В целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее - Министерство) и в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, приказываю:

1. Утвердить о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Министерства:

организовать изучение работниками;

обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции.

3. Руководителям подведомственных Министерству федеральных служб при подготовке:

инструкций в федеральных службах принять за основу и организовать ее изучение всеми работниками федеральных служб;

совместных с Министерством документов строго руководствоваться Инструкцией.

4. Административно-хозяйственному департаменту (Смирнову В.В.) осуществлять периодические проверки выполнения требований в структурных подразделениях Министерства.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Камболова М.А.

Министр

А.А. Фурсенко

Приложение

Инструкция
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации
(утв. Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2233)

I. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее соответственно - Инструкция, Министерство) определяет порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), с учетом положений Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), содержащими информацию ограниченного распространения в Министерстве, и подведомственных Министерству организациях.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Министерства, а также подведомственных Министерству организаций, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета, использовании государственных ресурсов, состоянии экономики и потребностях населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.5. На документах (в необходимых случаях - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

1.6. Установлены следующие категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения:

по Министерству - Министр образования и науки Российской Федерации, его заместители, руководители структурных подразделений;

по подведомственным организациям - руководители организаций и их заместители.

Указанные должностные лица наделены полномочиями по снятию пометки "Для служебного пользования" с документов, необоснованно отнесенных к категории ограниченного распространения подчиненными им должностными лицами.

Право снятия пометки "Для служебного пользования" имеют:

Министр образования и науки Российской Федерации - с документа, которому присвоена эта пометка заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Министерства, руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации;

заместитель Министра - с документа, которому присвоена эта пометка руководителем структурного подразделения Министерства, руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации;

руководитель структурного подразделения - с документа, которому присвоена эта пометка руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации.

1.7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, за соблюдение ограничений, предусмотренных настоящей Инструкции.

1.8. Директор Административно-хозяйственного департамента и начальник Отдела защиты государственной тайны вправе вносить предложения должностным лицам, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения ( настоящей Инструкции), о внесении или снятии пометки "Для служебного пользования" по разрабатываемым или уже действующим документам.

1.9. Должностные лица, уполномоченные относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения ( настоящей Инструкции), устанавливают перечень лиц, организаций, которым направляется документ с пометкой "Для служебного пользования".

1.10. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица, принявшего решение о присвоении документу пометки "Для служебного пользования", не подлежит разглашению (распространению).

1.11. При изменении объективных обстоятельств, вследствие чего дальнейшая защита служебной информации ограниченного распространения нецелесообразна, по решению должностного лица в пределах его компетенции ( настоящей Инструкции) с них снимается пометка "Для служебного пользования".

Предложения и обоснования о снятии с документов пометки "Для служебного пользования" вносятся:

по Министерству - руководителями структурных подразделений, подготовившими эти документы, а также директором Административно-хозяйственного департамента и начальником Отдела защиты государственной тайны;

по подведомственным организациям - руководителями подразделений подведомственных организаций, подготовивших эти документы, а также лицом, ответственным за работу службы делопроизводства.

1.12. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственные гражданские служащие Министерства и работники подведомственных организаций могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

1.13. Контроль за соблюдением установленных правил и порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве возлагается на директора Административно-хозяйственного департамента, в подведомственных организациях - на их руководителей.

1.14. В случае ликвидации (прекращения деятельности) Министерства или подведомственных организаций, в том числе вследствие ликвидации или реорганизации, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

II. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием, учет (регистрация) документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляет служба делопроизводства.

2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

создаются на автоматизированном рабочем месте с закрытым доступом в общую информационную систему Министерства. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются отдельно от несекретной информации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При регистрации указанных документов к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам структурных подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы нарочным;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения в соответствии с настоящей Инструкции. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Перед размножением на титульном листе оригинала документа проставляется отметка о размножении с указанием регистрационного номера по журналу учета размножения служебных документов. На обороте последнего листа оригинала размножаемого экземпляра документа исполнитель должен указать регистрационный номер по журналу учета размножения служебных документов, количество размноженных экземпляров, свою фамилию и дату размножения документа. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенного экземпляра этого документа;

хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. Запрещается сканирование - введение в систему электронного документооборота электронной версии документов с пометкой "Для служебного пользования".

2.5. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем документа и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

2.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.7. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.8. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.9. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.10. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом Министерства образования и науки Российской Федерации (подведомственной организации). В состав указанных комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

2.11. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, ставится в известность Министр образования и науки Российской Федерации или руководитель подведомственной организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются Министру образования и науки Российской Федерации или руководителю подведомственной организации, назначившему комиссию.

2.12. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. N 2233 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве образования и науки Российской Федерации"

Обзор документа

Утверждена инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России. Она не касается работы с документами, содержащими гостайну.

Определено, какие документы относятся к служебной информации ограниченного распространения. На них ставится пометка "Для служебного пользования".

Относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения вправе Министр и руководители подведомственных организаций, а также их заместители, начальники структурных подразделений.

Установлено, как снимается названная пометка.

Закреплен порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения и нарушение порядка обращения с соответствующими документами госслужащие могут быть привлечены к ответственности.

ВВЕДЕНИЕ.

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

1. Введение.

2. Гриф ограничения доступа.

3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;

4. Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»;

5. Конфиденциальный документ;

5.1. Коммерческая тайна;

5.2. Технология документирования конфиденциальной информации.

6. Заключение.

7. Список литературы.

8. Приложение.

Гриф ограничения доступа. Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.

Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.

При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне.

Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.

Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:

1. Секретные документы;

2. Государственные документы;

3. Документы, содержащие конфиденциальную информацию;

4. Внутриорганизационные документы.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в том же порядке, как и с документами без грифа.

Необходимость в ограничении распространения конкретного документа определяет разработчик документа, руководитель структурного подразделения, заместитель руководителя или руководитель.

Эти должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

Приём и учёт (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется так же, как с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «Для служебного пользования».

Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений осуществляется под запись.

Документы «Для служебного пользования» не могут передаваться по незащищённым каналам компьютерно-модемной связи.

Печатание проектов и копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в организации с разрешения руководителя подразделений.

Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией или секретарём организации. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором около каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, подготовившим документ.

Исполненные документы с грифом «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, так же проставляется гриф «Для служебного пользования». Документы «Для служебного пользования» группируются в дела отдельно.

Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»

Обращение к вопросу влияния отдельных понятий на организацию и проведение работ по документационному обеспечению управления на примере процессов документирования конфиденциальной информации вызвано следующими обстоятельствами.
Смена общественно-экономической формации в стране, появление наряду с государственной частной формы собственности и ряд других факторов привели к необходимости пересмотра отдельных действовавших норм, созданию новых законов, других правовых актов, в том числе в той или иной мере связанных с вопросами защиты информации.

Отчасти состояние нормотворчества по ведению конфиденциального делопроизводства в организациях напоминает историю вопроса 20–40-х гг. прошлого столетия: сам себе норму устанавливаю, сам ее соблюдаю. Мы говорим так потому, что сегодня нет каких-либо государственных инструкций по ведению делопроизводства с документами, содержащими коммерческую или служебную тайну; методик составления перечней сведений, составляющих эти тайны; государственных органов, которые вели бы это направление. Также отсутствует четко сформулированный понятийный аппарат. Поэтому учреждения, предприятия, работающие с конфиденциальной информацией и организующие ее защиту, ориентируются на рекомендации, изложенные в учебной литературе. В связи с этим представляется небезынтересным провести анализ литературы, высказать отдельные предложения, связанные с теоретическими и практическими вопросами конфиденциального делопроизводства.

В русском языке общепринято, что слово «конфиденциальный» означает «не подлежащий оглашению, секретный».

Ни в одном федеральном законе, связанном с защитой информации, не оговаривается, что секретная информация не является конфиденциальной. Законодательно закреплено деление всего документного (информационного) массива страны на общедоступные документы и документы ограниченного доступа. Документы ограниченного доступа содержат сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную и иную тайну. Выделение секретного делопроизводства как самостоятельного направления вызвано его спецификой.

В то же время предлагаемое в работах определение: «Под конфиденциальной информацией понимается документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством» – носит более широкий характер. С учетом свободного толкования понятий появилось любопытное определение документа: «Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т. е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющий интеллектуальную собственность предпринимателя (фирмы)». Близкие по сути определения термина «конфиденциальный документ» предлагают У. Р. Лукьянчук и Ю. М. Данилов. С точки зрения защиты информации непонятно, почему к конфиденциальному документу ограничивается доступ лишь персонала; что понимать под «необходимым образом оформленным носителем…»; почему конфиденциальная информация обязательно должна содержать «интеллектуальную собственность».

Открытый документ также может содержать в себе результаты интеллектуальной деятельности. Более того, выделение «интеллектуальной собственности» как мерила конфиденциальности является, на наш взгляд, попыткой привести в соответствие с четвертой частью Гражданского кодекса РФ существующий понятийный аппарат.

К коммерческой тайне относятся «сведения… любого характера, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности».

С учетом определения понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ» в работах дается трактовка конфиденциального делопроизводства как «деятельности, обеспечивающей документирование конфиденциальной информации; организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации».

Конфиденциальное делопроизводство не участвует в документировании научной, проектной, конструкторской и некоторых других видов деятельности, обеспечивающихся соответствующими нормативными документами.

В то же время открытое делопроизводство распространяется в части документирования не только на управленческую, но и на отдельные специальные системы документации. В открытом делопроизводстве не учитываются черновики и проекты документов, но никто не запрещает это делать.

Главная задача служб конфиденциального делопроизводства – защита документированной информации от разглашения, утраты, хищения и т. п., которую конфиденциальное делопроизводство не обеспечивает в полной мере, а лишь участвует в решении этой задачи.

Для специалистов в области открытого делопроизводства главным представляется регистрация документов в целях обеспечения их количественного учета, сохранности и устранения возможности их утраты.

Если следовать рекомендациям авторов отдельных пособий, секретарь-референт одни документы должен регистрировать, а другие – учитывать, составлять несколько номенклатур, формировать в разные дела документы по одному вопросу. Такая схема не всегда применима на практике.

Непроработанность содержания понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ», «конфиденциальное делопроизводство» и определение его как самостоятельного, отличного от открытого делопроизводства направления влияет на сферу их распространения и, что особенно важно, на разработку технологических процедур.

В связи с этим, по нашему мнению, под конфиденциальной документированной информацией, конфиденциальным документом следует понимать обобщающее понятие зафиксированной на материальном носителе информации, содержащей коммерческую или служебную тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.

Данное определение позволяет:
– связать его с ГОСТом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
– определить сферу его распространения (относится к коммерческой и служебной тайнам);
– выделить из понятия «информация» только документированную информацию;
– пояснить, что доступ к информации может быть ограничен не только законодательно, но и обладателем информации.

Такое определение конкретизирует место конфиденциального делопроизводства, не выводит его из понятийного аппарата открытого делопроизводства. Технологии открытого делопроизводства в основном идентичны технологиям конфиденциального делопроизводства, за исключением дополнительных технологий и мероприятий, направленных на защиту информации.

В качестве критерия отнесения информации к различным видам тайны (служебной или коммерческой) выдвинули «различие субъектов, в собственность которых поступили сведения». Критерий можно понимать так: информация, собственником которой являются государственные органы и их учреждения, составляет служебную тайну, информация коммерческих структур – коммерческую тайну. Следует отметить, что сегодня в органах государственной власти, подведомственных им предприятиях образуются два вида служебной тайны: информация, поступившая как коммерческая тайна других субъектов и собственная служебная тайна. Кроме того, на государственных предприятиях создаются документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну. В коммерческих структурах кроме коммерчески ценной информации имеется информация, доступ к которой ограничен служебной необходимостью. Именно это нужно учитывать при разделении информации на служебную и коммерческую тайны.

Документы с грифами «Для служебного пользования» и «Коммерческая тайна» при организации конкретных работ нельзя рассматривать как единый «конфиденциальный документ» и что отдельные понятия в публикациях требуют более точных определений.

Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти такую форму не установило, но возложило на соответствующих руководителей в пределах их компетенции определять категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную тайну к разряду ограниченного распространения, что по понятным причинам предполагает необходимость разработки перечня сведений, составляющих служебную тайну.

Главное при составлении перечней – определение содержания тех или иных сведений ограниченного доступа.

В литературе для включения в перечень предлагаются различные сведения, которые могут составлять коммерческую тайну, что представляется излишним. Законодательство предоставило право обладателю информации определять наиболее ценные, значимые для него сведения. Важнейшей задачей на сегодняшний день является определение критериев отнесения сведений к коммерческой или служебной тайнам и разработка методики определения материального ущерба в случае использования информации третьими лицами.

Остановимся на критериях ценности информации. В качестве базового критерия «возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам». Преимущество (выгоду) в бизнесе можно получить за счет использования более современного оборудования, технологий, закупки по ценам значительно ниже рыночной и продаже чуть выше рыночной. Информация может быть известна третьим лицам, но по различным причинам они не могут ею воспользоваться. Поэтому считать данный критерий, тем более, базовым не представляется целесообразным. Однако для оценки информации, содержащей служебную тайну, он вполне применим.

В качестве базовых для любого вида тайны следует рассмотреть, принципы, сформулированные в Федеральном законе «О государственной тайне»: законность, обоснованность, своевременность.

Под законностью понимается, что включаемые в перечни сведения не противоречат законодательству, другим правовым актам, запрещающим ограничивать доступ к тем или иным сведениям. Под обоснованностью – установление путем экспертной оценки целесообразности ограничения доступа. Под своевременностью – установление ограничения доступа на распространяемые сведения с момента их появления или заблаговременно. Для отнесения информации к коммерчески ценной заслуживает рассмотрения критерий «наличие действительной или потенциальной ценности». Этот критерий позволяет разделить информацию на более и менее ценную, что важно для установления режима коммерческой тайны.

Для отнесения информации к служебной тайне можно применить критерий «возможность косвенного раскрытия коммерческой тайны, ее носителей и режима защиты» (например, адреса и телефоны сотрудников, пропускной режим и т. д.).

Для того, чтобы экспертная комиссия учреждения решала обе указанные задачи, в Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия в установленном порядке должны быть внесены соответствующие изменения, т. е. понятие «экспертная комиссия» получило бы иное содержание.

Чем меньше грифов, тем больше порядка. Не следует запутывать работников служб делопроизводства, исполнителей различными грифами. Установить гриф – значит добавить его к учетному номеру документа, отразить в номенклатуре дел, в учетных формах и т. п.

Для коммерческой организации вполне достаточно трех степеней: «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Коммерческая тайна ОВ» (особо выделенная). Представляется целесообразным сформулировать определение понятия «гриф ограничения доступа» к конфиденциальным документам как устанавливаемую законодательством, другими правовыми актами степень конфиденциальности сведений, определяющей тяжесть ущерба в случае их распространения, включающий наименование степени конфиденциальности и номер экземпляра документа.

Меры защиты конфиденциальной информации в процессе создания документа должны предусматривать прежде всего защиту носителя и содержащейся в нем информации, а при необходимости – и средств документирования.

Лейтмотив публикаций – черновики и проекты конфиденциальных документов перед выдачей исполнителю должны учитываться в соответствующих формах учета, а после подписания (утверждения) документа – уничтожаться с отметкой в формах учета. Отметки об уничтожении надо проставлять и в форме учета, а на обороте копии документа, остающейся в деле, делать запись об их уничтожении. При этом одни такой порядок работы относят к документам, содержащим коммерческую тайну, другие – к «конфиденциальным документам».

Не надо смешивать в один условный «конфиденциальный документ» документы с грифами «Для служебного пользования» и «Коммерческая тайна».

Согласно Положению о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти черновики и варианты документов «Для служебного пользования» не учитываются, уничтожаются работником службы делопроизводства с отражением факта уничтожения в учетных формах. Такой же порядок работы с документами вполне применим и в коммерческих структурах. Безусловно, информация, связанная с созданием принципиально новых изделий, технологий и др., требует учета черновиков с максимальной степенью защиты, что должно быть отражено еще на стадии составления перечней.

Мы отдаем себе отчет в том, что конфиденциальная информация в черновике присутствует, как и в том, что только трудозатраты на документирование с учетом черновиков увеличиваются на 20–25 %. Однако право выбора, учитывать или не учитывать черновики, – за обладателем информации.

Давно известны организационные меры по защите информации при ее документировании:
– организация внезапных проверок работы исполнителей с конфиденциальными документами;
– выделение специально оборудованных помещений;
– установка опечатываемых службой делопроизводства хранилищ для черновиков, испорченных проектов и их централизованное уничтожение и т. п.

Другим реквизитом конфиденциального документа помимо текста является гриф ограничения доступа.

Например: В ГОСТ Р 6.30-2003 говорится, что в реквизит «адресат» может входить почтовый адрес, но на практике обычно адрес указывают на конверте. Пометка «А. Ю. Чукину», действительно, законодательству не противоречит. На наш взгляд, законодательству противоречит приведенный в качестве примера гриф «Конфиденциально». В соответствии с ч. 4 ст. 6 Закона «О коммерческой тайне» на документах устанавливается гриф «Коммерческая тайна», тем более что речь идет об отправляемом (исходящем) документе.

Проведенный нами анализ публикаций по проблемам конфиденциального делопроизводства показывает, что многие вопросы, связанные с его понятийным аппаратом, с технологиями отдельных видов работ, в частности документирования, еще недостаточно проработаны. Нечетко сформулированные определения понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ» приводят к разработке технологий, распространяемых только на документы, содержащие коммерческую тайну, или, что еще хуже, единых технологий для работы с документами, содержащими служебную и коммерческую тайны. При выборе отдельных технологий недостаточно учитываются многолетняя практика работы с документами «Для служебного пользования», действующая правовая база. Прослеживаемая попытка выделения конфиденциального делопроизводства в самостоятельную отрасль деятельности также требует уточнения. Принципиально важным представляется дальнейшая разработка критериев оценки конфиденциальных сведений, методики определения ущерба в случае несанкционированного использования информации третьими лицами.

В заключение считаем необходимым отметить, что мы не ставили целью предложить конкретные технологии документирования, а лишь сформулировали вопросы, которые, на наш взгляд, требуют решения. Авторы статьи с признательностью и большим вниманием рассмотрят любые предложения по уточнению сформулированных определений понятий «конфиденциальный документ», «конфиденциальное делопроизводство», а также по совершенствованию технологии документирования конфиденциальной информации.

Вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.
Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:

· открытую;

· с ограниченным доступом.

В свою очередь информация с ограниченным доступом (Рис.1.) может быть:

· государственной тайной;

· конфиденциальной информацией.

А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна", "Банковская тайна" и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.

По своей природе (Рис. 2.) конфиденциальные документы бывают:

• нормативно-методические (НМД);
• руководящие (РД);
• распорядительные (РПД);
• информационно-справочные (ИСД);
• организационные (ОД);
• финансово-бухгалтерские (ФБД);
• кадровые (по личному составу) КД.

Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф с номером экземпляра.
Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.
В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:

· входящие;

· исходящие;

·внутренние.
Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.

При этом проверяется:

· количество листов;

· количество экземпляров;

· наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов - составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис. 4), либо на карточках.

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается:

· наименование;

· регистрационный номер;

· дата поступления.
После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.
С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис. 4).
По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.
Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:

· использоваться в дальнейшем;

· передаваться в архив на хранение;

· уничтожаться.
Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.
Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 5):

• разработка проекта документа;
• согласование документа;
• подписание документа;
• регистрация документа;
• отправка документа.

Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 6.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7).
При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.
Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.
По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:

· проверить наличие конфиденциальных документов;

· определить конфиденциальные документы для архивного хранения;

· определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.
В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.
Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

В данной работе, по моему мнению, написано самое основное, о документах с грифом ограничения доступа.

Источники информации:

Сайты: , http://www.top-personal.ru,

Книги: М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксёнов «Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления»; Л. А. Румынова «Документационное обеспечение управления».

ПРИЛОЖЕНИЕ.

Рис.1. Виды информации и документов

Рис.2. Виды конфиденциальных документов

Рис. 3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами

Рис. 4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов

Рис. 5. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

Рис. 6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами

Рис.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов

ВВЕДЕНИЕ.

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

1. Введение.

2. Гриф ограничения доступа.

3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;

4. Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»;

5. Конфиденциальный документ;

5.1. Коммерческая тайна;

5.2. Технология документирования конфиденциальной информации.

6. Заключение.

7. Список литературы.

8. Приложение.

Гриф ограничения доступа. Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.

Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.

При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне.

Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.

Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:

Секретные документы;

Государственные документы;

Документы, содержащие конфиденциальную информацию;

Внутриорганизационные документы.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в том же порядке, как и с документами без грифа.

Необходимость в ограничении распространения конкретного документа определяет разработчик документа, руководитель структурного подразделения, заместитель руководителя или руководитель.

Эти должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

Приём и учёт (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется так же, как с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «Для служебного пользования».

Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений осуществляется под запись.

Документы «Для служебного пользования» не могут передаваться по незащищённым каналам компьютерно-модемной связи.

Печатание проектов и копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в организации с разрешения руководителя подразделений.

Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется канцелярией или секретарём организации. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором около каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, подготовившим документ.

Исполненные документы с грифом «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, так же проставляется гриф «Для служебного пользования». Документы «Для служебного пользования» группируются в дела отдельно.

Понятия «конфиденциально» и «для служебного пользования»

Обращение к вопросу влияния отдельных понятий на организацию и проведение работ по документационному обеспечению управления на примере процессов документирования конфиденциальной информации вызвано следующими обстоятельствами.
Смена общественно-экономической формации в стране, появление наряду с государственной частной формы собственности и ряд других факторов привели к необходимости пересмотра отдельных действовавших норм, созданию новых законов, других правовых актов, в том числе в той или иной мере связанных с вопросами защиты информации.

Отчасти состояние нормотворчества по ведению конфиденциального делопроизводства в организациях напоминает историю вопроса 20–40-х гг. прошлого столетия: сам себе норму устанавливаю, сам ее соблюдаю. Мы говорим так потому, что сегодня нет каких-либо государственных инструкций по ведению делопроизводства с документами, содержащими коммерческую или служебную тайну; методик составления перечней сведений, составляющих эти тайны; государственных органов, которые вели бы это направление. Также отсутствует четко сформулированный понятийный аппарат. Поэтому учреждения, предприятия, работающие с конфиденциальной информацией и организующие ее защиту, ориентируются на рекомендации, изложенные в учебной литературе. В связи с этим представляется небезынтересным провести анализ литературы, высказать отдельные предложения, связанные с теоретическими и практическими вопросами конфиденциального делопроизводства.

В русском языке общепринято, что слово «конфиденциальный» означает «не подлежащий оглашению, секретный».

Ни в одном федеральном законе, связанном с защитой информации, не оговаривается, что секретная информация не является конфиденциальной. Законодательно закреплено деление всего документного (информационного) массива страны на общедоступные документы и документы ограниченного доступа. Документы ограниченного доступа содержат сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную и иную тайну. Выделение секретного делопроизводства как самостоятельного направления вызвано его спецификой.

В то же время предлагаемое в работах определение: «Под конфиденциальной информацией понимается документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством» – носит более широкий характер. С учетом свободного толкования понятий появилось любопытное определение документа: «Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом, т. е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается в современном делопроизводстве необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющий интеллектуальную собственность предпринимателя (фирмы)». Близкие по сути определения термина «конфиденциальный документ» предлагают У. Р. Лукьянчук и Ю. М. Данилов. С точки зрения защиты информации непонятно, почему к конфиденциальному документу ограничивается доступ лишь персонала; что понимать под «необходимым образом оформленным носителем…»; почему конфиденциальная информация обязательно должна содержать «интеллектуальную собственность».

Открытый документ также может содержать в себе результаты интеллектуальной деятельности. Более того, выделение «интеллектуальной собственности» как мерила конфиденциальности является, на наш взгляд, попыткой привести в соответствие с четвертой частью Гражданского кодекса РФ существующий понятийный аппарат.

К коммерческой тайне относятся «сведения… любого характера, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности».

С учетом определения понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ» в работах дается трактовка конфиденциального делопроизводства как «деятельности, обеспечивающей документирование конфиденциальной информации; организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации».

Конфиденциальное делопроизводство не участвует в документировании научной, проектной, конструкторской и некоторых других видов деятельности, обеспечивающихся соответствующими нормативными документами.

В то же время открытое делопроизводство распространяется в части документирования не только на управленческую, но и на отдельные специальные системы документации. В открытом делопроизводстве не учитываются черновики и проекты документов, но никто не запрещает это делать.

Главная задача служб конфиденциального делопроизводства – защита документированной информации от разглашения, утраты, хищения и т. п., которую конфиденциальное делопроизводство не обеспечивает в полной мере, а лишь участвует в решении этой задачи.

Для специалистов в области открытого делопроизводства главным представляется регистрация документов в целях обеспечения их количественного учета, сохранности и устранения возможности их утраты.

Если следовать рекомендациям авторов отдельных пособий, секретарь-референт одни документы должен регистрировать, а другие – учитывать, составлять несколько номенклатур, формировать в разные дела документы по одному вопросу. Такая схема не всегда применима на практике.

Непроработанность содержания понятий «конфиденциальная информация», «конфиденциальный документ», «конфиденциальное делопроизводство» и определение его как самостоятельного, отличного от открытого делопроизводства направления влияет на сферу их распространения и, что особенно важно, на разработку технологических процедур.

В связи с этим, по нашему мнению, под конфиденциальной документированной информацией, конфиденциальным документом следует понимать обобщающее понятие зафиксированной на материальном носителе информации, содержащей коммерческую или служебную тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.

Данное определение позволяет:
– связать его с ГОСТом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
– определить сферу его распространения (относится к коммерческой и служебной тайнам);
– выделить из понятия «информация» только документированную информацию;
– пояснить, что доступ к информации может быть ограничен не только законодательно, но и обладателем информации.

Такое определение конкретизирует место конфиденциального делопроизводства, не выводит его из понятийного аппарата открытого делопроизводства. Технологии открытого делопроизводства в основном идентичны технологиям конфиденциального делопроизводства, за исключением дополнительных технологий и мероприятий, направленных на защиту информации.

Реферат >>

... документов ограниченного доступа. 1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 1.1. Виды конфиденциальной информации : государственная, банковская, налоговая и служебная тайны Некоторые документы ограниченного ...

Регламентация состава конфиденциальных документов

Реферат >> Промышленность, производство

... документов , содержащих конфиденциальную информацию . Наиболее удобным при оформлении докумен­тов ограниченного распространения ... элементами защиты информации . В акте, регламентирующем работу с до­кументами , содержащими конфиденциаль­ную информацию , должен...

Характеристика организационных и технических мер инженерно технической защиты информации в государственных

Курсовая работа >> Менеджмент

... документы , содержащие информацию ... служебную информацию ограниченного распространения , именуемую в чиновничьем обиходе информацией для служебного пользования, т. е. информацией , отнесенной к служебной тайне, а также документы ... работы с документами ограниченного ...

К служебной информации ограниченного распространения относит­ся несекретная информация, ограничения на распространение которой дикту­ются служебной необходимостью.

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения (за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне):

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие право­вой статус государственных органов, органов местного самоуправления, орга­низаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, сани­тарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспече­ния безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений гра­ждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рас­смотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государст­венных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населе­ния.

На документах (в.необходимых случаях - и.на их проектах), содер­жащих служебную информацию ограниченного распространения, проставля­ются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на облож­ке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной ин­формации к разряду ограниченного распространения, несут персональную от­ветственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

Прием и регистрация документов, содержащих служебную инфор­мацию ограниченного распространения, осуществляются структурными под­разделениями, .которым поручен прием и регистрация несекретной докумен­тации. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП».

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учи­тываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначи­тельном объеме таких документов допускается вести их учет совместно с дру­гими несекретными документами.

Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку.

опирование документов с пометкой «Для служебного пользова­ния» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Отправка документов, содержащих служебную информацию огра­ниченного распространения, осуществляется структурным подразделением, которому поручено ведение несекретного делопроизводства. При направлении таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела и соответствии с номенклатурой дел несекретного дело­производства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие докумен­ты, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой «Для служебно­го пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исто­рической ценности, производится по акту. При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником подразделения ГПС.

Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с помет­кой «Для служебного пользования» производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом начальника подразделения ГПС. В состав комиссий обязательно включаются ли­ца, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служеб­ную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой ин­формации, ставится в известность начальник подразделения ГПС и назначается комиссия для расследования обстоя­тельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для слу­жебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются со­ответствующие отметки в учетных журналах.

За разглашение служебной информации ограниченного распро­странения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержа­щими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинар­ной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации от­ветственности.

Похожая информация.

размер шрифта

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 03-11-94 1233 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ... Актуально в 2018 году

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных документов, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах; учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации.

При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам подразделений под расписку;

Пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

Размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приемки-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.