Формы документов по учету товарно-материальных
ценностей в местах хранения

Бланк формы МХ-1. Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме № МХ-1 применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от организаций-поклажедателей на хранение организации-хранителю. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае

Бланк формы МХ-1. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-2. Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-2 применяется для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение и ведется материально ответственным лицом организации - хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возврат по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.

Бланк формы МХ-2. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-3. Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-3 применяется для учета возврата поклажедателю товарно - материальных ценностей, принятых организацией - хранителем на хранение. Акт составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации - хранителя по истечении срока хранения товарно - материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр акта остается в организации - хранителе, второй - передается поклажедателю.

Бланк формы МХ-3. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-4. Журнал учета поступающих грузов

Форма МХ-4 применяется для регистрации товарно - материальных ценностей, поступающих в места хранения (базы, склады, холодильники) различными видами транспортных средств за отчетный период (месяц). Записи в журнале производятся по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных документов.

Бланк формы МХ-4. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-19. Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения

Ведомость применяется в организациях, учитывающих товарно-материальные ценности по оперативно - бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета товарно-материальных ценностей, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Бланк формы МХ-19. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-20. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения

Отчет применяется для предоставления в бухгалтерию данных о движении товарно-материальных ценностей за отчетный период. Записи в отчете производятся материально ответственными лицами по каждому приходному и расходному документу и остаткам материалов по всей номенклатуре. Отчет подписывается материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

Бланк формы МХ-20. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-20а. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения по отдельным партиям

С помощью формы № МХ-20а материально-ответственные лица предоставляют в бухгалтерию данные о движении товарно-материальных ценностей по отдельным партиям за отчетный период. Отчет составляется по каждой номенклатуре материалов с указанием общего количества по приходу и расходу материалов за отчетный период. Форма подписывается материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

Для оформления факта передачи имущества на хранение профессиональным и непрофессиональным хранителям потребуется оформить первичный документ. Лучшим вариантом документирования передачи ТМЦ на хранение (хотя и необязательным для применения) является использование унифицированной формы МХ-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.

Предпочтительно оформление операции передачи на хранение по форме МХ-1 потому, что в унифицированном бланке предусмотрены поля для отражения всей необходимой информации и, вероятнее всего, его не потребуется существенно дорабатывать. Передача имущества, а также переход всех рисков возможной утери или порчи ТМЦ осуществляется одновременно с подписанием акта по форме МХ-1 сторонами.

Комплектность документов (количество приложений к акту по форме МХ-1), а также количество экземпляров заполненных форм определяется сторонами (поклажедателем и хранителем) в каждом конкретном случае в соответствии с условиями договора хранения.

Порядок заполнения акта приема на хранение

Акт о передаче имущества на хранение заполняется организацией-хранителем на основании предоставленных поклажедателем сведений о ТМЦ и сопроводительных документов. Заполненный документ подписывается всеми сторонами, участвующими в сделке (обычно это материально ответственные лица поклажедателя и хранителя).

Где скачать бланк и образец формы МХ-1

Унифицированную форму МХ-1 скачать можно на нашем сайте. Причем доступным для скачивания будет и бланк этой формы, и заполненный образец.

Материальные ценности - основной актив компании. Контроль за их движением осуществляется с помощью акта приема-передачи материальных ценностей. В статье рассматривается, когда и при каких обстоятельствах должен составлять данный документ.

Из статьи вы узнаете:

В деятельности любого предприятия часто возникает необходимость принять и передать материальные ценности.

Скачайте документы по теме:

Прием и передача ценностей происходит как в рамках одной компании, так и между двумя организациями.

К материальными ценностями относятся:

• товары;
• сырье и материалы;
• вспомогательные материалы (например, красители или добавки);
• полуфабрикаты;
• топливо;
• запасные части;
• тара.

Как самостоятельно разработать и составить акты, читайте в .

В чем суть акта приема-передачи материальных ценностей

Акт приема-передачи материальных ценностей относится к первичной бухгалтерской документации. Документ содержит характеристику и полное описание предметов (товаров или иных ценностей), которые участвуют в сделке.

Примеры таких сделок:

• поставка товара;
• сделка купли-продажи;
• сдача недвижимости или имущества в аренду;
• передача материальных ценностей на хранение.

Как составить акт приема-передачи ценностей

Законодательством не утверждена единая стандартная форма бланка акта приема-передачи материальных ценностей. Организации разрабатывают такой бланк самостоятельно. Отсутствие стандартной формы не отменяет обязательных реквизитов, присущих любым первичным документам:

• название документа (акт);
• дата заполнения;
• название организации, составившей бумагу;
• суть хозяйственной операции (прием-передача);
• величину, которой измеряется операция (в натуральном или денежном измерении);
• должности лиц, участвовавших в процедуре;
• должность лица, ответственного за оформление сделки;
• личные подписи должностных лиц и обязательная расшифровка каждой подписи.

В качестве образца для составления акта используйте форму №МХ-1 (рис. 1).

Рис. 1. Образец акта приема-передачи материальных ценностей

Взяв за основу форму №МХ-1, дополните ее необходимыми реквизитами или удалите ненужные.

Например, при поставке товара необходимо добавить следующие реквизиты :

• данные о договоре, по которому происходит поставка;
• определение качества товара;
• точное количество единиц товара, подлежащего передаче;
• сведения о дефектах, если они были обнаружены принимающей стороной;
• информация о претензиях, если у принимающей стороны они есть.

Обратите внимание!

Разработанную форму акта следует утвердить в локальной нормативной документации фирмы и в дальнейшем использовать только утвержденный вариант. Ссылки на законодательные нормы и комментарии юриста по вопросу оформления документов о приемке и передачи материальных ценностей находятся .

Акт приема-передачи материальных ценностей при увольнении

Сотрудники, несущие материальную ответственность, меняются или могут отсутствовать на рабочем месте. Сам термин «материальная ответственность сотрудника» означает обязанность возместить предприятию причиненный ущерб. Привлечь к полной ответственности сотрудника можно только в исключительных случаях. Чаще всего сотрудники несут ограниченную ответственность (в пределах средней месячной заработной платы).

Перед передачей имущества одним сотрудником другому обязательно проводится инвентаризация. Он нужна, чтобы определить текущее состояние и количество ценностей.

Все описанные выше действия совершаются в двух случаях - при увольнении сотрудника или перед его уходом в отпуск. Передача ценностей происходит в присутствии «старого» ответственного лица и «нового».

Вопросы из практики

Имущество, выданное по акту приема-передачи материальных ценностей, было утеряно. Можно ли удержать с сотрудника полную стоимость имущества?

Если возраст сотрудника выше 18 лет, то с него можно удержать полную стоимость имущества.

Рассмотрим эту ситуацию подробнее. Работник получает материальные ценности. Процедура оформляется актом передачи (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). Далее ценности по какой-то причине были утрачены. За утрату имущества сотрудник несет полную материальную ответственность.

Во-первых, это исключит возникновение спорных ситуаций в случае недостачи, пропажи или других неприятностей.

Во-вторых, сотрудник будет лучше понимать степень своей ответственности за халатное отношение к вверенному ему имуществу.

Если сотрудник не достиг 18 лет, привлекать его к полной ответственности можно только в исключительных случаях. Ситуация, описанная в вопросе, не является таким случаем. Если несовершеннолетний сотрудник виновен в пропаже имущества, которое он получил по акту и расписался за него, то согласно статьям 241 и 242 Трудового кодекса, его можно привлечь только к ограниченной ответственности. Как уже говорилось выше, она равняется средней месячной заработной плате этого работника.

Материально ответственный сотрудник уволился. Новый работник еще не вступил в должность. Кому передать материальные ценности?

Законодательство не дает однозначного сценария решения данной проблемы. Прежде чем расторгнуть трудовое соглашение с бывшим сотрудником, компания должна провести инвентаризацию.

В ходе этой процедуры «старый» сотрудник передает ценности «новому». Таковы общие принципы трудового права. В рассматриваемом случае новых сотрудник не назначен. Из этой ситуации может быть два выхода.

1. Приказом руководителя назначается временный сотрудник, несущий ответственность за ценности. Составляется акт о временной передачи ценностей.
2. Если кандидатов даже на временное исполнение обязанностей нет, руководитель должен оформить акт передачи на себя (ст. 273 Трудового кодекса РФ).

Руководство организации может составить и утвердить локальным нормативным актом список должностных лиц, которым будут переданы ценности в случае увольнения материально ответственного лица. Этим же актом регламентируется порядок этой передачи.

Такой вывод сделан из совокупного анализа текста ст. 8, 60.2 ТК РФ, ст. 11 Закона от 6.12.21011 № 402-ФЗ и пункта 258 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Вывод

Контроль за движением материальных ценностей компании происходит с помощью специального акта - акта о приеме-передаче материальных ценностей. Стандартной формы документа нет. При разработке бланка акта возьмите за основу форму №МХ-1 или форму №ОП-18. Разработанная форма утверждается отдельным локальным нормативным актом компании.

03.09.2019

Материальные ценности являются основным активом предприятия, поэтому их сохранность очень важна.

Обеспечивается контроль над состоянием и количеством ТМЦ, основных средств за счет документального оформления каждого процесса, связанного с ними, а также назначения посредством издания указа руководителя ответственного лица.

В процессе заключения трудового соглашения с таким лицом формируется дополнение к основному документу о материально ответственности, а при его смене используется специальный порядок передачи ТМЦ.

В каких случаях оформляется?

Смена ответственных работников может происходить по многим причинам.

Скачать образец передачи ТМЦ новому материально-ответственному лицу в свободном виде – .

Процедура внутреннего перемещения ТМЦ от одного МОЛ другому

Процедура передачи ценностей предприятия зависит от ситуации, которая стала основанием для передаточного процесса, в целом внутреннее перемещение средств складывается из следующих этапов:

1. Формируется приказ директора относительно инвентаризации объема товарных ценностей или основных средств в связи со сменой материально-ответственных лиц.
2. Лицо, ведущее дела на текущий момент передает подотчетные материалы на основании описи на временное хранение бухгалтеру или членам комиссии, при этом их необходимо поставить на приход, а выбывшие списать.
3. Формируется инвентаризационная опись товаров или акт.
4. В день смены работников выполняется инвентаризация ТМЦ, а ее итоговые данные передаются для проверки в бухгалтерию.

Проведение самой инвентаризации выполняется в присутствии руководящего состава предприятия и работников избранных для состава комиссии, при этом присутствовать должны все ее члены до момента подписания акта, так как временное отсутствие одного из них является поводом для признания результатов недействительными.

Несовпадение итогов акта передачи и первичной документации бухгалтера, а также проводок является свидетельством недостачи ТМЦ или основных средств из-за их пропажи или халатного отношения.

Приказ руководителя, на основании которого производится созыв комиссии, составляется по форме ИНВ-22.

Выводы

Передача материальных ценностей между специалистами может происходить по различным причинам, при этом вся процедура должна выполняться согласно существующим основаниям и законодательным требованиям.

В процессе передачи ценностей и их инвентаризации должна участвовать назначенная руководителем комиссия, подписи всех ее членов должны присутствовать на акте передачи в качестве доказательства подлинности указанных в нем данных.

Акт приема-передачи ТМЦ заполняют по форме МХ-1. Используется при регистрации факта хранения различных ценностей (соответствует договору хранения). Классификатор ОКУД содержит следующий код формы: 0335001.

Образец заполнения формы МХ-1

Это двусторонний документ, который заполняется двумя сторонами. Первая – хранитель, физическое или юридическое лицо, принимающее ценности на хранение. Вторая – поклажедатель, физическое или юридическое лицо, передающее ценности.

Образец заполнения унифицированной формы мх-1

Хранители могут быть профессиональными и непрофессиональными. Профессиональные:

• склады;
• банки;
• ломбарды и другие, осуществляющие хранение за определенную плату.

Непрофессиональные:

• библиотеки;
• учреждения образования;
• поликлиники;
• театры и прочие, осуществляющие хранение на безвозмездной основе.

В акте приема-передчи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) содержится характеристика и стоимость передаваемой ценности. После подписания этого документа, организация, осуществляющая хранение, несет полную ответственность за сохранность полученной ценности. В случае ухудшения качества, потери или недостачи организация-хранитель возмещает поклажедателю убыток. В финансовом отношении возмещение равно стоимости отдельной части или всего товара. В договоре дынный пункт должен присутствовать в обязательном порядке.

Форма MX-1 унифицирована, подтверждена Постановлением Госкомстата РФ.

Стоит отметить, что любая организация может разработать индивидуальный акт. В этом случае форму МХ-1 берут за образец. Графы, строки и листы сужают или добавляют новые. Запрещается удалять лишь те реквизиты, которые строго установлены Госкомстатом РФ.