Нужно ли письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте и как его получить. Заявление на отправку трудовой книжки по почте — образец Прошу выслать трудовую книжку по почте

Руководитель компании не только не имеет права удерживать бланк работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении сотрудника может быть расценена как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать в соответствии с п. 1 и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ .

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

• пытался трудоустроиться без трудовой;
• потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

1. Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
2. Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в .
3. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ .

Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.

Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

Законодательством установлена обязанность отдать трудовую книжку в последний день работы сотрудника. На практике реализовать требования закона достаточно сложно. Избежать ответственности позволит направление отчетного кадрового документа работнику по почте.

В каких случаях допустимо применение такого способа, как правило, составить заявление на пересылку документа, как оформляется согласие на отправление. Об особенностях оформления писем и взаимодействия с Почтой России вы узнаете из этого материала.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

Пересылка трудовой книжки по почте возможна исключительно в случаях, предусмотренных законом. К ним относятся:

• нахождение на должности сотрудника в удаленном офисе, находящемся в другом регионе, чем головное управление компании;
• увольнение во время командировки или стажировки в отдаленном районе;
• при отъезде сотрудника в отпуск с подачей заявления на отдых с последующим увольнением;
• в иных случаях на практике, когда получение документа лично сотрудником не представляется возможным.

Как правильно отправить?

Для процедуры пересылки трудовой книжки характерно несколько важных моментов:

• отправка документа почтой по инициативе работодателя не всегда уместна. Необходима она только в случаях, когда данная мера допускается положениями законодательства. Не влияет на эти правила и нормы статей 62 и 77 ТК РФ о необходимо передачи трудовой книжки работнику в последний день исполнения им обязательств.
• направление документа Почтой России возможно только в случаях, когда работник самостоятельно заявил о своем желании получить трудовую книжку по почте. Он может заявить об этом работодателю или дать разрешение на получение книжки таким способом в ответ на уведомление предприятия.
• даже при увольнении работника в связи с привлечением его к административной или дисциплинарной ответственности требуется предварительное получение письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте.

Читайте также: Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Если сотрудник не может прийти явиться в кадровый отдел работодателя для получения трудовой книжки в связи с длительным отъездом или по другим причинам, он может подать заявление об отправлении документа почтой.

Форма заявления

Единой формы заявления не установлено. В заявлении должны присутствовать следующие реквизиты:

• Ф. И. О. работника;
• название организации и/или ответственного лица кадрового отдела за хранение и выдачу трудовых книжек;
• название документа – уведомление;
• сообщение о необходимо отправки книжки по почте;
• дата составления;
• собственноручная подпись сотрудника, при представлении его интересов – нотариально заверенная доверенность с указанием полномочия на оформление таких бумаг.

Как написать?

Заявление на направление трудовой книжки почтой работник составляет и подписывает самостоятельно. По нотариально заверенной доверенности такие действия вправе осуществлять законный представитель, защищающий трудовые права сотрудника. Оказать содействие при оформлении договора вправе трудовая инспекция.

Согласие на отправление

Заявление с выражением согласия на получение трудовой книжки по почте составляется в произвольной форме, единого унифицированного вида не существует.

Читайте также: Оформление дубликата трудовой книжки: порядок заполнения в 2019 году

Допускается указание на согласие отправить трудовую книжку по почте следующими способами:

• вписанием фразы «Согласен на отправление трудовой книжки по почте на адрес работника» при составлении заявления на увольнение;
• отдельным документом, независимо от факта прекращения трудовых отношений;
• при направлении телеграммы, удостоверенной работником телеграфа.

Оформление разрешения на отправку трудовой книжки по почте осуществляется в следующем порядке:

• составляется уведомление и подписывается работником;
• передается сотруднику Почты России для заверения, в конверт вкладывается опись, дубликат остается у заявителя с отметкой почтового отделения о принятии, требуется заполнение уведомления о получении письма, форма отправления – заказная;
• документ предъявляется для пересылки, оплачивается пошлина;
• при получении письма представителем работодателя уведомление возвращается в отделение Почты России или на адрес сотрудника с отметкой о получении.

Как забрать из другого города?

Если сотрудник находится в ином населенном пункте к моменту, когда трудовая книжка должна быть получена у работодателя в связи с увольнением, он может получить документ способами:

• направив по почте заявление об отправке документа в другой город;
• выписав доверенность и заверением ее у нотариуса на получение кадрового документа у работодателя во исполнение трудовых прав сотрудника.

В последний день работодатель должен осуществить полный расчет с сотрудником и выдать ему денежные средства, трудовую и иные документы. Отправка трудовой книжки почтой при увольнении частая практика. Данная процедура должна быть проведена в соответствии со всеми нормами, предъявляемыми на законодательном уровне. В противоположном случае работодателя могут привлечь к ответственности.

Можно ли

Трудовая книжка является важным документом, который выдается гражданину при первичном трудоустройстве. В ней отражается вся трудовая деятельность сотрудника. Данный документ является основным при подсчете общего трудового стажа, необходимого для получения надбавок к пенсионному обеспечению. При трудоустройстве в трудовую вносится запись о приеме на работу, после чего она остается у работодателя и храниться в несгораемом сейфе. В соответствии со ст. 84.1 ТК России после расторжения трудовых отношений заполненная книжка должна быть выдана работнику на руки, о чем будет свидетельствовать его подпись в журнале учета трудовых книжек. Если работодатель своевременно не предоставит данный документ сотруднику, то его могут привлечь к ответственности с последующим наложением штрафа.

Для предотвращения возникновения негативных последствий работодатель может воспользоваться услугами почты. Чтобы отправить трудовую книжку необходимо получить разрешение владельца, оформленное в письменном виде. Для этого директор организации обязан распорядиться об отправки уведомления, в котором требуется указать на необходимость получения трудовой в отделе кадров, а также спросить разрешение на пересылку документа почтой.

Важно знать! После отправки уведомления с работодателя снимается вся ответственность. В связи с этим рекомендуется отправлять уведомление на следующий день, после увольнения сотрудника.

Порядок действий работодателя

Для того, чтобы сотрудник не смог с помощью судебных органов привлечь работодателя к ответственности, при условии, что работник отсутствовал в последний день на рабочем месте или отказался получать документ, директор организации обязан выполнить ряд действий:

• провести процедуру увольнения в соответствии со всеми нормами, предусмотренными действующим законодательством, в результате чего трудовые отношения с работником будут полностью расторгнуты;

• попробовать лично передать сотруднику трудовую книжку. Сделать это необходимо в течение первого дня после увольнения. Как правило, отказ работника от получения трудовой связан с несогласием самого факта расторжения трудовых отношений или причин, по которым оно осуществляется. Чаще всего, если увольнение проводится по инициативе работника, то неполучение трудовой аргументируется забывчивостью работника или отсутствием возможности лично присутствовать при увольнении;
• если передать лично трудовую не получилось, то необходимо в кратчайшие сроки направить по адресу проживания сотрудника уведомление о необходимости получения данного документа. Если работодатель проигнорирует данную необходимость, то в судебном порядке его могут обязать выплатить сотруднику денежную компенсацию в размере заработной платы за все дни, когда работник не мог осуществлять трудовую деятельность в связи с отсутствием документа;
• получить согласие владельца книжки, оформленное в письменной форме, на пересылку документа с помощью почты;

Важно знать! Отправка трудовой книжки по почте без согласия ее владельца считается неправомерной, что может привести к наложению штрафа на директора организации. В случае отказа сотрудника от пересылки документа, трудовая остается на хранении в организации и должна быть выдана в течение 3 дней после письменного обращения владельца.

• обратиться в ближайшее отделение почты и отправить трудовую книжку с помощью заказного письма с уведомлением о получении по адресу проживания сотрудника или по другим реквизитам, указанным самим гражданином.

Если работник заблаговременно знал, что не сможет лично получить трудовую книжку в последний день, то он может подать заявление (или включить необходимые данные в заявление об увольнении), в котором выразит просьбу об отправке трудовой на домашний адрес или укажет иные реквизиты. В такой работодатель обязан в последний день переслать трудовую работнику. При этом необходимость направления уведомления автоматически аннулируется.

Порядок действий работника

Сотрудник также заинтересован в получении трудовой, так как без нее он не сможет трудоустроиться на новое место. После получения уведомления от работодателя, сотруднику достаточно выразить свое согласие на пересылку документа по почте. Для этого работник может просто поставить отметку на уведомлении о том, что он согласен на пересылку трудовой, или составить отдельный документ. Он не имеет унифицированного образца, что позволяет сотруднику составлять его в произвольной форме. В документа может быть указана информация:

• о ФИО сотрудника, точном адресе его проживания, а также дате и номере договора, который ранее был заключен с организацией;
• о дате, когда был расторгнут договор (необходимо, если согласие направляется после увольнения);
• о согласии сотрудника на пересылку трудовой книжки с помощью почты;
• о реквизитах, куда следует направить трудовую. Данный адрес может не совпадать с местом регистрации уволенного сотрудника.

В конце необходимо поставить дату его составления и подпись заявителя, без которой документ не имеет юридической силы.

Важно знать! Если сотрудник не смог по какой-то причине ответить на высланное работодателем уведомление, то он сможет получить трудовую в любой удобный момент. Для этого необходимо в отдел кадров организации подать заявление о выдачи документа. В такой ситуации работнику обязаны отдать книжку в течение 3 дней.

На законодательном уровне закреплена обязанность руководителя организации в выдаче трудовой книжки ее владельцу в день расторжения трудовых отношений. Если работник по какой-то причине отсутствовал на рабочем месте или отказался от получения трудовой, то директор фирмы обязан направить ему уведомление. После отправки уведомления с работодателя снимается вся ответственность за невыдачу документа. Без согласия владельца книжки, ее пересылка с помощью почты запрещена.