Локальные акты по вопросам обработки персональных данных. Положение о защите персональных данных работников: как правильно составить, как утвердить, скачать образец. Какие локальные акты регламентируют работу с персональными данными
Оператор обязан проверить внутренние системы защиты и подготовить такие документы в единый комплект:
О полном перечне документации, которая потребуется для организации защиты ПД, мы рассказываем в .
Что требуется для сбора информации?
Всю документацию, которая относится к обеспечению сохранности личной информации, условно можно поделить на 3 группы:
Важно! Все документы по защите и обработке ПД в обязательном порядке подлежат утверждению руководителя предприятия. На них должно стоять подтверждение ознакомления с документацией и визы согласования с иными лицами.
Назначение ответственных лиц
Для регуляции работы руководящего и состава кадровиков предприятия следует подготовить приказ о назначении ответственных лиц за обработку персональных сведений о работниках.
Такая мера позволяет избежать нарушений в работе и предотвратить злоупотребления с документацией. Ответственность за обработку личной информации чаще всего возлагается на юриста, специалиста или руководителя отдела кадров, а также секретаря предприятия.
Для назначения ответственных лиц издается приказ, который можно писать в свободном виде на обычном листе бумаги или бланке с логотипом и фирменными реквизитами предприятия. В государственных учреждениях используются стандартные формуляры распорядительных актов. В учетной политике организации должна быть указана информация о формате приказов.
В специальный журнал необходимо внести номер и наименование приказа, дату выпуска. Он должен находиться у начальника отдела кадров, юриста или секретаря предприятия.
Подписанный и завизированный готовый приказ подшивается в отдельную папку. Утратив свою актуальность, он отправляется в архив, где хранится установленный период, после чего утилизируется.
Определение уровня защищенности
К документам, содержащим сведения о требованиях к ЗПД, относится акт определения уровня защищенности.
Акт определения уровня защищенности не относится к конфиденциальным документам. Оператор обязан опубликовать его или обеспечить к нему неограниченный доступ.
Для определения уровня защищенности на предприятии создается комиссия, в составе которой должен быть ответственный за организацию обработки. Акт должен утверждаться руководителем организации, и подписан всеми членами комиссии.
В акте указываются:
- персональные данные, обрабатываемые в ИСПДн;
- объем обрабатываемых ПД;
- уровень защищенности;
- тип актуальных угроз для ИСПДн.
Начало обработки
Оператор ПД должен выполнять сбор информации, ее обработку и отвечать за сохранение конфиденциальности данных.
Для начала обработки данных требуется следующее документальное оформление:
- Положение, регулирующее цель обработки, требования к порядку обработки и регистрации ПД, порядку направления уведомлений и ответственных лиц.
- Внутренние документы политики компании в отношении автоматизированных систем и доступа к ним.
- Образцы уведомления уполномоченного органа.
- Образцы согласия и уведомлений субъекта ПД, изменения и дополнения в договора с физлицами, чьи данные обрабатываются (бухгалтерия, кадры, поставщики).
- Порядок отношений с распорядителем баз ПД.
- Порядок работы с запросами субъектов ПД.
- Договор с субъектами, обрабатывающими базы ПД.
Организационно-распорядительная документация
Внимание! Во избежание несанкционированного доступа к персональным сведениям, следует использовать ряд защитных мер, что включает в себя разработку комплекса специализированных организационно-распорядительных документов для внедрения в работу организации, которую проверяют соответствующие органы.
Итак, пакет документации по включает в себя приказы, уведомления, должностные инструкции и положения, которые регулируют порядок сбора информации, обработки и хранения сведений.
В соответствии с ч. 1 ст. 5 ТК РФ локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения. Как правило, локальные нормы устанавливаются как результат соглашения участников социально-трудовых отношений. Именно в этом и состоит специфика правового регулирования отношений наемного труда на уровне организации Лебедев В.М. Лекции по трудовому праву России. - Томск, 2001..
В любой организации существует определенная совокупность процедур и правил использования информации. Она отражает отдельные этапы получения, хранения, комбинирования, передачи и иного использования информации. Соблюдение указанного алгоритма обработки информации гарантирует информационное обеспечение достижения поставленных работодателем целей. Часть этого технологического процесса составляет обработка конфиденциальной информации, в состав которой входят персональные данные работника. Отношения по соблюдению порядка информационного оборота регламентируются в нормативных документах - локальных актах организации. Эти акты отражают особенности организации, связанные с использованием информации. В настоящее время производственное и технологическое развитие организации во многом зависит от уровня организованности локальной нормоустановительной деятельности Веселова Е.Р. Локальное нормотворчество в организации // Трудовое право. 2004. № 9.. «В дальнейшем, с развитием производственных отношений, усложнением технологических процессов, становлением гражданского общества в России роль локальных (местных) нормативно-правовых актов в сфере регулирования трудовых и тесно примыкающих к ним отношений, входящих в предмет трудового права, будет возрастать. Это объективный процесс, который вызван реальными потребностями жизнедеятельности каждой организации» Ведяшкин С.В. Локальные нормативные правовые акты и их роль в установлении внутреннего трудового распорядка организации. - - Томск, 2001..
Делопроизводство документов конфиденциального характера, в том числе и содержащих персональные данные работника, регламентируется не только текстовыми документами, но и схематическими, графическими актами. В качестве примеров можно назвать движение документации по личному составу в организации, схемы передачи кадровой документации в иные подразделения, структуры делопроизводственных подразделений организации.
Классификация локальных нормативных правовых актов, содержащих нормы об охране персональных данных работника, позволяет оценить их значение и роль в обеспечении права работников на неприкосновенность частной жизни.
Все внутренние (локальные) нормативные правовые акты могут быть общего и специального характера. Критерием в данном случае является круг лиц, на которых распространяется действие акта. Локальные нормативные правовые акты общего характера воздействуют на поведение всех или большинства работников организации, а под действие специальных актов попадают только определенные категории должностных лиц. К документам первого вида относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение о подразделении организации. Специальными локальными правовыми актами являются инструкция по делопроизводству, положение о защите информации, положение о персонале организации, положения о функциональных органах, должностные инструкции.
Одним из локальных нормативных правовых актов, в котором может устанавливаться порядок хранения и использования персональных данных, являются правила внутреннего трудового распорядка организации. Основываясь на требованиях ТК РФ, в разделе «Права и обязанности работников» уместно перечислить права и обязанности работников в этой области. Однако на практике такие примеры встречаются редко. В положения об отделениях и службах организации нормы о защите персональных данных работников обычно включаются разделы о целях и задачах деятельности функционального органа организации.
Существенное количество норм о защите персональных данных работника закреплено в локальных правовых актах организации, регламентирующих информационный оборот, В положениях, инструкциях о делопроизводстве, о порядке заключения договоров, о защите информации, о режиме конфиденциальности и др. регламентируются стадии получения (создания), передачи, хранения и уничтожения сведений. Эти акты регулируют отношения о передаче документированной информации внутри организации и за ее пределами.
Пункт 6 ст. 86 ТК РФ запрещает работодателю при принятии решений, затрагивающих интересы работника, основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Указанное ограничение касается создания персональных данных в электронном виде. Это требование связано с тем, что новые методы обработки информации, повышая уровень информированности общества и коэффициент полезности использования его информационных ресурсов, одновременно увеличивают степень уязвимости информации.
Ряд документов организации регулирует отношения исключительно в сфере использования информационных технологий. Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику, делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера. На уровне организации принимаются документы о порядке доступа к локальной информационной сети, о защите критически важной информации, об использовании электронной почты, о правилах доступа к ресурсам Интернета и др.
Пункт 8 ст. 86 ТК РФ обязывает работодателя и его представителей при обработке персональных данных знакомить под расписку работников и их представителей с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях. Пункт 10 ст. 86 ТК РФ обязывает работодателей, работников и их представителей к совместной разработке мер защиты персональных данных. Часть 5 ст. 88 ТК РФ требует осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку. Эти законодательные положения в литературе трактуются по-разному.
Регламентация порядка передачи персональных данных должна быть закреплена в правилах внутреннего трудового распорядка, в положении о персонале, и работодатель должен нести соответствующую обязанность. Что касается разработки специализированного локального акта, то Л.В. Тихомирова считает, что ТК РФ закрепил возможность, а не обязанность работодателя по принятию соответствующего отдельного нормативного акта Тихомирова Л.В. Ibid..
Охрана персональных данных работника осуществляется не только в локальных нормативных актах. Значительная часть отношений по защите персональных данных регулируется в договорном порядке. Организации заключают договоры и соглашения о передаче персональных данных на законных основаниях третьим лицам (в отделения Пенсионного фонда РФ, военные комиссариаты, налоговые инспекции и др.), о защите передаваемой информации средствами криптографии и шифрования и др. Отдельные условия о защите конфиденциальной информации находят отражение в трудовых договорах.
Определяет как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к субъекту или позволяющую его идентифицировать (п.1 ст. 3). При этом законодательный акт не содержит разъяснения, какие именно сведения о физическом лице включает в себя данное понятие. В контексте трудовых отношений к ним, как правило, относятся:
- дата рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и проживания;
- номер СНИЛС;
- информация об образовании и трудовом стаже.
Это лишь минимальный перечень сведений о себе, которые человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются: условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, данные о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, отчеты для органов статистики и прочие. Массив полученной информации составляет личное дело работника.
Для чего нужно положение о работе с персональными данными
Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. Иными словами, работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников. Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения. Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования. Ст. 22.1 обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований. Комплекс соответствующих мер должен быть задокументирован как положение о работе с персональными данными работников.
Структура положения о персональных данных
Составляя положение о защите персональных данных 2019, рекомендуется придерживаться следующей структуры:
№ | Раздел | Содержание |
1 | Основные положения | Цели документа, законы, порядок утверждения |
2 | Основные понятия | Определения понятий, упортребляемых в документе |
3 | Состав персональных данных работников | Перечень личных сведений |
4 | Обработка данных | Условия обработки информации |
5 | Комплекс документов | Перечень документов, содержащих личные сведения |
6 | Доступ к персональным данным | Порядок внешнего и внутреннего доступа к информации |
7 | Защита персональных данных | Комплекс мер для обеспечения безопасности конфиденциальных сведений |
8 | Права и обязанности работника | Права работника в отношении обработки данных, обязанность по своевременному уведомлению об их изменении |
9 | Ответственность за разглашение информации | Разъяснение ответственности за нарушение сохранности информации в соответствии с законодательством |
Как ввести в действие положение об обработке и защите персональных данных 2019
На этапе разработки документа его содержание следует согласовать с руководителями отделов, задействованных в обработке данных, и юридической службой. Готовый локальный нормативный акт утверждается . Приказ также издается в случае внесения изменений в текст документа. Если по каким-либо причинам положение о защите личных данных отсутствует на предприятии, необходимо незамедлительно его оформить и довести его содержание до всех работников. Сотрудники, принимаемые на работу, должны прочесть положение до подписания трудового договора. Подтверждение ознакомления с текстом оформляется на усмотрение работодателя. Наиболее удобный способ - ведение журнала ознакомления с локальными нормативными актами. При необходимости работник может сколько угодно раз обращаться за текстом документа. Чтобы упростить данную процедуру, рекомендуется выложить образец положения об обработке персональных данных работника в ресурсы корпоративного электронного доступа.
Публикуем весь перечень документов, касающихся хранения и обработки персональных данных на сайте, с образцами и рекомендациями по их заполнению.
Список мер обеспечения безопасности внушительный, и для успешного прохождения проверки Роскомнадзора нужно подготовить немало документов. Чтобы все это понять, требуется техническая подготовка. Для новичка это не так просто, но лучше обезопасить себя.
Некоторые компании и сайты оказывают услуги в их подготовке: Контур , Б-152 , FreshDoc . А можно скачать шаблоны этих документов.
В любом случае, вы должны проверить внутренние системы защиты персональных данных и подготовить документы:
1. Перечень сведений конфиденциального характера
Это документ, в котором будет содержаться информация обо всех категориях и видах персональных данных, которые вы обрабатываете. Укажите, что Перечень разработан в соответствии с законом «О персональных данных» и Уставом организации (если вы представляете юрлицо), четко обозначьте ВСЕ виды категории персональных данных. Это можно сделать в виде таблицы. В этом же документе советуем указать цели и сроки обработки персональных данных. Пример .
2. Инструкция администратора информационной безопасности
Администратор информационной системы персональных данных назначается приказом руководителя. В Инструкции перечисляем должностные обязанности, такие, например, как «знать и выполнять требования всех регулирующих документов, которые регламентируют порядок по защите информации», «обеспечивать установку, настройку и обновление информационной системы персональных данных», «обеспечивать функционирование средств защиты системы», «обеспечивать выполнение требований по обеспечению безопасности информации» и пр. Примеры: первый , второй .
3. Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию обработки персональных данных и перечне мер по защите персональных данных (для организаций).
4. Перечень персональных данных, подлежащих защите в информационных системах.
Пример.
Рекомендации Роскомнадзора по составлению документа , определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»
5. Приказ об утверждении мест хранения персональных данных.
Если вы храните персональные данные на материальных носителях, необходимо утвердить места хранения. Пример .
6. Перечень помещений, в которых ведется обработка персональных данных.
7. Инструкция пользователей информационной системы персональных данных.
Этот документ определяет должностные обязанности всех, кто работает с персональными данными (осуществляет обработку и пр.). Пример.
8. Приказ о назначении комиссии по уничтожению персональных данных.
Уничтожению персональных данных придается особое значение. После того, как цели обработки выполнены, персональные данные должны быть уничтожены. Подробнее про уничтожение персональных данных написано . Пример Приказа .
9. Проект системы защиты информационной системы персональных данных. Пример .
10. Порядок резервирования и восстановления работоспособности технических средств и программного обеспечения, баз данных и средств защиты информации. Пример .
11. План внутренних проверок режима защиты персональных данных.
План можно сделать в виде таблицы, там укажите, с какой периодичностью будут осуществляться проверки режима и оборудования. Пример .
12. Приказ о вводе в эксплуатацию информационной системы персональных данных, заключение о вводе в эксплуатацию информационной системы персональных данных. Пример .
13. Журнал учета носителей информации информационной системы персональных данных.
14. Журнал учета мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных.
Журнал можно сделать в виде таблицы и записывать туда проводимые мероприятия. Пример .
15. План проведения внутренних проверок состояния защиты ПД.
Образец документа можно найти и .
16. Журнал учета обращений граждан-субъектов персональных данных о выполнении их законных прав.
Сюда запишите всех, кто обращается за информацией о своих персональных данных. Пример .
17. Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации. О регулировании .
18. Положение о разграничении прав доступа к обрабатываемым персональным данным. Пример .
19. Акт классификации информационной системы персональных данных.
Информационная система – «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» (Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»). Примером информационной системы может быть база данных, содержащая персональные данные, используемая в вашей организации. Даже если вы просто владелец сайта, то говорить об информационной системе мы можем тогда, когда собранные на сайте персональные данные заносятся в базу и потом обрабатываются.
20. Инструкция по проведения антивирусного контроля в информационной системе персональных данных. Пример .
21. Инструкция по организации парольной защиты.
22. Журнал периодического тестирования средств защиты информации.
23. Форма акта уничтожения документов, содержащих персональные данные.
Если вы владелец сайта, обязательно создайте список, в котором вы будете фиксировать уничтожение персональных данных (что было сделано и когда). Пример и ещё .
24. Журнал учета средств защиты информации(перечень технических средств). Пример .
25. Журнал проведения инструктажа по информационной безопасности (для организаций).
26. Инструкция пользователю по обеспечению безопасности при возникновении внештатных ситуаций.
27. Приказ о перечне лиц, допущенных к обработке персональных данных.
28. Положение о защите персональных данных.
Цель этого документа – защитить персональные данные от несанкционированного доступа. В Положении можно прописать следующее: понятия из законодательства, цели и основания для обработки, права и обязанности оператора и субъектов персональных данных.
Опишите, как регламентируется внутренний доступ к персональным данным, кто имеет право доступа, каким образом ограничивается доступ, какие меры внутренней и внешней защиты применяются (пароли, регламентация состава работников, имеющих доступ к работе с персональными данными, обеспечение безопасности хранения персональных данных от посторонних), обязательно укажите ответственность за разглашение (для сотрудников).
29. Соглашение о неразглашении персональных данных.
Это соглашение подписывает каждый, кто имеет доступ к персональным данным. Перечислите все сведения, не подлежащие разглашению, объясните, почему и зачем это делается («я понимаю, что мне приходится заниматься сбором, хранением, обработкой персональных данных, обязуюсь соблюдать все требования, описанные в «Положении о защите персональных данных»»). Пример .
30. План мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных.
В этом документе укажите мероприятия, сроки и исполнителя: установку антивирусной программы, установку паролей, внедрение доработок и обновлений и пр. Пример .
31. Модель угроз безопасности в информационной системе персональных данных.
Угрозы безопасности – совокупность условий и факторов, создающих опасность несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий при их обработке в информационной системе персональных данных.
В соответствии со статьей 19 закона «О персональных данных» персональные данные должны быть защищены от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий. .
Смысл этого документа – определить возможные угрозы безопасности системы персональных данных и описать, какие способы защиты будут использоваться при их возникновении. Пример .
32. Форма ответа на запрос субъекта персональных данных. Пример .
Не забывайте заполнять и обновлять эти документы!
Если после прочтения материала у вас остались вопросы (вы не совсем поняли, что является персональными данными, сомневаетесь, надо ли регистрироваться в реестре Роскомнадзора, не знаете, как оформить соглашение об обработке данных, и прочее, и прочее), пишите на [email protected].
Ваше предприятие ведет кадровый учет сотрудников и подбор кадров с использованием средств автоматизации (информационных систем)?
Ваше предприятие осуществляет передачу персональных данных сотрудников или клиентов в другие организации с использованием средств автоматизации (информационных систем)?
У вашей фирмы есть клиенты – физические лица?
Каждая организация, которая имеет дело с обработкой и хранением персональной информации о своих сотрудниках, клиентах и т.д. с использованием средств автоматизации является оператором Персональных данных .
ВАЖНО! Статья 22 Федерального закона «О персональных данных» закрепила за операторами обязанность до начала обработки персональных данных сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять такой процесс. Т.е. вы обязаны послать Уведомление в Роскомнадзор о регистрации как оператора ПДн и начале обработки ПДн.
Основания, при которых работодатель вправе обрабатывать персональные данные (сокращенно — ПДн) без уведомления Роскомнадзора перечислены в ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Защита персональный данных в организации.
Персональные данные граждан относятся к особо защищаемой законом РФ информации. Законодательством РФ (Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных») строго определяются требования к защите ПДн, особенностях и правилах их обработки без использования средств автоматизации и в информационных системах персональных данных.
Ответственность за сбор, обработку, хранение и защиту персональных данных работников, клиентов и других лиц лежит целиком на работодателе. Поэтому на любом предприятии должен быть установлен порядок работы с ПДн и разработаны документы и мероприятия по организации защиты ПДн.
Для этого на предприятии должно быть разработано и утверждено в соответствии с законодательством Положение, которое устанавливает порядок обработки и защиты персональных данных.
ВАЖНО! Статья 19. ФЗ N 152-ФЗ. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке.
Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
Административная ответственность за разглашение персональных данных.
С 1 июля 2017 г. увеличатся штрафы за нарушение Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ в области порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных.
Поправки в КоАП РФ внесены Федеральным законом от 07.02.2017 № 13-ФЗ. На основании Федерального закона от 07.02.2017 № 13-ФЗ вводится семь составов правонарушений и размеров штрафов для должностных и юридических лиц, за несоблюдение закона о персональных данных.
Организация защиты персональный данных в организации.
Общий перечень документов, которые должен иметь оператор персональных данных во исполнение требований законодательства в области персональных данных.
1. | Уведомление об обработке персональных данных.
Основание: ч. 1. Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи. |
2. | Изменения в уведомление об обработке персональных данных.
Основание: Статья 22. Уведомление об обработке персональных данных. ч. 7. В случае изменения сведений, указанных в части 3 настоящей статьи, а также в случае прекращения обработки персональных данных оператор обязан уведомить об этом уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в течение десяти дней с даты возникновения таких изменений или с даты прекращения обработки персональных данных. Статья 25. Заключительные положения. ч. 2_1. Операторы, которые осуществляли обработку персональных данных до 1 июля 2011 года, обязаны представить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных сведения, указанные в пунктах 5, 7_1, 10 и 11 части 3 статьи 22 настоящего Федерального закона, не позднее 1 января 2013 года. |
3. | Приказ Об организации обработки персональных данных. |
4. | Приказ (распоряжение) о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных у оператора.
Основание: ч. 1. Оператор, являющийся юридическим лицом, назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. |
5. | Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
Основание: ч. 1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. |
6. | Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
Основание: Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. ч. 4. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. |
7 | Документы, подтверждающие предоставление субъекту персональных данных определенной Федеральным Законом «О персональных данных» информации, в случае если персональные данные получены не от субъекта персональных данных.
Основание: Статья 18. Обязанности оператора при сборе персональных данных. ч. 3. Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, оператор, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 настоящей статьи, до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию: 1) наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя; 2) цель обработки персональных данных и ее правовое основание; 3) предполагаемые пользователи персональных данных; 4) установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных; 5) источник получения персональных данных. |
8. | Документы, определяющие политику оператора в отношении обработки персональных данных.
Примечание: выполнить требование ч. 2 ст. 18_1 опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу Основание: Статья 18_1. Меры, направленные на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом. ч. 1 п. 2) издание оператором, являющимся юридическим лицом, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений. |
9. | Документы, содержащие положения о принятии оператором ПД правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных.
Основание: Статья 19. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке. ч. 1. Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных. |
10. | Документы по организации приема и обработке обращений и запросов субъектов персональных данных.
Основание: Статья 22_1. Лица, ответственные за организацию обработки персональных данных в организациях. ч. 4. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, обязано: п. 3) организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов. |
11. | Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации.
Основание: п. 6. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки. |
12. | Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки с использованием средств автоматизации.
Основание: Постановление от 1 ноября 2012 г. N 1119 Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. п. 2. Безопасность персональных данных при их обработке в информационной системе обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, нейтрализующей актуальные угрозы, определенные в соответствии с частью 5 статьи 19 Федерального закона «О персональных данных». Система защиты персональных данных включает в себя организационные и (или) технические меры, определенные с учетом актуальных угроз безопасности персональных данных и информационных технологий, используемых в информационных системах. |
13. | Состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.
Основание: 1. Утвердить прилагаемые Состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. |
14. | Документы о классификации информационных систем.
Основание: Постановление от 1 ноября 2012 г. N 1119 об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. П. 8 При обработке персональных данных в информационных системах устанавливают 4 уровня защищенности персональных данных. |
15. | Типовые формы документов.
Основание: ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687. п. 7. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее — типовая форма), должны соблюдаться определенные условия. |
16. | Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг …), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию.
Основание: ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687. п. 8. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться определенные условия. |
17. | Документы, устанавливающие требования к хранению материальных носителей содержащих персональные данные.
Основание: ПОЛОЖЕНИЕ об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687. п. 15. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором. |
18. | Документы, по обеспечению безопасности персональных данных с использованием СКЗИ.
Основание: Приказ ФСБ России от 10 июля 2014 г. N 378 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности». П. 1. Настоящий документ определяет состав и содержание организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (далее — информационная система) с использованием средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности. |
19. | Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом. |
20. | Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников.
Основание: Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты: п. 8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников; Статья 88. Передача персональных данных работников. |
21. | Фиксация мер, направленных на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Работники оператора, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, должны быть ознакомлены с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных и (или) должны быть обучены (п. 6 ч. 1 ст. 18_1). |
Порядок выполнения мероприятий по защите персональных данных, содержащихся в информационных системах.
Приказ МВД РФ от 6 июля 2012 г. N 678
«Об утверждении Инструкции по организации защиты персональных данных, содержащихся в информационных системах органов внутренних дел Российской Федерации»
П. 2. Настоящая Инструкция определяет порядок выполнения мероприятий по защите персональных данных, содержащихся в информационных системах органов внутренних дел Российской Федерации, устанавливает меры по обеспечению безопасности ПДн при их обработке в информационных системах персональных данных, а также определяет обязанности должностных лиц.
Примерный перечень документов по защите персональных данных.
№
п / п |
Наименование документа | № документа, дата |
1. | . | |
2. | Акт определения уровня защищенности ИСПДн «________». | |
3. | Акт определения уровня защищенности ИСПДн «……». | |
4. | Акт о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению. | |
5. | Акт проведения работ на ПЭВМ, входящих в состав информационной системы персональных данных. | |
6. | Акты уничтожения персональных данных. | |
7. | Описание информационной системы персональных данных «Сотрудники». | |
8. | Описание информационной системы персональных данных «Клиенты». | |
9. | Описание информационной системы персональных данных «…..». | |
10. | Модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в ИСПДн «Сотрудники». | |
11. | Модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в ИСПДн «Клиенты». | |
12. | Модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в ИСПДн «…..». | |
13. | Инструкция по резервному копированию и восстановлению персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных. | |
14. | Инструкция пользователя информационной системы персональных данных. | |
15. | Инструкция об организации антивирусной защиты. | |
16. | Инструкция администратора безопасности информационной системы персональных данных. | |
17. | Инструкция администратора информационной системы персональных данных. | |
18. | Инструкция пользователя при обработке персональных данных без средств автоматизации. | |
19. | Инструкция по эксплуатации машинных носителей информации. | |
20. | План внутренних проверок режима защиты персональных данных. | |
21. | ||
22. | Положение об осуществлении внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных. | |
23. | Положение о разграничении прав доступа к обрабатываемым персональным данным в ООО «….». | |
24. | Положение об обеспечении безопасности персональных данных. | |
25. | Положение об обработке персональных данных в ООО «….». | |
26. | Положение об ответственном за обработку персональных данных в ООО «….». | |
27. | Положение об оценке вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных, в случае нарушения федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных». | |
28. | Положение о комиссии ООО «….» по вопросам информационной безопасности, состав комиссии. | |
29. | Приказ о начале обработке персональных данных. | |
30. | Приказ об ответственных и комиссии по информационной безопасности. | |
31. | Приказ о назначении сотрудников, имеющих доступ в персональным данным.
— список сотрудников. |
|
32. | Приказ утверждающий перечень мест хранения материальных носителей персональных данных.
— перечень мест хранения ИСПДн. |
|
33. | Приказ об перечне персональных данных ИС ПДн, перечень ИС ПДн. | |
34. | Приказ о контролируемой зоне:
— Схема границ. — Список лиц, имеющих право вскрывать помещение. — Список лиц, имеющих находиться в помещение. |
|
35. | . | |
36. | Перечень информационных систем персональных данных. | |
37. | Согласие сотрудника на обработку его персональных данных. | |
38. | Согласие клиента на обработку его персональных данных. | |
39. | Согласие …. на обработку его персональных данных. | |
40. | Журнал ознакомления работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных. | |
41. | Журнал поэкземплярного учета средств защиты информации, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов. | |
42. | Журнал поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов. | |
43. | Журнал учета лицевых счетов пользователей средств криптографической защиты информации. | |
44. | Журнал учета и выдачи машинных носителей персональных данных. | |
45. | Журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля (надзора). | |
46. | Журнал обращений субъектов персональных данных для получения доступа к своим персональным данным. | |
47. | Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов. | |
48. | Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов | |
49. | Журнал регистрации и выдачи печатей опечатывающих устройств. | |
50. | Журнал инвентарного учета документов ограниченного распространения. | |
51. | Журнал регистрации выдачи и приема ключей от помещений, хранилищ (сейфов). | |
52. | Журнал учета фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятых мер. | |
53. | Журнал учета хранилищ (сейфов). | |
54. | Журнал учета ключевой информации. | |
55. | Журнал учета движения материальных носителей персональных данных. | |
56. | Журнал учета уничтожения персональных данных и (или) материальных носителей, содержащих персональные данные. | |
57. | Журнал ознакомления лиц о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется Оператором без использования средств автоматизации. |
В ближайшее время в таблице будут представлены шаблоны документов по защите персональных данных.
Порядок оформление доступа к персональным данным лица, осуществляющего обработку персональных данных.
Правовые основы: Трудовой кодекс РФ ст. 85-90, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 01 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»
1. Оформление приказа о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных
Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», работодатель обязан назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. Данный приказ не имеет унифицированной формы и составляется в произвольном виде.
2. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору, внесение изменений в должностную инструкцию.
В трудовой договор работника, назначенного ответственным за организацию обработки персональных данных, необходимо внести изменения в связи с установлением новых обязанностей. Данные изменения оформляются в виде дополнительного соглашения, составленного в двух экземплярах и подписанного работодателем и работником.
Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных и дополнительное соглашение лучше оформить одной датой
Если в организации ранее был назначен ответственный за организацию обработки персональных данных, необходимо оформить приказ о снятии с работника этих обязанностей.
3. Оформление или внесение изменений в приказ об установлении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным работников.
Лица, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения служебных (трудовых) обязанностей, допускаются к соответствующим персональным данным на основании списка, утвержденного работодателем. Для установления перечня таких работников необходимо издать приказ.
4. Оформление письменных обязательств о неразглашении персональных данных.
Сотрудники, которые на период исполнения своих должностных обязанностей получили доступ к персональным данным работников организации, должны быть под роспись ознакомлены с обязательством о неразглашении персональных данных.
5. Ознакомление работника, осуществляющего обработку персональных данных, с законодательством РФ о персональных данных, ЛНА, инструкциями или провести его обучение.
Работник оператора, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, должн быть ознакомлен. с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных и (или) должны быть обучены (п. 6 ч. 1 ст. 18_1).