дня по гра​фику, составленному исходя из 40 часовой ра​бочей недели и утвержденному руководителем ДОУ.
• Выполняет поручения руководителя ДОУ и информиру​ет его о возникших трудностях в работе.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):______________________________________.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!

Делопроизводитель детского сада — служащий, заведующий канцелярскими делами, делопроизводством в учреждении. На ставку делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее специальное или высшее экономическое образование и стаж работы от 1 года на аналогичных должностях по делопроизводству.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель в детском саду свои обязанности выполняет строго по должностной инструкции. В зависимости от устава учреждения они могут быть дополнены или сокращены.

1. Главная и приоритетная функция — ведение документооборота (упорядоченное перемещение внутренней входящей и исходящей документации в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета), создание номенклатуры дел.
2. Делопроизводитель работает в тесном контакте с заведующим ДОУ и его заместителями, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений и вышестоящими инстанциями, например департаментом образования города.
3. Организовывает подготовку необходимых актов для руководства, отвечает за качество их подготовки, правильности составления и оформления. Согласует и оформляет документы, которые рождаются в процессе деятельности детского садика;
4. Подготавливает и отправляет служебную отчетную документацию, справки и заявления для вышестоящих учреждений и администраций.
5. Составляет и печатает приказы по основной деятельности и иные приказы детского сада. Ознакомляет сотрудников с их содержанием в день издания, берет подпись.
6. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, в т. ч и по электронной почте, передает ее в соответствии с указаниями заведующего ДОУ в структурные подразделения или исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
7. Выдает по запросу справки по зарегистрированным документам и регистрирует их в системе документооборота.
8. Ведет работу по оформлению, хранению и трудовых договоров, трудовых книжек и личных карточек всех сотрудников детского сада.
9. Ведет необходимую документацию воинского учета и сдает по данному направлению своевременную отчетность в военкомат.
10. Участвует в качестве секретаря заведующего детского учреждения на собраниях, где ведет запись происходящего и оповещение всех его участников. Контролирует их своевременное прибытие.
11. 
    Производит архивное делопроизводство: хранение, учет, систематизацию, регистрацию и контроль выдачи всей документации детского сада под подпись. Несет обязанности по ее полной сохранности.
12. Занимается учетом табельного времени других работников, в который входит обязанности делопроизводителя по контролю за соблюдением рабочего графика других сотрудников. Сдача к положенному сроку табеля учета рабочего времени для начисления в бухгалтерии детского садика заработной платы (зарплата включает себя оклад и премии). И своевременное оповещение об изменениях в кадровом расписании, графике работы детского сада.
13. В пределах своей компетенции участвует в разработке программы развития делопроизводства и электронного документооборота. Вносит свои предложения по совершенствованию.
14. С помощью программистов выполняет работу по обработке и систематизации информации, проводит необходимые технических расчеты, разрабатывает несложные проекты и простые схемы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным актам.
15. Оформляет личные дела воспитанников ДОУ, заполняет алфавитную книгу воспитанников образовательного учреждения, обрабатывает и регистрирует сдачу личных дел в архив.
16. 
    В десятках детских садов делопроизводитель выполняет еще одну функцию — прием родителей (законных представителей) каждый вторник в рабочие часы с 16:00 до 18:00.
17. Оформляет договоры, дополнительные соглашения с родителями (законными представителями) и своевременно ознакомляет с ними родителей (законных представителей) воспитанников детского сада.
18. Должностная обязанность делопроизводителя ДОУ включает в себя один важный момент — строгую конфиденциальность персональных данных работников сада и воспитанников. Не допускает распространения информации без официального согласия.
19. Проходит плановое профессиональное обучение или переобучение, повышает квалификацию, если этого требует должностные обязанности.
20. Участвует в организационных и общественных мероприятиях коллектива.
21. Строго соблюдает должностную инструкцию и регулярно проходит медицинские осмотры.
22. Обеспечивает выполнение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей». Соблюдает нормы и правила по охране труда, санитарно-гигиенические требования, технику безопасности, противопожарную защиту, электробезопасность и антитеррору.

Вывод

Работа любого дошкольного учреждения связана с большим потоком различного рода документов. Классифицировать ее и превращать в бесперебойный механизм документооборота должен непосредственно делопроизводитель.

Ведение бумажной работы на предприятии требует особой внимательности, аккуратности и отличной памяти. Всеми этими качествами должен обладать делопроизводитель. Кто это такой, должен знать каждый абитуриент, поскольку данная профессия считается одной из самых перспективных.

Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?

В ведении делопроизводителя находятся канцелярские дела управленческого персонала. В принципе, в значительной мере его обязанности пересекаются с такой профессией, как секретарь, поэтому при найме на работу нередко дается описание должности как делопроизводителя-секретаря. Однако это действительно скорее для малых предприятий, не имеющих финансовых ресурсов нанять высококвалифицированного специалиста по документационному обеспечению управления.

Имеет место и обратное: по мере роста бизнеса возникает потребность сразу в нескольких профессионалах-документоведах.

На плечи делопроизводителя ложатся следующие обязанности:

• Соблюдение сохранности важных документов (и, соответственно, уничтожению лишних);
• Надлежащее оформление документов;
• Сбор различной необходимой информации по требованию своего руководителя;
• Ведение архива.

Что должен знать делопроизводитель?

Делопроизводитель обязательно должен обладать следующими знаниями и умениями:

• В совершенстве разбираться в гражданском трудовом законодательстве;
• Хорошо знать структуру учреждения, в котором он работает;
• Уметь принимать всю входящую на предприятие корреспонденцию, правильно ее регистрировать и перенаправлять в соответствующие отделы;
• Знать, как правильно заполнять регистрационные карточки и передавать согласно с резолюцией руководителя документы на исполнение;
• Уметь следить за порядком исполнения документации;
• Понимать, как производится отправка исходящих документов;
• Знать, какие документы подлежат длительному или краткосрочному хранению в архиве предприятия, а какие следует уничтожить;
• Разбираться в грифах доступа к различным документам (например, «для служебного пользования», «коммерческая тайна»);
• Владеть навыками ведения номенклатуры дел.

Среди прочих навыков, не лишними будут десятипальцевый набор текста на клавиатуре, уверенное знание ПК и умение свободно обращаться с современной офисной техникой. Иногда предъявляется требование знать один из иностранных языков.

В работе служащий будет руководствоваться правилами внутреннего трудового распорядка и приказами своего начальства.

Как производится прием корреспонденции?

Пожалуй, главное, с чем приходится сталкиваться делопроизводителю - принимать протоки входящей документации как от дочерних, так и от вышестоящих организаций, от рядовых граждан и других предприятий. Порядок приема писем имеет четкую последовательность действий, отступать от которой не рекомендуется:

1. Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
2. Сортировка бумаг по адресатам - т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
3. Предварительное рассмотрение - на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
4. Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
5. Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.

Чем занимается делопроизводитель в детском саду?

Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:

• Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
• Подавать документы в отдел образования;
• Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
• Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
• Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
• Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.

Среди особенностей работы в детском саду - сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:

• Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
• Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
• Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.

Для того чтобы заполучить эту работу, достаточно иметь среднее специальное образование по профилю, а также опыт работы по специальности. В работе служащий будет среди прочего основывать свои решения на Уставе, который должен иметь каждый детский сад.

Где обучают данной специальности?

В зависимости от того, каким запасом времени и денежных средств обладает человек, существует несколько вариантов постижения азов профессии делопроизводителя:

1. На соответствующих учебных курсах - длятся от сорока часов и более, отличаются большой гибкостью и разнообразием учебных программ;
2. В учреждениях среднего профессионального образования - обучение по специальности «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года 5 месяцев, если абитуриент изволил пойти учиться после девятого класса. Прием, как правило, осуществляется без экзаменов;
3. В учреждениях высшего образования - такую возможность предоставляют почти все гуманитарные вузы, включая крупнейшие в России - МГУКИ, РАНХиГС, РГГУ и другие - которые имеют соответствующий факультет документоведения. Высшее образование дает возможность стать претендентом на высокооплачиваемую позицию в крупной компании, получивший его человек становится экспертом в области делопроизводства. Он сможет принимать деятельное участие в разработке стандартов документации, предлагать свои варианты по рационализации канцелярской деятельности предприятия и т. д.

От качества документационной работы на предприятии зависит как полнота и своевременность информирования руководства, так и точность исполнения его приказов. Поэтому так важно, чтобы в компании был грамотный делопроизводитель. Кто это такой, все-таки? Это правая рука руководителя и один из самых важных людей в бизнесе.