Какие документы заверяются гербовой печатью. Виды штампов и печатей

Главным атрибутом организации, ее юридической подписью является печать. Она удостоверяет любую деловую бумагу и наделяет ее юридической силой. Назначение штампа более скоромное – он позволяет воспроизводить повторяющиеся записи.

Из статьи вы узнаете:

Виды печатей

На сегодняшний день существует только две разновидности печати – основная и вспомогательная. Назначение оттиска основной печати – удостоверять подлинность тех документов, на которых он ставится.

Законодательством установлен следующий состав информации, который должен быть на оттиске:

• полное наименование организации на русском языке;
• место нахождения организации;
• дополнительно может быть указано наименование на иностранном языке или языке народов РФ.

По закону печать должна быть окружностью от 38 до 42 мм.

Для заверения справок, копий деловых бумаг, различных выписок и учетных документов может использоваться оттиск вспомогательной печати. Такие оттиски содержат также наименование организации, название отдела организации и назначение клише. Например, "Для справок", "Для счетов", "Бухгалтерия" или "Секретариат".

Виды штампов

Штамп – это приспособление для получения оттисков прямоугольной формы. Назначение данных оттисков – заменять повторяющуюся рукописную надпись в типовых ситуациях для облегчения делопроизводства. По сути дела, данные клише являются формой реквизитов, придающих документу законченный вид. Они бывают разных типов.

В настоящее время многие организации для создания документов и писем используют готовые бланки со своим адресом. Они изготавливаются в типографии или при помощи офисной оргтехники. Если такого бланка нет, то для придания письму "официального" вида, а также для экономии времени, можно использовать угловой штамп . Его еще называют "адресным" по выполняемой им функции – он содержит реквизиты фирмы: название, адрес, телефон, электронный адрес, иногда – банковские реквизиты, ИНН, БИК, КПП, ОГРН и т.д.

Размер такого клише традиционно составляет 70х100 мм.

Утрата печати или штампа

Если по каким-либо причинам печать будет утеряна, нужно сразу обратиться в полицию с соответствующим заявлением. Дальнейшее развитие ситуации зависит от причин исчезновения печати. Если она была похищена в результате взлома и кражи в офисе, то работники правоохранительных органов должны будут осмотреть помещение. Если же клише было похищено вне офиса, например, из автомобиля вместе с личными вещами, то потребуется дать объяснения следователю. Это должен будет сделать тот сотрудник, который будет заявлять о хищении.

К заявлению о хищении можно приложить образец оттиска. Вы можете просто сделать копию любого старого документа, заверенного печатью. Факт предоставления копии необходимо зафиксировать. Например, в заявлении о хищении можно указать, что предоставлена копия оттиска или можно получить подпись работника полиции на сопроводительном письме, если копия была предоставлена позже, чем было подано заявление.

Почему заявление о краже нужно подать как можно раньше? Если злоумышленники попытаются воспользоваться вашим оттиском, то заявление позволит получить справку из полиции, подтверждающую кражу, и это даст возможность доказать невиновность фирмы в мошеннических операциях.

Сразу после подачи заявления в полицию, нужно сообщить о случившемся в банк. Это также помешает преступникам воспользоваться печатью для снятия ваших средств. Иногда получалось так, что именно сотрудники банка оказывали помощь в поимке злоумышленников.

Ваш следующий шаг после обнаружения факта хищения – размещение объявления о случившемся в СМИ. Это оградит вас от возможных претензий потенциальных жертв мошенников.

Штамп в электронном виде

Иногда есть необходимость добавить оттиск на страницу электронного документа. Например, для бухгалтерии на счетах, которые приходят от контрагентов в формате pdf-документов, нужно поставить стандартный оттиск. В нем обычно дается указание на дату оплаты счета. Для этого придется совершить ряд действий:

Распечатать счет на принтере

Поставить оттиск.

Заполнить поля от руки.

Отсканировать и подготовить электронный документ для отправки в бухгалтерию.

Существует еще один достаточно простой способ создания электронных копий часто используемых штампов . Нужно отсканировать его оттиск. Разумеется он должен быть очень высокого качества. Теперь этот изображение можно вставлять в электронные документы.

Подведем итоги:

1. Главным атрибутом организации, ее юридической подписью является печать. Она бывают основной и вспомогательной.
2. Штамп не имеет юридической силы. Он используется для оттиска часто повторяющихся надписей и автоматизации рутинной работы.
3. Штампы бывают угловые, регистрационные, бухгалтерские, ограничения доступа, маркировочные и другие.
4. Учет и хранение всех печатей и штампов осуществляет глава организационного отдела.
5. В случае хищения нужно подать заявление в полицию, сообщить в банк и дать объявление в СМИ.

В ГОСТ Р 6.30-2003 этот реквизит описан предельно лаконично: «Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

У практиков, занимающихся оформлением документов, возникает два вопроса: на каких документах нужно ставить печать и где на документе ее место?

Для того чтобы ответить на первый вопрос, необходимо пояснить, что документы бывают либо имеющие юридическое значение (и доказательственную силу) – договор, приказ, заявление и др.; либо информационное значение – прайс-лист, приглашение, поздравление, факс и др.

На документах, имеющих информационное значение, оттиск печати не проставляется. Однако и не на всех документах, имеющих доказательственную силу, следует ставить данный реквизит.

Смысл печати и ее правовое значение заключается в том, что оттиск печати заверяет подлинность подписи. Такое заверение необходимо для тех, кто лично не может убедиться (например, подойти и спросить) в подлинности подписи на документе, а лишь опосредованно может узнать это у третьих лиц. Поэтому на внутренних документах печать не ставится, а ставится только на внешних.

Таким образом, оттиск печати ставится только на внешних (исходящих) документах, имеющих юридическое значение, а также на документах договорного характера.

В частности, печать проставляется:

– на учредительных документах организации (устав, положение);

На доверенностях;

На справках с места работы;

На договорах;

На гарантийных письмах;

На финансовых документах и других документах.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать представлен в приложении №5 к Государственной системе документационного обеспечения управления.

Копии документов и выписки из них, предоставляемые сторонним организациям или выдаваемые работникам для предоставления в эти организации, всегда заверяются печатью, так как имеют доказательственное значение.

Рассмотрим штатное расписание. Оно упоминается в приложении № 5 к ГСДОУ. Штатное расписание, хотя и имеет, безусловно, правовой характер, является все же внутренним документом организации. Таким образом, ставить на нем оттиск печати не требуется. Характерно, что и в унифицированной форме Т-3, утвержденной Госкомстатом, не предусмотрено место печати на этом документе. Но те организации, которые о своих Штатах и расходах на заработную плату отчитываются перед вышестоящими организациями, направляют «наверх» экземпляр штатного расписания, который в этом случае становится исходящим документом с правовым значением и заверяется печатью.

В Государственном стандарте на схемах расположения реквизитов (Приложения 2 и 3) указано место оттиска печати – в одной зоне с реквизитами 21 (отметка о наличии приложения) и 22 (подпись), никаких дополнительных рекомендаций ГОСТ не приводит.

Если на бланке отмечено место для печати буквами МП, или словами МЕСТО ДЛЯ ПЕЧАТИ, или квадратом, или кругом с пометкой СТАВИТЬ ТОЧНО В КРУГ, вопроса о том, где проставить оттиск печати, не возникает. Тут действует стандартное правило: если на документе обозначено место печати, оттиск печати ставится на это место.

На организационно-распорядительных документах, которые разрабатываются в организациях, место для печати никак не отмечено, однако в различных ведомствах разработаны свои инструкции по делопроизводству, и во многих из них сказано: «Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым».

В таких требованиях есть несоответствие: на финансовых документах, получается, нет необходимости «захватывать» часть наименования должности, а в остальных документах – есть. Это не логично. Следует также заметить, что на некоторых стандартных бланках место оттиска печати, помеченное буквами МП или как-то иначе, расположено в стороне и от наименования должности, и от места для подписи. На некоторых других бланках, наоборот, место печати и место подписи совпадают. Из этого можно сделать вывод, что, как правило, не так столь важно, чтобы оттиск печати захватывал наименование должности. Следует понимать, что печать заверяет подлинность подписи не тем, что стоит «на подписи», а самим фактом своего присутствия на документе. Важно,чтобы и подпись, и оттиск печати хорошо читались, а следовательно, печать надо поставить так, чтобы она не захватывала никакого текста, чтобы этот текст не мешал прочитать надпись на печати, а подпись должностного лица на документе не должна перекрываться оттиском печати, чтобы в случае необходимости была возможность провести качественную экспертизу подлинности подписи.

Есть еще один немаловажный момент: печать и подпись должны быть разного цвета,причем подпись может быть черная, синяя или фиолетовая. Печать же должна быть либо синяя, либо фиолетовая, но только не черная.Это связано с тем, что для экспертизы подписи делают фото через фильтр того же цвета, что и печать, т.е. синего или фиолетового. На фотографии остается видна только подпись другого – соответственно фиолетового или синего, либо черного – цвета. Если печать черная, то черный фильтр поглотит все – и печать, и подпись.

Во избежание подделки документа печать нельзя ставить на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, т.к. печать по определению заверяет подлинность подписи.

Многие делопроизводители считают, что письма, оформленные на бланках, за исключением гарантийных, не требуют удостоверения печатью. Однако исходя из того, что если организация желает, чтобы ей доверяли и относились к любой ее информации серьезно, то она должна удостоверять все исходящие документы не только подписью, но и оттиском печати.

РЕКВИЗИТЫ 23, 24

Реквизиты 23 (гриф согласования) и 24 (виза согласования) отражают процедуру согласования документа. Согласование – это рассмотрение и оценка проекта документа. Гриф согласования отражает внешнее согласование, то есть согласование с внешними партнерами. Виза согласования отражает внутреннее согласование со специалистами самой организации.

В локальном нормативном акте организации, например, в инструкции по делопроизводству, должен быть установлен круг лиц, визирующих тот или иной документ, а также последовательность визирования документа в зависимости от его вида и содержания. В практике делопроизводства сложился определенный порядок визирования и подписания документа:

1. Прежде всего, проставляется отметка об исполнителе – на первом экземпляре документа. В некоторых организациях исполнитель расписывается на том экземпляре документа, который остается в организации. Такая практика представляется разумной – тем самым повышается ответственность исполнителя за подготовленный документ.

2. Затем документ направляется на визирование и/или на внешнее согласование. Круг визирующих в каждой конкретной организации определяется по усмотрению ее руководителя.

3. После получения всех необходимых согласований проект документа направляется соответствующему должностному лицу на подписание.

4. Следующая стадия – утверждение документа руководителем организации, если, конечно, документ подлежит утверждению.

5. И, наконец, последний этап работы – получение виз ознакомления (в случае необходимости).

Ни одна организация не может быть юридически полноправным партнером без основной печати и эффективно работать без использования различных штампов и дополнительных печатей. Печати и штампы состоят из оснастки и клише — резиновой основы, и бывают на автоматической и ручной оснастке.

Печать

В настоящий момент существует несколько типовых образцов круглых печатей:

Гербовая печать,

Основная печать юридического лица,

Дополнительная печать юридического лица,

Основная печать частного предпринимателя,

Адвокатская печать,

Печать врача.

Гербовая печать

Гербовая печать — это печать с воспроизведением государственного герба страны. По ее внешнему кольцу располагается микротекст, состоящий из повторяющейся записи, которая включает слово «сертификат», указывается его номер и другая информация, определяемая изготовителем печати, к примеру реестровый номер печати. В центре печати находится изображение герба. Вокруг него расположен микротекст, содержащий информацию о заказчике печати и его идентификационный налоговый номер. По его усмотрению также может быть код соответствия предприятия общероссийскому классификатору. Между микротекстами по часовой стрелке симметрично по отношению к вертикальному клише печати располагаются строки информационного поля. Они содержат полное наименование в именительном падеже юридического лица с указанием организационно-правовой формы, в скобках указывается его краткое наименование, местонахождение, регистрационный номер заказчика печати и номер Реестра печатей, если такой существует. Если юридическое лицо имеет вышестоящую организацию, то на печати указывается ее краткое наименование. Гербовая печать — всегда круглая. Она используется только государственными организациями или частными предприятиями, которые получили статус государственных.

Основная печать организации

Печать является основным атрибутом документа, который позволяет установить его подлинность. Договор, квитанция, нотариальный акт не принимаются во внимание без печати. Любая организация для работы должна иметь основную печать, которая является подтверждением подписи должностного лица, расписавшегося на документе. В связи с этим печать обязательно должна содержать информацию об организации. На печати указывается полное наименование в именительном падеже юридического лица с указанием организационно-правовой формы, ИНН, ОГРН, инспекция налоговой службы, где зарегистрирована организация или ИП. Также печать может содержать фирменное наименование общества на иностранном языке. Печать частного предпринимателя, который работает без образования юридического лица, походит на печать организации. Она имеет такую же функцию: заверяет подпись предпринимателя.

Дополнительная печать

Если организация имеет филиалы, то заказываются дополнительные печати, которые аналогичны основной, но имеют порядковый номер. В большой организации часто появляется необходимость наличия нескольких разных печатей, предназначенных для каждого подразделения. В данном случае на печати должна находиться дополнительная надпись. Например: «Для счетов», «Секретариат», «Для справок» и другие. Дополнительные печати используются для заверения копий документов, выдачи справок, учетных документов, подтверждения выписок из документов и прочих действий.

Личная печать

Личные печати существуют у врачей и нотариусов, которые несут личную ответственность за заверенные нотариальные документы или выписанные рецепты. Поэтому они используют личную печать в дополнение к основной печати организации, где они работают. В случае каких-либо осложнений это помогает установить, кто выписывал или заверял соответствующий документ.

Факсимиле

Факсимиле является печатью, которая воспроизводит подпись официального лица. Гражданский кодекс разрешает применять факсимиле лишь в случаях, когда его использование упомянуто в договоре. Запрещается применять факсимиле на первичных документах, где подпись должна быть собственноручной, и на документах, которые подразумевают материальную ответственность.

Штампы

При заполнении накладной, подписании договоров и прочих документов приходится часто писать реквизиты фирмы, адрес, банковские счета и другую информацию, необходимую в делопроизводстве. Для ускорения документооборота на выручку приходят штампы. Они не обязательны, но удобны. В отличие от печати, штампы ничего не подтверждают и не удостоверяют. Они выполняют чисто информационную функцию. Штамп представляет собой вид печати, имеющий прямоугольную форму. Формально штампы заменяют запись от руки в однотипных повторяющихся ситуациях, предусмотренных бумажным делопроизводством. Основная функция штампа — ускорение процесса документооборота и придание документу юридической силы.

Разновидности штампов

Основные виды штампов:

Адресный или угловой штамп применяется в основном если в организации отсутствуют фирменные бланки. Угловой штамп используется при выдаче текущих справок, краткосрочной переписке и других случаях. Этот вид штампов, который изготовлен в соответствии с законодательными требованиями, придает любому документу официальный характер. Такие штампы содержат много информации, которая включает название организации, ее юридический и фактический адрес, идентификационный налоговый номер, банковские реквизиты и прочие.

Несложные штампы предназначены для товарных чеков, платежных ведомостей, приходных и расходных ордеров. В зависимости от назначения, они изготавливаются со словами «Погашено», «Получено», «Оплачено» и т. д.

Регистрационные штампы используются для входящей документации. Они устанавливают ответственность предприятия за документ и являются началом отсчета срока исполнения. В таком штампе содержится наименование предприятия, а также поля, где указывается дата поступления входящего документа и его номер. Этот штамп не ставится на приложениях к документу.

Штамп ограничения доступа ставится на каждом листе документа в верхнем правом углу. Он может содержать дополнительные данные, предусмотренные законодательством, которые отнесены к конфиденциальной информации или государственной тайне.

Штампы с реквизитами предприятия изготавливаются обычно с рамкой и имеют небольшой размер. Они содержат краткое наименование предприятия, место его регистрации, идентификационный налоговый номер и используются в основном для договоров, копий документов, счетов-фактур или доверенностей.

Маркировочные штампы применяются для внутренних нужд организации. Их содержание, размеры и форма не регламентируются. Применение специальной штемпельной краски дает возможность использовать такие штампы для выполнения некоторых производственных задач, в том числе маркировки тары, пластмассы, то есть разных материалов и поверхностей.

Датеры используются для проставления даты. Они имеют специальный ролик, где обозначаются дни, месяцы и год.

Нумераторы позволяют нумеровать документы.

Экслибрис

Экслибрис сегодня практически забыт. Раньше любой собиратель библиотеки проставлял свой собственный знак, который указывал на принадлежность книги именно к его библиотеке. Рисунок для экслибриса владелец выбирал произвольно. Подобные штампы помогали историкам, букинистам и архивариусам в их исследованиях. Сейчас можно увидеть только шрифтовые экслибрисы — обычный чернильный штамп на библиотечных книгах.

Прочие штампы

Среди нотариальных дополнительных штампов чаще всего используются «Копия верна», «Нотариус» и прочие. К медицинским относятся дополнительные штампы — «Медицинский осмотр пройден», «Терапевт», «Хирург», «Отрицательно», «Санировано» и т. п. Существуют также различные штампы в виде «Проверка произведена», «Снят с учета», которые могут использоваться разными организациями для конкретных целей.