Унифицированная форма т 10а. Служебное задание на командировку. Роль служебного задания
Отмена командировочного удостоверения позволила упростить процедуру оформления командировки и минимизировать документооборот организации. Теперь реквизит приказов о командировании «Цель командировки» должен отражать те сведения, которые содержали служебные задания. 2015 год и произошедшие изменения порядка оформления командировок вызвали вопросы, на которые вы найдете ответы в данной статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- какими нормативными актами отменяется служебное задание (Т-10а);
- вправе ли работодатели пользоваться формой т-10а «Служебное задание»;
- что должен содержать приказ о командировании.
Образцы документов
Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов
Командировочное удостоверение и служебное задание (форма №Т-10а) до 2015 года входили в перечень документов, обязательных для оформления служебных поездок. С целью сокращения трудозатрат отменены оба этих документа.
Какими нормативными актами отменяется служебное задание (форма Т-10а)
Изменения в части отмены обязательного оформления командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов о выполненной работе в командировках оговариваются в Положения , утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г №749. Эти изменения вступили в силу с 8 января 2015 года. Аналогичные корректировки внесены в порядок и условия командирования, действующие для федеральных гражданских служащих и утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 г. №813. Для этой категории работников изменения вступили в силу с 1.02.2015 г.
В соответствии с этими нормативными актами - приказом Минфина № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014г. была отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 О служебных командировках в пределах СССР. Командировочное удостоверение и служебное задание (форма Т-10 и Т-10а) теперь не являются первичными документами, без оформления которых раньше организация не могла принять произведенные на командировку затраты в состав расходов при исчислении налога на прибыль.
В каких организациях целесообразно использовать служебное задание (форма №Т-10а)
Унифицированная форма служебного задания на командировку уже с 2013 года могла использоваться по желанию руководства предприятия, у которого было право разработать и утвердить собственную форму, по которой оформлялось служебное задание. И в настоящее время, если руководство сочтет это целесообразным, служебное задание может оставаться в списке документов, которые необходимо оформить, направляя сотрудников в командировку.
Для небольшого предприятия командировочное удостоверение, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении – документы, дублирующие приказ о командировке и увеличивающие трудозатраты на ее оформление. Но для крупных предприятий с разветвленной структурой и большим количеством подразделений служебное задание (форма №Т-10а) может оказаться полезным – на основании этой формы, заполненной руководителем подразделения, будет составляться приказ о командировании с указанием сроков и цели служебной поездки.
Порядок использования на предприятии унифицированной формы «Служебное задание» (форма Т-10а)
Поскольку служебное задание (форма №т-10а) отменено, работодатель, который хочет использовать этот унифицированный документ при направлении сотрудников в служебные поездки, должен закрепить порядок его использования в локальных нормативных документах. Таким документом, регламентирующим служебные командировки, может быть Положение о командировках. Форма служебного задания на командировку может быть разработана на предприятии и самостоятельно, порядок ее заполнения также необходимо установить в локальном регламенте. Работодатель также вправе предусмотреть оформление отчета о выполнении командировочного задания по унифицированной или самостоятельно разработанной форме.
Образец
Как правильно составить приказ на командировку, если отменяется служебное задание (форма Т-10а)
Основанием для направления сотрудника в командировку является соответствующий приказ руководителя. Для его оформления используется самостоятельно разработанная форма или унифицированная форма Т-9 (если едут несколько сотрудников – Т-9а). Обязательными для заполнения в приказе являются следующие сведения:
- реквизиты организации;
- фамилия и инициалы сотрудника, должность и подразделение;
- город и предприятие, в которое он направляется в командировку;
- срок командировки;
- цель командировки.
Чтобы избежать штрафных санкций, необходимо доказать налоговикам, что поездка была вызвана служебной необходимостью, важно правильно сформулировать и заполнить тексте приказа цель поездки и в краткой форме перечислить те задачи, которые должны быть выполнены сотрудником. Во избежание сомнений в деловом характере поездки, нельзя оставлять пустым этот реквизит в соответствующей графе формы приказа на командировку (см. образец). В случае если на предприятии используется унифицированная форма служебного задания, оно указывается в качестве основания для командирования, когда от ее использования в организации отказались, основанием может являться служебная записка руководителя подразделения или вызов от той организации, куда сотрудник направляется в командировку.
Командировочное удостоверение - это документ, подтверждающий пребывание работника в командировке. В каждом городе (пункте), куда прибывает работник, в командировочном удостоверении делается запись о времени прибытия и отбытия, заверенные подписью и печатью. До 2015 года оформление командировочного удостоверения являлось обязательным, унифицированная форма Т-10 утверждена Госкомстатом России от 05.01.2004 №1.
В прошлом году порядок изменился - с 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание работникам, которые отправляются в командировку, так как требование об оформлении данных документов отменено. Однако работодатели могут продолжать использовать данные документы и далее, в частности, командировочные удостоверения (например, по унифицированной форме Т-10), если приняли такое решение и это отражено в учетной политике компании. Время нахождения работника в командировке нужно обязательно отметить в табеле учета рабочего времени.
Обратите внимание, с 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны оформлять журналы учета командированных работников, однако могут продолжать оформлять журналы в свободной, утвержденной самостоятельно форме.
Как определить срок, когда работник фактически находится в командировке? Время командировки можно определить по проездным документам, предоставленным работником работодателю по возвращению. Если ваш сотрудник едет к месту командирования и возвращается на место работы на автотранспорте (служебном или личном), то срок пребывания в рабочей командировке необходимо указать в служебной записке. Если работник не может предоставить проездные документы (по причине их отсутствия), то срок нахождения в командировке работник должен подтвердить документами по найму помещения для проживания.
Оформлять командировку работника необходимо в следующем порядке:
1. Работодатель принимает решение о направлении работника в командировку.
2. Оформляются все необходимые документы для отправления работника в командировку и перечисляются деньги на командировочные расходы.
3. Когда работник возвращается из командировки, с ним производится окончательный расчет.
Образец заполнения унифицированной формы Т-10
Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:
- номер удостоверения, дата составления;
- ФИО работника, подразделение, должность;
- место командировки;
- цель командировки сотрудника;
- длительность командировки без учета пути;
- реквизиты паспорта;
- подпись руководителя.
На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:
- выбыл/прибыл в;
- число и подпись ответственного лица с указанием должности.
Если вам необходимо сократить или продлить время командировки, то сделать это можно, так как трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки. Каких-либо запретов или ограничений на изменение срока нет.
Образец заполнения командировочного удостоверения по унифицированной форме Т-10.
Служебное задание на командировку в 2015 году попало в разряд необязательных бумаг при оформлении служебных поездок. Из нашего материала вы узнаете о порядке оформления задания и возможности применения заменяющих его документов.
Роль служебного задания
Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение - с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.
Основная информация, отражаемая в служебном задании, - цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.
Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно - контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.
ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.
В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.
Альтернативный вариант
Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.
Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился - он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.
Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием - можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».
С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал .
Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Как заполнить служебное задание
Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:
- получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
- заполнить гр. 1-11 табличной части служебного задания;
- ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.
Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.
Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3-8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).
Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).
Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).
Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.
Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником - в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.
Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.
Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.
Итоги
Служебное задание на командировку состоит из двух частей - поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.
Форма Т-10а предназначена для формирования служебного задания на командировку. Данный документ резервируется главой отдела и составляется соответственно требованиям дирекции организации. Только после составления служебного задания формируется приказ или распоряжение об отбытии сотрудника в командировку.
Приказ также может быть оформлен с применением типовой формы Т-9 или Т-9а — .
Такое служебное задание и отчет его выполнения обязаны полностью соответствовать графику командировок, который составляется руководителем. Ранее данная форма заполнялась наряду с командировочным удостоверением, сейчас удостоверение не является обязательным командировочным документом.
Бланк служебного задания Т-10а содержит полномерную и четкую инструкцию выполнения поставленных задач и целей для командировочного лица. По прибытии из поездки, сотрудник обязан заполнить отчет о проделанной работе и ее итогах.
Важно: от 29.12.2014 года Правительство РФ Постановлением отменило обязательное положение о командировочном удостоверении и формировании служебного задания.
Образец заполнения формы Т-10а
Бланк служебного задания состоит из обязательных для заполнения полей:
- В самом верху формируется шапочка, где указываются – наименование учреждения или ИП, номер данного бланка и число его заполнения, ФИО, отправляемого в поездку человека и его табельный номер;
- Код ОКПО прописывается в соответствии с ведомостями в уведомлении из Росстата;
- Структурное подразделение, за которым закреплен сотрудник;
- Должность, занимаемая им;
- Страна, город, то есть населенный пункт куда отправляется командировочный и полное название организации, принимающей стороны;
- Срок пребывания в командировке – начиная с дня отбытия с места работы и заканчивая числом прибытия на постоянное рабочее место. Отдельно при этом необходимо указать общее количество суток пребывания в командировке и количество за исключением, проведенным в дороге;
- Организация плательщик – учреждение, которое берет на себя обязанности фиксации и оплаты командировки;
- Основание – письмо, служебная записка или прочая бумага, посредством которой формируется план задач на служебную поездку;
- Графа «Содержание служебного задание» состоит из списка необходимых для выполнения пунктов задач, которые требуется осуществить в командировочной поездке.
После подписей руководителей подразделения и организации, служебное задание передается соответствующему сотруднику, он также должен засвидетельствовать свою подпись на бланке Т-10а.