Нормы правописания в управленческих документах отчет. Основные виды управленческих документов. Основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю

10. Ваш язык Присмотритесь к успешным командам (проектная она или нет – не имеет значение) и обратите внимание на то, как сотрудники в них соотносят себя с остальной частью коллектива. В слабых командах ее члены приписывают себя все незначительные победы, прославляя свое

Визуальный язык Овладение эффективными методами и применение их в работе – основная тема этой книги. Другая тема – визуальный язык и его воздействие на мыслительные способности, когда вы начинаете работать и думать в этих категориях. На протяжении 38 лет мы с моими

Язык действий Коучинговая коммуникация продуктивна, если по ее окончании клиент готов применять на практике приобретенные знания и навыки. После того как человек создал визуальный образ цели и детально представил результат, у него появляется естественное стремление

Язык тела Нужно не только слушать, но и наблюдать за мимикой и жестами собеседника – не затем, чтобы делать ему замечания, но опять-таки затем, чтобы правильно сформулировать следующий вопрос. Заинтересованность собеседника в том направлении, которое принял разговор,

"Кадровый вопрос", 2013, N 9

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - сведения об адресате;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о постановке документа на контроль;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати организации;

26 - отметка о заверении копии документа;

27 - отметка об исполнителе документа;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Указанный ГОСТ определяет также расположение реквизитов на угловом и продольном бланке.

Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

01. Государственный герб Российской Федерации

Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте.

Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. от 30.06.2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках:

1) федеральных конституционных законов и федеральных законов;

2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

7) решений Верховного Суда Российской Федерации;

8) решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

9) Президента Российской Федерации;

10) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

11) Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

12) Правительства Российской Федерации;

13) Конституционного Суда Российской Федерации;

14) Верховного Суда Российской Федерации;

15) Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

1) Администрации Президента Российской Федерации;

2) полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

3) федеральных органов исполнительной власти;

4) Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

6) Счетной палаты Российской Федерации;

7) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

8) Банка России.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

1) Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

2) органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

3) органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

4) федеральных судов;

5) органов прокуратуры Российской Федерации;

6) дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований (городов, сельских поселений), а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

03. Эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания)

Эмблема организации - это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

04. Код организации заполняется в соответствии

с Общероссийским классификатором предприятий и организаций

Код организации - автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

05. Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица

Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита "Код организации".

06. Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП)

Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица".

07. Код формы документа

Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

08. Наименование организации

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации

Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита "Справочные данные об организации" включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

10. Наименование вида документа

Это один из реквизитов, обязательных для всех документов предприятия, кроме писем.

Вид документа - это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа

Дата документа - это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 25.06.2008.

В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: 2008.06.25.

Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь единую дату.

Не допускается употребление римских цифр. Дата может быть проставлена от руки.

Дату на документе проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или утверждении.

12. Регистрационный номер документа

Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка "N _____" регистрационного номера документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

14. Место составления или издания документа

Реквизит используется исключительно в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме писем. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений, например:

Санкт-Петербург;

г. Сосновый Бор Ленинградской обл.;

с. Ивантеевка Федоровского района Саратовской области.

Необходимо строго учитывать административно-территориальное деление, так как возможны повторения наименований отдельных населенных пунктов в различных регионах страны.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:

Ульяновский политехнический институт.

15. Сведения об адресате

Адресат - это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ.

Сведения об адресате используются в письмах и внутренних документах, подготовленных для рассмотрения руководством, таких как заявления, докладные, объяснительные записки и др.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже.

Например: АО "Паритет", а не "В акционерное общество "Паритет".

Если документ адресован руководителю организации, то название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя указывают в дательном падеже. Инициалы проставляются перед фамилией:

Финансовому директору

АО "Паритет"

О. С. Хамизову

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ "Росинвесттраст"

г-ну Никифорову П. А.

В письме, адресованном организации, а не конкретному лицу, сначала указывается наименование, а затем почтовый адрес:

Институт научных исследований

по общественным наукам

Крайняя ул., д. 53,

Москва, 118121

Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятий

нефтяного комплекса

При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес:

О. П. Шепелевой

ул. Тракторная, 15, кв. 18,

пос. Андреевка, Игнатьевский р-н,

Ульяновская обл., 424582

На бланке документа этот реквизит проставляется справа. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово "копия" не указывается. Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа.

16. Гриф утверждения документа

Данный реквизит официального документа придает правовой или нормативный характер его содержанию.

Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ может быть утвержден: должностным лицом (руководителем); изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

Реквизит обязательно включает слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно (слева, справа) на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

17. Резолюция

Реквизит является обязательным для документов, требующих исполнения.

Резолюция - это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении.

Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита "Гриф утверждения". Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

18. Заголовок к тексту

Заголовок текста - это краткое содержание документа.

Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем реквизита не должен превышать пяти строк, в каждой не более 28 - 30 знаков.

19. Отметка о постановке документа на контроль

Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют типовой и индивидуальный сроки исполнения документа.

Типовой - срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

20. Текст документа

Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке. Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) в федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации, расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами.

Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказе, распоряжении и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акте, справке), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят").

Если в тексте имеются таблицы, на них должны быть сделаны ссылки.

Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

21. Отметка о наличии приложений

Данный реквизит не относится к числу обязательных.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов:

Приложение:

1. Типовая инструкция по делопроизводству - на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения - на 4 л. в 2 экз.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение к нему - не во все адреса, это отражают в отметке о наличии приложения:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляются отметка, где пишется слово "Приложение", арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа:

Приложение N 1

к приказу директора ООО "Атлантика"

от 26.05.2008 N 56

22. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом любого документа.

В состав указанного реквизита входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне.

Реквизит "Подпись" располагается под реквизитами "Текст" или "Отметка о наличии приложений" (при ее наличии). Наименование должности печатается от границы левого поля; расшифровка подписи проставляется после 48 печатных знаков от границы левого поля.

Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь оставляемые в организации копии исходящих писем, в которых вместо подписей ставится отметка о заверении копии.

Документы коллегиального органа (общего собрания участников акционерного общества, совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

23. Гриф согласования

Для документов, подлежащих внутреннему или внешнему согласованию, этот реквизит является обязательным.

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем - гриф согласования.

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже), его дату и номер.

Реквизит "Гриф согласования" располагается ниже реквизита "Подпись", а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

24. Визы согласования документа

Этот реквизит документа отражает процедуру внутреннего согласования и указывает на согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Если в процессе подписания документа в него были внесены существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

25. Оттиск печати

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть круглыми, квадратными, треугольными и прямоугольными. На таких печатях нет изображения герба, а только название организации или ее структурного подразделения.

Реквизит ставится на документы, требующие удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банки на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемых в банки;

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий, на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

26. Отметка о заверении копии документа

Этот реквизит придает копии документа юридическую силу. Отметка о заверении копии документа состоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

27. Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

Этот реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования, в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Реквизит включает следующие элементы:

1) слово "В дело";

2) номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

4) подпись исполнителя документа;

5) дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

Данный реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа и включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа - это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Указывают полный путь к файлу:

С:\Приказы по личному составу\Иванов

Деловой язык документации

Литературный язык - это тип речи, исторически сложившийся на базе национальной письменности и литературы. Разновидностью современного литературного русского языка является официально-деловой стиль документа, который и используют специалисты в сфере управления предприятием.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов, они не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Язык служебных документов имеет некоторые особенности. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу.

Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов, междометий в деловой речи недопустимо.

Очень часто в документах встречаются речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова. Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

Паронимы - близкие по звучанию однокоренные слова, отличающиеся значением: гарантированный - гарантийный, поместить - разместить, представить - предоставить. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм официально-делового стиля.

Синонимы - слова с одинаковым или очень близким значением: будущий - грядущий, спешить - торопиться, построить - соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости могут привести к смысловой ошибке.

Плеоназм (от греч. - переизбыток) - частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: "памятный сувенир" (сувенир - подарок на память), "совместное сотрудничество" (сотрудничество - совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

Омонимы - слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук - "оружие" и лук - "растение"; брак - "супружество" и брак - "изъян, дефект, недостаток".

К специальной лексике относятся также профессионализмы - разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство - кардан, передаточный механизм - передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог - глазник, трансплантация - пересадка и др.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

В лексике языка всегда присутствуют также устаревшие слова и неологизмы. Возникновение новых слов и утрата языком устаревших - явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; наоборот, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, свое общественное значение.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, "Иванов И. И." или "И. И. Иванов", она и в дальнейшем должна писаться так же.

Название должности главы государства пишется с прописной буквы: Президент Российской Федерации.

В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

1) Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

2) Советник Президента Российской Федерации;

3) Председатель Правительства Российской Федерации.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

1) Правительство Российской Федерации;

2) Коллегия Правительства Российской Федерации;

3) Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления РФ и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", "министерство", "республиканские министерства", "государственный комитет", "государственные комитеты".

Названия органов судебной власти оформляются следующим образом:

1) Конституционный Суд Российской Федерации;

2) Верховный Суд Российской Федерации;

3) Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

1) Верховный Суд Республики Башкортостан;

2) Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики.

Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления РФ прописные буквы употребляются следующим образом:

1) Конституция Российской Федерации;

3) Федеративный договор;

4) Основы законодательства Российской Федерации;

5) Федеральный закон "О прокуратуре Российской Федерации";

7) Указ Президента Российской Федерации;

8) Распоряжение Правительства Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

1) начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

2) начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

3) первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

4) заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

5) глава администрации Красноярского края;

6) губернатор Сахалинской области;

7) мэр Санкт-Петербурга.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

1) председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

2) президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например: "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации" (но: "наградить народного артиста Российской Федерации").

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии, генерал армии, адмирал, академик, действительный член Российской академии наук, доктор технических наук.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова "Родина", "Отчизна" и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

1) государственная граница Российской Федерации;

2) государственная награда Российской Федерации.

Слово "государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) Государственный гимн Российской Федерации;

3) Государственный флаг Российской Федерации.

В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.

Слово "праздник" пишется со строчной буквы, если не входит в официальное название праздника.

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов "имени", "памяти", "лет", "года", например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия, водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.

С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы: запад, юго-восток.

Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эдь-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-Эндр, Шуази-ле-Руа.

В географических названиях с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение, существительные (лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация - Россия, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Коста-Рика, Кот-д"Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Сьерра-Леоне.

Для написания числительных используют три формы:

1) буквенную (три фотоаппарата);

2) цифровую (10 печатных листов);

3) буквенно-цифровую (100-тысячный).

Регистрация документов, документооборот

В процессе управления предприятием необходима четкая, быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления до сдачи на хранение в архив или отправки в заинтересованные учреждения, то есть адресату. Этот процесс и называется документооборотом организации.

Каждая организация индивидуальной инструкцией по делопроизводству утверждает технологические правила документооборота, которые регламентируют процесс обработки перед вскрытием почты:

1) проверяются сохранность упаковки и правильность адресации;

2) заказная корреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах.

Различают следующие основные потоки документации:

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов и должен выполняться каждым структурным подразделением организации.

Объем документооборота - это количество документов, зарегистрированных в месте учета за определенный отрезок времени. В конце года объем документооборота подсчитывается по регистрационным формам подразделением делопроизводства.

Маршрут документа - перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

1) дата поступления документа;

2) срок исполнения (как правило, указывается в днях);

3) дата фактического исполнения;

4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа ("получатель" документа);

5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние ("отправитель");

6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

7) полученный статус документа, т. е. "выходной" статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

8) примечание (многострочный текст);

9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

Регистрация документа - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.

Цель регистрации - придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз - поступающие в день поступления, а создаваемые - в день подписания или утверждения.

В большинстве организаций используется карточная система регистрации документов. В ней для регистрации документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. При карточной системе регистрации ведутся две картотеки: контрольная и справочная.

Часть реквизитов регистрационно-контрольной карточки на документ заполняют до передачи документа руководителю, остальные - после получения резолюции руководителя со сроком исполнения и фамилиями исполнителей.

Журнальная система регистрации документов используется в том случае, если документооборот организации составляет менее 500 - 600 документов в год.

Обложка журнала регистрации оформляется следующим образом: в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре; в нижнем правом углу пишут даты начала и окончания ведения журнала.

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а потом проставляют печать организации и делают надпись, удостоверяющую правильность оформления, например:

"В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 50 листов".

На современном этапе карточная форма регистрации заменяется на автоматизированную, когда поток документов обрабатывается с помощью компьютерной программы.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль исполнения документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

А. Пфеффер

Элементами содержательной части управленческого документа являются текст, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения (1).

Текст документа - это выраженное с помощью языковых средств содержание управленческих документов.

Реквизит 20 «Текст документа» - главный реквизит документа. Все остальные реквизиты служат оформлению документа, указывают на этапы его прохождения и т.п. Поэтому составление текста - наиболее важная и трудоёмкая работа. При создании управленческих документов следует придерживаться требований, предъявляемых к текстам официально-делового стиля.

К таким требованиям относятся:

1) целесообразность, уместность языковых средств,

2) нейтральный тон изложения,

3) императивность,

4) точность, ясность,

5) полнота информации,

6) краткость,

7) достоверность,

8) логичность,

9) актуальность (2).

1) Приступая к составлению документа, прежде всего, следует решить вопрос о его целесообразности .

Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех случаях, когда они охраняют интересы государства и народа, помогают правильно организовать работу, содержат сведения, имеющие научное и практическое значение, содержат отчеты о деятельности государства, отдельных учреждений, организаций, предприятий и др.

Целесообразность может проявляться и на языковом уровне. В таком случае принято говорить об уместности языковых средств , используемых в тексте документа.

Например, при выборе вариантов типа «оказать помощь - помочь», «принять участие - участвовать» приоритет отдается первым формам, поскольку этого требуют традиции официально-делового стиля.

2) Участниками письменного делового общения являются преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия и действующие от их имени руководители и другие должностные лица. Управленческая информация является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

Нейтральный тон изложения - это норма делового общения. По этой причине личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Для официального документа характерна надындивидуальность - принципиальное отсутствие в тексте каких-либо указаний на личность составителя документа.

3) Императивность (волюнтативность). Особенность делового стиля состоит также в том, что какой бы способ изложения ни использовался, речь должна иметь долженствующе-предписывающий или констатирующе-предписывающий характер. Если используется описательный способ изложения, то это описание с целью констатации фактов, событий, явлений. В текстах повествовательного характера глаголы, используемые в форме настоящего или прошедшего времени, также имеют подтекст долженствования или обязательности действия. Например: Комбинат принимает на себя обязательства...; Комитет... считает необходимым... ; Комиссия установила, что... .

Волюнтативность в текстах выражается семантически (подбором слов) и грамматически. Так, в текстах всех распорядительных документов, а также в некоторых служебных письмах, в заявлении, докладной и служебной записках и др. используются глаголы в форме 1-го лица настоящего времени приказываю, обязываю, предлагаю, прошу и пр., модальные формы надлежит, необходимо, следует, предлагается и т.п. в значении долженствования, предписания.

4) Точность, ясность изложения в официально-деловом стиле играют особенно важную роль, так как текст служебного документа всегда требует однозначности высказывания и невозможности его инотолкования. Формулировки должны быть безупречными в юридическом отношении. Это обеспечивается четкостью его композиционной структуры, продуманностью и точностью формулировок, исключением заимствований, еще не принятых языком.

Точность текстадокумента достигается употреблением определенных языковых средств. К ним относятся:

· отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления: договор, кадры, персонал, аттестация, аппарат, управление и т.п.;

· специальные названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением, должностью или званием: свидетель, наниматель, истец, ответчик, арендатор, заказчик, посетитель, опекун и др.;

· языковые клише, позволяющие максимально стандартизировать служебный документ;

· особые приемы уточнений, дополнений (например, в автобиографии, расписке, доверенности - Я, Иванов Николай Романович,...; или мой отец, Иванов Роман Петрович, ... .);

Стремление к точности порождает появление в тексте документов плеонастических оборотов (плеоназм - избыточное по значению словосочетание), которых следует избегать, например: «в марте месяце», «сообщить информацию», «свободная вакансия» и др.

5) Существенной характеристикой документированной информации является её полнота , которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией.

Полнота информации предполагает, что текст документа должен содержать все данные, необходимые для адекватного восприятия содержания текста и принятия обоснованного управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость в запросе дополнительных сведений, порождая тем самым неоправданную переписку.

Глубина изложения вопроса зависит от целей документа. Так, в информационном письме достаточно только изложить факты или события, а в письме-просьбе необходимо точно и исчерпывающе обосновать причину и предмет просьбы.

6) Краткость (лаконичность) . Требование краткости текста документа непосредственно связано с уменьшением физического объема текста и, соответственно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие.

Краткость достигается посредством:

· точного формулирования темы (предмета) текста документа;

· отбора необходимой и достаточной информации;

· отбора языковых единиц, каждая из которых должна нести смысловую нагрузку;

· исключения речевой избыточности (лишних слов и целых фрагментов текста, не несущих необходимой информации, неоправданные повторов и ненужных подробностей, детализации, затрудняющих восприятие основной мысли текста);

· использования общепринятых или специальных сокращений слов и словосочетаний (4).

Требование краткости нарушается также в случае, когда текст загромождается словами, лишенными смысловой нагрузки.

В текстах документов не следует использовать плеоназмы - смысловые повторы, возникающие при употреблении слов, частично или полностью совпадающие по значению, например: в марте месяце, совместное сотрудничество, свободная вакансия и др. (5).

Требование краткости распространяется не только на текст документа, но на весь документ в целом. Например, не следует повторять в подписи документа наименование организации, если документ исполнен на бланке; включать в текст документа ссылку на номер и дату входящего документа, если эта ссылка использована как реквизит.

6) С полнотой связана достоверность информации. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а, прежде всего, об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Достоверность информации проявляется в тексте документов в виде ссылок на другие документы; в точном указании лица, которому предписано исполнение поручения, времени исполнения, в приведении конкретных фактов, цифр и мн. др.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов.

7) Логичность для многих документов выражается, прежде всего, в построении всего текста, в порядке следования его частей:

1) преамбулы,

2) основной части;

3) заключения.

В преамбуле излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ. Преамбула не должна превышать 1/3 текста всего документа. Основная часть содержит выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.

Если поводом для создания документа послужил другой документ, то во вступительной части делается ссылка на этот документ. При этом используются слова: во исполнение - если вышестоящий орган прямо предписывает выполнение определенного действия; согласно, в связи, в соответствии - при отсутствии прямого предписания.

В последние десятилетия для облегчения восприятия текста и логического выделения сути документа рекомендуется начинать (по возможности) с основной части, а причину указывать во второй. Например: Просим выделить дополнительные ассигнования в сумме... с целью приобретения компьютерной техники.

Некоторые документы могут состоять только из одной основной части, например: письма, заявления без мотивировки просьбы: Прошу освободить меня от занимаемой должности... , приказы по личному составу: Уволить ЯКОВЛЕВА Ивана Петровича... .

Требование логичности изложения отражается и на языковом уровне: в обилии сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения: причины, следствия, условия и др. Логический принцип действует также на уровне предложений и словосочетаний. Обычным для текста документа является прямой порядок слов: подлежащее предшествует сказуемому, определение - определяемому слову.

Однако этот порядок изменяется в том случае, когда необходимо выделить главное по смыслу слово. Так, например, предложение может начинаться с глагола: назначить, уволить, повысить и др., что чаще всего используется в приказах по личному составу. В распорядительной части приказов, распоряжений, постановлений главная часть может строиться по схеме: кому, что сделать, к какому сроку (подчеркивается субъект исполнения), или: что сделать, кому, к какому сроку (подчеркивается действие).

Использование вводных слов в тексте документа ограничено и подчинено цели логического скрепления: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны и т.п.

8) Эффективность управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда в документе используется информация новая, необходимая для решения данного вопроса, а вся известная адресату информация отсутствует. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Поэтому одним из требований, предъявляемых к документу, является актуальность информации , которая обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.