Как правильно сделать выписку из графика отпусков. Как правильно сделать выписку из утвержденного графика отпусков: образец и все нюансы оформления. Нюансы оформления приказа в случае изменения графика отпусков

Пример выписки из графика отпусков Не существует отдельных правил по составлению выписки из ГО. Общие требования к делопроизводству предприятий, в том числе по оформлению выписок из документов, предусмотрены в ГОСТ 6.30-2003, принятом постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, а также указе Верховного совета СССР «О порядке выдачи…» от 04.04.1983 № 9779-Х. ВАЖНО! С 01.07.2018 планируется вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором будут закреплены правила оформления непосредственно выписок из документов. Учитывая данные правила, в выписке из ГО за 2017 год может быть указана следующая информация:

• название документа: «Выписка из графика отпусков за 2017 год»;
• название и ОГРН предприятия;
• запрашиваемая часть текста, идентичная оригиналу документа;
• должность, Ф. И. О.

Как выглядит выписка из графика отпусков — образец

Такая выписка будет актуальна, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.Законодательство не предусматривает специальных требований к оформлению выписки. Как правило, выписку из документа оформляют на фирменном бланке организации.

В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 13 августа 2010 г.

Составляем и утверждаем выписку из графика отпусков: образец правильной записи

График отпусков - документ, который в конце каждого календарного года разрабатывается организацией и устанавливает очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в следующем году. В нем отражаются сведения об отпусках всех сотрудников предприятия по месяцам.

Неоплачиваемые отпуска. взятые «за свой счет», в документ не вносятся. Согласно статье 123 ТК РФ. все работодатели, за исключением физических лиц, обязаны утверждать график отпусков.

соблюдая предусмотренные законом сроки, а работники - придерживаться очередности ухода на отдых, закрепленной документом. Организацию, проигнорировавшую требование о его составлении, могут привлечь к административной ответственности: должностному лицу, по вине которого произошло нарушение, грозит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а юридическому лицу - штраф от 30 000 до 50 000 рублей (согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Как сделать выписку из графика отпусков?

Рекомендуется начать с составления отдельных проектов для каждого отдела, возложив данную обязанность на руководителей структурных подразделений. Если речь идет об организации с большим штатом, процесс согласования графика отпусков может сопровождаться спорами, конфликтами и неувязками, особенно если среди сотрудников есть родители детей-инвалидов.

женщины, планирующие в следующем году уходить в декретный отпуск, или несовершеннолетние работники. Во избежание долгих препирательств стоит подробно прописать процедуру согласования и утверждения в коллективном договоре. правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте.

График отпусков — бланк и образец заполнения в 2018 году

В 2015 году Иванов С. М. использовал всего 20 дней положенного ему отдыха, поэтому при составлении графика отпусков на 2018 год по согласованию с работником указали не 28, а 36 календарных дней (28 за текущий рабочий год, 8 - за прошлый). Чтобы избежать путаницы, сотрудник отдела кадров сделал в графе «Примечание» соответствующую запись: «8 дней за 2015 год».

Важно: оставшиеся с предыдущего года дни можно как присоединить к отпуску, который полагается сотруднику в новом году, так и предоставить с определенным интервалом до или после основного отпуска. Но в любом случае прошлогодний «остаток» должен использоваться работником единовременно, как того требует часть первая статьи 125 ТК РФ.

b.

В случаях, когда продолжительность такого отпуска менее 7 дней;

1. a. В случаях, когда продолжительность такого отпуска более 7 дней;
c.

Не вносятся.

График отпусков. образец заполнения по форме т-7

График отпусков образец заполнения в 2018 году При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков. Внесение изменений в график отпусков Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения.

Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст.

График отпусков

На практике ежегодный основной отпуск часто предоставляется непосредственно после выхода из декрета, так что лучше заранее узнать у женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам, планирует ли она использовать такую возможность - если да, то соответствующим образом отразите период отдыха в графике отпусков. Что делать, если по вине работодателя находящуюся в декретном отпуске женщину попросту забыли внести? Такие случаи, к сожалению, наблюдаются сплошь и рядом, но это не повод лишать человека заслуженного отдыха: сотруднице достаточно просто написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать точные даты с руководством компании.

Образец заполнения графика отпусков на 2018 год

• женщины, планирующие уходить в декретный отпуск (таким сотрудницам по заявлению должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам);
• женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет;
• сотрудники, которым еще не исполнилось 18 лет;
• супруги военнослужащих;
• родители, опекуны или попечители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
• мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам;
Если в период согласования графика отпусков сотрудник, чье мнение обязательно нужно учесть при утверждении документа, по каким-либо причинам отсутствует на работе (например, временно нетрудоспособен или взял учебный отпуск), при первой же возможности попросите его написать заявление о том, что он не против уйти на отдых в установленное графиком время.

Выписка — это документ, в котором говорится об отпуске конкретного сотрудника . Сам по себе график отдыха целого предприятия очень объемен и громоздок по содержанию. Выписка позволяет из него быстро получить информацию по одному сотруднику.

Кроме того она может потребоваться:

• Во время суда чтобы доказать свое алиби официальным документом об отсутствии на рабочем месте.
• Чтобы осуществить перерасчет выплат.
• Военнослужащим чтобы супруги могли совместить время своего отдыха.
• Для получения данных в другом подразделении.

Как правило, такой документ запрашивается у начальника самим работником.

Справка! Пригодиться она может, например, если сотрудник работает на двух работах по совместительству, и выписка необходима с основного места работы для предоставления в тоже время для отпуска на другом месте занятости.

Как правильно оформить?

Порядок создания регламентирован Указом ВС СССР, выпущенным в далеком 1983 году: №9779-Х от 4.08.1983 года . Также следует помнить, что официального бланка для выписки также не существует . Составляется она произвольно, либо, если она затрагивает законные права и интересы сотрудника — на официальном бланке организации. Рассмотрим пример, как правильно ее сделать, а ниже вы найдете шаблон и заполненный образец выписки.

Шапка

На самом верху прописываются данные организации, которые, в принципе, уже должны будут стоять автоматически, если берется бланк предприятия.

Потом ниже по центру указывается исходный документ, из которого была сделана выписка, его дата, номер и наименование. Например, «Выписка из графика отпусков №457 от 10.06.2016 «.

Основная часть

В «теле» прописывается:

1. Название структурного подразделения — «цех по сборке мебели «.
2. Должность так, как прописано в штатном расписании: «Мастер по сборке корпусной мебели «.
3. ФИО — Абашев Андрей Викторович .
4. Табельный номер — 456 .
5. Продолжительность отпуска, указанная в календарных днях в две строчки — 14 и 14 .
6. Плановая дата, когда должен начаться отпуск — 14.02.2017 (первая строчка), и вторая плановая дата, когда сотрудник должен начать отдыхать (вторая строчка) — 15.03.2017 .
7. Фактическая дата начала ставится на первой строчке — 16.02.2017 . Во второй строке проставляется прочерк
8. Далее ставятся примечания так, как указано в графике.

Внимание! Документ нужно дать сотруднику не позднее трех дней с того момента, когда поступило обращение.

Сколько печатей ставят?

Печати ставят 2:

Таким образом заверяется выписка, и ей придается юридическая сила.

Кто подписывает?

Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда , но без «живой» подписи должностного лица. Например, председательствующий В.В. Селиверстов.

На основании чего можно сделать?

Ответ на этот вопрос очевиден из названия — на основании утвержденного графика отпусков. Именно оттуда берутся сведения и вносятся в выписку.

Пример запроса

Официальный бланк запроса оформляется произвольно с соблюдением правил деловых переписок в виде заявления с указанием:

1. Данные начальника, от которого хотят получить сведения.
2. Информация об отпуске — его месте и дате предоставления.
3. Сведения куда предоставляется документ.
4. Дата, подпись.

Приведем пример: «Начальнику отдела по производству корпусной мебели ООО «Весна» Алексину Анатолию Валерьевичу табельный номер №765. Заявление. Прошу предоставить мне выписку из графика отпусков за ноябрь 2015 года для предъявления в ООО «Тритон», где я работаю как совместитель. Ставится дата, подпись».

Заключение

Выписка из графика отпусков — очень полезный документ, который может потребоваться для самых различных целей. Составляется он чаще всего на бланке организации и заверяется должностным лицом.

Для чего может пригодиться? График предоставления отпусков – довольно громоздкий документ, который содержит информацию о планируемых отпусках каждого сотрудника предприятия. Его не стоит копировать ещё и потому, что существует Закон №152-ФЗ, ограничивающий разглашение персональных данных сотрудников третьим лицам. А вот информация, содержащаяся в графике отпусков, по конкретному сотруднику может понадобиться ему самому:

• для военнослужащих такая информация нужна для подтверждения дат отпуска, поскольку по статье 121 ТК РФ их супругам предоставляется право совмещать отпуска.

Составляем и утверждаем выписку из графика отпусков: образец правильной записи

Юридическая сила, оформленного таким образом документа, равноценна оригиналу. В Указе №9779-Х также указано общее правило: если документ касается законных интересов и прав работника, выдавать его нужно на бланке предприятия.
ВНИМАНИЕ! Данные по запросу должны быть указаны так, как они отражены в самом графике – с примечаниями и отметками о выполнении. Теперь, когда вы знаете о важности выписки из графика отпусков, образец – следующий вопрос, которым вы возможно зададитесь.

Как получить выписку из табеля учета рабочего времени?

Именно на основании табеля производится начисление зарплаты, поэтому сдаются эти документы обычно дважды в месяц - перед выплатой аванса и непосредственно самой зарплаты. Выписка же содержит лишь часть информации, касающейся только определенного работника и определенного времени.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работник вправе затребовать выдачу копий всех документов, которые касаются его самого. Именно поэтому по его запросу выдается не копия табеля, а лишь выписка из него.

Выдавать копию - значит, без разрешения других работников передавать информацию о них, что прямо запрещено законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Как оформляется выписка? Для того чтобы оформить выписку из табеля, можно воспользоваться применяемой на предприятии формой (Т-12, Т-13 или иной - с 2013 года разрешается разрабатывать свои образцы, если в них отражается вся необходимая информация).

Работник запросил копии документов – выдавать или нет?

Однако если запрошенный формат предоставления данных невозможен, в том числе по причине соблюдения законодательства о защите персональных данных, то работодателю нужно предоставить сведения в другом формате, например в виде справки или выписки из требуемого документа. Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, апелляционные определения Кемеровского областного суда от 16 апреля 2015 г.
№ 33-3852, Московского городского суда от 8 октября 2013 г. № 11-33795. Из ответа «Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника» 3.
Ответ: Как составить график сменности в организации Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России При сменной работе сотрудники трудятся в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

Копия, выписка, дубликат

В выписке должна иметься следующая информация:

• название организации в целом и подразделения, в котором работает сотрудник;
• номер документа и дата его оформления;
• период, за который сделана выписка;
• имя, инициалы и должность работника;
• его табельный номер;
• отметки о явке или неявке на работу с использованием кодировки, применяемой в табеле;
• количество отработанных дней и часов;

Выписка заверяется подписью руководителя либо иного ответственного лица, а также печатью организации.

Этот вид документа должен быть оформлен в соответствии с Указом Президиума Верховного совета СССР от 4.04.1983 №9779-Х. Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…».

На месте многоточия указывается название исходного документа, из которого сделана выписка. Рассмотрим пример оформления выписки: ВЫПИСКА Из Графика дежурств ООО «Иванов и Компания» на 2015 г., утвержденного Ген.директором ООО «Иванов и компания» Ивановым И.И.

25 ноября 2014 года Далее приводятся все данные по запросу. Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица: Председательствующий В.В. Селиверстов По правилам, принятым в РФ, выписка заверяется так же, как положено заверять копию. Штамп «копия верна», ФИО ответственного лица, производящего заверение, его подпись и печать организации.

Чтобы составить корректный график, необходимо определить учетный период, например месяц, квартал или год. С учетом количества сотрудников, объема выполняемых работ и общего числа смен в сутки распределите смены и определите их примерную продолжительность.

Определите число рабочих дней (смен) за учетный период. Затем рассчитайте суммарное количество часов по сменам каждого сотрудника в учетном периоде.
Сравните полученный результат с нормой рабочего времени за учетный период. С учетом сравнения скорректируйте график в части продолжительности смен и их частоты (при необходимости). Утвержденный график сменности работодатель обязан довести до каждого сотрудника не позднее чем за один месяц до его введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).

Копия выписка из графика работы сотрудника образец

Деятельность любого предприятия, будь то государственная организация или коммерческая фирма среднего звена, в любом случае связана с документооборотом. И если оригинал документа подготовлен в строго обозначенном количестве экземпляров, и мы точно знаем, где находится каждый из них (или, по крайней мере, надеемся на это), то копий с документа может сниматься множество.

Иначе обстоят дела, если требуется копия документа, заверенная организацией, ведь такая копия имеет юридическую силу и в некоторых случаях даже равноценна оригинальному экземпляру. Именно о заверенных копиях и пойдет речь далее. Также остановимся на близких понятиях: дубликат и выписка. На основании ГОСТа Р 7.0.8-2013 определяются следующие типы документов.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ВЫПИСКИ ИЗ ГРАФИКА ОТПУСКОВ Исходя из сроков хранения (по приказу Минкультуры РФ №558-В от 25.08.2010 года) по Перечню архивных документов графики отпусков следует хранить на предприятии один год. По истечении этого периода предприятие вправе отказать сотруднику в выдаче выписок за прошлые годы.

Составление большинства управленческих документов при оформлении отпуска не составляет особой сложности, если составитель знает правила делопроизводства и предмет запроса.
Как сделать выписку из графика отпусков? Основанием для предоставления выписки должен быть личный запрос работника. Порядок оформления документации на предприятии регламентирован Указом Верховного Совета СССР №9779-Х от 4.04.1983 года.

Для выписок используют следующие правила, указывая:

• полное наименование и коды предприятия или организации;
• заголовок документа «Выписка из графика отпусков за … год»;
• перенесённая информация об утверждении руководителем и согласовании профкомом (должность, фамилия, дата подписания, вместо живой подписи – слово «подпись»);
• данные по запросу.

Заверяются выписки так же, как и копии:

• штамп «Копия верна»;
• фамилия и должность заверителя, его подпись;
• печать организации.

Итак, теперь вы ознакомились с образцом того, как сделать выписку из графика отпусков.
Отдельная статья о том, как заверить копию документа - по ссылке, а здесь - статья о том, по каким правилам осуществляется хранение копий документов. Повторно выданный документ – «дубликат» Дубликат выдается тогда, когда подлинный документ либо потерян,либо испорчен.

Рассмотрим пример:

• если к вам обратились за копией трудовой книжки, например, для оформления визы, необходимо отксерить все значимые страницы, заверяявсе развороты
• если трудовая книжка потеряна или же пришла в негодность, тогда необходимо оформить дубликат. «Хозяин» трудовой книжки, в таком случае, пишет заявление по форме, указанной Постановлении РФ №225, после чего начинается изготовление дубликата.

Выписка из документа Существенное отличие выписки от пусть даже и заверенной копии состоит в том, что выписка дает только ту часть информации, которая была запрошена.