Главная

Виды

Распоряжение. — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений. Распорядительные документы Когда издается распоряжение

Распоряжение. — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений. Распорядительные документы Когда издается распоряжение

ПРИКАЗ

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения и основных, и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками.

Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных "во исполнение".

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству. Процесс их подготовки можно разделить на четыре этапа:

1 - изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации;

2 - выявление ранее изданных по этому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их неисполнения или особенностей выполнения;

3 - составление проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, четкое формулирование распорядительных действий:

4 - оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание.

Работы на третьем и четвертом этапах подготовки приказа проводятся практически одновременно.

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится структурным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-референтом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанными в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бухгалтерией или финансовой службой.

Согласование проекта приказа с другими предприятиями или организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата;

рег. номер;

место составления или издания;

заголовок к тексту;

текст:

подпись;

визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными бук вами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее, типографским способом, как правило, центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.06.96) и располагается.через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в момент подписания приказа должен проставить её своей рукой. Допускается буквенно-цифровой способ её оформления (12 июня г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек).

Регистрационный номер приказа по основной деятельности оформятся на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и номера в заголовочной части документа. Рег. номер представляет собой валовый порядковый номер приказа в пределах календарного года (№ 25: № 30).

Место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном - в центре строки. общем бланке приказа этот реквизит изготавливается заранее типографским способом, как правило, центрованно. Этот реквизит содержит название населённого пункта, где предприятие или организация имеет “регистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации.

Например:

г. Белев Тульской обл.

г. Рязань

с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл.

При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение "г." ("город") неупотребляется.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита "место составления или издания" от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади, обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога "о", отвечает на вопрос "О чём?", формируется с помощью отглагольного существительного ("О создании...", "Об утверждении...") и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через один интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчинённых к распорядительной деятельности руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, "шлифуется" текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части держится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога "Для..." или со сложных отымённых предлогов "В связи... ", "С цепью...", которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:

"Для организации подготовки к открытию филиала... ";

"С целью привлечения дополнительных средств... ";

"В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела...".

Следует помнить, что предлог "В целях..." до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка.

Если распорядительные действия нуждаются в подробном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкция с теми же предлогами "Для... ", "В связи... ", "С целью... "и т.п.

Оборот "На основании вышеизложенного..." является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.

В приказе, изданном "во исполнение", констатирующая часть начинается с предлогов "в соответствии...", "На основании...", "В связи...", "Во исполнение...", содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, рег. номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издаётся данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:

"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.96 № 870 "О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы... ";

"Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 06.06.96 л/о 838 "О дотации журналу "Моя Москва "... ".

Завершается констатирующая часть словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать - с какого срока (или на какой срок). Например:

"Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 1993 года",

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому - что сделать - когда (к какому сроку). Например:

"Коммерческому директору Васильеву С. Ф. разработать положение об отделе маркетинга к 25.06. 96.";

"Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в октябре 1996 г." или

"Управлению кадров (Тюмина И.В.) организовать техническую учёбу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 1996 г."

В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу:

"Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К."

Архаичные обороты типа: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" при формулировании пункта о контроле не допускаются.

Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращённое, т.к. наименование предприятия или организации-автора указано в заголовочной части), личную подпись и её расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается, Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.

Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 4-го положений табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, её расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности.

Например:

Юрисконсульт

(личная подпись) И.П.Васильев (личная подпись) И.Г.Зверев

12.06.96 13.06.96

Грифы согласования оформляются по образцу:

Согласовано Согласовано

Заместителю Директора

Пример оформления инициативного приказа по основной деятепьности

Закрытое акционерное общество

"Технопромэкспорт"

ПРИКАЗ

27.06.96 № 131

Москва

О создании договорно-

правового управления

Для улучшения правового обеспечения деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать договорно-правовое управление акционерного общества "Технопромэкспорт".

2. Утвердить структуру и штатную численность Главного договорно-правового управления на III квартал 1996 г.

3. Начальнику Управления по персоналу Акимову А. Т. организовать подбор и комплектование управления кадрами на контрактной основе.

Председатель правления личная подпись Б.М. Петров

СОГЛАСОВАНО Юрисконсульт

Протокол заседания (личная подпись) Т. С. Шохин

правления 23.06.96

22.06.96 № 3

Заместитель председателя Начальник Управления

правления по персоналу

(личная подпись) О.В. Степанов (личная подпись) В.Т. Акимов

23.06.96 24.06.96

ЗАО "АКРУС"

Об изменении графика работы

В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Орлова В.И. от 08.01.2000

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику технического отдела Волкову М.И. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.2000 по 10.02.2000.

2. Гл. бухгалтеру Словиму О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.01.2000.

3. Гл. инженеру Зимину В.И. организовать контроль за исполнением приказа.

Генеральный директор Подпись Г.К. Литвинов

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

"Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.98 № 7".

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления.

При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

(наименование организации)

00.00.2000 № ______

_______________________________

(тема приказа)

В связи ___________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(основание, причина составления)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.________________________________________________________________________

2.________________________________________________________________________

3.________________________________________________________________________

______________________ Подпись ______________________

(должность руководителя организации) (И.О.Фамилия руководителя)

______________________

(Визы согласования документов)

С приказом ознакомлен (а): _________________ /_______________ / _________________

(Личная подпись) (Фамилия И.О.) (Дата)

"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: [email protected]

ЛЕКЦИЯ №5

«Документация по персоналу в организациях»

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений (единоначалия), в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организаций.

Различаются приказы: (1) по организационным вопросам, (2) по основной деятельности, (3) по личному составу и (4) кадровые приказы.

1. Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).

2. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

3. Приказы по личному составу регулируют и фиксируют прием, увольнение и перемещение (перевод) работников.

4. Кадровые приказы фиксируют предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрений работников.

Подробнее о приказах по личному составу и о кадровых приказах см. в разделе «Кадровая документация».

Приказы оформляются на специальном бланке, бланке приказа или общем бланке предприятия с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Формуляр приказа содержит следующие обязательные реквизиты:

Ø наименование вышестоящей организации (если имеется);

Ø наименование предприятия;

Ø название вида документа;

Ø дата приказа;

Ø номер приказа (внутри своей группы);

Ø место издания;

Ø заголовок к тексту;

Ø подпись;

Ø визы.

Проекты приказов, подлежащих согласованию, оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле справа - «Проект ».

Приказы по организационным вопросам и по основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, отвечает на вопрос «о чем?», например:

О создании филиала в г.В ыборге

Об увеличении уставного капитала общества.

Текст пр иказа состоит, как правило, из двух частей:

Ø вступительной, или констатирующей (преамбулы) и

Ø распорядительной.

Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт, ранее изданный другой организацией, то во вступительной части обязательно указывается его название, дата, номер, например:

В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г.Т вери (протокол от 18.03.1997 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ...

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то во вступительной части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, описываются либо перечисляются факты и события, послужившие причиной издания приказа.

Например:

В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института на ул. Металлистов, д.37а

ПРИКАЗЫВАЮ:...

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается с глагола в первом лице единственного числа ПРИКАЗЫВАЮ , печатающегося прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт распорядительной части, который содержит поручение, состоит из следующих обязательных элементов:

Ø наименование исполнителя или исполнителей (кому);

Ø предписываемое действие (что сделать);

Ø конкретный срок выполнения поручения (в какой срок).

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания или этапы каждый из них формулируется отдельным подпунктом по той же схеме. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие носит постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Если проект приказа отменяет (полностью или частично) ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа их необходимо перечислить.

Последний пункт приказа - это пункт о контроле. В этом пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

При составлении проекта приказа необходимо:

Ø во избежание повторений или противоречий согласовывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами;

Ø давать корректные формулировки, излагать информацию кратко, последовательно, четко, однозначно, не допуская возможности его двоякого толкования;

Ø намечать ответственных конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручения;

Ø обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в приказе наименований организаций;

Ø указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

Ø указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Текст пр оекта приказа должен быть написан ясным, доходчивым языком, с соблюдением грамматических правил. Следует избегать при его написании нечетких и неконкретных формулировок, не способствующих однозначному пониманию и неукоснительному выполнению предписываемых действий, например: «всемерно укреплять», «поднять уровень», «усилить контроль», «обратить внимание»

До представления руководству на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1 ); (приложение 2 ).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово Приложение (если приложений несколько, они нумеруются: Приложение 1; Приложение 2 и т.д.) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение,

например:

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и пр.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка (прилагается) , а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы имеют отдельную индексацию и нумерацию в пределах своей группы, группируются в разные дела. В регистрационный номерах приказов по личному составу и кадровых приказов присутствует буквенный индекс л/с и к .

Образец приказа по основной деятельности:

Открытое акционерное общество

«Связьинвест»

ПРИКАЗ

_______№__________

Москва

Об увеличении уставного

капитала общества

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.1996,

ПРИКАЗЫВАЮ.:

1.Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.

3.Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

В существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются в соответствии с теми же правилами, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое распорядительное слово, разделяющее вступительную и распорядительную части.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Указания также составляются и оформляются аналогично приказам, с тем отличием, что ключевыми распорядительными словами в тексте указания могут быть
ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ , в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке, с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как заголовок к тексту приказа (см. выше). Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

«Документация по персоналу в организациях»

3. Приказы по личному составу регулируют и фиксируют прием, увольнение и перемещение (перевод) работников.

4. Кадровые приказы фиксируют предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрений работников.

Подробнее о приказах по личному составу и о кадровых приказах см. в разделе «Кадровая документация».

Ø наименование вышестоящей организации (если имеется);

Ø название вида документа;

Ø номер приказа (внутри своей группы);

Ø заголовок к тексту;

О создании филиала в г.В ыборге

Об увеличении уставного капитала общества.

Те кст пр иказа состоит, как правило, из двух частей:

Ø вступительной, или констатирующей (преамбулы) и

В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института на ул. Металлистов, д.37а

Ø наименование исполнителя или исполнителей (кому);

Ø предписываемое действие (что сделать);

Ø конкретный срок выполнения поручения (в какой срок).

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Ø намечать ответственных конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручения;

Ø указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Те кст пр оекта приказа должен быть написан ясным, доходчивым языком, с соблюдением грамматических правил. Следует избегать при его написании нечетких и неконкретных формулировок, не способствующих однозначному пониманию и неукоснительному выполнению предписываемых действий, например: «всемерно укреплять», «поднять уровень», «усилить контроль», «обратить внимание»

Образец приказа по основной деятельности:

Открытое акционерное общество

Об увеличении уставного

3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

Указания также составляются и оформляются аналогично приказам, с тем отличием, что ключевыми распорядительными словами в тексте указания могут быть

ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ , в зависимости от содержания указания.

Руководителям органов охраны природы

республик в составе Российской Федерации,

краев, областей, автономных образований,

городов Москвы и Санкт-Петербурга

Распоряжение. - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений

Это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

В настоящее время распространено применение унифицированных форм приказов по личному составу.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект».

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер:

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «приказываю», которое печатается с новой строки строчными буквами вразрядку.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.

При составлении проекта приказа необходимо:

§ увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

§ излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

§ намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

§ обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

§ указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

§ указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Рассмотрим более подробно назначение и особенности оформления основного и самого распространенного вида распорядительного документа - приказа.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач.

В этом определении отражены основные особенности управленческой ситуации, в которой издают (составляют и оформляют) приказ.

Приказ имеет право издавать только первый руководитель организации. Он может делегировать это право своим заместителям или руководителям территориально обособленных подразделений (филиалов). В этом случае в приказе о делегировании полномочий или в доверенности (руководителю филиала) конкретно перечисляются вопросы, которые должны решать, и разновидности приказов, право подписания которых руководитель организации делегирует.

Принцип единоначалия отражен в оформлении приказа через использование в тексте термина делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ».

Приказ является правовым актом. Поэтому его содержание должно соответствовать действующему законодательству и учредительным документам, а оформление - установленным правилам.

Приказы делят на две группы: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.

В приказах по личному составу фиксируется функция управления персоналом.

Значительную часть приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, отпуске и т.д.) оформляют на основе форм из «Атьбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденного постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Приказы по основной деятельности документируют следующие универсальные функции управления в любой организации .

С помощью приказов по основной деятельности закрепляют систему управления, внутренние нормы и правила работы: формируют организационную структуру, распределяют зоны ответственности, делегируют полномочия, организуют основные и вспомогательные направления деятельности и т.д. Такие приказы обязательны для исполнения всеми работниками организации.

В приказах по основной деятельности также решают вопросы оперативного управления производственной, финансовой, хозяйственной и иной деятельностью организации, исполнения решений коллегиальных органов управления, координации взаимодействия подразделений и должностных лиц при выполнении отдельных поручений и т.п.

Такие приказы содержат поручения, обязательные для исполнения конкретными должностными лицами, определяют точные сроки исполнения поручения и должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением поручения.

Приказы по основной деятельности выполняют функцию официального письменного свидетельства распорядительной деятельности предприятия и подлежат постоянному хранению.

В составе приказов по основной деятельности предприятия выделяют как разновидность приказы по административно- хозяйственным (административно-организационным) вопросам. Эти приказы регулируют вспомогательную работу по организационному и материально-техническому обеспечению деятельности предприятия (нормы расхода материалов, инвентаризация, режим доступа в здания и помещения, утверждение внутренних типовых форм документов и т.п.). Срок хранения приказов по административно-организационным вопросам - 5 лет.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

наименование предприятия (полное наименование с указанием организационно-правовой формы и вида деятельности, сокращенное, а также наименование вышестоящей организации - при ее наличии);
название вида документа (ПРИКАЗ);
дата;
индекс (номер);
место составления или издания;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
идентификатор электронной копии документа;
визы согласования (гриф согласования).

Пример оформления приказа по основной деятельности приведен далее (прил. 8).

Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать его содержание, а также быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «О» («Об»), отвечает на вопрос «О чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («о создании...», «об утверждении...»). Заголовок к тексту вносят в регистрационно-учетную форму (журнал регистрации или регистрационную карточку) и в дальнейшем могут использовать для поиска документа в информационном массиве организации. Кроме того, заголовок облегчает восприятие текста приказа, «настраивая» на его исполнение.

Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Если поводом для создания приказа послужил другой документ, в тексте приводят его полные данные, то есть указывают вид документа, автора, дату, номер и заголовок.

Заканчивается констатирующая часть приказа термином делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ», который оформляют на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивают двоеточием.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст в таких случаях начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительную часть текста приказа составляют по пунктам, каждый из которых нумеруют арабскими цифрами и начинают с красной строки.

Если пункт приказа устанавливает правовые нормы, рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то его обычно формулируют по речевой модели:

что (с)делать - с какого срока (или на какой срок).

1. Утвердить «Инструкцию по делопроизводству в ОАО ТП «Союз» и ввести ее действие с 01 декабря 2006 г.

Если в приказе дают поручения конкретным должностным лицам, то необходимо указать должности и фамилии, инициалы исполнителей, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. В этом случае используют речевую модель:

кому - что сделать - когда (к какому сроку).

2. Начальнику отдела делопроизводства Киреевой Т.А. раздать инструкцию по делопроизводству в структурные подразделения предприятия до 15 ноября 2006 г.

Очень важно четко сформулировать поручаемое задание. Иначе исполнитель не сможет его хорошо исполнить, или возникнет необходимость консультаций или издания дополнительных документов, что замедлит сроки выполнения решения и приведет к дополнительным и неоправданным трудозатратам.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, то один из последних пунктов приказа должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст такого пункта начинают словами:

«Признать утратившим силу...»

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то их оформляют в виде приложения к приказу. При этом в приказе реквизит «отметка о наличии приложения» не проставляют. Страницы приказа и приложения нумеруют как единый документ.

Пункт о контроле исполнения приказа оформляют в распорядительной части текста последним:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела делопроизводства Кирееву Т.А.

Согласование проекта приказа осуществляется путем его визирования должностными лицами организации и (или) проставления грифа согласования (при внешнем согласовании). Проект приказа визируют:

должностные лица, которым поручена подготовка приказа (они несут ответственность за качество документа);
руководитель структурного подразделения, вносящего проект, если проект разработан в инициативном порядке;
руководители всех заинтересованных подразделений, включая тех, кому даются конкретные поручения (их визы означают реальность выполнения ими предписываемых приказом действий или отражают их возражения);
представитель юридической службы организации (несет ответственность за соответствие действующему законодательству, т.е. будущую юридическую силу документа);
главный бухгалтер (для проектов приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения);
начальник отдела делопроизводства (проверяет правильность оформления приказа как документа).

Руководитель организации подписывает первый экземпляр,

затем приказ регистрируют. Дата приказа - день его подписания. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан иной срок. Подпись и регистрация придают приказу юридическую силу как правовому акту.

Обычно приказ, как внутренний документ, не заверяют печатью, хотя по требованию налоговых органов или банка это может быть сделано.

Помимо приказа к распорядительным документам, издаваемым на основе единоначалия, относят распоряжения и указания.

Распоряжения издают руководитель организации или его заместитель для решения производственных, хозяйственных или административных вопросов, а также для организации исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Распоряжение может издавать руководитель коллегиального органа управления (совета директоров, собрания акционеров и т.д.) для единоличного решения оперативных вопросов.

Указания издают руководитель и заместители организации, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также при организации исполнения приказов и других актов данной организации или указаний вышестоящих организаций.

Распоряжения и указания составляют и оформляют аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте этих документов могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» - в зависимости от содержания документа.

Распорядительные документы, издаваемые коллегиальными органами управления (постановления, решения), оформляют аналогичным образом.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов деятельности организации.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект».

«О создании филиала общества в г. Твери»

«Об изменении устава общества».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами, разряженным шрифтом. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Генеральный директор Подпись Инициалы, фамилия

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие:

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению деятельности фирмы.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки. На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа

относится приложение:

Приложение№ 1

к п.2 приказа

генерального директора

от 14.06.1999 №86

документа.

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Указание - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» - в зависимости от содержания указания.

Разделы

Распоряжение. - это правовой акт, издаваемый руководителем организа­ции, действующим на основе единоличного принятия решений

Распоряжение. - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений