Арбитражная практика: Чем отличается дубликат от копии, и почему нельзя изготовить дубликат договора, имея в наличии один из подлинников. Потеряли документы? Оформляем дубликаты Какие ошибки допускают при оформлении копий документации

Утеряли договор с контрагентом 2010 г. Сейчас с этим контрагентом уже не работаем. Хотим подписать с ними дубликат того договора. В настоящий момент подписанты и у нас и у них уже сменились. Как правильно оформить дубликат? Кто должен быть указан в договоре, там где прописывается ООО "..." в лице генерального директора новые или старые директора? Где указывается что это дубликат? Какие ставятся ддаты

Утеряли договор с контрагентом 2010 г. Сейчас с этим контрагентом уже не работаем. Хотим подписать с ними дубликат того договора. В настоящий момент подписанты и у нас и у них уже сменились. Как правильно оформить дубликат?

Законодательство не устанавливает, как нужно оформлять дубликаты договоров.

По обоюдному согласию стороны могут оформить копию любого соглашения, вне зависимости от того, сколько лет прошло с даты оформления оригинала.

Подписать такое соглашение в любом случае должны действующие директора контрагентов – у прежних руководителей после увольнения нет права действовать от имени организации и подписывать документы.

Также нет необходимости оформлять дубликат соглашения точной копией оригинала – сторонам нужно только подтвердить наличие прав и обязанностей, существовавших 6 лет назад, для этого дубликат договора должен содержать те же условия, права и обязанности сторон, что и оригинал, те же сроки их исполнения.

Дата дубликата соглашения может быть текущей, но должно быть указание на прошлые даты, когда оригинал договора вступил в силу, и прекратил свое действие.

Реквизиты контрагентов должны быть указаны в соответствии с текущей датой, а не 6-летней давности (т. е. указывать действующий адрес, ставить оттиск действующей, а не прежней печати и пр.).

Обоснование

КОММЕНТАРИЙ К ГРАЖДАНСКОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ПОД РЕДАКЦИЕЙ ДОКТОРА ЮРИДИЧЕСКИХ НАУК, ПРОФЕССОРА С.А. СТЕПАНОВА

Статья 425. Действие договора

1. Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. *1

2. Стороны вправе установить, что условия заключенного ими договора применяются *2 к их отношениям, возникшим до заключения договора, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений.

3. Законом или договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору. *3

Договор, в котором отсутствует такое условие, признается действующим до определенного в нем момента окончания исполнения сторонами обязательства. *3

4. Окончание срока действия договора не освобождает стороны от ответственности за его нарушение.

_________________________

Комментируемая статья устанавливает, во-первых, возможность сторонам распространить действие соглашения «в прошлое», в отношения, предшествующие заключению договора, и, во-вторых, приоритет «нормального» течения договора и исполнения договорных обязательств, которые могут быть прекращены с истечением срока договора только в специально оговоренных (соглашением или законом) случаях.

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в

Очень часто в компаниях не на всех сотрудников есть трудовые договоры в письменной форме, несмотря на то, что это требование закреплено в статье 67 Трудового кодекса РФ. Их может не быть или они могут быть устаревшими – без внесения необходимых сведений или изменений в процессе трудовой деятельности работника. Бывает, что работник потерял свой экземпляр трудового договора и просит выдать ему дубликат.

Ни порядок выдачи дубликата, ни восстановление трудового договора не регламентированы законом. Тем не менее, выдавать требуемые документы работодатель выдает. Как это правильно делать?

Если речь идет о восстановлении трудового договора, которого нет, то трудовой договор рекомендуется оформлять текущей датой, с указанием в нем всей хронологии с даты начала трудовых отношений: когда работник был принят, на какую должность, в какую организацию, с каким окладом, и т.д. При изменении наименования организации указывается, с какой даты оно изменилось. Если были переводы, изменение оплаты и других условий – это так же желательно указать в трудовом договоре. Безусловно, если каких-то данных у работодателя нет и их неоткуда взять, то они не указываются. Так же в договоре необходимо указать должностную позицию, которую работник сейчас занимает и все обязательные условия, на сегодняшний день установленные действующим трудовым законодательством.

Еще одним вариантом является заключение трудового договора текущей датой с указанием в нем даты приема работника на работу (реальная дата приема) и прописанием действующих условий сейчас – в соответствии с занимаемой работником позицией и требованиями действующего законодательства. Не включая всю хронологию с даты приема.

Если с работником когда-то был оформлен трудовой договор до вступления в силу Трудового кодекса РФ (к примеру, в 2000 году), который впоследствии был утерян работником и самого договора нет, а есть только письменные соглашения к нему – можно оформить дубликат.

В отличии от дубликата трудовой книжки, порядок выдачи которой предусмотрен законодательно, порядок оформления дубликата трудового договора не регламентирован законом, поэтому четких инструкций нет. На практике восстанавливают трудовой договор восстанавливают по-разному.

Дубликат документа - это его копия. Внесение изменений в копию недопустимо, поэтому при выдаче дубликата трудового договора важно его правильно заверить. Если работник просит предоставить ему дубликат трудового договора, то необходимо указать на нем надпись: «Дубликат трудового договора № __ от 00.00.0000, далее указать фактическую дату выдачи дубликата»

При выдаче дубликата дополнительные соглашения и приложения к трудовому договору при их наличии не должны корректироваться или уничтожаться, а должны храниться 75 лет, так как они имеют оригинальные подписи работника и работодателя.

В случае изменения названия организации в период действия трудовых отношений в дубликате трудового договора корректным будет являться указание прежнего наименования работодателя – без внесения правок в документ, с заверением дубликата печатью новой организации с прямым указанием на дубликате, когда и какая реорганизация юридического лица была и на основании каких документов.

Для защиты интересов работодателя, в случае если договоры отсутствуют, рекомендуется сначала их отсутствие закрепить актом, в котором указать, у кого из сотрудников нет трудового договора.

Необходимость создания дубликата документа может возникнуть в работе каждого секретаря. Как создать и правильно оформить дубликат документа, расскажем в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

По своей сути, назначению и юридическому статусу дублирующий документ мало чем отличается от оригинала. Единственное отличие между ними заключается в том, что дубликат имеет другой порядковый номер и серию. Дублирующий документ издается только в том случае, если оригинал действительно утерян или уничтожен.

В чем разница между дубликатом и копией документа

В отличие от копии, дубликат выдается только в случае утраты или физического уничтожения оригинала. Это первое отличие. Второе отличие - наличие иного порядкового номера и серии. Третье отличие - на дубликате стоит отметка, сделанная путем оттиска специального с надписью: "Дубликат". Четвертое, и, пожалуй, самое главное отличие, заключается в том, что дублирующий документ обладает юридической силой, равной оригиналу, а копия - нет.

Копия - это просто буквальное воспроизведение оригинала с помощью копировального аппарата, сканера или от руки. У копии, естественно, будут те же серия и номер, что у оригинала.

Конечно, копия документа в некоторых случаях тоже может иметь юридическую силу. Для этого она должна быть соответствующим образом заверена и иметь необходимую отметку.

Дубликат полностью заменяет деловую бумагу, выданную раннее. При этом важно иметь в виду, что все иные версии документа, оформленные ранее, после выдачи дубликата, теряют свою юридическую силу и становятся недействительными (в случае, если они обнаружатся).

Порядок работы с дубликатами

Порядок выдачи дубликата деловой бумаги строго регламентирован законодательством. Инициировать данный процесс должен документ, в котором будет дано обоснование выдачи дублирующей бумаги. Обычно на предприятии в случае утраты или уничтожения оригинала специальная комиссия составляет акт , в котором излагаются причины утраты. Кроме того, в акте должны быть указаны наименование утраченной деловой бумаги, ее номер, серия, дата выдачи, содержание, а также состав комиссии, зафиксировавшей данный факт.

Составленный акт должен быть подписан председателями и членами комисси. Далее его должен утвердить генеральный директор компании. Подписанный и утвержденный акт приобщается к дубликату утраченного оригинала и предается на хранение. Обратите внимание, что в номенклатуре дел предприятия в разделе "Примечания" должна быть сделана запись о том, что вместо оригинала деловой бумаги выдан ее дублирующий документ.

Создание комиссии и составление акта - это только первый этап оформления дубликата. Следующим этапом станет принятие мер по восстановлению документов. Эту работу проводят как члены комисси, так и сотрудники того структурного подразделения, в котором были утеряны или по какой-либо другой причине утрачены деловые бумаги.

Подчеркнем еще раз, что когда процедура восстановления будет завершена, дублирующий документ (а в отдельных случаях и копия, заверенная надлежащим образом) будет храниться на тех же основаниях и в том же отделе, что и утраченный оригинал. Наличие отметки в примечаниях к номенклатуре дел предприятия является обязательным условием такого хранения.

Какие документы подтвердят стаж работы

В дублирующий документ вносятся сведения, взятые из документов, подтверждающих факт осуществления трудовой деятельности или стаж сотрудника:

1. трудовые соглашения, заключенные на предыдущих местах работы;
2. заверенные надлежащим образом копии приказов или выписок;
3. справки, которые подтверждают факт осуществления трудовой деятельности на предыдущих местах работы, а также справки из архива;
4. решения судебных органов, устанавливающие трудовой стаж.

В случае необходимости подтверждения факта осуществления трудовой деятельности и ее продолжительности (стажа) в организации, которая была ликвидирована, запрос направляется в архивное учреждение.

В случае отсутствия необходимой информации в архиве , сотруднику надлежит обратиться в судебные органы с соответствующим заявлением. Например, о подтверждении времени работы в той или иной компании.

Важно еще до обращения в суд выяснить, была ли организация ликвидирована или реорганизована. В последнем случае за всей необходимой информацией нужно обращаться к правопреемнику реорганизованной компании.

Подлинники деловых бумаг, подтверждающих стаж работы в других организациях, необходимо вернуть сотруднику после снятия с них копий. Копии необходимо заверить. Заверяющая надпись должна содержать соответствующие реквизиты, слово "Верно", должность и ФИО лица, удостоверившего копию, расшифровку подписи, дату заверения.

Как оформляют дубликат

После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки. В заявлении обязательна должна быть указана причина обращения. В том случае, если оригинал испорчен, он должен быть приложен к документу, а в самом тексте об этом должна быть сделана отметка.

Иногда заявление оформляется в двух экземплярах, в таком случае на одном из них нужно поставить отметку о получении. Такая отметка поможет предотвратить споры о сроках выдачи дублирующего экземпляра.

Согласно Правилам дублирующий экземпляр должен быть изготовлен и выдан на руки в двухнедельный срок. Если сотрудник, который обратился с заявлением, является действующим сотрудником, то документ выдается ему на руки в момент увольнения.

Как и в случае других дублирующих документов, на первой странице должен стоять оттиск штампа "Дубликат". На этой же странице приводятся данные о работнике. Ниже представлен образец.

Далее в дубликат трудовой книжке вносятся данные об общем или непрерывном стаже работы до начала трудовых отношений с нынешним работодателем. Стаж подтверждается соответствующими бумагами. Потом вносятся данные о текущем месте работы и награждениях.

Если до начала осуществления трудовой деятельности в данной организации работник уже работал, то в графе "Сведения о работе" сверху вносятся данные об общем или непрерывном трудовом стаже. Запись имеет следущий формат: общее количество лет, месяцев, дней работы. Ниже приведен образец заполнения. Названия организаций, должности и периоды работы при указании данных о стаже не указываются. Далее тот стаж, который подтвержден документами, указывается по отдельным периодам работы.

На заметку

После того, как будет оформлен дубликат трудовой книжки, не забудьте внести сведения о нем в соответствующую книгу учета.

Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, - в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации. Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись.

Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 - причины этого увольняя. Эти данные вносятся только в том случае, если они есть в тех бумагах, которые предоставил сотрудник. В графе 4 дается информация о номер приказа, которым был оформлен прием на работу или увольнение.

Особенности оформления дубликатов

Оформление дубликата зависит от причин, которыми вызвана необходимость его получения сотрудником. Например, если книжка была порвана или обгорела, то данные из нее просто переписывают в дубликат.

Если запись о прекращении трудовых отношений была признана недействительной, то в дублирующий документ также переносят все данные, кроме тех, которые были признаны недействительными.

Если массовая утрата трудовых книжек произошла вследствие чрезвычайной ситуации, то дублирующие документы оформляются на основании специального акта комиссии. Данная комиссия создается решением регионального исполнительного органа при участии руководства организации и заинтересованных сторон.

Стаж в этом случае может быть подтвержден справкой, билетом профсоюзного органа, а также показаниями свидетелей (не менее двух).

В том случае, если произошла утеря или порча договора , всегда есть возможность оформит его дубликат . Например, при потере договора социального найма жилого помещения необходимо подготовить ряд документов, написать заявление и обратиться в соответствующие органы.

Инструкция

Напишите заявление с просьбой выдать дубликат договора. Это заявление должно быть подписано нанимателем и членами его семьи, которые также включены в договор социального найма жилого помещения. Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата. Помните, что вы несете ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.

Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

Приложите к заявлению документы, которые подтверждают ваше право на получение дубликата договора: справку с места жительства о составе семьи, справки из БТИ, копии ордера и паспортов или других документов, удостоверяющих личности членов вашей семьи.

После того как заявление с приложениями будет подано в отдел администрации муниципального образования, специалисты зарегистрируют эти документы в журнале и после проведения проверки оформят дубликат договора социального найма жилого помещения.

Изготавливаться дубликат будет в течение 30 дней с момента регистрации поданных документов. Для его оформления снимается копия с подлинника договора, который хранится в архиве. На первом листе документа в правом верхнем углу ставится штамп «Дубликат», на последнем - утвердительная надпись с подписью уполномоченного должностного лица. Все страницы документа нумеруются и прошнуровываются.

Оформляется дубликат договора в двух экземплярах. Один из них выдается заявителю, другой хранится в правовом отделе администрации. Выдача документа производится только при предъявлении паспорта. А в журнале регистрации дубликатов ставится отметка о выдаче документа.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 1

ВЫДАЕМ, ЗАВЕРЯЕМ И ПРОВЕРЯЕМ КОПИИ, ДУБЛИКАТЫ И ПОДЛИННИКИ

В материале рассказывается, чем отличаются друг от друга различным образом воспроизведенные документы. Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации.

Разбираемся в терминах

Мы часто употребляем такие слова, как "копия документа", "дубликат", "подлинный документ", причем не всегда правильно. А ведь каждое из этих слов имеет единственное значение, и в делопроизводстве это особенно важно.

Словарь кадрового делопроизводства. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.

Проще всего делопроизводителю обратиться к формулировкам ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). Документ признан национальным стандартом со дня вступления в силу Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании".

В соответствии с п. 29 ГОСТ Р 51141-98 копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Копией считается ксерокопия, в т. ч. выполненная на цветном принтере, сколь угодно точно воспроизводящая подлинный документ.

Существует такое понятие, как "заверенная копия". Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Так что вполне может получиться, что написанный от руки документ, внешне не очень похожий на подлинный, но обладающий необходимыми в конкретном случае реквизитами, имеет юридическую силу, в отличие от распечатанной цветной копии.

Не следует путать заверенную копию с дубликатом документа. Дубликат - это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

В делопроизводстве встречается ошибка, когда документ существует в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу, а кадровик считает один из этих экземпляров подлинным, а все остальные - копиями. Чаще всего в нескольких экземплярах исполняются договоры и другие соглашения. Они традиционно должны создаваться в таком количестве экземпляров, чтобы по одному экземпляру было у каждой из сторон, а иногда еще один экземпляр для регистрирующего или контролирующего органа. Так, трудовой договор создается сразу в двух экземплярах - для работника и работодателя. В самом документе непременно должно быть указание на то, какое количество экземпляров документа, обладающих равной юридической силой, существует.

Выдача копий

Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Порядок выдачи регулируется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (ред. от 08.12.2003). Мы видим, что отдел кадров любой организации может столкнуться с необходимостью выдать копию обратившемуся работнику.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Следует знать, что сведения, касающиеся других работников, особенно их персональные данные, надо охранять в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 27.07.2010). Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то следует сделать выписку из документа.

Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в аналогичном порядке.

Заверение копий

Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" утвердило Унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Этот ГОСТ регулирует правила делопроизводства при заверении копий.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Верно │

│ Инспектор службы кадров Личная подпись А. С. Кушнер │

│ Дата │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

По умолчанию копии документов организации должен заверять руководитель. Именно ему такое право дано уставом организации. Но в большой организации это крайне неудобно, поэтому имеет смысл придать полномочия по заверению копий документов, касающихся работников, работнику отдела кадров. При заверении копий от сотрудника кадровой службы не требуется принятия важных решений, поэтому такие полномочия можно передать практически любому исполнительному и аккуратному работнику. Полномочия могут быть закреплены в должностной инструкции сотрудника либо переданы специально изданным отдельным приказом.

Нотариальное заверение копий

В отдельных случаях работник отдела кадров может столкнуться с нотариально заверенными копиями документов либо сам быть вынужден нести к нотариусу копии документов для заверения. Так, например, в суде при разрешении трудового спора, скорее всего, потребуются нотариально заверенные копии учредительных документов. Порядок нотариального заверения копий документов и выписок из них регулируется Основами законодательства о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1 (ред. от 19.07.2009).

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ.

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Дубликаты

Если речь пойдет о дубликатах, то столкнуться делопроизводитель может с дубликатом почти любого документа, предъявляемого в отделе кадров, - диплома об образовании, свидетельства о рождении, свидетельства о браке (при оформлении приказов, касающихся смены фамилии работника), дубликата трудовой книжки и т. д. Самому же ему, скорее всего, вряд ли придется заниматься выдачей дубликатов за одним, но крайне важным исключением. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008), выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Следует обратить внимание, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению.

Библиография

1. Янковая В. Ф. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. 2005. N 11.

2. Гусятникова Д. Е. Кадровый учет с нуля [Электронный ресурс]. Русконсалт. URL: rusconsult. ru/cms-news. php? mode=view_news&id=2167. Дата обращения: 16.11.2010.

3. Пустозерова В. М. Оформление и ведение трудовых книжек. Что делать с трудовой книжкой в 2009 году. М.: Обучение, 2009. 48 с.

В. Пустозерова

заместитель главного редактора

журнала "Кадровик"

Подписано в печать