Срок хранения заявления о приеме на работу. Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации. Где хранить заявление на отпуска

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #6 11 мая 2012, 12:03 ВетеранТруда писал(а): А при архивации личного дела выдергиваете приказы на отпуска, на ком-ки сотрудника?Зачем двойная работа? К тому же в личном деле ведется опись документов. Как таковые личные дела я не веду. У меня есть просто документы в хронологическом порядке для каждого сотрудника, где хранятся копии приказов. Я их не выдергиваю. И описей там у меня нет. А личные карточки хранятся как и полагается — отдельно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Заявления на прием и увольнение сколько хранить

Если в организации ведутся личные дела, то в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, заявления о приеме на работу и увольнении, включенные в их состав, имеют срок хранения 75 лет, а для некоторых работников (руководителя организации; постоянных членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания) эти документы должны храниться постоянно. Если же личные дела в организации не формируются, то такие заявления хранятся 5 лет.
Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к. в состав личных дел их не включают. Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год.

Заявление работников — как правильно хранить?

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Внимание

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Хорошо, если вы их делаете на основании Постановлений, Приказов Правительства РФ, Президента, а если Вашему боссу приспичило, шоб стена была красно-зелено-желтая — ну фен-шуй у него так лег, или пятка чесалась правая, у любого приказа должно быть основание. И какое может быть основание для красно-зелено-желтой стены? Я искренне не понимаю как у каждого приказа (особенно по ОД) может быть основание? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #13 11 мая 2012, 13:51 Angelok писал(а): Ольгуня писал(а): Не, ну все, че относится к приказам (основания — заявления, служебки, объяснительные и пр.) должно храниться столько же, сколько сами приказы. Иначе, как доказать правомочность ваших приказов.

Личная карточка работника

Инфо

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия. Таким образом, если Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа).

Если же заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет. Также необходимо отметить, что во избежание различных недоразумений, приказы целесообразнее оформлять в срок, т.е.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

• Приказы
• Заявления
• Хранение документов
• Отпуск без сохранения заработной платы

Вопрос Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар.платы, если приказы согласно делопроизводства составляются на отпуска три и более дней? Ответ Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке. Все о хранении кадровых документов 2016 вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Сколько можно хранить заявления о приеме на работу? Какова процедура уничтожения заявления о приеме на работу по истечении срока хранения?

По закону заявление о приеме на работу не считается обязательным документом при оформлении трудоустройства нового сотрудника. Но многие компании ввели у себя правило - такой документ составлять. А, как известно, вся кадровая документация должна сохраняться в течение определенного периода времени. Так какой продолжительности равен срок хранения заявлений о приеме на работу. Что говорится по этому поводу в законе? Какие из заявлений надо сохранить, а от каких можно избавиться? Давайте разбираться!

Читайте также:

Порядок хранения заявления о приеме на работу

Начнем с того, что с 13 марта 2016 года изменились правила хранения кадровой документации . Нововведения коснулись и сроков сохранности личных документов работника.

Так, если организация ведет личные дела сотрудников, то заявление о приеме на работу можно хранить в их составе. Такие документы хранятся в течение 50 лет. Но новые положения применяются лишь к документации, созданной после 2003 года. Более ранние дела сохраняются, как и раньше, 75 лет.

Исключением являются личные дела руководящих лиц и работников с наличием государственных наград или почетных званий. Такие документы хранятся постоянно.

Срок хранения заявления начинается с первого дня его составления.

Все документы одинакового срока хранения, не вошедшие в личные дела, подшиваются в общие папки. Касается это и заявлений о трудоустройстве. Хранятся заявления о приеме на работу в таком случае на протяжении пяти лет.

А вот срок хранения такого заявления от соискателя, не принятого на работу, составляет 3 года.

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

1. Организационные.
2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
3. Справочно-информационные.

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

Сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень) в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Согласно Перечню срок хранения конкретного заявления работника зависит от того, с какой областью отношений было связано его написание.

Заявление, связанное с разрешением трудового спора, заявление о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий должны храниться 5 лет, если экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п.п. 584, 699 Перечня),

Заявления, входящие в состав личного дела работника - 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» или постоянно - в зависимости от категории работника (п. 656 Перечня); - заявления, не вошедшие в личное дело - 5 лет (п. 665 Перечня);

Заявления претендентов на замещение вакантных должностей - 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п. 672 Перечня); - заявления лиц, не принятых на работу - 3 года (п. 663 Перечня);

Заявление о согласии на обработку персональных данных - 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п. 666 Перечня);

Заявления по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов - 5 лет после урегулирования конфликта, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п. 679 Перечня);

Заявления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов - постоянно (п. 680 Перечня);

Заявления о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих - постоянно (п. 682 Перечня). Как следует из п. 1.2 Перечня, все указанные в нем правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

www.bashinform.ru

Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован. Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

• законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
• приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

• для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
• для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

• «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет - в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
• Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания - тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Сколько можно хранить заявления о приеме на работу? Какова процедура уничтожения заявления о приеме на работу по истечении срока хранения?

По закону заявление о приеме на работу не считается обязательным документом при оформлении трудоустройства нового сотрудника. Но многие компании ввели у себя правило — такой документ составлять. А, как известно, вся кадровая документация должна сохраняться в течение определенного периода времени. Так какой продолжительности равен срок хранения заявлений о приеме на работу. Что говорится по этому поводу в законе? Какие из заявлений надо сохранить, а от каких можно избавиться? Давайте разбираться!

Начнем с того, что с 13 марта 2016 года изменились правила хранения кадровой документации. Нововведения коснулись и сроков сохранности личных документов работника.

Так, если организация ведет личные дела сотрудников, то заявление о приеме на работу можно хранить в их составе. Такие документы хранятся в течение 50 лет. Но новые положения применяются лишь к документации, созданной после 2003 года. Более ранние дела сохраняются, как и раньше, 75 лет.

Исключением являются личные дела руководящих лиц и работников с наличием государственных наград или почетных званий. Такие документы хранятся постоянно.

Срок хранения заявления начинается с первого дня его составления.

Все документы одинакового срока хранения, не вошедшие в личные дела, подшиваются в общие папки. Касается это и заявлений о трудоустройстве. Хранятся заявления о приеме на работу в таком случае на протяжении пяти лет.

А вот срок хранения такого заявления от соискателя, не принятого на работу, составляет 3 года.

После завершения срока хранения заявлений сотрудников на прием на работу просто уничтожить документы запрещено. Процедура утилизации выполняется соответственно строгой регламентации.

В первую очередь должна быть проведена экспертиза на выявление ценности документов. Проводит ее экспертная комиссия. Основание для ее создания будет приказ руководящего лица. Формируется комиссия из наиболее квалифицированных работников, а в ее составе должно быть не меньше трех человек.

Обязательно в комиссию входит лицо, ответственное за архивное хранение документации, например, руководитель архива. Целесообразным считается присутствие в составе представителя того архивного учреждения, куда передаются все документы организации.

Все организации, а также индивидуальные предприниматели, обязаны соблюдать сроки хранения архивной документации, в том числе, и различных документов по личному составу. А знание сроков хранения позволит работнику кадровой службы не только соблюсти требования закона, но и систематизировать работу с документами.

m.pro-personal.ru

Несмотря на непродолжительный срок хранения заявлений на отпуск, значение данного вида документов сложно переоценить. Расскажем, в каких случаях без них не обойтись, и рассмотрим порядок архивного хранения кадровой документации.

Заявление на предоставление отпуска - документ, с которым так или иначе приходилось сталкиваться каждому кадровику. Если работодатель со всей строгостью подходит к вопросам кадрового делопроизводства, без письменного заявления сотрудники не уходят даже в ежегодный оплачиваемый отпуск. Но в большинстве коммерческих организаций очередной отпуск «по расписанию» предоставляется на основании актуального графика, а заявление подается в отдел кадров лишь в исключительных случаях - например, если сотрудник хочет взять отпуск за свой счет в связи с особыми обстоятельствами или планирует уходить в «декрет». Чтобы избежать ошибок в оформлении процедуры, нужно четко знать, какого мнения во всех вышеперечисленных случаях придерживается закон.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Если сотрудник уходит в ежегодный отпуск по графику, в котором указаны точные даты начала и завершения отпускного периода, никакие дополнительные заявления не нужны. Конечно, работодатель может закрепить требование о необходимости подачи такого заявления на локальном уровне. Но если работники отдыхают по заранее утвержденному расписанию, отсутствие письменного заявления не считается нарушением с точки зрения трудового законодательства. В нем возникает потребность, когда оплачиваемый отпуск предоставляется:

• не по графику (переносится на другие дни или месяцы по личным или производственным причинам);
• в соответствии с графиком, в котором не прописаны точные даты начала и окончания отпускного периода;
• новому сотруднику, не внесенному в общий график.

Есть и другие ситуации, в которых без заявления не обойтись. Речь идет о предоставлении отдельных видов отпуска:

• учебного;
• по беременности и родам ;
• по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет.

Важно: всегда оформляется в письменном виде просьба о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, если он совпал с декретным или пришелся на период временной нетрудоспособности сотрудника.

По общему правилу заявление подается за две недели до предполагаемой даты начала отпуска. При этом так называемые «отпускные» выплаты, если речь идет об оплачиваемом отдыхе, сотрудник должен получить минимум за три дня до его начала.

Если рассматривается непредвиденная, форс-мажорная ситуация, в связи с которой сотруднику срочно понадобилось освобождение от работы на несколько дней - например, болезнь или смерть родственника, необходимость ухода за ребенком-инвалидом и т.д. - двухнедельный срок позволено не соблюдать. В помощь кадровику - статьи «Как предоставить отпуск без сохранения зарплаты » и «Отпуск за свой счет : рассмотрим особенности». Вы узнаете, кому неоплачиваемый отпуск положен по закону и как его продолжительность влияет на отпускной стаж, а также нужно ли выплачивать пособие по временной нетрудоспособности, если до начала болезни сотрудник взял несколько дней отдыха «за свой счет».

Особых требований к оформлению отпускных заявлений законодатель не предъявляет. Следовательно, каждая организация может разработать собственный шаблон или же принимать к рассмотрению письменные обращения, составленные в произвольной форме (тем более что особой сложностью они, как правило, не отличаются и содержат всего 1-2 пункта). Например, типовое заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска выглядит следующим образом:

А если освобождение от работы «за свой счет» потребовалось сотруднику в связи с семейными обстоятельствами, можно составить такой лаконичный документ:

В наше время многие совмещают работу с получением профессионального образования, поэтому время от времени нуждаются в освобождении от производственных обязанностей для посещения лекций или сдачи экзаменов в вузе. Такой отпуск называется учебным. Подробности - в заметке «Какие гарантии предусмотрены для сотрудника, который совмещает работу с обучением ». В этом случае в заявление вписываются даты начала и окончания периода учебы, указанные в справке-вызове:

Аналогичным образом оформляется письменная просьба об уходе в «декрет», которую беременная сотрудница за две недели до его начала подает в отдел кадров:

Не секрет, что беременность дает работающей женщине право на определенные льготы. Если в коллективе есть женщины, ожидающие ребенка, рекомендуем ознакомиться со статьей «Что поменять в работе сотрудницы, которая сообщила о беременности ».

Еще одна расхожая ситуация - прекращение трудовых отношений с сотрудником, не успевшим отгулять очередной ежегодный отпуск. Работодатель по закону обязан компенсировать неиспользованные отпускные дни одним из двух способов, предусмотренных ст.127 ТК РФ: в денежной форме либо через предоставление отпуска с последующим увольнением. Если работник выбирает второй способ, он должен изъявить свое желание в письменной форме:

Как видно из примеров, все заявления такого рода объединяет схожесть структуры и формулировок. Основная часть документа начинается с фразы «Прошу предоставить. » и дополняется кратким описанием просьбы. Сложившаяся практика требует указывать:

• наименование документа и дату его составления;
• сведения о должностном лице, к которому обращается заявитель, с указанием должности и ФИО;
• сведения о заявителе с указанием должности, ФИО и структурного подразделения;
• дату начала и окончания отпуска, а также его общую продолжительность в календарных днях.

К заявлениям на отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, как правило, применяется несколько иной подход - более строгий и формальный, поскольку речь идет не только о продолжительном отсутствии сотрудника на работе, но и о назначении денежного пособия. Можно ли получать одновременно зарплату и пособие по уходу за ребенком? Да, но только в некоторых случаях, о которых расскажет наш эксперт в статье «Пособие по уходу за ребенком плюс зарплата: когда это допускает закон».

В роли заявителя может выступить мать или отец ребенка, бабушка или дедушка, любой другой родственник, опекун, попечитель или другое лицо, планирующее осуществлять за фактический уход за малышом.

1. название организации-работодателя;
2. статус, подробные паспортные данные и адрес заявителя;
3. дата начала «декрета» (и дата его окончания, если она известна заранее);
4. дата составления документа;
5. фамилия, имя, отчество и дата рождения ребенка;
6. тип назначаемого пособия;
7. реквизиты для выплаты пособия.

Важно: к заявлениям часто прилагаются документы, подтверждающие право работника на отпуск определенного типа - справка-вызов из вуза, свидетельство о смерти родственника или рождении ребенка, листок нетрудоспособности и т.д.

На законодательном уровне срок хранения заявления на отпуск в 2017 году закреплен «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010г.).

Согласно «Перечню», все заявления, включаемые в личное дело сотрудника, хранятся в течение 75 лет вместе с другими материалами дела. Личные дела отдельных категорий работников - руководителей компаний или специалистов, имеющих ученые степени, государственные звания, премии и награды, - подлежат постоянному хранению. Каждое дело сдается в архив вместе с описью содержимого: договоров, заявлений, справок, анкет.

Но есть один нюанс. Дело в том, что заявления на ежегодный отпуск, независимо от времени его предоставления (по графику или нет), не подшиваются в личное дело сотрудника, поэтому хранятся всего лишь 5 лет - как и другие виды заявлений, справок и служебных записок, не включаемых в личные дела. Хранить в течение 75 лет положено лишь заявления на отпуск:

• по уходу за ребенком;
• без сохранения заработной платы;
• предоставляемый лицам, работающим в тяжелых, вредных или опасных условиях.

Сколько хранятся заявления на отпуск, предоставленный в связи с учебой? Все те же пять лет, в отличие от заявлений об оплате учебных отпусков, которые работодатель может хранить и дольше - в течение всего времени, когда они могут понадобиться, но не менее 5 лет. Подробнее об архивном хранении кадровой документации читайте в статье «Правила и сроки хранения кадровых документов».

В статье «Как подготовить кадровые документы к передаче в архив » эксперт разъясняет порядок проведения экспертизы и рассказывает, как передать на хранение электронные документы. Советуем также прочесть статью «Как выявлять и уничтожать устаревшие документы », чтобы знать алгоритмы и способы уничтожения бумажных и электронных носителей с истекшими сроками хранения.

Безусловно, соблюдать срок хранения заявлений на отпуск работников необходимо. Но не менее важно соблюдать законодательные требования к условиям хранения кадровой документации. Обеспечение сохранности и возможности последующего использования документов по личному составу (как в текущей деятельности организации, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан) - прямая обязанность работодателя. Читайте об этом в статье «В компании нет архива . Что за это будет и как оперативно исправить ситуацию».

К сожалению, далеко не каждая компания в состоянии выделить отдельное специализированное помещение под архив и штатную единицу для его обслуживания. Поэтому работодатели нередко хранят документы, завершенные в делопроизводстве, в отделе кадров. Но сперва нужно убедиться, что помещение подходит для этой цели - оно должно быть сухим, неаварийным, пожаробезопасным, без доступа яркого солнечного света. Резкие колебания температуры и влажности в архивном помещении недопустимы, в противном случае документы придут в негодность задолго до истечения срока хранения.

Чтобы отделить архив от текущей документации, часть комнаты оборудуют сейфами или надежно запирающимися несгораемыми шкафами. Доступ посторонних лиц к содержимому архива строго ограничивается. Если нет возможности включить в штатное расписание должность архивариуса, его функции поручаются сотруднику отдела кадров, службы делопроизводства или любого другого структурного подразделения компании.

Возлагая на работника дополнительные обязанности в порядке совмещения, не выходите за рамки разумного. Статья «Совмещение должностей . Какие есть ограничения» содержит подробные ответы на самые популярные вопросы

Коллеги, с которыми мы встречаемся в процессе консультационной деятельности, высказывают мнение, что, наоборот, удобнее вести личные дела абсолютно всех работников организации, поскольку все документы о трудовых отношениях с конкретным работником у работодателя хранятся вместе, как комплекс. И сотрудники, назначенные ответственными за ведение, учет и хранение личных дел, сталкиваются сейчас с такими проблемами:

• во-первых, с проблемой архивно-технической обработки личных дел, поскольку в процессе их подготовки к сдаче в архив «вспомогательные» заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и командировках, как правило, должны быть изъяты из личного дела.
• во-вторых, копии персональных документов работников (страниц паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН, свидетельств о браке и рождении детей), которые по привычке формируются в личные дела, не должны в них храниться, т.к. содержат персональные данные (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Состав документов личного дела в настоящее время установлен только для работников государственных органов и органов местного само­управления. Остальные организации (их кадровые службы и службы делопроизводства) самостоятельно разрабатывают и утверждают правила формирования личных дел (и не только) в зависимости от категорий работников и должностных уровней руководителей. Не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и в коммерческих структурах сложилось правило «делового оборота», по которому в обязательном порядке формируются и ведутся личные дела руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и внутреннего контролера / руководителя службы внутреннего контроля. Личные дела таких сотрудников имеют постоянный срок хранения по ст. 656 а) ПТУД 1 .

Если организация комплексно решает вопрос о регламентации формирования дел, то в ситуации, которая описана в вопросе, она может вместе с номинальным и предметно-вопросным признаками формировать дела с учетом взаимосвязи документов и их одинаковых сроков хранения. В номенклатуру дел могут быть включены следующие заголовки:

Свернуть Показать

Тогда все заявления, справки-вызовы и справки, которые являются основаниями для издания приказов о предоставлении всех видов отпусков, могут формироваться в одно дело вместе с приказами, тем более в небольшой организации с небольшим объемом документооборота (см. дело № 03-05 в Примере).

Только не забудьте, что если обучение осуществляется за счет самой организации или отпуск без сохранения заработной платы длительный, например, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, то соответствующие приказы и документы-основания будут иметь 75-летний (или 50-летний, если документы были созданы в период, начиная с 2003 г.) срок хранения, и могут быть сформированы в личное дело работника (см. дела № 03-10 и 03-11 в Примере). Срок «Пост.*» в ПТУД и в нашем Примере означает, что в небольшой коммерческой организации личные дела руководителей имеют срок хранения «до ликвидации организации». А после ликвидации организации они могут быть сданы в государственный или муниципальный архив вместе с личными делами остальных работников, где будут храниться с даты поступления в архив и до истечения 50 лет со дня создания документов личного дела с проведением экспертизы ценности уже в архиве после истечения указанного срока 50-летнего хранения.

А заявление работника о предоставлении материальной помощи с положительной резолюцией руководителя должно храниться в делах бухгалтерии («документы дня», особенно в небольшой организации) вместе с приказом (или его копией) и расходным кассовым ордером как основание для осуществления бухгалтерской операции (см. дело № 06-14 в Примере).

1 Это сокращенное обозначение Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 №558).

Руководство компании должно решить:

• передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
• организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
• поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.
Таким образом, если Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет.
Также необходимо отметить, что во избежание различных недоразумений, приказы целесообразнее оформлять в срок, т.е.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится пон ятие персональных данных работника.
Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений. Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных.

Внимание

Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством. Нужно ли заводить личные дела сотрудников организация вправе решить самостоятельно.

Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав).

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Важно

Указа Президента РФ от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям.

Как правило, в состав личного дела входят: внутренняя опись документов; анкета, личный листок по учету кадров; резюме (или автобиография); копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности; справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей); копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т.

Срок хранения заявления на отпуск

• Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы об аттестации рабочих мест (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 75 лет), сведения об авариях (хранятся 5 лет) и др.
• Раздел 8.1 «Прием, перемещение, увольнение работников», где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 75 лет) и др.
• Раздел 8.2 «Установление квалификации работников»: аттестационные заключения, документы о присвоении классных чинов и специальных званий (хранятся 75 лет) и др.
• Раздел 8.3 «Повышение квалификации», куда вошли документы о переподготовке, планы повышения квалификации (хранятся 5 лет) и др.
• Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся 75 лет) и др.

Личная карточка работника

Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет - в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).

• Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания - тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Сколько лет хранятся заявления работников

Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы. В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки.
Все записи должны быть четкими, без сокращений. Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.