Образец служебной записки на командировку. Образец служебной записки о командировке. Кто оформляет командировочное удостоверение

Обращение к руководству компании довольно часто сводится к написанию служебной записки. Особенно это актуально при направлении сотрудника в командировку. Что это такое, как её оформить, в каких случаях пишут записку - на эти вопросы постараемся найти ответы в статье..

Что такое «служебная записка»

Служебная записка - довольно распространенный инструмент общения начальника и подчиненного, часто используется для сообщения сути проблемы сотрудника. Например, требуется оформить отпуск за свой счет, и тут служебная записка будет первичным документом для оформления внутрифирменного приказа. Служебная записка может содержать предложения по улучшению производственной деятельности компании.

Служебная записка - это способ связи сотрудника отдела со своим начальником, начальников из разных отделов, да мало ли кого ещё. Этот документ помогает передать необходимую информацию лицу, заинтересованному в её получении. Служебная записка может содержать:

• просьбу подчинённого к руководителю отпустить в отпуск за свой счёт (или предоставить очередной оплачиваемый отпуск);
• объяснение действий сотрудника в производственной ситуации, в ней делается акцент на отклонение от общепринятой нормы;
• доклад о (или невыполнении) поручения сотруднику;
• отчёт о командировочной поездке, совершённой на личном транспорте (или транспорте третьих лиц).

Текст документа оформляется в свободной форме. По форме, как правило, состоит из шапки, тела записки, подписи.

В шапке записывается адресат сообщения, здесь прописывается должность и фамилия с инициалами должностного лица, которому собираются передать информацию.

После одного-двух отступов по центру листа пишут фразу «служебная записка» и с новой строчки с учетом абзацного отступа в свободном тексте сообщают причину обращения.

Затем, после изложения сути вопроса, после одного-двух отступов пишут должность обратившегося, ставят подпись и дату.

Структура служебной записки, как правило, простая, она состоит из (1) шапки, (2) тела записки, (3) подписи

Подавая служебную записку на рассмотрение, следует позаботиться о прикладываемых к ней документах, имеющих непосредственное отношение к её содержанию.

Если служебная записка оформляется по результатам командирования на собственном транспорте, то в содержании отмечается, что поездка к месту командирования осуществлялась на собственном транспорте, с указанием маршрута движения туда и обратно. К ней прикладывают:

• путевой или маршрутный лист;
• кассовые чеки;
• квитанции.

Прикладываемые документы должны свидетельствовать, что поездка действительно осуществлялась на собственном транспорте по указанному в записке маршруте. Также эти документы требуются для установления фактического срока командировки. Нужно только повнимательнее отнестись к срокам, длительность командировки по служебной записке и документам должен быть не больше срока по приказу о командировании.

Видео: служебная записка

Служебная записка о командировании

Служебная записка с просьбой отправить в командировку пишется по той же форме, что и другие служебные записки.

К служебной записке о командировании предъявляют ряд требований. Во-первых, адресуется записка о командировании должностному лицу, имеющему право отправлять сотрудников в командировки. Чаще всего, руководителю компании.

Во-вторых, из содержания записки должно быть понятно, кто обращается с просьбой направить в командировку и кого планируется направить в командировку. В тексте должно быть чётко написаны фамилия, имя, отчество и должность отправляемого. Записка может быть написана как самим работником, так и его начальником. Нужно только помнить про перечень лиц, отправлять в командировки которых можно лишь с их согласия.

содержит фамилию отправляемого, место командирования, цель поездки

В теле записки должны быть указаны:

• место командировки;
• предполагаемый срок поездки;
• цель поездки;
• форма отчёта о командировки;
• предполагаемая ценность поездки.

Кто подпишет служебную записку на командирование

Служебную записку с просьбой отправить в командировку может оформить и подписать как отправляемый в командировку сотрудник, так и его непосредственный начальник. Нужно лишь помнить, что далеко не всех работников можно отправлять в командировку без их согласия. Требуется согласие от женщин, воспитывающих детей до трёх лет, родителей-одиночек с детьми до пяти лет, инвалидов, иностранных сотрудников. И если всё же требуется отправить такого сотрудника, то в служебной записке он пишет о своём согласии отправиться на исполнение командировочного задания. Такая бумага станет основой для составления приказа о командировании.

А вот приказ о командировании подпишет должностное лицо (руководитель то есть), обладающее полномочиями командировать своих сотрудников. А работник должен ознакомиться с этим приказом под роспись.

В какие сроки подавать записку на командирование

Опять расстроим читателей своей нечёткостью изложения вопроса о сроках подачи записки, но их попросту не существует. Здравый смысл подсказывает, подавать служебную записку с просьбой направить в командировку следует за срок, достаточный для:

• составления сметы расходов на поездку;
• выпуска приказа о командировании;
• получения денежных средств из кассы;
• покупки билетов.

В каждом случае требуется принять во внимание массу влияющих факторов - от оценки необходимости такого направления сотрудника, до возможности приобрести билет в сжатые сроки. В одном случае одного дня будет достаточно, а в другом потребуется две недели. Таким образом, планируя сроки подачи записки на командирование, следует все хорошо взвесить.

Служебные записки делятся на виды в зависимости от цели их оформления. В любом случае каждая из них содержит информацию, которую работник желает донести до своего руководителя. В случае оформления служебной записки перед командировкой или после, следует обратить внимание на требования к её содержанию и сопровождающим документам.

Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой. На практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются.

Ст.168 ТК РФ

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Существуют определенные ограничения на направление в служебные командировки. Направлять в служебные командировки запрещается:

Беременных женщин (ст. 259 ТКРФ);

Работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ). Направление в служебные командировки:

Женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,

Работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет,

Работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ). Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в командировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи.

Оформление начинается с подготовки служебного задания (унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»).

Образец заполнения формы № Т-10а

Этот документ является основанием для издания приказа (унифицированная форма № Т-9 (о направлении работника в командировку) или № Т-9а (о направлении работников в командировку)).

В приказе указывается:

— место назначения,

— цель командировки,

— срок в календарных днях,

— источник финансирования.

Образец заполнения формы № Т-9

Скачать унифицированную форму № и

Самый последний документ – командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10)

Командировочное удостоверение оформляется каждому работнику, направленному в командировку.

После подписания руководителем организации и ознакомления работника под роспись с данными документами, командировочное удостоверение выдается работнику.

На оборотней стороне формы № Т-10 необходимо оформить первую отметку о выбывании работника и проставить оттиск печати организации.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Образец заполнения формы № Т-10

Скачать унифицированную форму №

После возвращения из командировки в организацию работником составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и в трехдневный срок предоставляется в бухгалтерию, вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебная записка на командировку - образец 2017 года приведен в нашей статье - понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения.

Чем обычно подтверждают даты командировки

В результате произошедших в 2015 году изменений в правилах документального оформления командировок (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771) в процедуре служебной поездки стали задействоваться всего 2 документа:

• распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
• отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).

О распоряжении, оформляемом работодателем, читайте в материале .

Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
• при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
• при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.

О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье .

Как оформить служебную записку на командировку

Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:

• На служебном автомобиле.
• Личном транспорте.
• Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.

Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.

Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть на нашем сайте.

Итоги

При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.

Служебная записка является одним из главных документов, который используется внутри организации. Она служит для передачи информации и подтверждения отправки работника, а также для расчёта расходов во время поездки.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Зачастую служебную записку оформляют тогда, когда отсутствуют проездные билеты, бумаги на проживание в другом населённом пункте.

Что это такое

Командировочная записка – это внутренний документ, подтверждающий отправку работника в другой город на временную работу и прибытие обратно. Бумага оформляется сотрудником после командировки в тот же день либо через максимум 3 суток.

К этой записке необходимо приложить чеки, документы с затратами на топливо, стоянку, жильё и др. Исключительно в таком случае работодатель может компенсировать расходы за командировку.

Согласно письму Министерства Финансов от 20 апреля 2015 года на основании лишь одной служебной записки доказать собственные затраты проезда сотрудника невозможно.

В каких случаях нужна

Служебная записка на командировку нужна в следующих случаях:

• когда проезд будет проходить на служебном, личном, арендованном транспортном средстве;
• если у работника нет документов об отправлении и месте пребывания.

Такая бумага нужна для бухгалтерского учёта при начислении денег за время работы за пределами фирмы. Также записка используется в качестве основания для издания приказа об отправлении сотрудника в командировку.

Форма

Командировочное уведомление оформляется на специальном бланке (формат А4) организации от руки или через принтер. Точного стиля служебной записки законодательство не предусматривает. Форма должна быть составлена самой компанией.

Как написать и ее образец

Обязательной формы служебной записки нет, но в нём должны быть такие пункты:

• сверху указывается должность, ФИО работодателя, название компании;
• сам текст обращения с числом выезда и приезда, цель командировки, марку, государственный номер автомобиля;
• перечисление прилагаемых документов;
• ФИО и должность специалиста, побывавшего в поездке. Его подпись.

К записке работник прилагает путевой лист, чеки за оплату топлива, стоянки, жилья и т.д. Бумага отдаётся директору. Он ставит свою подпись и отправляет на бухгалтерию для подсчёта расходов и их возмещения.

Сумма суточных зависит только от местоположения сотрудника (за границей или на территории РФ).

Образец служебной записки на командировку в 2019 году:

От директора

Директор компании, как и остальные сотрудники, должен также заполнять документы на командировку, учитывая служебную записку. Приказ о своей командировке не является доказательством совершения поездки.

Так как директор занимается привлечением кадров, увольнением работников и другими делами, увеличивающие эффективность организации, то он может временно передать свои полномочия. Для этого нужно оформить доверенность, согласно статье 185 ТК России. Ниже представлен образец служебной записки о командировании руководителя.

Оформляется записка для всех работников точно также, независимо от должности.

На личном авто

Если специалист принял решение отправиться в командировку на собственном транспорте, то необходимо учесть положения, описанные в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749.

Пункт 7 этого закона говорит о том, что работник, отправляющийся на личном, служебном или на арендованном автомобиле, должен указать фактическое пребывание в командировке. Основанием для этого послужит путевой, маршрутный листы, чеки и иные документы, подтверждающие путь поездки.

Если таких бумаг нет, то нужно к служебной записке приложить квитанцию, талон об оплате жилья. Рекомендуется приложить все вышеперечисленные документы.

На расходы

Затраты по командировке компенсирует непосредственно компания. Чтобы получить деньги, нужно к служебной записке приложить все чеки и бумаги, полученные в период поездки.

Бухгалтер всё подсчитает и возместит убытки.

Отчёт

Руководитель после возвращения работника из поездки должен оформить авансовый отчёт в течение 3 дней, ориентируясь на чеки и талоны. На основании этого документа сотруднику компенсируют расходы.

Бывает, что работник за 3 суток не подписал авансовый отчёт, то есть не отчитался о потраченных денежных средствах. Тогда работодатель может эти расходы компенсировать из заработной платы сотрудника.

Единого оформления авансового отчёта нет. Но часто берут привычный государственный стиль №АО-1. В документе должно быть минимум 3 подписи: работника, главного бухгалтера, директора.

Если истрачено меньше денег, чем было выдано, то остаток отдаётся обратно в кассу. Деньги выдаются по тому реквизиту, который указан в отчёте.

Где хранится

Служебная записка на командировку хранится вместе со всеми основными документами в кадровом отделе организации. Можно подшивать все трудовые бумаги в папку. Срок хранения служебных записок составляет 5 лет.

Копию документа о командировке можно вклеивать в личное дело работника. Но это не обязательно.

Какие документы прилагаются

К служебной записке для уточнения расходов прилагаются такие бумаги:

• чеки и квитанции о расходах на топливо, жильё, стоянку.

Если у сотрудника нет таких бумаг, то ему нужна служебная записка, где будет написана дата отъезда и возвращения, с отметкой подтверждения от компании.

Как составить об отмене командировки

Бывают случаи, когда работник по уважительным причинам не может съездить на командировку. События, по которым поездка отменяется, должны быть описаны в правилах компании.

Основные причины для отмены командировки:

• погодные условия;
• семейные обстоятельства;
• заболевание сотрудника.

Причина должна быть указана в приказе.

Если работнику дали денежные средства на поездку, то он при отмене командирования должен их вернуть в бухгалтерию. Также оформляется приказ об отмене поездки, в котором должна быть указана причина.

В данном эпизоде сотрудника отзывают по причине досрочного выполнения работы. Но стиль документа при отмене командировки по другой уважительной причине будет таким же.

Какие бумаги может заменить

Служебная записка на командировку нужна для указания задания, из-за которого работник находиться в поездке, для установления сроков пребывания в поездке и правильного расчёта затрат.

Поэтому она заменяет собой:

• служебное задание.

Служебная записка на командировку является универсальной, так как заменяет сразу 3 документа.

Требуется ли для ИП

Индивидуальный Предприниматель может написать служебную записку о расходах в командировке и тем самым подтвердить свои затраты. Но он также имеет право не писать о ней, так как у него нет руководителя.

Иногда налоговые инспекции требуют оформления служебной записки на командировку, подозревая ИП в отклонении от уплаты пошлины. В таком случае гражданин может подать в суд. Судьи зачастую встают на сторону ИП, так как они считают данный случай дискриминацией физического лица.

Во избежание проблем в суде с налоговыми органами можно составлять служебную записку на командирование.

Служебная записка на командировку – внутренний документ компании, который служит для подсчёта затрат во время поездки, указания цели отбытия, период времени между отъездом и возвращением.

Хранится командировочное уведомление в кадровом отделе вместе с другими документами в течение 5 лет. Оно заменяет собой удостоверения о командировке, отчёт по выполненным задачам, задание.

Для ИП записка не обязательна, но для ухода от проблем с налоговой инспекцией её делать рекомендуется.

Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.

Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:

• поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
• отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.

Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

Правила оформления

Образец служебной записки о командировке 2019 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.

Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.

Также следует перечислить прилагаемые документы.

Сопроводительная документация

Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:

• путевой лист;
• чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
• при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.

При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.

Образец служебной записки на командировку 2019 года

Должен ли писать руководитель

По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.

Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.

Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.

Поездки за границу

В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.