Перечислить нормативно правовые документы. Что такое нормативный документ. Разработка нормативных документов по ДОУ
В условиях современного мира каждый человек в какой-то мере подчиняется разнообразным нормам и законам. Их совокупность, в свою очередь, именуется как нормативные акты, соответствующие определенной установленной форме. Именно о них и пойдет речь в данной статье.
Определение
Как говорилось ранее, нормативные документы - это правовые акты, которые издаются и принимаются в рамках компетенции определенного уполномоченного должностного лица (а также государственных и муниципальных органов, профсоюзов, акционерных обществ и товариществ) или при собрании референдумов при полном и точном следовании порядкам и процедурам, установленным действующим законодательством. Последние традиционно содержат все необходимые общеобязательные правила поведения, которые рассчитаны на многократное использование и неограниченный круг лиц. Тем не менее, важно помнить, что каждое явление, действие или предмет может иметь достаточное количество трактовок. Так произошло и в рассматриваемом случае. Следует отметить, что более официальная формулировка гласит, что, с точки зрения права, нормативные документы - это деловые бумаги, которые обладают определенными существенными признаками, однозначно характеризующими их. Наиболее основные из них рассмотрим подробнее.
Признаки
Нормативно-правовые документы характеризуются по следующим критериям: правотворческое направление; бумажная форма; наличие реквизитов; компетенционные рамки; соответствие конституции и прочим актам, обладающим большей юридической силой; обязательное ознакомление населения и организаций. К ним относятся: издания какого-либо уполномоченного органа (местного самоуправления или государственной власти); обязательное наличие правовых норм, направленных на систематизацию всех уровней общественных отношений. Кроме того, принятие нового документа может ограничивать либо вовсе аннулировать действие старой нормативной документации.
Характерные особенности
Наряду с перечисленными ранее признаками обладают также и некоторыми присущими только им чертами. Рассмотрим некоторые из них. Для начала следует отметить, что законодательные и нормативные документы должны носить государственный характер. Ведь именно правительство страны обладает правом наделять отдельных должностных лиц и органы в совокупности правами как на подготовку, так и на принятие актов. Этим обусловлена также и последующая реализация утвержденных документов. Именно государственный характер отличает рассматриваемые деловые бумаги от каких-либо иных нормативных актов. Вторая особенность гласит, что нормативно-регламентирующие документы должны утверждаться только уполномоченными органами или При этом важно учитывать, что каждый из деятельности ограничен рамками своей компетенции. Третья характерная черта сообщает, что для принятия того или иного документа необходимо точное исполнение определенных процедур. Особенно тщательно вышеописанное правило должно соблюдаться при утверждении новых законодательных актов. Помимо этого, предъявляется множество различных требований не только к оформлению, но и содержанию. Следующая особенность заключается во временных, субъективных и пространственных границах действий и полномочий. Основные нормативные документы должны нести в себе некоторые юридические правила. Как уже говорилось ранее, именно эта особенность позволяет говорить об общеобязательном характере.
Классификация
В связи со всеми положениями, описанными ранее, современные наделенные правотворческой функцией, отличают нормативные акты от интерпретационных и индивидуальных. Необходимо пояснить, что первые используются для разъяснений и толкований норм или прав. В свою очередь, вторые представляют собой Как правило, они используются на негосударственных предприятиях, а также для отдельных органов и должностных лиц. Нормативные документы организации (негосударственной) носят разовый характер применения и адресованы конкретным лицам. Таким образом, становится понятным, что правовые акты - это собирательное понятие. Оно может включать в себя различные предписания. Следовательно, нормативно-правовые документы можно классифицировать по следующим основным критериям.
Первый критерий - сфера действия
Различаются акты внешнего и внутреннего восприятия. Необходимо отметить, что первые оказывают влияние на все субъекты, которым они адресованы. Например, это могут быть определенные лица и организации вне зависимости от сферы их трудовой деятельности.
Второй критерий - юридическая сила
Подобный критерий определяет наличие таких разновидностей, как законы и подзаконные акты. Первые наделены наивысшей юридической силой, а к числу вторых, в свою очередь, относятся все остальные нормативные документы. Это разделение подразумевает также тот факт, что подзаконные акты не только не противоречат первой категории, но и берут оттуда свое начало.
Третий критерий - характер субъекта
Разделение на категории происходит по органам или же отдельным лицам, ответственным за издание и утверждение нормативно-правовой документации. Как известно, акты могут быть приняты референдумом, должностными лицами, органами управления или государственной власти, а также президентом страны. Кроме того, необходимо выделять документы, которые утверждаются при содействии только одного органа, и те, которые требуют участия нескольких структур. Последний тип правовых актов используется в тех случаях, когда рассматриваются вопросы общего ведения или же касающиеся совместной деятельности.
Требования нормативных документов
Из вышеизложенного материала следует, что любой акт нуждается в строгом соблюдении правил, начиная от момента создания и вплоть до аннулирования в связи с введением нового указа. Тем не менее, существует также ряд требований, которые предъявляются к самим нормативно-правовым документам. Далее будут рассмотрены наиболее основные условия.
Первое - объективное применение
Качество правовых актов играет важнейшую роль при наделении их регулирующей силой. Достичь этого можно при условии, что принимаемые документы не будут представлять собой вымыслы или плоды больной фантазии. Нормативные акты должны быть применимыми в современном мире и служить отражением объективной реальности. Несмотря на то что данное требование носит достаточно общий характер и используется для всех правовых документов, однако именно при создании и утверждении новых указов оно становится наиболее востребованным.
Второе - строгая структура
Принимаемые документы не должны представлять собой хаотичный перечень нормативных положений. Обязательно наличие вводной части, иначе называемой преамбулой. Там традиционно излагаются задачи и цели, выставляется характеристика общественно-политической обстановки, которая наблюдается на момент принятия. Начало основного тела статьи может содержать в себе перечень и расшифровку используемых терминов. Далее по тексту перечисляются следующие пункты: субъекты возникающих правовых отношений (например, финансовые органы и налогоплательщики); описание их обязанностей и прав (уплата налогов, проверка точности их совершения); возможные льготы и мероприятия по поощрению (уменьшение процента налога); возможные санкции (к примеру, за уклонение от выплат).
Третье - просто и понятно
Государственным органам или же должностным лицам, занимающимся составлением и утверждением нормативных документов, необходимо помнить один несложный факт: уровень образования у людей разный. Тем не менее, одни и те же правовые акты применяются ко всем. Следовательно, они должны быть составлены в максимально понятной форме и быть рассчитанными на людей среднего интеллектуального уровня, порой ниже среднего. Изложение сути того или иного нормативного документа необходимо излагать простым языком, однако придерживаться строго стиля и, конечно же, соответствовать правилам формальной этики.
Заключение
Одно из наиболее эффективных средств внесения изменений в общественный жизненный уклад. Конечно же, это достигается только при условии умелого и разумного составления.
Понятие правовых документов
В современном мире играют значительную роль. Ранее документом в широком смысле считалась бумага, которая подтверждала какой-либо факт, несла информацию. Появление компьютеров документы не отменило. Напротив, новая форма документов (электронная) сделала документооборот более эффективным.
Как бумажные, так и электронные документы по содержанию могут иметь разный характер: текстовый, графический, видеографический, фотографический, изобразительный, звуковой.
Юридические документы (синоним: правовые документы) чаше всего существуют на бумаге.
Юридический документ — это документ, содержащий правовую информацию.
Значение юридических документов
Значение юридических документов состоит в следующем:
- с их помощью средства правового регулирования (нормы, соглашения, индивидуальные решения и т. д.) становятся объективированными и доступными для других субъектов права;
- они позволяют достичь определенности, стабильности в отношениях между людьми, прочности их правового положения;
- благодаря им юридическим действиям придается официальный характер.
Юридическая информация содержится не только в документах. Немалая ее часть документально не оформляется, а просматривается в действиях граждан, должностных лиц. Предположим, вы дарите какую-либо вещь подруге. Понятно, вещь переходит в се собственность, но документ при этом не составляется. Или инспектор Государственной инспекции безопасности дорожного движения (далее — ГИБДД) жезлом показывает, что проезд по определенной части магистрали в данный момент запрещен. Неподчинение этому требованию грозит применением санкции.
Как видим, понятия «юридический акт» и «юридический документ» не совпадают. Однако издание юридических документов среди юридически значимых действий занимает в целом значительное место.
Можно попытаться установить удельный вес юридических документов в зависимости от сферы правового регулирования. Тогда получится, что их большая часть будет обнаружена в правоохранительной сфере. Удельный вес юридических документов снижается в сфере политики. В социальной области, возможно, их будет еше меньше (хотя здесь в основном идет распределение государственных средств, и поэтому юридические документы не теряют своей значимости). В сфере экономики многое происходит без юридического документооборота (например, граждане часто заключают договоры в устной форме). Это общий взгляд на проблему. Вообще же юриспруденция — это не математика, и точные подсчеты здесь делать трудно. Однако это не означает, что надо вообще от них отказаться.
Признаки юридических документов
Признаков юридических документов несколько:
- они содержат юридически значимую информацию;
- изготавливаются в процессе юридической деятельности;
- основанием их издания является законодательство, волеизъявления граждан и организаций;
- они издаются (составляются) в пределах компетенции (если речь идет о государственных органах и должностных лицах) или правоспособности (если речь идет о гражданах и организациях);
- порождают юридические последствия, т. е. имеют обязательный характер (например, издание приказа о зачислении в вуз на дневное отделение дает право на приобретение льготного проездного билета и ни один кассир в метро не может отказать в оформлении такого билета);
- должны быть составлены по всем правилам юридической техники (структура, реквизиты и т. д.);
- могут иметь как документальную, так и электронную форму. Например, наличие чека устанавливается его предъявлением, но наличие акции может отражаться в электронном виде;
- предназначены для регулирования общественных отношений, придания им стабильности и устойчивого характера. В приведенном выше примере необходимость при каждой поездке доказывать, что гражданин имеет статус студента, способна поглотить массу человеческой энергии, которой уже, возможно, не останется для учебы.
Виды правовых документов
Юридические документы опосредуют все стадии правового регулирования (правотворчество, действие норм права, их реализацию, возложение юридической ответственности). Проводя их классификацию (схемы 1, 2), лучше ориентироваться на указанные выше стадии правового регулирования.
Юридические документы делятся на четыре вида:
Нормативные документы. Их особенность состоит в том, что они содержат нормы права. На современном этапе нормативные акты являются ведущей формой права. Понятно, что среди юридических документов они занимают главенствующее положение: содержат своего рода программу поведения субъектов права (см. схему 1);
Интерпретационные акты (или акты толкования). Не всегда опосредуют принятие юридических действий. Их необходимость становится очевидной в сложных правовых ситуациях, хотя мысленно толкование (уяснение норм права) производится практически всегда;
Документы, фиксирующие юридические факты. Их особенность состоит в том, что они регистрируют различные фактические обстоятельства независимо от их использования в конкретных правонарушениях (фиксация стажа, возраста и т. п.). Они очень многочисленны и, в свою очередь, могут быть разделены на группы:
- фиксирующие правовой статус субъектов (паспорт, свидетельство о браке, усыновлении, военный билет, документы об образовании, различного рода удостоверения и др.);
- фиксирующие правовой режим объектов (технический паспорт автомашины, счет в сберегательном банке, сберегательная книжка, свидетельство о праве собственности на недвижимость, ценные бумаги и проч.);
- фиксирующие акты-события (свидетельство о рождении) или акты-действия (акт о нахождении на работе в нетрезвом состоянии);
Документы, содержащие решения индивидуального характера . Их особенность заключается в том, что они влекут правовые последствия в отношении конкретных лиц. В них находит отражение воля конкретных людей, напраапенная на установление, изменение или прекращение субъективных прав и юридических обязанностей. Их можно разделить на две группы:
- правореализационные документы. Речь идет об индивидуальных актах, в которых фиксируются волеизъявления или собственные решения субъектов права (договоры, доверенности, приказы руководителей организаций, расписки, жалобы, заявления ит. п.);
- правоприменительные документы. Имеют властный и (для лиц, которым они адресованы) обязательный характер. Навязывать волю субъектам права могут государственные органы, обладающие определенной компетенцией. Эти документы различаются в зависимости от видов государственных органов, их издающих: документы исполнительных органов власти (распоряжения Правительства РФ, приказы министров, руководителей федеральных служб и федеральных агентств, администраций субъектов РФ, их отделов и управлений и т. п.); документы правоохранительных органов, фиксирующие процессуальные действия, осуществляемые при расследовании и рассмотрении юридических дел (решения, приговоры, постановления, определения, заключения и др.).
Схема 3.1. Виды нормативных актов в РФ
Схема 2. Виды правовых актов
Система правовых актов представлена на схеме 2.
Юридическая ответственность за нарушение правил документооборота
Надлежащее оформление, хранение, выдача, подлинность юридических документов есть непременное условие установления законности в стране. Вот почему государство, будучи не безразличным к нарушениям в сфере документооборота, устанавливает ответственность за следующие правонарушения, связанные с юридическими документами:
- подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт (ст. 19.23 КоАП РФ);
- умышленная порча или утрата документов воинского учета (ст. 21.7 КоАП РФ);
- подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков (ст. 327 УК РФ);
- изготовление, хранение, перевозка или сбыт поддельных денег или ценных бумаг (ст. 186 УК РФ);
- изготовление или сбыт поддельных кредитных либо расчетных карт и иных платежных документов (ст. 187 УК РФ);
- фальсификация доказательств (ст. 303 УК РФ);
- служебный подлог (ст. 292 УК РФ);
- незаконная выдача паспорта гражданина РФ, а равно внесение заведомо ложных сведений в документы, повлекшие незаконное приобретение гражданства РФ (ст. 292" УК РФ);
- приобретение или сбыт официальных документов (ст. 324 УК РФ);
- фальсификация решения общего собрания акционеров (участников) хозяйственного общества или решения совета директоров (наблюдательного совета).
С разработки организационно - правовых документов собственно и начинается жизнедеятельность организации. Организационно - правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
Наиболее распространенные организационно-правовые документы:
устав организации;
положение об организации;
положение о структурном подразделении организации;
положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;
штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
инструкции по отдельным видам деятельности;
должностные инструкции.
Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно-правовой документации предприятия или учреждения. Именно через организационно-правовые документы реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними, формирование и регламентацию деятельности совещательных органов организации, установление режима работы персонала, подразделений, служб, определение порядка проведения реорганизационных мероприятий и некоторые другие вопросы (например, лицензирование определенных видов деятельности, установление особого порядка работы и т.д.).
Документам организационно-правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках организации осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:
Содержание организационно-правовых документов составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации, и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения. Эти документы содержат в себе положения, которые как бы определяют границы правового поля, в рамках которых сотрудники организации могут осуществлять свои полномочия.
Организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
Введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа).
Организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационно-правовых документов подвергается переработке примерно раз в 4-6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационно-правовые документы производится распорядительным документом (приказом руководителя организации).
Исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.
Подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки и согласования.
Для организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.
Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).
Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.
Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержания текста, приведены в Гражданском Кодексе РФ (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида» (ст. 52 ГК РФ).
Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками).
Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета.
Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:
Первый раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:
полном и сокращенном фирменном наименовании организации;
статусе организации;
предмете деятельности организации;
нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания) и прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т.п.);
почтовом (юридическом) адресе организации.
Второй раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:
общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации;
сведения о порядке и последствиях выхода участника из общества.
В третьем разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:
цели деятельности организации;
виды (направления) деятельности организации;
механизм взаимоотношений организации с партнерами;
права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.
Четвертый раздел «Управление организацией» регламентирует:
структуру и основные задачи управления организацией;
состав органов управления;
полномочия органов управления.
В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться: сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т.д.
Пятый раздел «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливает:
порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.
В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплений организации» должны найти свое отражение вопросы: распределения и последующего использования прибыли и порядка использования иных накоплений организации (страховой фонд, резервный фонд и др.).
Седьмой раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает: порядок ликвидации организации и порядок изменения характера деятельности организации.
В заключительном разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).
Положение о структурном подразделении организации - организационно-правовой документ, конкретизирующий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами.
Несмотря на то, что структура текста «Положения...» ни в одном из действующих нормативных документов жестко не закреплена, тем не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна. Как правило, типовое «Положение...» содержит в себе следующие основные разделы:
1. Общие положения. Раздел содержит в себе сведения о:
полном официальном и условном наименовании подразделения;
статусе подразделения;
направлениях деятельности подразделения;
нормативных документах, регламентирующих деятельность данного подразделения.
2. Предназначение, задачи и функции подразделения. В данном разделе последовательно раскрываются предназначение данного подразделения, его основные задачи и важнейшие функции. Содержание раздела должно наглядно показывать роль и место данного подразделения в деятельности организации.
3. Структура, состав, оснащение подразделения. Здесь последовательно излагаются сведения о структуре подразделения, его численном составе и технико-технологическом оснащении. Содержание данного раздела должно включать в себя всю необходимую информацию по освещаемым вопросам, но без чрезмерной детализации. При раскрытии структуры подразделения необходимо пояснить, почему выбран именно такой ее вариант, а для численного состава - дать процентное соотношение работников руководящего звена, основного и обслуживающего персонала.
4. Организация управления и обеспечения подразделения. Раздел целесообразно изложить в такой последовательности:
руководящий состав (руководящие органы) подразделения;
общая организация управления повседневной деятельностью подразделения;
управление подразделением в оперативном режиме;
основные направления обеспечения повседневной деятельности подразделения;
полномочия руководящего состава (руководящих органов) подразделения при осуществлении управления и обеспечения.
5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами. Раздел содержит последовательное описание организации взаимодействия подразделения с другими подразделениями в вопросах:
получения и передачи информации и документации;
получения и передачи готовой или промежуточной продукции;
взаимодействия по иным направлениям и при организации работы в оперативном режиме.
Перечисленные пункты в обязательном порядке должны содержать конкретные указания о сроках и последовательности (взаимной согласованности) действий сторон, периодичности представления сведений, документов, материалов и т.п.
6. Ответственность основных категорий работников подразделения. Раздел устанавливает виды дисциплинарной, административной и, при необходимости, уголовной ответственности, которую может нести должностное лицо подразделения в случае невыполнения своих обязанностей. Формулировки данного раздела должны выделяться предельной четкостью и ясностью.
7. Особые вопросы деятельности подразделения. В разделе оговаривается порядок разрешения спорных ситуаций с другими структурными единицами организации, а также иные вопросы, отражающие специфику деятельности того или иного подразделения.
Титульный лист «Положения...» оформляется на общем бланке организации, на котором указываются: наименование вида документа; номер и дата издания документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту документа; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.
Положение о коллегиальном или совещательном органе разрабатывается для регламентации деятельности коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно - правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др.
Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы.
Положение о коллегиальном органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.
Штатное расписание представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.
Структура штатного расписания почти в точности повторяет структуру самой организации, для нужд которой данное расписание разработано - по сути, это перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации.
Перечисление структурных единиц внутри подразделений производится в порядке их нумерации. Перечисление должностей обычно начинается с должностей ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена. При значительном количестве должностей принято выделять группы управленческих должностей, должностей по основной специальности (или нескольким таким специальностям) и, группу должностей обслуживающего и вспомогательного персонала. Внутри указанных групп должности располагаются в порядке убывания.
Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму. Документ разрабатывается на общем бланке организации с указанием наименования вида документа и заголовка к тексту.
С учетом специфики содержания и размещения данных, штатное расписание более удобно оформлять в виде таблицы. Для расположения таблицы такого вида целесообразно использовать листы формата A3 или А4 (альбомный разворот). Наименование подразделений и наименование должностей указываются в именительном падеже. Количественные показатели штатного расписания - общая численность должностей - подытоживаются по каждому подразделению и за организацию в целом, с учетом имеющихся в организации неполных штатных единиц.
Штатное расписание разрабатывается в планово-производственном отделе (ППО) (или ином аналогичном по предназначению подразделении организации), ежегодно по состоянию на 1 января.
В процессе отработки проекта расписания на предстоящий год документ визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом).
Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком (обычно - начальником ППО). Как и прочие организационно-правовые документы, штатное расписание подлежит утверждению руководителем.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.
Документ этот жестко структурирован и состоит из следующих разделов:
1. Общие положения включают в себя: упоминание о важнейших конституционных гарантиях для работников в области права на труд; порядок введения документа в действие; цели, достигаемые введением в действие данного документа.
2. Порядок приема и увольнения персонала. Раздел определяет: процедуру приема персонала на работу; перечень документов, подлежащих проверке при приеме на работу; процедуру увольнения персонала; порядок перемещения сотрудников на другие должности (на другие виды работы); порядок досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.
3. Общие обязанности сотрудников. Раздел содержит перечень основных обязанностей работников организации, подлежащих исполнению ими в своей повседневной деятельности.
4. Общие обязанности администрации. Излагается перечень основных обязанностей администрации организации, подлежащих исполнению их в повседневной деятельности, в том числе:
обязанности администрации по обеспечению сотрудников работой;
обязанности администрации по созданию и поддержанию безопасных условий труда;
обязанности администрации по своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников;
обязанности администрации по управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации;
обязанности администрации по осуществлению хозяйственного (научного, технического и т.п.) взаимодействия предприятия с другими организациями.
При необходимости в разделе может найти отражение содержание иных (особых) обязанностей администрации.
5. Рабочее время и порядок его использования. Данный раздел содержит сведения о:
распределении времени для исполнения трудовых обязанностей (продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начало и окончание);
распределении времени для отдыха в процессе работы (продолжительность и периодичность перерывов в работе, при необходимости - организация питания сотрудников по сменам);
порядке учета отработанного сотрудниками времени;
порядке предоставления сотрудникам отпусков.
6. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отличившихся. Раздел включает в себя два подраздела.
7. Заключительные положения. В раздел устанавливается порядок пересмотра положений «Правил внутреннего трудового распорядка», а также порядок объявления «Правил внутреннего трудового распорядка» сотрудникам организации.
«Правила внутреннего трудового распорядка» разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению (сотрудниками кадрового органа). В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации (по производству, управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов.
О введении «Правил внутреннего трудового распорядка» в действие издается соответствующий приказ руководителя организации. При необходимости в содержание документа вносятся соответствующие изменения и уточнения, о чем издается приказ по организации.
Оформление «Правил внутреннего трудового распорядка» производится на листах бумаги формата А4. Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать: наименование вида документа; номер и дату написания документа; место составления; заголовок к тексту документа; текст; подпись разработчика; гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.
Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников и являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.
Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Минтруда РФ от 06.06.1996 № 32). При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: гриф утверждения, наименование вида документа, регистрационный номер, дата, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись разработчика.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
Ответственность.
Взаимоотношения.
Общие положения.
Должностные обязанности.
Раздел «Общие положения» включает:
наименование должности с обозначением структурного подразделения;
подчиненность сотрудника и подчиненных сотруднику;
порядок назначения на должность и освобождения от должности;
перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
требования к специальным знаниям и навыкам.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:
участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.).
Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2016 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.
Из статьи вы узнаете:
- какие правотворческие органы разрабатывают нормативные документы по делопроизводству;
- что входит в перечень нормативной документации делопроизводства;
- какие нормативные документы по делопроизводству должны быть в каждой организации;
- в каком направлении ведется работа по дополнению и изменению нормативных документов делопроизводства.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.
Кто разрабатывает нормативные документы по делопроизводству
В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ - это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.
Нормативно-правовые документы в делопроизводстве - это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.
Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.
Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.
Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.
Перечень нормативных документов по делопроизводству
Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
- Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
- Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»;
- Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
- Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
- ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
- ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
- ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
- ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
Основные нормативные документы по делопроизводству
Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:
В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство:
- Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
- Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
- Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010
- Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
- Приказ Росархива № 2 о 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;
- Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
- Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».
Изменения нормативных документов по делопроизводству
Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться - правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.
В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.
Понятие нормативно-правовой документации
нормативный правовой документация дошкольный
Документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является - идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.
Нормативно-правовая документация - это совокупность документов, регулирующих деятельность любого предприятия или учреждения, ведение его учетной и отчетной документации, а также архива. Она включает в себя нормативные документы федерального и регионального уровня, которые регламентируют правовой аспект деятельности предприятий и организаций любых форм собственности.
Нормативно-правовая документация необходима для:
Осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
Формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
Обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности; -обеспечение непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
Соблюдение требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях.
Законодательно установлено, что документы и массивы документов, являются объектами физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации-это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы. Для непрерывного осуществления деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и необходимой подотчетности организации, необходимо создавать аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а так же защищать их целостность в течение требуемого времени.
Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Структура - это внешний вид и расположение частей содержания.
Контекст - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация.
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Различают метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.
Управление документами - определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся:
Принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
Распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
Установление и распределение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
Проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
Интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.
Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты на самом высоком уровне принятия управленческих решений.
Система управления документами должна реализовывать следующие функции:
Включение документов в систему управления документами;
Регистрацию;
Классификацию;
Доступ и защиту;
Хранение и обеспечение сохранности документов;
Использование документов, контроль их движения и использования;
Экспертизу ценности документов;
Отбор документов на хранение или уничтожение.
Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, принятые законодательными и исполнительными органами государственной власти федерального уровня; государственные и международные стандарты; межведомственные и ведомственные, методические материалы.
Правовой акт - официальные письменный документ или действие, исходящие от уполномоченных органов государственной власти или местного самоуправления, которыми устанавливаются определенные правила поведения участников общественных отношений
Нормативно правовой акт - письменный официальный документ, принятый правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах, нормативно-правовые акты издаются в форме конституций, уставов, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав.
Правовая норма - общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
Устав - установленный государством свод правил, регулирующих:
Правовой статус государственного образования - устав субъекта РФ, устав муниципального образования;
Правовой статус международной организации - форма или составная часть международного договора;
Правовой статус конкретных юридических лиц - учредительный документ.
Федеральный закон - нормативно - правовой акт, принятый в рамках установленной процедуры Государственной Думы, одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам исключительного ведения Российской Федерации или по вопросам совместного ведения РФ и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий верховенство и прямое действие на всей территории РФ.
Федеральный конституционный закон - федеральный закон, принятый по вопросам, предусмотренным Конституцией РФ, квалифицированным большинством голосов членов Федерального Собрания. Кодекс - "собрание законов", сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизируются нормы, регулирующие сходные, однородные общественные отношения. Подзаконный акт - правовой акт органа государственной власти, имеющий более низкую юридическую силу, чем закон, принимается на основании и во исполнение законов.
Указ - собственное название наиболее важных актов, издаваемых главой государства. Он не должен противоречить конституции и законам данного государства.
Постановление - правовой акт ряда органов и должностных лиц. В форме постановлений принимают акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ.
Распоряжение - один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ, министерств и ведомств), акт органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым распоряжение адресовано.
Приказ - правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом в порядке осуществления единоначалия.
Правила - форма нормативно - правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления, какого - либо рода деятельности.
Инструкция - подзаконный акт, издаваемый министерствами, другими центральными и местными органами государственного управления в пределах их компетенции на основании и в исполнении законов, указов, постановлений и распоряжений Правительства РФ актов вышестоящих органов государственного управления; собрание правил, регламентирующих производственно - техническую деятельность.
Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственного органа.
Указание - правовой акт, издаваемый органом управления преимущественно по вопросам информационно - методического характера.
Регламент - правовой - акт. Определяющий порядок деятельности управленческого персонала, коллегиального или совещательного органа власти. Стандарт - нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.
Нормы права, предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные, регламентирующие сферу управления документами, являются частью информационного права - системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, передачи, поиска, хранения, выдачи и защиты документной информации.
Итак, нормативно - правовое документационное обеспечение управления - есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.