Виды штампов и печатей для делопроизводства. Какие печати и штампы необходимы для организации (юридических лиц)

Печати и штампы - изготавливаются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации , факсимиле в соответствии с образцом оригинала подписи соответствующего должностного лица.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. В ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба РФ на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Печать имеют, как правило, круглую форму. По окружности указывается полное или сокращенное наименование организации или подразделения, а в середине - номер печати или ее предназначение (например: «№ 2» или «Для пакетов»).

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации может изготавливаться в одном или нескольких экземплярах. При этом на клише экземпляра № 1 печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации номер экземпляра не проставляется, на других экземплярах печати последующий номер обозначается арабскими цифрами.

Допускается на клише экземпляров печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, за исключением экземпляра № 1, изображать дополнительный текст (например: «Для хозяйственных и денежных документов»).

При необходимости могут изготавливаться дубликаты экземпляров печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В этом случае на клише дубликата печати кроме номера экземпляра дополнительно воспроизводится буква «Д» и через дефис - порядковый номер дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати (например: второй дубликат экземпляра № 2 печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации имеет номер «2Д-II») .

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д.

Дополнительная печать, содержащая надпись «Для счет-фактур», должна содержать идентификационный номер налогоплатильщика (основание: письмо МНС от 21.05.2001 №ВГ-6-03/404 2О применении счет-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» разработанном в соответствии Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.

Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписи, для денежно-расчетных документов).

Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной и квадратной формы, где обычно указываются справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т.п.), а также треугольные - как правило, используемые для внутренних документов и справок.

Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую нужно указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.

Временные правила предписывали выполнять штамп в форме прямоугольника со сторонами до 70x100 мм. Они предусматривали, что штамп может иметь как стандартные размеры (27x10 мм, 38x14 мм, 47x18 мм, 59x23 мм, 69x30 мм, 76x37 мм), так и нестандартные размеры, превышающие по ширине 76 мм, а по высоте 36 мм.

Работники кадровой службы часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:

1) «Копия верна» (размер 14x38 мм) - применяется для заверений копий документов;

2) «Выдан вкладыш серия _____ № _____ (размер 60 x 33 мм) - применяется для проставления отметки о выдаче нового вкладыша в трудовую книжку (руководствуясь ст. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»: «При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша»);

3) «С записями ознакомлен(а)» (размер 18x47 мм) - применяется при внесении записи об увольнении в трудовой книжке или вкладыше к трудовой книжке;

4) «Экземпляр организации» (размер 10x27 мм) - применяется для маркировки кадровых документов и хранится в организации;

5) «Экземпляр сотрудника» (размер 10x27 мм) - применяется для маркировки экземпляра для сотрудника;

6) «Всего скреплено и пронумеровано _____ лист(ов)» (размер 33x60 мм) - применяется при изготовлении и заверении листов на документе (количество листов указывается цифрами);

7) «Второй экземпляр документа на руки получен ________________________ Ф.И.О. ___________ подпись «__» _________ 201_ г. (размер 23x59 мм) - применяется при составлении документов в двух экземплярах, а также при передаче второго экземпляра на руки сотруднику. Например, трудового договора в письменной форме в соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК, которая предусматривает, что один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя;

8) «Фамилия... изменена на фамилию... на основании...» (размер 33x60 мм) - применяется при внесении записи об изменении фамилии в трудовой книжке. Согласно п. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);

9) «Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о высшем образовании серия ____ № ___ выдан «__» _________ 201_ г.» (размер 37x76 мм) - применяется при внесении записи об изменении сведений об образовании в трудовой книжке. В соответствии с п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;

10) «Дубликат» (размер 10x14 мм) - применяется при выдаче дубликата трудовой книжки на основании п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера;

11) «Инспектор отдела кадров» (размер 10x27 мм) - применяется для указания должности на документах;

12) «Начальник отдела кадров» (размер 10x27 мм) - применяется для указания должности на документах;

13) «Директор по персоналу» (размер 10x27 мм) - применяется для указания должности на документах.

Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы. Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа, и согласовать ее с руководителем организации. К письму следует приложить эскиз штампа, выполненный методом компьютерной или чертежной графики, с указанием его размеров и требуемой оснастки. Письмо необходимо составить на фирменном бланке организации по форме, приведенной в приложении № 8.

Печати, штампы, факсимиле должны быть изготовлены таким образом, чтобы оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

Размеры шрифтов, используемых при изготовлении печатей, штампов, не должны значительно отличаться друг от друга. Допускается выделение более крупным шрифтом в штампах наименования подразделения.

В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.

"Кадровик. ру", 2012, N 11

РЕГЛАМЕНТИРУЕМ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШТАМПОВ В РАБОТЕ КАДРОВИКА

В практике работы кадровика часто встречаются подготовка и оформление различных кадровых документов. Для экономии времени на заполнение стандартных реквизитов и бланков при заверении документов, а также оптимизации однотипной и рутинной работы специалистам по учету кадров целесообразно использовать различные штампы. В данной статье рассматривается, как регламентировать работу по учету штампов (кроме гербовых и приравненных к ним печатей и самонаборных штампов). Также разъясняется, какие виды штампов наиболее часто используются в повседневной работе кадровой службы организации.

Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации "Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования" (http://www . gosreglament. ru/law/shabloni. shtml#pril4), разработанном в соответствии Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании".

В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.

До 2005 г. на территории столицы действовали Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы, утвержденные Распоряжением мэра Москвы от 25.08.1998 N 843-РМ (далее - Временные правила), которые подробно регламентировали эти вопросы.

С принятием московским правительством Постановления от 8 февраля 2005 г. N 65-ПП "О ликвидации Московской регистрационной палаты" Временные правила прекратили свое действие, однако содержащиеся в них требования успели войти в деловую практику и стали ее обыкновениями, поэтому статья изложена через призму этого уже недействующего акта.

Размеры и формы штампов

Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной и квадратной формы, где обычно указываются справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т. п.), а также треугольные - как правило, используемые для внутренних документов и справок.

Кстати. Современный толковый словарь русского языка дает следующее определение штампа.

Штамп (от ит. stampa) - это 1) форма с углублением или рельефным изображением текста рисунка или украшения, служащая для тиснения на переплетной крышке (в полиграфии); 2) вид печати, обычно прямоугольной, - с выпуклым изображением названия учреждения организации, адреса и т. п. С юридической точки зрения, если печать удостоверяет или подтверждает какой-либо документ, то штамп выполняет в основном лишь информационные функции. Штампы формально заменяют рукописную или машинописную запись в повторяющихся оборотах слов в основном при бумажном документообороте, что актуально в кадровом делопроизводстве.

Временные правила предписывали выполнять штамп в форме прямоугольника со сторонами до 70 x 100 мм. Они предусматривали, что штамп может иметь как стандартные размеры (27 x 10 мм, 38 x 14 мм, 47 x 18 мм, 59 x 23 мм, 69 x 30 мм, 76 x 37 мм), так и нестандартные размеры, превышающие по ширине 76 мм, а по высоте 36 мм.

Также размер штампа с припуском можно рассчитать по формулам:

Длина = количество знаков в самой длинной строке (с пробелами) x 2 (мм),

Ширина = количество строк текста x 5 (мм)

Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую вы хотите указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.

Виды штампов

Работники кадровой службы часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:

1) "Копия верна" (размер 14 x 38 мм) - применяется для заверений копий документов;

2) "Выдан вкладыш серия _____ N _____" (размер 60 x 33 мм) - применяется для проставления отметки о выдаче нового вкладыша в трудовую книжку (руководствуясь ст. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках": "При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша");

3) "С записями ознакомлен(а)" (размер 18 x 47 мм) - применяется при внесении записи об увольнении в трудовой книжке или вкладыше к трудовой книжке;

4) "Экземпляр организации" (размер 10 x 27 мм) - применяется для маркировки кадровых документов и хранится в организации;

5) "Экземпляр сотрудника" (размер 10 x 27 мм) - применяется для маркировки экземпляра для сотрудника;

6) "Всего скреплено и пронумеровано _____ лист(ов)" (размер 33 x 60 мм) - применяется при изготовлении и заверении листов на документе (количество листов указывается цифрами);

7) "Второй экземпляр документа на руки получен ___________________________ Ф. И. О. ___________ подпись "__" _________ 201_ г. (размер 23 x 59 мм) - применяется при составлении документов в двух экземплярах, а также при передаче второго экземпляра на руки сотруднику. Например, трудового договора в письменной форме в соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК, которая предусматривает, что один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя;

8) "Фамилия... изменена на фамилию... на основании..." (размер 33 x 60 мм) - применяется при внесении записи об изменении фамилии в трудовой книжке. Согласно п. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);

9) "Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о высшем образовании серия _____ N _____ выдан "__" _________ 201_ г." (размер 37 x 76 мм) - применяется при внесении записи об изменении сведений об образовании в трудовой книжке. В соответствии с п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;

10) "Дубликат" (размер 10 x 14 мм) - применяется при выдаче дубликата трудовой книжки на основании п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера;

11) "Инспектор отдела кадров" (размер 10 x 27 мм) - применяется для указания должности на документах;

12) "Начальник отдела кадров" (размер 10 x 27 мм) - применяется для указания должности на документах;

13) "Директор по персоналу" (размер 10 x 27 мм) - применяется для указания должности на документах.

Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы. Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа, и согласовать ее с руководителем организации. К письму следует приложить эскиз штампа, выполненный методом компьютерной или чертежной графики, с указанием его размеров и требуемой оснастки. Письмо необходимо составить на фирменном бланке организации по форме, приведенной в приложении N 1.

Учет и хранение штампов

Для учета штампов Правила предписывали вести журнал, который находится в кадровой службе и хранится в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Эта регистрационная форма и сейчас помогает кадровикам четко фиксировать каждый случай выдачи штампа, чтобы впоследствии избежать претензий по поводу того, что штампы могли быть не выданы или утеряны. На журнале учета штампов проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются, скрепляются сургучной печатью и подписью руководителя организации. Сотрудник, персонально ответственный за учет, использование и хранение штампов, назначается распорядительным документом руководителя компании. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку. Журнал учета штампов представлен в приложении N 2 и может содержать следующие колонки:

Номер по порядку;

Оттиск или эскиз штампа;

- "получил" с датой и подписью;

- "сдал" с датой и подписью;

Примечание.

Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.

Упорядочение использования штампов в организации регламентируется локальным нормативным актом организации, представляющим собой обычно инструкцию о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов, примерный образец которой приведен в приложении N 3. Инструкция утверждается первым лицом организации.

Таким образом, различные штампы могут оптимизировать работу в кадровом делопроизводстве: они ускоряют обработку документов, обозначают его статус и упорядочивают документооборот организации, поэтому необходимы любой кадровой службе.

Приложение 1

Образец бланка письма об изготовлении штампа

ООО "Фирма"

Адрес: Генеральному директору

Тел./факс: ООО "Ширма"

Банковские реквизиты А. И. Фамину

N 0-0/00

На N _____ от ____________

Уважаемый Александр Иванович!

Просим Вас изготовить для организации ООО "Фирма" штамп, имеющий следующие характеристики:

Текст на штампе (приводится текст);

Эскиз штампа в любом формате (указывается точный размер в мм);

Желаемая оснастка (указывается, автоматическая или ручная).

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: ИНН 7735109991 Р/сч. 40702810800020000083

ОКБ "Русь-банк" БИК 044583267 Кор./сч. 30101810400000000267

Генеральный директор Сидоров И. О. Сидоров

печать Приложение 2

Форма журнала учета штампов

Журнал учета штампов

Приложение 3

Инструкция по регламентированию учета, использования,

хранения и уничтожения штампов (примерный образец)

УТВЕРЖДЕНО

Приказом генерального директора

ООО "Фирма"

от ---------- N --

Инструкция

о порядке учета, использования,

хранения и уничтожения штампов

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция регулирует единый порядок учета использования, хранения и уничтожения штампов в обществе с ограниченной ответственностью "Фирма", далее - организация, в процессе выполнения возложенных на него функций.

Инструкция определяет основные правила оформления, учета, использования и хранения и уничтожения штампов в организации. Инструкция разработана в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации "Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования", утвержденным на основании Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании", и законодательством Российской Федерации.

2. Изготовление и использование штампов

2.1. Штампы применяются для облегчения процесса учета, регистрации, составления и оформления документов, других отметок справочного характера. В случае изготовления дубликата штампа на оттиске проставляется буква "Д" с записью через дефис порядкового номера дубликата.

2.2. Изготовление штампов, необходимых для обеспечения деятельности организации и его структурных подразделений, производится по заявкам руководителей структурных подразделений, которые согласовываются решением генерального директора организации.

2.3. Все изготовленные штампы учитываются в кадровой службе и выдаются под расписку руководителям структурных подразделений, отвечающих за последующее их использование и сохранность.

2.4. Передача штампов посторонним лицам, вынос штампов за пределы организации не допускаются.

2.5. Об утере штампа в структурном подразделении незамедлительно ставится в известность ответственное лицо в кадровой службе.

2.6. В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно штампов другому лицу. При смене ответственного работника штампы передаются вновь назначенному должностному лицу по акту. При оставлении должности работником, которому были выданы штампы, он обязан сдать их в кадровую службу организации.

2.7. Контроль за использованием штампов в структурных подразделениях возлагается на начальников структурных подразделений.

3. Порядок хранения и уничтожения штампов

3.1. Пришедшие в негодность в результате эксплуатации и утратившие значения штампы подлежат возврату с отметкой в журнале учета штампов и уничтожаются, о чем составляется акт. Отбор и уничтожение печатей и штампов производятся комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет штампов.

3.2. Штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. Хранить штампы в ящиках стола, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это права, запрещается. Ответственность за соблюдение порядка хранения и пользования штампами возлагается на руководство организации и начальников структурных подразделений.

4. Заключительные положения

4.1. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех работников организации, которые несут персональную ответственность за выполнение ее требований. За нарушение правил хранения штампов или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.