Как составить служебную записку на ремонт автомобиля, помещения или оборудования? Служебная записка о ГСМ (транспортных расходах) Если нужно отремонтировать помещение или кабинет
Как известно из общепринятого определения, такая бумага относится к информационно-справочной документации и служит для делового обращения с рациональным предложением к другим сотрудникам. Не обязательно вышестоящим – это могут быть и стоящие на одной ступени служебной лестницы люди.
Есть подвид служебных записок, которые подразумевают иерархическую направленность и могут быть адресованы только – это докладные записки (поскольку решать кадровые проблемы и вопросы дисциплинарного воздействия уполномочен лишь глава организации).
Автором обычно является представитель административно-хозяйственного отдела организации , который уже осмотрел помещения и оценил, так сказать, размеры бедствия, но может быть и любой другой специалист.
Основные требования
Для такой бумаги нет специально установленного стандарта. При его составлении пишущий должен опираться на собственные знания по деловому документообороту и служебной этике.
Справка! В некоторых фирмах для служебных записок существуют специальные образцы, которые найти можно в локальных документах.
Записка пишется на листе стандартного формата А4. Обычно используется шрифт 14, Times New Roman. Если пишется от руки (более редкий вариант), то почерк должен быть хорошо различимым и четким. Необходимо придерживаться делового стиля речи, не допускать громоздких, неграмотных, двусмысленных и эмоционально окрашенных оборотов.
Служебная записка содержит в себе следующее:
- полное наименование фирмы (например ООО «Кенотаф»);
- от кого и кому адресовано (с указанием должностей, например – генеральному директору Московского филиала Никифору Н. Н. от офис-менеджера Петровой)
- наименование подразделения (к примеру, Отдел по работе с покупателями);
- заголовок (Служебная записка на ремонт);
- текст (информационная часть «Довожу до вашего сведения, что…», затем прошение о замене оборудования или о ремонте. Если требуется отремонтировать не один предмет техники, а несколько, они указываются попунктно, под номерами, каждый с новой строки);
- дата, подпись с расшифровкой.
Как составить?
Если нужно отремонтировать помещение или кабинет
Здесь следует описать, в чем проблема и почему тот или иной кабинет нуждается в ремонте. Например:
Сидорову Е. Е.
от начальника АХО Петрова И. П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
Довожу до вашего сведения необходимость ремонта кабинета отдела по работе с покупателями. В помещении сыро, обвалилась штукатурка, не работает система отопления. Сотрудники вынуждены сидеть зачастую в верхней одежде, у посетителей складывается негативное впечатление об организации и ее услугах.
Прошу вас нанять ремонтную бригаду для проведения ремонта.
С уважением,
Петров Иван Петрович (подпись).
Оборудование
Здесь нужно перечислить оборудование, которое следует отремонтировать.
Важно! Такой документ может адресоваться не самому главе фирмы, а непосредственно руководителю отдела, который отвечает за исправность техники, это может быть технический отдел, или айти.
Например:
Начальнику IT-отдела
ООО «Деловые консультации»
Борисову Б.Б.
от руководителя отдела по работе с клиентами Ивановой И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4
Довожу до Вашего сведения, что в отделе по работе с клиентами 4 компьютера Rover нуждаются в ремонте. У двоих не включается монитор, третий постоянно выключается при работе, у четвертого сбои в клавиатуре, может не видеть курсора). Работа с базой данных сильно затруднена, сотрудники вынуждены приносить из дома собственные планшеты и ноутбуки.
Прошу вас отремонтировать компьютеры и на время ремонта предоставить нам как минимум 2 другие машины.
С уважением,
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
Автомобиль
Здесь нужно указать марку корпоративного автомобиля и что именно требует ремонта. Например:
Генеральному директору ООО «Хризантема -А»
Сергееву С. С.
от водителя Петрова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4
Довожу до вашего сведения, что корпоративный автомобиль Фольксваген Пассат СС (2012 г. выпуска), закупленный для нужд фирмы год назад, нуждается в ремонте и не пригоден к перевозкам пассажиров (не работает тормоз). Это стало известно вчера, когда я перевозил курьера Самохину от клиента в офис фирмы. Неисправное состояние машины подтверждено техником Сидоровым А.А.
Прошу Вас издать распоряжение о передаче автомобиля в автомастерскую для ремонта.
С уважением
Петров Иван Иванович.
Таким образом, написать служебную записку о ремонте может любой – ведь все в конце-концов ломается, и компьютеры, и лампы, и автомобили. Необходимо только точно указать, что именно требует ремонта, да и подлежит ли вообще техника «реанимации» – вполне может оказаться, что пришла пора закупать новую.
Для этого лучше проконсультироваться у специалиста и потом писать записку.
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать , а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в .
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте .
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Внимание! «Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4
.
Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком . Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в .
Как грамотно составить и написать?
Cпецодежды (СИЗ)
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.
Приведем конкретный пример:
Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом
Васильеву И. В.
от HR-менеджера Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».
С уважением
Иванов Иван Иванович (подпись)
Мебели
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
С уважением,
Петрова Мария Ивановна (подпись)
Канцтоваров
Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:
Руководителю департамента материально-технического обеспечения
ЗАО «Сигма-Консалт»
Сидорову С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
- штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
- дырокол – 5 штук;
- блок разноцветный – 10 штук.
С уважением,
руководитель отдела по работе с клиентами
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
Оргтехники (сканера, принтера)
В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
Директору по снабжению
ООО «Сигма-Шторм»
Савину И.И.
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
- лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
- мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
С уважением,
Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
Телефона
Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:
Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»
Матвееву И. И.
от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8
Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.
С уважением,
Кузнецова Елена Викторовна (подпись)
Инструментов
Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:
Руководителю АХО ООО «Совремонт»
Петрову П.П.
от бригадира Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
Иванов Иван Иванович (подпись).
Настольной лампы
Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:
Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
С уважением,
зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)
Автошин
В этом случае указывается марка шин и количество их, например:
Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»
Борисову Б.Б.
от начальника АХО Смирнова С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
С уважением,
Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет. Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.
Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.
Стабильная и беспрерывная производственная деятельность зависит, в том числе, от системы внутренних коммуникаций. Сотрудники, у которых имеется потребность в письменном обращении к коллеге из другого подразделения или вышестоящему лицу по рабочему поводу, могут направиться в кадровое подразделение фирмы, где имеется образец такого инструмента деловой переписки, как служебная записка . Ввиду этого персоналу компании нужно ознакомиться с правилами ее оформления и регистрации, прописанными в локальных нормативах.
Предназначение служебной записки во внутренних коммуникациях предприятия
Служебная записка представляет собой особый вид документа, который предназначается для документирования деловой информации и обмена ею между субъектами. Следовательно, главной функцией рассматриваемой бумаги является передача требуемой информации между представителями коллектива.
Маршрут движения служебных записок может быть горизонтальным и вертикальным. Горизонтальный способ характерен для бумаг, целью которых является освещение или донесение сведений коллеге составителя. В свою очередь, вертикальное движение документов подразумевает направление информации управленцу.
Практика демонстрирует, что нанимателю практически всегда предоставляются жалобы, прошения или замечания по аспектам производственной деятельности.
Законодательство не фиксирует обязательства компаний использовать и регистрировать подобные бумаги. Впрочем, большинство бизнес-субъектов, тем не менее, применяют их ввиду удобства и облегчения документирования всех деловых обращений.
Невозможно опровергнуть факт наличия обращения по тому или иному вопросу к конкретному должностному лицу, если грамотно оформить и зарегистрировать документ.
Регистрация записок проходит в специализированном журнале кадровым служащим или делопроизводителем (секретарем). Такой сотрудник по запросу составителя записки также может пометить бумагу, как срочную, что ускорит процесс ее предоставления адресату.
Вся регламентация оформления и предоставления записок фиксируется в локальных нормативах . Именно поэтому при составлении такого документа лицу следует опираться на местные акты, либо на общие правила формирования официальной документации (если в локальных постановлениях не содержатся нюансы данной процедуры).
Последствия составления служебной записки на получение в пользование или приобретение автомобиля
Сотрудники предприятия, при наличии соответствующей потребности, могут составлять служебные записки с прошением предоставить в пользование служебный автомобиль , либо с запросом на приобретение машины с целью упрощения дальнейшего исполнения обязанностей.
По факту рассмотрения управленцем записки подчиненного о служебном автомобиле, может происходить следующее :
Правила составления служебной записки на служебный автомобиль
Рассматриваемая служебная записка может составляться как от руки, так и в электронном варианте. Главным требованием остается наличие подписи составителя (проставленной от руки или электронной).
Что касается требований к оформлению бумаги, справедливо говорить о следующих:
В основном тексте документа также уместно прописать причины, обуславливающие подобную потребность работника. В случае наличия документальных доказательств, их также уместно приложить к записке, указав перечень таких бумаг в основном тексте. Например, к подобным доказательствам могут относиться проездные билеты в большом количестве, которые превышают по сумме уровень затрат, которые компания затрачивала бы на содержание автомобиля.
Если к записке прикладывается подобное доказательство, то лучше, чтобы это были не просто билеты, а расчеты, доказывающие долгосрочную выгоду от приобретения авто.
Образец служебной записки на приобретение автомобиля
На практике образец служебной записки ввиду необходимости покупки автомобиля выглядит следующим образом :
Руководителю ООО «Лотос»
Парабанову Виталию Анатольевичу
от служащего отдела снабжения
Красилова Павла Сергеевича
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 13
о приобретении автомобиля
Прошу Вас приобрести легковой автомобиль для нужд отдела снабжения ООО «Лотос». Ввиду того, что наши основные поставщики, с которыми мы должны регулярно проводить собрания и встречи, располагаются в области, я вынужден стабильно три раза в неделю тратить на дорогу более полутора часов в одну сторону за одну поездку, что существенно сокращает время на профессиональную деятельность. При этом траты, осуществляемые мной на приобретение билетов на автобусы и электрички, составляют более 8500 руб. (выписку из бухгалтерии прилагаю).
Считаю приобретение автомобиля уместным решением в долгосрочной перспективе расширения производства.
С уважением,
Красилов П.С. Красилов П.С
14.02.2019г.
Таким образом, служебная записка с прошением о приобретении автомобиля является действенным инструментом по донесению до управленца информации о наличии трудностей при исполнении должностных обязанностей конкретным сотрудником. Субъекту необходимо заранее ознакомиться с правилами составления записок и указать все требуемые реквизиты.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТВЕРИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА МКУ "АВТОБАЗА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТВЕРИ" ПРИ ОБСЛУЖИВАНИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
от 15.08.2014 N 947)
В целях совершенствования порядка предоставления транспортных услуг органам местного самоуправления, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации , Уставом города Твери , Уставом МКУ "Автобаза администрации города Твери", а также распоряжением Главы администрации города Твери от 17.08.2009 N 414 постановляю:
1. Утвердить Положение "О порядке использования служебного автотранспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" при обслуживании органов местного самоуправления" согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Управлению информации администрации города Твери (Н.А. Касаева) опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.
3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его опубликования.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на первого заместителя Главы администрации города Твери С.В. Чубенко.
Глава администрации города Твери
В.М.ПАВЛОВ
Приложение. ПОЛОЖЕНИЕ о порядке использования служебного автомобильного транспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" при обслуживании органов местного самоуправления
Приложение
к Постановлению администрации
города Твери
от 21 февраля 2014 года N 222
(в редакции Постановления администрации города Твери от 15.08.2014 N 947)
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке использования служебного автомобильного транспорта МКУ "Автобаза администрации города Твери" (далее - Положение) разработано в целях совершенствования планирования, организации использования и учета работы служебных автомобилей, а также контроля рационального расходования бюджетных средств, выделяемых на содержание автомобильного парка.
1.2. Служебный автомобильный транспорт администрации города Твери и Тверской городской Думы (далее - служебный автомобильный транспорт; служебные автомобили) передается в безвозмездное пользование муниципальному казенному учреждению "Автобаза администрации города Твери" (далее - Автобаза) и предназначен для обеспечения служебной деятельности структурных подразделений и должностных лиц органов местного самоуправления.
1.3. Закрепление служебных автомобилей за должностными лицами и структурными подразделениями, а также лимиты на ежедневный пробег автотранспорта утверждаются распоряжениями администрации города Твери и Главы города Твери.
(в ред. Постановления администрации города Твери от 15.08.2014 N 947)
1.4. Регистрационные и страховые мероприятия, техническую подготовку и эксплуатацию автомобилей, профессиональную подготовку водителей и создание для них безопасных условий труда, прохождение водительским составом медицинских осмотров, инструктажей, обеспечение водителей необходимыми документами и материалами, а также контроль работы автомобилей осуществляет Автобаза.
1.5. Использование служебных автомобилей в выходные и праздничные дни допускается с письменного разрешения первого заместителя Главы администрации города Твери и Главы города Твери соответственно.
1.6. Работа служебных автомобилей Автобазы организуется в пределах города Твери и Калининского района. Выезд за пределы пригородного Калининского района, а также в другие регионы Российской Федерации допускается в исключительных случаях и с письменного разрешения первого заместителя Главы администрации города Твери и Главы города Твери соответственно.
1.7. При отсутствии необходимости в использовании закрепленного автомобиля должностное лицо органа местного самоуправления, за которым закреплен служебный автомобиль, информирует об этом Автобазу.
1.8. Не допускается использование закрепленного служебного автомобиля для поездок, не связанных с решением служебных задач.
II. Порядок выделения автотранспорта
2.1. Ежедневное выделение структурным подразделениям и должностным лицам закрепленных служебных автомобилей для поездок в течение рабочего дня в пределах города Твери и Калининского района производится без предоставления заявок.
При необходимости использования закрепленного автомобиля для поездок в другие районы Тверской области, регионы страны, выходные и праздничные дни, должностные лица органов местного самоуправления подают руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно обоснованные служебные записки.
2.2. Руководители структурных подразделений и должностные лица органов местного самоуправления, которым не предусмотрено закрепление автомобилей, подают служебные записки на выделение автотранспорта руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно.
2.3. Служебные записки на выделение автотранспорта должны содержать информацию о дате, времени и месте подачи автомобиля, а также о предполагаемом времени возвращения автомобиля на территорию Автобазы.
2.4. Все служебные записки на выделение автотранспорта с разрешительной визой руководства администрации города Твери и Тверской городской Думы передаются отделом материально-технического обеспечения и обслуживания административных зданий администрации города Твери (далее - отдел МТО), финансово-хозяйственным управлением делами аппарата Тверской городской Думы (далее - ФХУ) и структурными подразделениями, обладающими правами юридических лиц, по факсимильной связи или по электронной почте в диспетчерскую службу Автобазы.
2.5. Сроки направления служебных записок на выделение служебного автотранспорта в диспетчерскую службу Автобазы:
Для поездок в пределах Тверской области - не позднее 12 часов дня, предшествующего дню выезда автомобиля на линию;
При служебных поездках за пределы Тверской области сроком на один день - за 2 суток;
При направлении должностных лиц в командировки, превышающие один день, - за 4 рабочих дня.
В течение указанных сроков Автобаза проводит работы по диагностике и обеспечению технической готовности автомобиля, оформлению путевых, командировочных и платежных документов, получению и выдаче водителю денежного аванса на оплату расходов, связанных с предстоящим выездом.
В случае возникновения непредвиденных обстоятельств, требующих срочных выездов, вопросы о выделении автотранспорта согласовываются с руководителями администрации города Твери и Тверской городской Думы и решаются в отдельном порядке.
2.6. Подлинники согласованных служебных записок хранятся в отделе МТО и ФХУ; переданные на Автобазу их копии или сводные заявки регистрируются в журнале учета заявок на выделение служебного автотранспорта и хранятся у диспетчера Автобазы.
2.7. Автотранспорт для проведения технического обслуживания, текущего ремонта, технического осмотра, регистрационных и иных мероприятий направляется службой главного механика Автобазы в соответствующие организации по согласованию с должностными лицами и руководителями структурных подразделений органов местного самоуправления, за которыми закреплен данный автомобиль.
2.8. Руководители и должностные лица структурных подразделений органов местного самоуправления, в распоряжение которых выделяются автомобили, несут персональную ответственность за их использование. Они обязаны ежедневно контролировать отметки водителя на оборотной стороне путевого листа о фактическом времени начала и окончания поездки автомобиля, маршруте и пройденном расстоянии за время его использования, скрепив это подписью с ее расшифровкой.
III. Планирование и учет использования автомобилей
3.1. Планирование использования автомобилей осуществляется Автобазой в целях полного удовлетворения потребностей в автотранспорте для обеспечения служебной и хозяйственной деятельности структурных подразделений, обладающих правами юридических лиц.
3.2. При необходимости в выделении дополнительного служебного автомобильного транспорта должностные лица органа местного самоуправления, нуждающиеся в транспорте, после согласования запроса о наличии свободного автотранспорта с директором Автобазы подают служебные записки на его выделение руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы соответственно.
3.3. Учет использования служебного автотранспорта и работы водителя ведется в путевом листе установленной формы, который выписывается диспетчером Автобазы ежедневно на основании действующего закрепления автотранспорта, поступивших служебных записок, разовых или сводных заявок на выделение автомобилей. Путевой лист является распоряжением водителю на выполнение задания и служит основанием для списания в расход и определения экономии или перерасхода топлива.
3.4. Выдача путевых листов перед выездом на линию осуществляется диспетчером при сдаче водителем путевого листа за предыдущий рабочий день, оформленного в соответствии с требованиями нормативных документов Минтранса России и п. 2.8. настоящего Положения. Получение и сдача путевого листа регистрируются в журнале учета движения путевых листов установленной формы.
3.5. Запрещается выдавать новый путевой лист, если не сдан оформленный путевой лист за предыдущий рабочий день, а в случаях его утраты - до выяснения причин.
3.6. Полностью оформленные путевые листы после проверки правильности их оформления диспетчер ежемесячно сдает в бухгалтерию Автобазы.
3.7. Путевые листы хранятся в течение 3-х лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.
IV. Организация контроля за использованием автомобилей
4.1. Для анализа использования автотранспорта, расхода горючего и смазочных материалов Автобаза использует компьютерные программы. Диспетчер ежедневно заносит в программу данные с путевого листа о работе автомобиля, а также ежемесячно составляет и докладывает директору Автобазы сводный отчет о работе автотранспорта и расхода горючего.
4.2. Ежедневный контроль использования автомобилей осуществляют представители обслуживаемых органов местного самоуправления, юридических лиц и служба главного механика Автобазы. В службе главного механика ежедневно ведутся журнал учета выхода автомобилей на линию и возвращения в парк и журнал приема-выдачи ключей и документов на служебные автомобили.
Для совершенствования контроля и снижения эксплуатационных расходов могут применяться системы спутникового позиционирования и мониторинга работы автотранспорта.
4.3. Отдел МТО, ФХУ и Автобаза проводят анализ работы служебных автомобилей и разрабатывают предложения руководству администрации города Твери и Тверской городской Думы по улучшению эксплуатации автотранспорта.
4.4. Ежедневно механик Автобазы наряду с контролем технического состояния при выходе из парка машин проверяет показания счетчика одометра, его исправность и опломбирование. Показания счетчика одометра заносятся в путевой лист. Механик несет ответственность за выпуск машин из парка с неисправными или неопломбированными одометрами. Каждый случай выхода из строя одометра, нарушения пломбы или выпуска на линию автомобиля с неисправным или неопломбированным одометром расследуется, и виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.
4.5. По каждому случаю незаконного использования автомобиля водителем Автобазой также проводится служебное расследование для установления причин и размера причиненного ущерба.
Директор МКУ "Автобаза
администрации города Твери"
А.О.КРАСИЛЬНИКОВ