Как оформить трудовой договор задним числом. Трудовой договор за задним числом. Как восстановить документы

Свиток: коментарии к статье 67 ТК РФ

§ 1. До 25 сентября 1992 г. стороны трудового договора сами избирали, в какой форме им заключать трудовой договор (устной или письменной). Однако с 6 октября 1992 г. законодатель установил, что трудовой договор заключается только в письменной форме, которая, безусловно, является надежной гарантией от возможных споров, связанных с уяснением его содержания. Однако за период с 6 октября 1992 г. до 14 июля 1993 г. на практике возникали определенные трудности, так как по-разному трактовали письменную форму трудового договора. В связи с этим возникало много спорных вопросов при заключении трудового договора.

§ 2. Редакция ст. 67 Кодекса предусматривает непременное заключение трудового договора в письменной форме. При этом намерение законодателя очевидно - повысить уровень правовых гарантий работников. В новых экономических условиях, когда законодательством предусматриваются только исходные уровни прав, льгот и преимуществ трудящихся, а их конкретные уровни устанавливаются в соглашениях, коллективных договорах и индивидуальных договорах, очень важно, чтобы достигнутые договоренности были зафиксированы в письменном тексте договора.
Письменный трудовой договор заполняется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами и хранится у каждой из сторон договора. Законодатель не связывает соблюдение письменной формы с определенным видом договора, поэтому письменный трудовой договор заключается как с постоянными, так и с временными работниками по основному месту работы и при совместительстве, с надомниками и т.п.

§ 3. В соответствии с ч. 2 ст. 67 Кодекса при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней.

§ 4. Действующее трудовое законодательство не предусматривает единой обязательной формы трудового договора. Стороны сами в каждом конкретном случае определяют форму договора.
14 июля 1993 г. Постановлением Минтруда РФ утверждены Рекомендации по заключению трудового договора в письменной форме и его примерная форма (Бюллетень Минтруда РФ. 1993. N 9 - 10).
Трудовой договор в письменной форме заключается при приеме на работу. Письменное оформление трудовых отношений лиц, ранее принятых на работу, производится только с их согласия.

§ 5. В тех случаях, когда трудовой договор не был оформлен надлежащим образом, однако работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя, трудовой договор считается заключенным и работодатель или его уполномоченный представитель обязан не позднее трех дней со дня фактического допущения к работе оформить трудовой договор в письменной форме (ч. 2 ст. 67 ТК). При этом следует иметь в виду, что представителем работодателя в указанном случае является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (организации) либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников, поскольку именно в этом случае при фактическом допущении работника к работе с ведома или по поручению такого лица возникают трудовые отношения (ст. 16 ТК) и на работодателя может быть возложена обязанность оформить трудовой договор с этим работником надлежащим образом.

Оформить ТД 80-м годом вы уже не можете, поэтому в данном случае оформляете сегодняшним (ну хотите оформите прошлым годом, или каким вам там удобнее), только в таком случае отражать нужно в ТД факты на момент подписания этого договора (зарплату, условия, должность), при этом конкретной формы ТД нет, все что вы там напишите (ну конечно не противоречащее закону) то и будет. Сотрудников нужно уведомить о необходимости письменно оформить ТД.

Оформление трудоустройства – не всегда быстрая процедура. Иногда требуется выполнить ряд согласований как со стороны администрации, так и со стороны работника. При этом последний уже начинает свою трудовую деятельность. Формальным стартом работы является подписанный руководителем компании (уполномоченным лицом) приказ о приеме на работу.

Предлагаем разобрать, как должна происходить процедура оформления письменного трудового договора, какая ответственность ожидает тех, кто пытается заключить договор задним числом и можно ли это сделать.

Основные правила заключения трудового договора

По общему правилу заключения договоров, предусмотренному гражданским кодексом, допускается распространять условия такого соглашения на фактически начавшиеся условия его выполнения до момента подписания документа. Что касается трудовых договоров, то здесь присутствуют определённые особенности. В процессе оформления трудовой деятельности нового сотрудника работодатель обязан:

• подготовить два экземпляра трудового договора в письменном виде;
• подписать такой документ со своей стороны и обеспечить подписание его работником;
• оформление письменного договора должно состояться не позднее третьего рабочего дня начиная с дня, когда работник фактически начал трудовую деятельность;
• в случае необходимости обеспечить согласование текста трудового договора с уполномоченными государством структурами.

Важно отметить, что подписанию трудового договора может предшествовать процедура кадрового оформления сотрудника. Она включает в себя такую последовательность действий:

1. Потенциальный кандидат проходит собеседование со специалистами кадрового подразделения и профильного участка будущей работы. Если его навыки оказываются подходящими и сам потенциальный соискатель заинтересован в такой работе, его представляют работодателю (уполномоченному подписывать документы о приеме на работу).
2. После собеседования с работодателем (обычно это формальная процедура), соискатель пишет о приеме на работу, которое подписывается руководителем и отдается в кадровое подразделение для оформления соответствующего трудового договора и приказа.
3. Оптимально, если одновременно с проектом приказа на подпись руководителю предоставляют проект трудового договора с новым сотрудником. В таком случае после подписания со стороны администрации эти документы передаются на ознакомление (с приказом) и подписание (трудового договора) сотруднику. Чаще сразу подписывается только приказ, на основании которого сотрудник начинает выполнять свои трудовые функции.

Если работник фактически начал трудиться, но трудовой договор еще не подписал, работодатель обязан на протяжении трех рабочих дней обеспечить согласование и подписание такого документа.

Помните, трудовым законодательством не предусматривается выполнение трудовых функций работником без наличия письменного трудового договора. Отсутствие такого документа может стать поводом для привлечения работодателя к административной ответственности.

Законно ли оформление договоров задним числом

Оформление договора задним числом: законно ли

Учитывая, что ситуации просрочки оформления договоров случаются достаточно часто, изначально целесообразно уточнить для себя ключевые моменты относительно самого договора. Сегодня отношения между администрацией и гражданином, нанятым выполнять определённые действия или работу, могут регулироваться:

• трудовым договором;
• гражданско-правовым соглашением.

Законность распространения договора на действия, которые начались до момента его подписания напрямую зависит от типа договора, по которому выполняется работа. В случае если между сторонами подписано гражданско-правового характера, регулирующее выполнение определённого типа действий или оказания услуг, можно просто в сам текст договора вписать норму, что его условия распространяются на все действия, начавшиеся до его подписания и связанные с условиями этого договора. В таком случае отпадает необходимость кого-то обманывать и оформлять документ задним числом.

Сложнее, когда между сторожами должен заключаться трудовой договор. Законодатель четко ограничил администрацию трехдневным сроком с момента начала работником трудовой деятельности. На практике же трудовые договоры в письменной форме не заключаются годами.

По сути, Трудовой кодекс содержит норму, которая гласит, что в случае фактического начала трудовых отношений при отсутствии письменного договора он считается заключенным. Оптимально, если в компании для данной категории сотрудников предусмотрены типовые формы трудовых договоров.

В этом случае всегда можно сослаться на нормативный документ, которым утверждена такая форма договора, а все причитающиеся для работника привилегии черпать из типового текста соглашения. От ответственности за несвоевременное подписание документа это не избавит, но если возникнут спорные вопросы, поможет их урегулировать.

Сложнее, если сотруднику предоставляются индивидуальные условия труда и его оплаты. Чтобы не попасть под «санкции» со стороны контролирующих организаций в процессе составления документа «задним числом» необходимо учесть такие моменты:

• дата трудового договора должна быть не позднее третьего рабочего дня после подписания соответствующего приказа (по закону трудовой договор и вовсе должен подписываться первым);
• подписант договора и подписант приказа о приеме сотрудника на работу должен быть одним и тем же лицом;
• оригинал подписанного двумя сторонами трудового договора должен «попасть» в личное дело;
• условия договора (обычно это касается уровня оплаты труда, стимулирующих и компенсационных выплат), должны соответствовать периоду, когда его должны были подписать. Если за период его действия что-то менялось, необходимо также составить и подписать соответствующие дополнительные соглашения;
• денежные выплаты, что фактически прошли через бухгалтерию, должны по датам соответствовать условиям трудового договора.

Помните, оформление финансовых документов задним числом приравнивается к служебному подлогу. Поэтому, учитывая современные реалии, если пошли на такой шаг, постарайтесь не допускать грубых ошибок и несостыковок, чтобы в дальнейшем не иметь проблем с законом. А лучше сразу подготовить шаблон типового договора и подписывать его одновременно с подписанием приказа о трудоустройстве.

Риски и последствия подписания (неподписания) договора

Подписание договора задним числом: риски

Чтобы в полной мере осознать, чем чревато несвоевременное оформление письменных трудовых соглашений и дальнейшее их подписание «задним числом», предлагаем рассмотреть возможные последствия таких действий.

По административному законодательству несвоевременно подписанный трудовой договор может стать причиной наложения на администрацию (уполномоченное на подписание таких договоров лицо) в размере от одной до пяти тысяч рублей. Если же будет доказана вина юридического лица, а не конкретного работника, штраф может составить до 50 тысяч рублей либо же вплоть до приостановления хозяйственной деятельности на три месяца.

Если же нарушение письменного оформления трудовых отношений выявляется повторно – должностное лицо может ожидать штраф в размере до 20 тысяч рублей либо же дисквалификация на срок до трех лет. Уровень штрафа для юридических лиц возрастает до 75 тысяч рублей.

В случае сознательного игнорирования законодательства по части заключения письменных трудовых соглашений должностное лицо ожидает штраф до 20 тысяч рублей, а юридическое лицо вполне может уплатить в государственную казну сумму до 100 тысяч рублей.

Если будет доказано, что условия трудового договора являются фиктивными и заключались «задним числом» (обычно это выявляется в случаях отклонения от фактических выплат и тех, которые пишутся в документе, в сторону необходимости их увеличения), установлен факт служебного подлога, к должностному лицу может применяться уголовная ответственность.

Признание имеющегося письменного текста трудового договора недействительным влечет за собой пересмотр всех юридически значимых действий, ранее выполненных по такому документу (обычно это касается денежной выплаты заработной платы и ее составляющих). Если выплаты отличаются от тех, что должны были выплачиваться по действующим в компании нормативным документам – разница подлежит возврату либо же взысканию с виновного лица.

Помните, нормами административного, уголовного, а также гражданского законодательства предусмотрены меры воздействия на работодателей и администрацию (в зависимости от тяжести совершенного проступка) в случае нарушения обозначенных в трудовом законодательстве условий подписания трудовых договоров с сотрудниками.

Учитывайте, уровень ответственности за незаключенный своевременно в письменной форме трудовой договор будет намного ниже, чем если должностное лицо уличат в служебном подлоге, которым является оформление документов задним числом.

Как оформить необходимые записи по предписанию проверяющих

Устранение нарушений по итогам проверки

Ситуации, когда проверкой компетентного органа выявляется нарушение в сфере оформления трудовых отношений (в частности, отсутствие письменного трудового договора), встречаются часто. Как правило, по итогам такой проверки руководитель компании либо отвечающее за кадровое делопроизводство должностное лицо привлекается к ответственности и выдается предписание на устранение недостатков.

И вот здесь возникает небольшая дилемма, ведь официально оформлять документ задним числом противозаконно, а вот устранить последствия проверки необходимо в кратчайшие сроки. Чтобы разрешить эту ситуацию потребуется выполнить несколько простых действий:

1. По итогам проверки составить письменный трудовой договор с конкретным работающим сотрудником. Условия договора должны соответствовать сегодняшнему дню.
2. Одним из пунктов договора должно значится вступления его в силу. Здесь целесообразно вписывать дату фактического начала работы сотрудником.
3. Если же за время отсутствия договора его первичные условия (в частности, уровень оплаты труда) неоднократно менялись, можно обозначить в таком договоре первичный уровень заработной платы, а дальше просто прописать механизм, как в дальнейшем этот показатель будет меняться.
4. Подписывается такой договор действующим руководителем. Дата договора должна соответствовать дате его составления и подписания.

Помните, в трудовом законодательстве нет запрета распространять действие трудового договора на прошлые периоды. В то же время по аналогии права такая норма действует в гражданских договорах. Поэтому, если вам указали на недостаток, оптимальным способом его решить будет распространение действия трудового договора, составленного по результатам проверки, на прошлые периоды.

Допускается ли оформление трудовой книжки, приказа задним числом

Записи в трудовой книжке задним числом

Неотъемлемой частью начала трудовой деятельности гражданина в компании является оформление соответствующего приказа о трудоустройстве и осуществление записи в . Ведение этих документов определяется правилами делопроизводства, а также номенклатурой дел каждой компании.

Важно отметить, что все приказы по кадрам регистрируются в порядке очередности с записью в специальную книгу приказов. Касательно трудовых книжек, то их ведение определено нормативными документами и также предусматривает выполнение всех полагающихся записей о трудоустройстве, повышении квалификации, переводе, и дальнейшем увольнении в порядке очереди.

Из всего этого нетрудно сделать вывод, что оформить «незаметно» задним числом приказ о трудоустройстве, ровно как внести запись в трудовую книжку, особенно если после этого там уже присутствуют другие записи, невозможно. Такой служебный подлог будет сразу заметен. А это уже возможность привлечения руководителя к уголовной ответственности.

Вместе с этим, если по решению суда компанию обязывают восстановить определённые данные в личном деле, а также трудовой книжке сотрудника за прошлые периоды, работодатель обязан выполнить такое решение. Для этого не нужно переписывать всю годовую книгу приказов либо же менять имеющуюся у работника трудовую книжку. Все делается в такой последовательности:

1. Запись (либо записи, если их несколько) о событии в трудовую книжку вносится следующим порядковым номером, указываются ранее пропущенные данные (например, о трудоустройстве и последующем увольнении), а также основание, послужившее для внесения такой информации. В дальнейшем все будет вестись обычным порядком.
2. Приказ издается и регистрируется на дату принятия соответствующего решения. В самом приказе должна быть ссылка на решение суда, а также указано событие, которое уже произошло с датой начала его действия (например, в приказе от 20.04.2018 обозначается «восстановить Иванова П.В. в должности инженера техотдела с 01.04.2010 и внести соответствующую запись в его трудовую книжку»).
3. Документы подписываются уполномоченным на день принятия таких решений должностным лицом (искать старого генерального директора не требуется).

Помните, вносить какие-либо записи «задним числом» в приказы по кадрам либо же трудовые книжки работников строго запрещено. Это может послужить поводом признания таких документов недействительными в целом со всеми вытекающими из этого последствиями.

Чем грозит работодателю отсутствие записи в трудовой книжке и трудового договора, смотрите в этом сюжете:

Форма для приема вопроса, напишите свой

С нашими сотрудниками при приеме на работу не были заключены трудовые договора. Как мне теперь их заключить? Задним числом или нет? В трудовом договоре есть пункт "Срок договора". С какой даты указывать.Дату приема на работу сотрудника или дату заключения трудового договора

Трудовой договор в Вашем случае считается заключенным с момента фактического допуска работника к выполнению работы. Трудовое законодательство предписывает в Вашем случае оформить трудовой договор в надлежащей, то есть в письменной, форме. При этом в тексте трудового договора необходимо указать дату начала выполнения работы.
Из статей 16, 61, 67 Трудового кодекса РФ следует, что трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
В соответствии со статьей 67 ТК РФ при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. Пропуск трехдневного срока, однако, не влечет прекращения права работника требовать письменного оформления трудового договора.
В своем вопросе Вы ссылаетесь на условие «Срок трудового договора». Следует, в то же время, отметить, что условие о сроке имеет место в трудовом договоре, заключенном на определенный срок. Трудовой договор заключается на определенный срок в строго установленных законом случаях (статья 59 ТК РФ). В остальных случаях трудовые договоры заключаются на неопределенный срок.
Существенным же условием трудового договора является «дата начала работы» (статья 57 ТК РФ). Эта дата в Вашем случае должна быть указана в трудовом договоре как дата фактического допущения работника к выполнению работы.
Дата, проставленная в «шапке» трудового договора, будет являться датой письменного оформления трудового договора и подписания его сторонами, если только в тексте договора этой дате не придается иное значение.
Известно, что в аналогичных ситуациях могут возникнуть споры с налоговыми органами относительно обоснованности включения в состав расходов по налогу на прибыль оплаты труда до момента письменного оформления договора. Чтобы избежать таких споров, возможно указывать в «шапке» трудового договора как дату его заключения (совпадает с датой фактического допущения к работе), так и дату его письменного оформления. В тексте договора нужно указать дату начала работы.

На вопрос отвечала Татьяна ВАСИЛЬЕВА,
адвокат, член экспертного совета АКГ «Интерэкспертиза»

Добрый день, в нашей организации постоянно меняются работники пищеблока, и очень сложно постоянной принимать и увольнять через месяц поваров. Можем ли мы предлагать соискателям поработать для начала без оформления трудового договора о приеме на работу, и, если они нам подойдут, то оформлять трудовые отношения спустя три месяца задним числом. Законно ли это? И могут ли они пожаловаться в трудовую инспекцию и как докажут, что работали у нас?

Ответ

Здравствуйте, действия администрации Вашей организации неправомерны и изначально идут в разрез с действующим законодательством.

В соответствии со ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора. Прием на работу помимо трудового договора оформляется приказом работодателя.

Если оформление приема на работу начинается с заключения трудового договора, это является гарантией трудовых прав работника. В указанном документе прописываются все права и обязанности как работника, так и работодателя (существенными условиями трудового договора являются место работы и функции работника).

В случае неисполнения работником своих обязанностей, отраженных в трудовом договоре, работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Кроме того, с работником может быть заключен договор о материальной ответственности перед работодателем. То есть, в случае противоправных действий работника, и правильном оформлении его трудоустройства, также защищен и работодатель.

С каждым отдельным работником заключается трудовой договор с различными правами и обязанностями, в зависимости от специальности и квалификации работника. Образцы трудовых договоров о приеме на работу различных специалистов есть в свободном доступе в сети Интернет. Их изучение, позволит кадровику понять на какие моменты необходимо обращать внимание при заключении трудового договора с тем или иным работником.