Оперативный логистический план - это пошаговое достижение долговременных стратегических целей логистической системы. Он составляется на период не больше бюджетного года (обычно рассчитывается по месяцам на год).

Логистическая стратегия в данной компании выступает в роли связующего звена, благодаря которому основные задачи компании выполняются путем бесперебойной поставки необходимых продуктов конкретно ИТ инфраструктуры. Я принимал участие в разработке логистических планов по многим вопросам, в том числе это выбор надежных поставщиков, а также непосредственный контроль на приемке прибывшего груза.

Планирование документооборота и контроль по необходимой документации материального потока в рамках участка логистической системы

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

В компании АО «Открытие - финансовые решения» ведение правильного документооборота является одним из основных и успешных инструментов работы. Правильное движение документов важно для корректного ведения бухгалтерского и налогового учета.

В деятельности организации документооборот складывается из:

• Ш Запрос согласования того или иного действия со стороны ИТ специалиста выше стоящему руководству бизнеса
• Ш Распоряжение, приказ, служебная записка, дополнительное соглашение и др
• Ш Первичная бухгалтерская документация
• Ш Транспортные накладные
• Ш Счет-фактуры от поставщиков
• Ш Бухгалтерская маркировка пришедшего груза

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

• - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления);
• - максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
• - маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
• - однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе документационного обеспечения управления учреждения или в структурном подразделении);
• - организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);
• - вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
• - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);
• - снижение уровня подписания документов;
• - исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т. д.);
• - максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Учет документооборота в компании осуществляется при помощи электронной системы 1С бухгалтерия. Программа обеспечивает строгий учет документации, в которой отражаются все текущие изменения и недостатки по документам.

Данная подборка образцов и бланков поможет осуществить любую перевозку груза по России автомобильным транспортом. Нормативные документы регулируют транспортную логистику и позволяют наладить правовые отношения между грузовладельцем, грузоперевозчиком и экспедитором. Помимо документов, вам может быть интересен наш обзор .

На странице представлены образцы и бланки документов для грузовладельцев и грузоперевозчиков. Данные коммерческие документы позволяют регулировать обязанности и ответственность заказчика и исполнителя в области грузовых перевозок по России. База нормативных актов (форм), будет полезна транспортно-логистическим компаниям, а так же частным лицам, работающим в сфере логистики и грузоперевозок. На основе представленных типовых документов, грузоотправители и перевозчики могут осуществлять внутрироссийские или международные грузоперевозки любых видов и назначений, таких как: автоперевозки, ж/д перевозки, авиа перевозки, морские, речные перевозки.

При перевозке грузов по России грузоперевозчики и грузовладельцы обязаны соблюдать и положения РФ и оформлять следующие документы:

1. ДОГОВОР НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗА

• Примечание: договор на перевозку груза заключается между юридическими лицами (компаниями), где одна сторона это заказчик, а другая исполнитель. Такой же договор заключается между компанией (юр.лицом) и физическими лицом (частником), где частное лицо может быть только заказчиком. Договора на перевозку грузов разделяются на краткосрочные и долгосрочные. Краткосрочные договора, как правило заключаются на единоразовую перевозку конкретного товара (груза), краткосрочным договором может выступать и договор заявка. Долгосрочные договора заключаются на один год или более и подразумевают под собой постоянные обязательства исполнителя (грузоперевозчика), принимать и доставлять грузы заказчика в течение всего срока действия договора, а заказчик (грузовладелец) обязан предоставлять на постоянной основе грузы для перевозки (объем) прописанный в договоре.

• Правила по заключению договоров на перевозку грузов: автотранспортом, ж/д транспортом, авиа транспортом, морским или речным транспортом, регламентирует .

Бланк договора на перевозку груза автомобильным транспортом

• Шапка.
• Пункт 1. Предмет договора - кратко указываем предмет договора между заказчиком и исполнителем.
• Пункт 2. Обязанности исполнителя - указываем обязанности исполнителя. (Это пункт можно убрать и прописать обязанности исполнителя например в пункте 3).
• Пункт 3. Обязанности сторон - указываем обязанности исполнителя и заказчика.
• Пункт 4. Порядок оплаты услуг исполнителя - вписываем порядок оплаты, тут можно указать сроки оплаты, каким образом будет оплачивать заказчик, наличный или безналичный расчет и т.д.
• Пункт 5. Ответственность сторон - указываем ответственность исполнителя и заказчика, штрафы, пени и т.д. (Пункт 5 можно разделить на разные пункты, например, ответственность заказчика и ответственность исполнителя).
• Пункт 6. Срок действия настоящего договора - указываем врем действия договора и методы его пролонгации.
• Пункт 7. Разрешение споров - указываем как и где будут решаться споры между заказчиком и исполнителем в случае их возникновения.
• Пункт 8. Форс мажорные обстоятельства - указываем при каких обстоятельствах с заказчика и исполнителя могут быть сняты обязательства по договору.
• Пункт 9. Особые условия - в данном пункте можно указать особые условия договора, например, не разглашать третьим лицам какую-либо информацию друг о друге, в скольких экземплярах составлен договор или каким образом он может быть изменен и т.д.
• Пункт 10.

2. ДОГОВОР ТРАНСПОРТНОЙ ЭКСПЕДИЦИИ

• Примечание: Договор транспортной экспедиции нужен тогда, когда при перевозке грузов возникает необходимость выполнения целого комплекса вспомогательных операций, связанных с перевозкой и получением грузов: в частности, их упаковка, маркировка, погрузка и выгрузка, доставка их на станцию (в порт) отправления или со станции (порта) назначения на склад получателя. У многих может возникнуть вопрос, в чем разница между договором перевозки и договором транспортной экспедиции. В сфере правового регулирования договор перевозки и договор транспортной экспедиции являются двумя независимыми и неподчиненными друг другу договорами.

• Гражданский кодекс Российской Федерации, прямо предусматривает возможность исполнения перевозчиком обязанностей экспедитора - в этом случае договор становится смешанным и к транспортно-экспедиционным отношениям по такому смешанному договору применяются правила , регулирующей договор транспортной экспедиции (п.2 ст. 801 ГК). Статья 801 ГК РФ понятие «обязанности экспедитора.

Бланк договора транспортной экспедиции

• Для вашего удобства договор уже заполнен. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению договора

• Шапка. В шапке договора вписывается название организации (полное наименование фирмы), Ф.И.О. директора и на основании каких документов он заключает договор, например устава, доверенности и т.д.
• Пункт 1. Предмет договора - кратко указываем предмет договора между экспедитором и клиентом.
• Пункт 2. Обязанности экспедитора - указываем обязанности экспедитора.
• Пункт 3. Документы экспедитору - документы необходимые экспедитору для перевозки груза.
• Пункт 4. Ответственность экспедитора - указывается ответственность экспедитора, штрафы, пени, неустойки и т.д.
• Пункт 5. Заключительные положения - указываем правила расторжения договора, полные реквизиты юр. лица или физ.лица, подписи и печати обеих сторон.

3. ДОГОВОР ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗА

• Примечание: договор заявка на перевозку груза может выступать как основным договором между заказчиком и исполнителем, так и приложением к основному договору на грузоперевозку. Договор заявку часто используют при единоразовой перевозке, как упрощенный вариант основного договора. В таком "мини договоре" как правило прописывают основные пункты, которые регулируют обязанности и ответственность сторон.

Бланк договор заявки на перевозку груза автомобильным транспортом

• Для вашего удобства договор заявка уже заполнена. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению договора заявки

• Шапка. В шапке договора заявки указывается, что это договор заявка, указывается исходящий номер, дата и место заключения договора заявки.
• Пункт 1.
• Пункт 2.
• Пункт 3.
• Пункт 4.
• Пункт 5.
• Пункт 6. Дополнительные условия - тут можно указать ответственность заказчика, штрафы, пени и другие правовые вопросы.
• Пункт 7.
• Пункт 8. Реквизиты сторон - тут указываем полные реквизиты юр. лица или физ.лица. (Обязательно должны быть поставлены подписи и печати обеих сторон, иначе договор не будет иметь юридической силы).

4. ПРИЛОЖЕНИЕ К ОСНОВНОМУ ДОГОВОРУ ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗА

• Примечание: заявка на перевозку груза как приложение к основному договору, может не иметь пунктов регулирующие юридические права заказчика и исполнителя. Как правило, её используют при долгосрочном сотрудничестве между грузовладельцем и грузоперевозчиком, о чем свидетельствует договор заключенный сроком на один год и более. Такая форма заявки является больше информационным документом, где указывается: дата и время подачи транспорта, точка погрузки и разгрузки, данные водителя, машины и только после утверждения подписью либо печатью заказчика имеет юридическую силу и выступает в роли приложения к договору на перевозку грузов. Все основные пункты регулирующие обязанности и ответственность сторон, регламентирует основной договоров с ссылкой на приложение (заявку).

Бланк заявки на перевозку груза приложение к договору

• Для вашего удобства приложение к договору уже заполнено. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению заявки на перевозку груза

• Шапка. В шапке заявки указывается, что это приложение к основному договору, указывается исходящий номер договора и заявки, дата и место заключения заявки.
• Пункт 1. Маршрут - указываем город загрузки и город разгрузки.
• Пункт 2. Погрузка - указываем грузоотправителя, адрес, дату погрузки и контактное лицо, которое будет присутствовать на погрузке.
• Пункт 3. Разгрузка - указываем грузополучателя, адрес, дату разгрузки и контактное лицо, которое будет присутствовать на разгрузке.
• Пункт 4. Параметры груза - указываем наименование груза, вес, габариты, упаковку.
• Пункт 5. Взаиморасчеты - указываем стоимость перевозки и как будет происходить оплата исполнителю.
• Пункт 6. Дополнительные условия - указываем, что факсимильная копия имеет юридическую силу. (Вообще этот пункт можно убрать, так как все условия прописаны в основном договоре.
• Пункт 7. Выделенный подвижной состав - указываем название транспорта, гос. номера, Ф.И.О, паспортные данные, номер прав и телефон водителя.
• Пункт 8. Реквизиты сторон - тут указываем полные реквизиты юр. лица или физ.лица. (Обязательно должны быть поставлены подписи и печати обеих сторон, иначе заявка не будет иметь юридической силы).

5. ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ ТН

• Примечание: Новый нормативный акт транспортная накладная действует с марта 2012 г. Является обязательным и основным сопроводительным перевозочным документом для перевозчиков грузов. ТН печатается в трех экземплярах, для: грузовладельца, грузоперевозчика и грузополучателя. Форма (ТН) содержит поля с полными данными перевозчика груза, грузоотправителя, грузополучателя и подтверждает право перевозчика на транспортировку груза. ТН заполняется только тогда, когда доставка груза до получателя осуществляется сторонней транспортной компанией. Основная задача (ТН) регулировать отношения между грузоотправителем, грузоперевозчиком и грузополучателем.

Бланк транспортной накладной ТН

• Для вашего удобства транспортная накладная ТН уже заполнена. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению транспортной накладной ТН

• Пункт 1. Грузоотправитель - заполняем название компании грузоотправителя, адрес, телефон.
• Пункт 2. Грузополучатель - заполняем название компании грузоотправителя, адрес и телефон.
• Пункт 3. Наименование груза - указываем название груза, кол-во мест, упаковка, размеры груза (вес, объем).
• Пункт 4. Сопроводительные документы - указываем документы если таковые требуются на груз, например санитарные сертификаты, паспорта и т.д.
• Пункт 5. Указания грузоотправителя - указываем параметры грузового транспорта, вес, объем или температурный режим и т.д.
• Пункт 6. Прием груза - указываем адрес, число, время погрузки, номер пломбы, если груз опломбирован.
• Пункт 7. Сдача груза - указываем адрес, число, время разгрузки, номер пломбы, если груз опломбирован.
• Пункт 8. Условия перевозки - вписываем номер пломбы.
• Пункт 9. Информация о принятии заказа - вписываем число, месяц, год, Ф.И.О и роспись того, кто принял заявку.
• Пункт 10. Перевозчик - заполняем название компании перевозчика, адрес, телефон и Ф.И.О водителя.
• Пункт 11. Транспортное средство - заполняем марку, номер и другие параметры ТС.
• Пункт 12. Оговорки и замечания перевозчика - заполняем замечания, например если упаковка или груз поврежден.
• Пункт 13. Прочие условия - заполняем номера специальных разрешений, если груз является негабаритным или опасным.
• Пункт 14. Переадресовка - заполняем если пункт разгрузки изменился.
• Пункт 15. Стоимость услуг - заполняем стоимость услуг перевозчика и указываем форму оплаты, например наличный или безналичный платеж.
• Пункт 16. Дата составления и подписи сторон - заполняем дату, Ф.И.О, ставим росписи и печати.
• Пункт 17. Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков - заполняем краткое описание обстоятельств, если такие возникли в процессе перевозки груза.

6. ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ ТТН

• Примечание: Товарно-транспортная накладная (ТТН) форма 1-Т - этот документ предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их доставку автотранспортом. Согласно УАТа и Гражданского кодекса является подтверждением заключения договора перевозки. ТТН составляется в 5 оригинальных экземплярах: 1-й экземпляр остается у грузоотправителя, в подтверждении приема груза водителем к перевозке за его подписью, остальные подписанные водителем уезжают вместе с грузом, 4 бланка ТТН отдаются на выгрузке получателю для заверения его печатью и подписью, 2-й экземпляр ТТН остается у грузополучателя, а 3, 4 и 5 отдается водителю и эти бланки ТТН уже распределяются между перевозчиком (один экземпляр), экспедитором (один экземпляр) и последний затем отправляется грузополучателю для подтверждения факта окончания перевозки и передачи материальных ценностей получателю в полном объеме.

• Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Бланк товарно-транспортной накладной ТТН

• Для вашего удобства товарно-транспортная накладная ТТН уже заполнена. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе excel и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению транспортной накладной ТТН

• Первый раздел. Первый раздел называется "Товарным". В этом разделе описывается товарные взаимоотношения между грузоотправителем, грузополучателем и покупателем товара (зачастую получатель и покупатель являются одним и тем же лицом).
• Второй раздел. Второй раздел называется "Транспортным" в нем указываются данные на автомобиль, водителя, маршрут грузоперевозки.

7. ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПОЛУЧЕНИЕ ТМЦ

• Примечание: Доверенность на получение груза является особым документом, дающий право на получение груза и сопроводительных документов на него, а также позволяет оформить накладные на груз и получение денег за услуги доставки. Доверенность может заполняться от имени организации, ИП, или от частного лица. Доверенность на получение материальных ценностей имеет 2 типовых формы: М-2 и М-2а, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Форма М-2 применяется в случае однократного получения ТМЦ, при регулярном получении ТМЦ используют форму М-2а.

• Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами согласно в п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Бланк доверенности на получение ТМЦ форма М-2

Бланк доверенности на получение ТМЦ форма М-2a

• Для вашего удобства доверенности уже заполнены. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе excel и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению доверенности на получение ТМЦ форма М-2 форма М-2а

• Форма М-2. Данная форма выписывается исключительно на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) у поставщика, с которым впервые был заключен договор или товар приобретается у него очень редко. При этом корешок отрывной части, является подтверждением данного факта имеющийся доверенности и сберегается в отделе бухгалтерии.
• Форма М-2а. Данная типовая форма применяется для постоянного получения ценностей у одного поставщика. Эта доверенность составляется в едином экземпляре, а так же регистрируется в соответствующем журнале, где храниться перечень всех выдаваемых доверенностей.
• 1. Название предприятия-получателя. Это предприятие и выписывает доверенность.
• 2. Номер. Он должен быть индивидуальным.
• 3. Дата выдачи. Дата окончания действия доверенности.
• 4. Наименование получаемого товара, т.е. название, маркировка, фасовка, и прочее.
• 5. Единица измерения количества получаемой продукции.Количество или объем получаемого.
• 6. ФИО, серия и номер паспорта, должность человека на которого оформляется доверенность.
• 7. Подпись доверенного лица.
• 8. Место для заверяющих подписей руководителей предприятия, директора и главного бухгалтера. Подписи заверяются печатью.

8. УСТАВ АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА

• Примечание: Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (с изм. и доп., вступ. в силу с 19.10.2015).

• РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН УСТАВ АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА И ГОРОДСКОГО НАЗЕМНОГО ЭЛЕКТРИЧЕСКОГО ТРАНСПОРТА (Принят Государственной Думой 18 октября 2007 года, одобрен Советом Федерации 26 октября 2007 года.

Устав автомобильного транспорта (редакция от 20.04.2015 N 102-ФЗ, от 13.07.2015 N 248-ФЗ)

• Для вашего удобства устав полностью заполнен. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и распечатать.

Инструкция, краткое содержание устава.

• Глава 1. Общие положения
• Глава 2. Перевозки грузов
• Глава 3. Регулярные перевозки пассажиров и багажа
• Глава 4. Перевозки пассажиров и багажа по заказам
• Глава 5. Перевозки пассажиров и багажа легковыми такси
• Глава 6. Ответственность перевозчиков, фрахтовщиков, грузоотправителей, грузополучателей, пассажиров, фрахтователей
• Глава 7. Акты, претензии, иски
• Глава 8. Заключительные положения

9. ПУТЕВОЙ ЛИСТ

• Примечание: Путевой лист грузового автомобиля оформляется организацией, эксплуатирующей автомобиль с целью перевозки товарных грузов. Он предназначен для учета работы водителя и транспортного средства, являясь основанием для осуществления расчетов с заказчиком за перевозку груза, а также для расчетов с водителем по оплате его труда.

• Путевой лист грузового автомобиля Типовая межотраслевая форма N 4-С Утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78

Путевой лист форма 4-С

• Путевой лист грузового автомобиля Типовая межотраслевая форма N 4-П Утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78

Путевой лист форма 4-П

Инструкция по заполнению путевых листов.

• Форма № 4-С. Применяется при сдельной системе оплаты за перевозку груза.
• Форма № 4-П. Применяется при повременной системе расчетов.
• 1. На выданном водителю путевом листе в обязательном порядке должна быть проставлена дата выдачи, а также штамп и печать организации - владельца автомобиля. Каждый выданный путевой лист подлежит обязательной регистрации в специальном Журнале учета движения путевых листов. При этом дата регистрации документа должна совпадать с датой, указанной на его бланке. Как правило, за регистрацию путевых листов отвечает диспетчер компании — владельца автотранспортного средства.
• 2. Форма № 4-п содержит строки, позволяющие вписать номера соответствующих товарно-транспортных документов, оформляемых при перевозке товарно-материальных ценностей. К каждому путевому листу прилагается по одному экземпляру товарно-транспортной документации на весь груз, перевезенный в течение данной рабочей смены водителя.

10. МЕЖДУНАРОДНАЯ ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ CMR

• Примечание: Под CMR подразумевается международная товарно-транспортная накладная, которая считается обязательным элементом таможенной декларации. При пересечении границы с каким-либо товаром, такая накладная должна присутствовать у вас в наличии. Накладную CMR необходимо оформлять в случае осуществления перевозок по всем европейским странам.

• Форма и порядок заполнения CMR (международной товарно-транспортной накладной), утверждены Министерством транспорта и коммуникаций. Все правила зафиксированы в соответствующей конвенции, которая была утвержден в 1956 году. Конвенция предполагает регулирование договорных отношений по международной транспортировке грузов между странами.

Международная товарно-транспортная накладная CMR

Инструкция по заполнению CMR.

• Сколько экземпляров. Один экземпляр для отправителя. Второй экземпляр для получателя. Третий экземпляр для перевозчика. Четвертый экземпляр для расчетов.
• Пункт 1. Имя/наименование отправителя/отправляющей товар компании.
• Пункт 2. Имя/наименование получателя/получающей товар компании.
• Пункт 3. Наименование груза, который надо перевезти через границу.
• Пункт 4. Вес перевозимого груза.
• Пункт 5. Перегрузка товара по пути следования не допускается.
• Пункт 6. Данные о платежах, которые должны быть оплачены в обязательном порядке.
• Пункт 7. Сумма тех платежей, которые подлежат оплате во время сдачи товара.
• Пункт 8. Данные об объявленной стоимости товаров.
• Пункт 9. Рекомендации, в которых сказано о страховании товара.
• Пункт 10. Информация о том сроке, в течение которого отправитель должен осуществить перевозку.
• Пункт 11. Список всей документации, которая передается непосредственно перевозчику.

Скачайте файл с подробной инструкцией по заполнению CMR

Логистика: конспект лекций Мишина Лариса Александровна

6. Складская документация

6. Складская документация

Оформление, учет и перемещение товаров должны осуществляться в соответствии с нормативными актами.

Поступление, передвижение и выдача товарно-материальных ценностей сопровождается оформлением первичных документов, которые содержат количественные и качественные показатели.

Первичные документы оформляются на основании требований «Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской федерации».

В некоторых случаях в первичные документы включаются дополнительные реквизиты.

Ответственность за срочное и точное оформление, предоставление их в оговоренные сроки для составления бухгалтерского учета, за правдивость данных, указанных в документе, несут лица, сформировавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, сопровождающие операцию приема, складирования и отпуска товара на предприятиях торговли после окончания ревизии хранятся три года на основании нормативного списка.

Если появляются споры или разногласия и возбуждения судебных дел, документы сохраняются до принятия конечного судебного решения.

Перемещение заказа от поставщика к потребителю сопровождается товаросопроводительными документами, которые оформляются согласно правилам перемещения груза, накладными – товарно-транспортной, железнодорожной, счетом.

Накладная выписывается материально ответственным лицом при оформлении отпуска товара со склада, при принятии товаров в торговой организации и выступает как приходный ордер, или расходно-товарный документ.

Для накладной обязательно указание номера и даты выписки, также указывают сведения о наименовании поставщика и покупателя, обязательно наименование и краткое описание товара, его количество и вся сумма выпуска товара. Накладная обязательно подписывается материально ответственным лицом, которое сдает или принимает товар, и заверяется круглой печатью организации.

Количество экземпляров накладной находится во взаимосвязи с видом организации, местом передачи товара и условиями получения товара.

Принятие (оприходование) пришедших товаров оформляется путем наложения штампов на сопровождающем его документе: товарно-транспортной накладной, счете и других документах.

При условии, что товар получает материально ответственное лицо не на складе у покупателя, нужным документом выступает доверенность, которая является подтверждением права получения товара этим материально ответственным лицом.

Сертификат соответствия на закупаемый товар необходим при закупке или приемке товара, поэтому необходимо следить за его наличием.

Журнал поступления товара ведется в произвольной форме и служит для учета первичных документов по приходу товаров материально ответственными лицами, содержит название приходного документа, его дату и номер, краткое описание документа, дату регистрации документа и сведения о поступивших товарах.

Основанием для расчетов с поставщиками являются оформленные документы на приемку товара, и их данные не могут пересматриваться после приемки товара в организации (за исключением естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары ставятся на приход в день завершения приемки по реальному количеству и сумме.

Для оформления права выступать доверенным лицом организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяется доверенность. Доверенность выписывается в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю.

Форму М-2а используют предприятия, где получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. В заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выдачи доверенностей регистрируют выданные доверенности. Доверенности лицам, не работающим в организации, не выдаются. Доверенность полностью заполняется и должна иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности, как правило, 15 дней. На получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность возможно выписать на месяц.

Приходный ордер (форма М-4) выписывается для учета материалов, поступающих от поставщиков для переработки. В день поступления ценностей на склад приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо.

Он отражает реальное количество принятых материальных ценностей. Графа «номер паспорта» заполняется при условии принятия материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Для движения материала на складе по каждому конкретному сорту, виду и размеру применяется карточка учета материалов (форма М-17), заполняется на каждый номер материала и ведется материально ответственным лицом. Записи в карточке ведутся в день прохождения операции, на основании первичных приходно-расходных документов.

При наличии лимита применяется лимитно-заборная карта (форма М-8) для отпуска и оформления материалов, периодически используемых при изготовлении продукции, и для текущего контроля за соблюдением принятых лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Она играет роль оправдательного документа при списании материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта оформляется в двух экземплярах на один вид товара (номенклатурный номер). Первый экземпляр до начала месяца отдается структурному подразделению (потребителю материалов), второй экземпляр выписывается для склада.

При предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты осуществляется отпуск материалов со склада в производство.

Кладовщик должен отметить в обоих документах дату и количество отпущенных материалов, после чего подсчитывается остаток лимита по номенклатурному номеру материала. Лимитно-заборная карта визируется кладовщиком, а в экземпляре, который остается на складе, расписывается сотрудник структурного подразделения.

Для уменьшения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформление отпуска материалов непосредственно в карточках учета материалов (М-17). При такой форме расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция проходит на основании лимитных карт, которые оформляются в одном экземпляре и не имеют значения бухгалтерских документов.

Лимит отпуска возможно указать в самой карточке. Сотрудник структурного подразделения при получении заказа расписывается именно в карточке учета материалов, в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Лимитно-заборная карта применяется для учета материалов, которые не были использованы в производстве. При этом оформление дополнительных документов не требуется.

Выдача материала сверх нормы и замена одного вида материала другим возможны при разрешении руководства или лиц, на это уполномоченных.

Изменить лимит может тот человек, который его установил.

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые указаны в лимитно-заборной карте.

Кладовщик ставит дату и количество отпущенных материалов, после этого подводится итог лимита по каждому номенклатурному номеру материалов.

После использования лимита производится сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию.

При помощи средств вычислительной техники можно получить бланк лимитно-заборной карты с реквизитами.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, применяется требование-накладная (Форма М-11).

Материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающее материальные ценности, составляет накладную в двух экземплярах. Один экземпляр является основанием для сдающего склада для списания ценностей, а второй необходим принимающему складу для постановки в приход полученных ценностей.

Такими же накладными сопровождаются процессы по сдаче на склад или в кладовую остатков производства, неиспользованных материалов, если они были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Этот вид накладных визируют материально ответственные лица, сдатчик и получатель.

Потом накладные сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Для учета отпуска материальных ценностей структурам своей организации, расположенным за ее территорией, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15).

Работник структурного подразделения выписывает накладную в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других документов по предъявлении получателем доверенности, заполненной в установленном порядке, на получение материальных ценностей.

Первый экземпляр отдают складу как основание для отпуска материалов, второй находится у получателя материалов.

Возврат товара поставщику при нахождении дефекта или брака в ходе реализации товара или при несоответствии товара стандартным требованиям и оговоренному образцу по качеству, если выявлена некомплектность товаров, осуществляется оформлением накладной на отпуск товаров на сторону (форма М-15). Условия возврата товара поставщику различны и специально оговариваются в договоре поставки.

Учет и оформление отпускаемого товара на сторону зависит от способа оплаты за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Стороны при заключении договора могут выбрать любую форму расчетов.

Обычно в комплекте товаросопроводительных документов находятся: счет либо счет-фактура с указанием распределения товара по грузовым местам, отгрузочная спецификация на все грузовые места, комплект упаковочных листов, сертификат соответствия или сертификат качества, транспортная накладная, страховой полис.

При доставке товара автомобильным транспортом выписывается транспортная накладная, которая состоит их двух отделов, товарного и транспортного. К товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, сопровождающие груз, в зависимости от особенностей товаров.

При использовании для доставки железнодорожного транспорта в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная.

Организация системы документооборота в логистике

Организация системы документооборота в логистике

Общая система документооборота логистического предприятия включает несколько отдельных подсистем (блоков, модулей):
. Блок общеуправленческого делопроизводства, обеспечивающий регистрацию, обработку и архивирование традиционной организационно-распорядительной, входящей и исходящей документации;
. Блок финансового делопроизводства, включающий работу с бухгалтерскими документами и управление денежными потоками (бюджетирование);
. Блок кадрового делопроизводства, предназначенный для документального обеспечения кадрового учёта и управления кадрами;
. CRM-модуль, позволяющий автоматизировать процессы взаимодействия с контрагентами предприятия (поставщиками, клиентами, учредителями и т.п.);
. Аналитический блок, на основе документов которого принимаются основные управленческие решения.
От того, насколько слажено функционируют указанные блоки, во многом зависит не только оперативность и эффективность различных деловых процессов, но и конкурентоспособность предприятия на рынке логистических услуг.
Инструменты комплексной автоматизации делопроизводства в логистической сфере
Поскольку рутинные ручные способы ведения документации на предприятиях разных видов деятельности остаются в прошлом, на первый план выходит задача поиска доступного и функционального системного решения, позволяющего максимально полно решать различные виды деловых задач логистического предприятия в рамках одного программного продукта.
Разработчики компании «Дабл Би» (Москва) предложили свой оригинальный подход к комплексной автоматизации делопроизводства в логистике. Так, программный продукт , созданный на базе ECM-платформы bb workspace, является специальным отраслевым изданием, адаптированным к потребностям предприятий, который занимаются логистикой и транспортными перевозками.
Отдельные визуальные слои системы позволяют решать любые задачи из блоков системы делопроизводства, а интеграция рабочих оболочек между собой, а также с офисным пакетом Microsoft и программой 1С обеспечивает комплексный подход к работе с документацией.

Преимущества модной Системы bb workspace

Решающие факторы при взаимодействии с контрагентами

Зачастую результаты работы и прибыль предприятия зависят не только от правильно принятых «больших» решений, но и от технически правильного их сопровождения. Зато игнорирование казалось бы незначительных мелочей способно нанести урон деловой репутации и свести «на нет» проделанную ранее работу.

Особенно важен учёт нюансов при построении взаимоотношений между представителями различных организаций. Какие же факторы оказываются при этом решающими:

1. Обязательность и дисциплина. Принятые обязательства необходимо выполнить полностью и к указанной дате. Если в ходе работы возникли непредвиденные обстоятельства, влияющие на сроки, вопрос возможных задержек следует обсудить с контрагентом.

2. Чёткость и оперативность. Переговоры, деловая переписка, принятие решений должны быть быстрыми и понятными для обеих сторон.

3. Уважительное отношение. Часто в условиях жёсткой конкурентной борьбы решающей оказывается не только экономическая выгода от делового партнёрства, но и «выстроенные» на межличностном уровне взаимоотношения. «Секретным оружием» вашей организации могут оказаться детальное выявление потребностей клиента, поздравление руководителя заказчика с днём рождения или корпоративным праздником, актуальная картотека «ключевых» представителей вашего контрагента.

4. Сохранение конфиденциальности, защита базы данных. Конкретные детали договорных взаимоотношений, а также информация о ваших контрагентах должны быть надёжно защищены от возможной «утечки» к конкурентам, а сама база - от «исчезновения» вместе с одним из ваших сотрудников, отвечающим за её ведение.

Эти требования несложно выполнить в маленькой организации с небольшим числом контрагентов. А если вы - лидер рынка, и у вас сотни, а то и тысячи партнёров? В таком случае лучшим выходом станет с поставщиками и заказчиками. Например, комплексная bb workspace не только обобщает информацию о каждом контрагенте, но и отслеживает стадии выполнения договоров, «увязывает» воедино управленческие и финансовые документы. С её помощью любой работник компании всегда вовремя найдёт необходимую информацию, а руководитель предприятия сможет проконтролировать любой этап взаимодействия с партнёрами и принять эффективные управленческие решения.

Документационное обеспечение логистических процессов

Методические указания

По изучению и выполнению практической работы

по специальности 38.02.03 Операционная деятельность в логистике

Форма обучения: заочная

Москва, 2016

Составитель:

А.В. Бутримов, преподаватель специальных дисциплин ГБПОУ ТМБ №67

Теоретический аспект дисциплины

Тема 7. Документационное сопровождение логистических процессов

При осуществлении перевозок необходимо, чтобы документационное сопровождение груза отвечало требованиям законодательства, информация о грузе была достаточна для проверки соответствия заказа и поставки. Должна быть возможность отразить расхождения заказа и поставки, поставки и отправки (поскольку в процессе перевозки груз может испортиться, быть утерян и т.д.).

Для перевозок внутри страны основными документами являются:

товарно-транспортная накладная, товарная накладная;

перевозочный счет-фактура - инструмент, посредством которого перевозчик взимает плату;

грузовой манифест - в нем указываются все остановки в случае, на одном транспортном средстве перевозятся смешанные грузовые отправки;

Международные перевозки предъявляют более высокие требования к документации. Общие формы международной логистической документации:

* экспортный безотрывной аккредитив. Кредитный договор между импортером и банком о передаче обязательств по оплате импортером полученных от экспортера товаров банку импортера (который по умолчанию считается более кредитоспособным);

* банковский чек (переводной вексель). Средство платежа в экспортно-импортных сделках. Существуют два типа подобных сделок: по предъявлении надлежащих документов (предъявительский переводной вексель) прошествии определенного времени после акцептования надлежащих документов (срочный переводной вексель). Банковский чек, к которому прилагаются сопроводительные инструкции и другие документы (но не аккредитив), называется документарным переводным векселем;

* коносамент (bill of lading) - документ, выдаваемый перевозчиком отправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским транспортом с обязательством доставить груз в порт назначения и выдать законному держателю коносамента. Коносамент является одним из основных документов, применяемых при таможенном оформлении и таможенным контроле товаров, перемещаемых морским транспортом.

* сквозной коносамент. Документ, заменяющий коносамент пни транспортную накладную, если товары перевозятся воздушным транспортом (авиагрузовая накладная) или несколькими видами транспорта;

* коммерческий счет-фактура. Документ, который выдается экспортером и содержит описание товаров и условия продажи (аналогичен счет-фактуре во внутренних перевозках);

* страховое свидетельство (страховой сертификат). Документ, содержащий краткий перечень рисков, покрываемых страховым полисом (например, ущерб от огня, воды, кражи), наименование страхователя и описание застрахованного имущества экспортера;

* сертификат происхождения. Документ, в котором указывают страну, где произведены товары, чтобы определить применяемые к ним таможенные пошлины и другие государственные таможенные ограничения.

Перевозочная документация при приеме первоначальных грузов

Заявка грузоотправителя. Грузоотправитель по прибытии на грузовой терминал оформляет заявку грузоотправителя, в которой указывается наименование аэропорта отправления и назначения, полное название организации отправителя и получателя, их почтовые адреса и номера телефонов, полное наименование груза, характер упаковки, количество мест, размеры, особые свойства груза, отметки о наличии пломб и оттиски.

Пропуск на въезд/выезд автотранспортных средстви вывоз материальных ценностей с территории грузового терминала . Пропуск выдается диспетчером Группы информационного обеспечения перевозок.

Маркировка . Приемосдатчик склада при приеме груза на склад: взвешивает груз, маркирует каждое место груза грузовой биркой, в которой указаны аэропорт назначения, номер грузовой авианакладной и общее количество мест.

Грузовая авианакладная . Старший диспетчер Отдела продажи грузовых перевозок оформляет грузовую авианакладную согласно действующим правилам, производит расчеты в соответствии с « Правилами применения тарифов на воздушных линиях», тарифам авиакомпаний и «Сборника прейскурантов аэропортовых сборов, тарифов за наземное обслуживание.

Авиационная (авиагрузовая) накладная, авианакладная - документ, подтверждающий наличие договора между авиаперевозчиком и грузоотправителем (не является товарораспорядительным документом.

Авианакладная заполняется грузоотправителем в 12 экземплярах, три из которых являются оригиналами:

Экземпляр перевозчика - подписывается грузоотправителем;

Экземпляр грузополучателя - подписывается грузоотправителем и перевозчиком, следует вместе с грузом;

Экземпляр грузоотправителя - подписывается перевозчиком и возвращается грузоотправителю после того, как груз принят.

Наименования сторон;

Сведения о грузе;

Наименование аэропортов отправления и прибытия;

Прилагаемые к накладной документы;

Объявленная ценность и сумма платежа за перевозку.

Диспетчер по продаже авиаперевозок Группы продажи услуг принимает оплату, передает грузоотправителю экземпляр №1 (для грузоотправителя) выдает счет и чек об уплате. При обслуживании юридических лиц выдается счет фактура и акт выполненных работ за оказанные услуги.

Грузовой манифест . Диспетчер Группы документационного обеспечения перевозок производит подборку грузовых авианакладных по направлениям, соблюдая сроки бронирования и приоритеты отправки, согласно перечню накладных оформляется грузовой манифест или грузовая ведомость.

Перевозочная документация при приеме прибывших грузов

Грузовая ведомость . Грузовая ведомость передается вместе с прибывшим на ВС грузом. Приемосдатчик, сверяя наличие грузовых авианакладных с грузовой ведомостью.

Грузовая авианакладная . Приемосдатчик отмечает в грузовой авианакладной место складирования грузов, дату прибытия, номер рейса. Количество мест и вес.

Акт о неисправностях при авиаперевозке грузов оформляется приемосдатчиком, если фактическое количество мест и фактический вес принятого груза отличается от указанного в грузовой авианакладной.

Счет за оказанные услуги и чек об оплате. Диспетчер Группы продажи услуг принимает оплату, выдает грузополучателю счет и чек об уплате. При обслуживании юридических лиц выдается счет фактура и акт выполненных работ за оказанные услуги.

Порядок оформления документов

Коммерческий акт.

"Коммерческий акт" составляется при выдаче получателю грузов для удостоверения следующих обстоятельств:

Несоответствия наименования, массы и количества мест груза данным, указанным в "Грузовой накладной";

Повреждения или порчи грузов;

Обнаружения грузов без документов или документов без груза;

В аэропорту отправления "Коммерческий акт" составляется в случае полной утраты/повреждения груза.

"Коммерческий акт" не составляется, если утрата, недостача или повреждение произошли вследствие:

Действий или упущений отправителя или получателя;

Недостатков тары или упаковки, которые не могли быть определены по наружному виду при приеме груза;

Сдачи груза к перевозке без указаний в "Грузовой накладной" его особых свойств, требующих специальных условий или мер предосторожности при перевозке и хранении;

Обстоятельств связанных с погрузкой или выгрузкой груза средствами отправителя или получателя;

Непринятия необходимых мер к сохранности груза уполномоченными отправителем или получателем лицами, которые сопровождали груз;

Естественной убыли груза при перевозке в пределах установленных норм;

Обнаружении недостачи груза, прибывшего в исправной таре, упаковке или контейнере с исправной пломбой отправителя.

"Коммерческий акт" может составляться на основании предварительно составленного "Акта о неисправностях при перевозках" под бортом самолета при приеме груза от бортпроводника или при приеме на склад при приеме груза от грузчика.

Сменный начальник производства обязан систематически контролировать правильность составления "Коммерческих актов" и их учет в "Книге учета коммерческих актов", а также обеспечивать своевременное проведение по ним расследований и принятие мер по недопущению неисправности перевозок.

Порядок составления "Коммерческого акта ".

"Коммерческий акт" составляется в присутствии:

Сменного начальника производства;

Диспетчера по приему и выдаче (старшего диспетчера по приему и выдаче грузов);

Грузополучателя.

"Коммерческий акт" составляется в двух экземплярах:

Первый экземпляр прилагается к грузовой авианакладной и выдается грузополучателю;

Второй экземпляр остается в аэропорту, составивший акт.

Подписывают "Коммерческий акт" сменный начальник производства, диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузополучатель.

Составленный "Коммерческий акт" диспетчер по приему и выдаче регистрирует в "Книге учета коммерческих актов".

"Книга учета коммерческих актов" хранится в отделе документации производственной службы. Предусматривается ведение отдельных "Книг учета коммерческих актов", с различной индексацией и нумерацией на складе выдачи и складе временного хранения. "Книга учета коммерческих актов" должны быть пронумерована, прошнурована и подписана начальником производственной службы. На титульном листе должна быть указана дата начала и окончания ведения книги. Подчистки и исправления в "Книге учета" не допускаются.

"Коммерческий акт" составляется и регистрируется только в день выдачи груза.

При составлении "Коммерческого акта" запрещается делать выводы о возможности дальнейшего использования груза по назначению.

В случае составления "Коммерческого акта", без предварительно составленного "Акта о неисправностях при перевозке", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) оформляет служебную записку на имя начальника производственной службы, с указанием причин приведших к выдаче груза клиенту с составление "Коммерческого акта". В случае, отказа грузополучателя от составления "Коммерческого акта", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов) должен потребовать от - грузополучателя вписать на обратной стороне "Грузовой накладной", запись, "груз получен полностью, претензий не имею". Запись грузоотправитель заверяет росписью. В этом случае "Коммерческий акт" не составляется, диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) регистрирует данный факт в "Книге учета коммерческих актов".

Диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) фиксирует в "Книге учета коммерческих актов" номер не составленного "Коммерческого акта", номер "Грузовой накладной", дату выдачи груза и вписывает запись, "клиент от акта отказался" (при отказе от "Коммерческого акта" составленного без "Акта о неисправностях при перевозке", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов) дополнительно вписывает номер и дату "Акта о неисправностях при перевозке").

Акт о неисправностях.

Порядок оформления "Акта о неисправностях".

Все случаи нарушений правил перевозки грузов должны быть своевременно оформлены соответствующими актами для принятия по ним надлежащих мер. Нарушения правил перевозки грузов, влекущих за собой имущественную ответственность, оформляются "Актами о неисправностях" (в дальнейшем Акт).

Эти Акты являются внутренними документами и составляются в целях удостоверения нарушений правил перевозки грузов, проведения по ним расследований и принятия, соответствующих мер.

Порядок составления " Акта о неисправностях " при перевозке грузов.

"Акт о неисправностях" составляется при сдаче прибывшего груза на склад, при выдаче груза со склада для комплектования на рейс и хранении груза на складе.

"Акт о неисправностях" составляется в следующих случаях:

При неправильно оформленной "Грузовой накладной", если это обнаружено в трансферном аэропорту или в аэропорту назначения;

Несоответствии наименования, массы или количества мест груза, данным указанным в "Грузовой накладной";

При повреждении или порче грузов, повреждении упаковки;

При обнаружении грузов без документов или документов без грузов;

При вскрытии или пломбировании мест груза из-за обнаружения неисправности;

В случае, если в "Почтово-грузовой ведомости", указан номер "Грузовой накладной", а в результате раскомплектации выяснилось, что ни груз, ни документ не прибыл;

При поступлении груза без транспортной маркировки.

"Акт о неисправностях" составляется в момент обнаружения нарушений и подписывается лицами, в присутствии которых обнаружено нарушение: диспетчером по приему выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузчиком, диспетчером по комплектации и старшим смены производственно - диспетчерского отдела.

"Акт о неисправностях" составляется в трех экземплярах (бортпроводнику, аэропорту отправления и аэропорту, составляющий акт)

В случае составления Акта на нарушение упаковки груза, производится обязательный подсчет количества вложений грузового места. В этом случае к составлению Акта в обязательном порядке привлекается сотрудник службы безопасности, который обязан присутствовать при вскрытии места груза и просчете количества вложений.

"Акты о неисправностях" нумеруются и регистрируются диспетчером по приему и выдаче (старшим диспетчером по приему и выдаче грузов) в "Книге учета актов о неисправностях перевозки грузов".

"Книга учета Актов о неисправностях" должна быть пронумерована и прошнурована, подписана начальником производственной службы ДТК. На титульном листе должна быть указана дата начала и окончания ведения книги. В "Книге учета Актов о неисправностях" не допускаются подчистки и исправления. В случае внесения изменений предшествующая запись зачеркивается, и вся информация переписывается заново.

Предусматривается ведение отдельных "Книг учета Актов о неисправностях", с различной индексацией и нумерацией на складе выдачи и складе временного хранения.

Книги регистрации хранятся в отделе документации производственной службы. Оформленные и зарегистрированные Акты передаются в группу претензий по окончании смены, для проведения мероприятий по розыску груза и установления причин возникновения неисправностей при перевозках.

Сменный начальник производства обязан ежедневно контролировать учет "Актов о неисправностях" и правильность их составления, принимать своевременные меры по ликвидации отмеченных в них нарушений правил перевозки грузов и инструктировать работников производственной службы о порядке оформления Актов.

Тема 11. Документационное оформление железнодорожных перевозок

Принятие железной дорогой от грузоотправителя наклад­ной вместе с грузом удостоверяет заключение конкретного договора перевозки. По этому договору у железной дороги возникает обязательство перевезти груз своевременно и в со­хранности на станцию назначения и выдать его грузополуча­телю, указанному в накладной. У грузоотправителя возника­ет обязательство уплатить железной дороге установленную провозную плату за перевозку груза.

На перевозку грузов заполняется комплект транспорт­ных перевозочных документов, состоящий из транспорт­ной железнодорожной накладной (ТЖДН), дорожной ве­домости (ДВ), корешка дорожной ведомости и квитанции приема груза к перевозке. На железнодорожном транспорте уже дав­но используется принцип сопроизводимой матрицы при за­полнении документов методом однократной записи на базе проформы накладной.

Накладная представляется на каждую отправку груза. На перевозку массовых грузов в постоянных направлениях до­пускается составление одной накладной на перевозку целого маршрута или группы вагонов. По одной накладной принимаются к перевозке грузы, отгружаемые прямыми отправи­тельскими маршрутами (каменный уголь, руда, шебень и др.).

Накладная сопровождает груз на всем пути его следова­ния. Железная дорога обязана выдать накладную вместе с гру­зом. С правовой точки зрения, прием накладной вместе с гру­зом является фактом признания железной дорогой наклад­ной в качестве доказательства договора перевозки; передача накладной вместе с грузом грузополучателю подтверждает факт передачи ему прав, которые создаются для него и предо­ставляются ему по договору перевозки, заключенному между грузоотправителем и железной дорогой.

Дорожная ведомость является пере­возочным документом. Она следует с грузом и является доку­ментом, на основании которого проводятся расчеты между железными дорогами по провозной плате; расчеты по про­возной плате с грузополучателем, по штрафам за просрочку доставки груза железной дорогой и по другим сборам. Дорож­ная ведомость с распиской в ней грузополучателя в получе­нии груза является документом, удостоверяющим, что дого­вор перевозки железной дорогой выполнен.

Оформление перевозки дорожной ведомостью имеет прак­тическое значение для определения даты суток, в которые была произведена погрузка вагонов и контейнеров.

В удостоверение приема груза к перевозке на основании накладной грузоотправителю выдается грузовая квитанция . Для него она является доказательством факта заключения договора перевозки и наличия определенных прав, возника­ющих из этого договора. Имея на руках грузовую квитанцию, грузополучатель может узнать на станции назначения о при­бытии груза, предъявить ее для получения груза (квитанция доставляется грузополучателю банком по условиям аккреди­тива/инкассо).

Если у грузополучателя, указанного в накладной, нет кви­танции, железная дорога обязана выдать ему груз, поскольку все отправки именные. Отправка груза на предъявителя не допускается. Грузовая квитанция дает право на предъявление претензии к железной дороге на несохранность груза, право на указание о переадресовке груза.

В подтверждение приема груза для перевозки железная дорога обязана проставить на ТЖДН календарный штемпель станции отправления. Квитанция о приеме груза выдается грузоотправителю под роспись в соответствующей графе ко­решка дорожной ведомости.

Вместе с накладной грузоотправитель должен обязатель­но предъявить документы, предусмотренные Правилами пе­ревозок грузов для соблюдения санитарных, ветеринарных или других административных правил. При перевозке внеш­неторговых грузов требуется представление также таможен­ных документов для упрощения выпуска экспортных товаров за границу и таможенного оформления ввозимых грузов в пун­ктах назначения.

Тема 12. Документационное оформление перевозок водным транспортом

Основным документом морской перевозки товара является коносамент (Bill of Lading), который выступает в качестве товарораспорядительного документа. Держатель (обладатель) коносамента имеет право на владение товаром, поскольку перевозчик товара может выдать его только при предъявлении коносамента. Другим основным документом, применяемым в морских торговых перевозках, служит морская накладная (Seaway Bill), которая представляет собой необоротный транспортный документ и не является ценной бумагой. В основном этот транспортный документ применяется в тех случаях, когда в сделках не участвуют документарные аккредитивы, а торговые партнеры давно знают друг друга.

Коносамент (Bill of Lading)

Как отмечено выше, коносамент - это документ, олицетворяющий собой наличие титула, то есть права собственности на товар, вследствие чего он является полноценным документом для продажи товара в пути. Существуют различные виды коносаментов, например бортовые (on board), небортовые (received for shipment), сквозные (through), портовые и т.п. Каждый из этих видов не меняет сути документа, а только детализирует в каждом из вариантов особенности приема груза или его выдачи.

Примечание. Коносаменты выписывают на стандартных бланках, разработанных и применяемых отдельными объединениями судовладельцев, линейными судоходными компаниями. Большинство форм коносаментов созданы под эгидой BIMCO (The Baltic and International Maritime Council).

Так, бортовой коносамент оформляется только непосредственно после погрузки товара на борт судна. Этот тип коносамента рассматривается покупателем и банком как наиболее безопасный тип документа, так как он ясно указывает, когда и на какое судно отгружен товар. Небортовой тип документа подтверждает только сам факт принятия транспортно-экспедиторской компанией груза для доставки, и на нем отсутствует дата отгрузки. До фактической отгрузки груз может находиться на хранении на складе (специальном контейнерном складе, который расположен не у самого причала) этой компании в порту отгрузки. При контейнерных перевозках применяется именно такая форма коносамента. Срок нахождения товара в порту отгрузки до момента его фактической погрузки на борт судна, конечно, ограничен в силу многих факторов (время стоянки судна в порту, дата выхода в море по расписанию, сроки и платежные условия контракта).
Сквозной коносамент применяется при смешанной перевозке (например, морским и железнодорожным транспортом). В связи с появлением контейнерной перевозки грузов и в условиях транспортировки смешанным сообщением возникла необходимость разработки нового документа - экспедиторского коносамента, соответствующего этим реалиям. Данный документ был впервые разработан FIATA в 1968 г., а в 1974 г. МТП приняла унифицированные правила, относящиеся к документу на смешанную перевозку. В настоящее время действуют Правила для транспортных документов на смешанную перевозку ЮНКТАД/МТП (UNCTAD/ICC Rules for Multimodal Transport Documents) (публикация МТП N 298, 1974 г.), в соответствии с которыми введена применяемая в международной торговой практике форма коносамента (на его лицевой стороне указан логотип МТП).
Портовый коносамент применяется в тех случаях, когда товар уже принят к отгрузке, но по различным причинам еще не прибыл в порт. Оформление портовой администрацией или экспедиторской компанией такого товарораспорядительного документа обусловлено в основном причинами, вызванными необходимостью предоставления подобного документа представителям покупателя или его банку-кредитору.
В зависимости от того, на судах каких линий осуществляются грузовые перевозки, коносаменты подразделяются на линейные, или рейсовые (Liner Bill of Lading), и чартерные (фрахтовые) (Chartered Bill of Lading). Уже из названия документа ясно, что первый тип коносамента применяется при регулярных рейсах на действующих судоходных линиях, а второй тип применяется при трамповых перевозках грузов. Линейный коносамент отвечает всем необходимым требованиям оформления подобного документа и содержит все существенные условия договора о перевозке груза, то есть является товарораспорядительным документом. Что касается чартерного (фрахтового) коносамента, то в этот документ вносятся ссылки на условия чартера - договора о перевозке груза, заключенного между фрахтователем (грузоотправителем) и фрахтовщиком (перевозчиком). Этот документ не может рассматриваться в качестве документа, удостоверяющего факт перевозки конкретного груза, и не является товарораспорядительным документом. В силу этой причины банки не рассматривают чартерный коносамент в качестве документа, соответствующего условиям аккредитива. То есть если изначально в условиях аккредитива имелось указание в отношении применяемого коносамента как чартерного, то этот документ сразу рассматривается участниками сделки не как документ, подтверждающий договор на поставку конкретного товара, а как документ, подтверждающий только наличие договора чартера, или, другими словами, свидетельствующий о наличии зафрахтованного пространства (объема площади) на судне.

Примечание. Чартерный коносамент содержит только данные о грузе и фрахте. В этот документ инкорпорируются путем ссылки отдельные из условий чартер-партии.

Основные позиции современного коносамента: местом получения экспедитором груза является место его происхождения в качестве такового, то есть место его фактической отгрузки, под которым понимается порт; для доставки груза в место его выдачи экспедитор использует услуги фактического перевозчика груза. Для владельца коносамента экспедитор остается договорным перевозчиком от места погрузки до места выдачи груза. Если фактический перевозчик повредит или утратит груз, то ответственность перед владельцем коносамента несет экспедитор.
Коносамент оформляется в нескольких оригиналах (как правило, не менее трех) и копиях. Все оригиналы коносамента вместе называются полным комплектом (full set). Согласно международным правилам предъявление одного оригинала коносамента для получения товара с борта судна делает остальные имеющиеся на руках экземпляры оригинала недействительными. Однако банки требуют в соответствии с условиями аккредитива предъявления полного комплекта коносаментов, если в условиях аккредитива не содержится иного указания.
Унифицированные правила и обычаи для документарных аккредитивов (публикация МТП N 600) достаточно подробно освещают требования к оформлению и проверке банками коносаментов (ст. 20). Следует дать краткий перечень тех моментов, которые требуют особого внимания со стороны банка:

Соответствие условий и адресата доставки груза данным, приведенным в условиях аккредитива;

Соответствие адресата уведомления об отгрузке данным, содержащимся в условиях аккредитива;

Тип коносамента и его соответствие условиям аккредитива (бортовой, небортовой; имеется ли отметка "на борту" или отметка об ином способе доставки товара судном, например на палубе);

Соответствие портов отгрузки и доставки товара указанным в аккредитиве;

Соответствие наименования груза, его весовых и прочих характеристик указанным в других сопроводительных документах;

Соответствие сведений об оплате фрахта данным, содержащимся в условиях поставки груза в аккредитиве и коммерческом счете;

Соответствие даты погрузки товара на борт судна требованиям аккредитива по сроку его действия;

Факт представления оригинала коносамента вместе со всеми остальными должным образом подписанными оригиналами.

Следует отметить, что в деловом обороте морских перевозок применяется и краткая форма коносамента. Это документ, признанный МТП и банковским сообществом, в котором некоторые или даже все условия перевозки указаны путем отсылки к какому-либо источнику или документу, не являющемуся коносаментом. Этот документ появился в целях упрощения коммерческой документации и также является полноценным товарораспорядительным документом. Применяется он в основном при транспортировке контейнерных грузов, генеральных грузов (грузов в упаковке) и как коносамент на сгруппированные грузы.

Примечание. В отличие от остальных документов, сопровождающих морскую перевозку товаров, только коносамент обладает свойствами оборотного документа и ценной бумаги, что признано в международном деловом обороте.

Документы FIATA

Следует сказать несколько слов о той работе, которую на протяжении многих лет проводила FIATA (Federation Internationale des Associations de Transitaires et Assimiles) в области стандартизации экспедиторских документов. Эта международная организация осуществила разработку ряда стандартных экспедиторских документов на основе рекомендаций ООН. Считается, что все эти документы носят универсальный характер, то есть должны применяться при любых видах экспедирования грузов, включая и морскую перевозку. К этим документам относятся Поручение на экспедирование грузов (FIATA Forwarding Instruction - FFI), Экспедиторский сертификат получения груза (Forwarders Certificate of Receipt - FIATA FCR), Экспедиторская складская расписка (Forwarders Warehouse Receipt), Экспедиторский сертификат перевозки груза (Forwarders Certificate of Transport - FCT), Экспедиторский коносамент перевозки груза в смешанном сообщении (Negotiable FIATA Multimodal Transport Bill of Lading - FBL), Экспедиторская накладная перевозки грузов в смешанном сообщении (Non-Negotiable FIATA Multimodal Transport Waybill - FWB).
Из всех вышеперечисленных документов в международной банковской практике укоренился только экспедиторский коносамент перевозки груза в смешанном сообщении. Объясняется это тем, что разработка данного документа была основана на Унифицированных правилах МТП для документов на смешанную перевозку грузов (публикация МТП N 298). Указанный коносамент относится к товарораспорядительным документам и обладает свойствами ценной бумаги (на лицевой стороне такого коносамента имеется логотип МТП). В отношении остальных стандартов FIATA в рекомендациях МТП прямо указано, что они неприемлемы при расчетах в форме аккредитива, если только в его условиях не будет прямо указано на их применение.

Термины морской перевозки Инкотермс

Выше сказано о том, что в Инкотермс существует особая группа терминов, относящихся исключительно к перевозке грузов морем и (в последней редакции 2010 г.) внутренними водными путями. В Инкотермс-2010 к этой группе относятся четыре термина. Не вдаваясь детально в описание всех аспектов применения специальной терминологии, что явилось бы предметом отдельного разговора с учетом широкого использования этих терминов в операциях морской перевозки товаров, следует все-таки вкратце рассказать о каждом из них:

- FAS - Free Alongside Ship - "свободно вдоль борта судна" (с указанием порта отгрузки). Этот термин означает, что продавец считается выполнившим свое обязательство по поставке, когда товар размещен вдоль борта судна в согласованном порту отгрузки. С этого момента покупатель должен нести все расходы и риски утраты или повреждения товара;

- FOB - Free on Board - "свободно на борту" (с указанием порта отгрузки). Данный термин означает, что продавец поставляет товар на борт судна, номинированного покупателем в поименованном порту отгрузки. С этого момента покупатель несет все риски утраты или повреждения товара;

- CFR - Cost and Freight - "стоимость и фрахт" (с указанием порта назначения). Термин означает, что продавец осуществляет поставку с момента размещения товара на судне в порту отгрузки. Продавец обязан оплатить все расходы и фрахт, а также выполнить таможенные формальности. Вместе с тем риск случайной гибели или повреждения товара, а также последующие непредвиденные расходы переносятся на покупателя;

- CIF - Cost, Insurance and Freight - "стоимость, страхование и фрахт" (с указанием порта назначения). Данный термин означает, что продавец осуществляет поставку с момента размещения товара на судне в порту отгрузки. Продавец обязан, как и в предыдущем случае, оплачивать все расходы и фрахт, а также выполнить таможенные формальности. Риски также переносятся на покупателя, но, в отличие от предыдущего термина, продавец обязан обеспечить морское страхование товара от риска покупателя в связи со случайной гибелью или повреждением товара во время перевозки.
Указанные термины, относящиеся исключительно к морской перевозке товаров или перевозке внутренними водными путями, как и другие термины Инкотермс, предназначены для четкого и ясного распределения обязанностей сторон торгового контракта, в данном случае связанных непосредственно с перевозкой товара, его страхованием, обеспечением его надлежащей сохранности, выполнением таможенных формальностей. Правильное применение сторонами сделки этих терминов позволяет на ранней стадии оценить ее расходные параметры и пределы ответственности каждого из участников, помогая избежать в будущем каких-либо спорных ситуаций или конфликтов.

В заключение следует сказать, что морская перевозка, в особенности контейнерная перевозка грузов, остается в настоящее время одним из наиболее распространенных и востребованных способов доставки товаров покупателям в международной торговле. В организации и обслуживании этой индустрии задействовано, как было отмечено выше, большое число специализированных организаций и посредников. Документальное оформление транспортировки торговых грузов потребовало многих лет для выработки определенных единых стандартов, основанных на обычаях торгового мореплавания. В результате развития этой отрасли в практике делового оборота в настоящее время применяется целая группа документов, связанных с морской перевозкой. С учетом их широкого распространения в международной торговле знакомство с основами в этой области для банковского специалиста является хорошим подспорьем.

Тема 13. Документационное оформление международных перевозок

Для документального оформления международных перевозок используются документы, определяющие взаимоотношения сторон и сопровождающие груз.

Документы, определяющие взаимоотношения сторон. Основой юридических отношений между участниками международной перевозки является договор перевозки, который заключается в письменной форме и подтверждается выдачей перевозчиком отправителю транспортного документа. Договор международной перевозки - документ, согласно которому грузоотправитель принимает на себя обязательство предоставить груз и оплатить транспортные услуги, а перевозчик - доставить груз в определенное место за определенную плату.

Существуют два типа договоров международной перевозки.

Первый тип - генеральное соглашение. Фиксирует желание сторон строить свои взаимоотношения на долгосрочной основе. Нередко такие соглашения именуют рамочными, т.е. определяющими основные рамки взаимоотношений сторон.