Цель экспорта в инвойсе что писать: инвойсирование. Услуги для иностранной компании – как правильно выставить счет-фактуру? Выставление счета иностранной компании

Инвойс для экспорта – это специальный документ, который применяется в международной коммерческой деятельности. Он предоставляется покупателю продавцом и содержит наименования товаров, количество единиц и стоимость, по которой они будут в дальнейшем переданы конечному покупателю. В инвойсе также учитываются технические особенности продукции, информация об отправителе и получателе, условия осуществления поставки.

Факт выписки инвойса подтверждает, что у покупателя возникает обязанность внесения оплаты за товар в рамках оговоренных условий. На территории России или Украины подобный инвойсу документ не применяется. По этой причине инвойс применяется только в ситуациях с международными поставками разного типа продукции. По характеристикам инвойс напоминает «счет на оплату».

Выписку документа осуществляет экспортер товаров одновременно с осуществлением отгрузки. Бумага направляется иностранным покупателям и служит основанием для осуществления денежного перевода. При согласовании в контракте предварительного авансового платежа экспортеры составляют проформу-инвойс. Составление документа выполняется на любом понятном для каждой из сторон языке. Наиболее распространенный вариант – английский.

Что такое коммерческий инвойс?

Коммерческий инвойс или счет-фактура – это документальное подтверждение сделки. Бумага отправляется иностранному покупателю вместе с отгруженным со склада товаром. В документе обязательно указывается перечень торговых позиций, количество единиц, стоимость и ряд других характеристик продукции. Также прописываются условия сделки, персональные данные импортера и отправителя груза.

Оригинальный инвойс, а также пять дополнительных копий следует прилагать к отправлению. Специальный экземпляр документа рекомендуется помещать внутрь упаковки. Коммерческий инвойс может применяться в качестве накладной на подлежащий перевозке товар. Одна из ключевых функций данного документа – определение величины таможенных сборов за импорт товаров. Исходя из приведенной в инвойсе информации проводятся расчеты НДС, который уплачивает импортер.

Для коммерческого инвойса допускается применение разных видов форматов. Чаще всего в международной деятельности применяется специальный корпоративный инвойс отправителя на основе выписанного им бланка. При отсутствии корпоративного бланка допускается использование фирменного бланка. Печать может осуществляться на стандартном листе бумаги.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс представляет собой предварительный документ, который продавец товаров высылает в ряде ситуаций: часть характеристик продукции или итоговая стоимость пока не согласованы до конца. После утверждения стоимости товаров в рамках двустороннего контракта высылается коммерческий инвойс. Также проформа-инвойс применяется в случаях, если контракт предусматривает перечисление со стороны покупателя авансового платежа.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс почти идентичные документы. Основная разница заключается в указании предварительных данных при составлении проформы. Документ носит преимущественно информационный характер и обеспечивает для покупателя возможность разобраться с тем, какую сумму в итоге необходимо будет внести при расчете за товары.

Инвойс-проформа применяется в ситуациях, когда установить точный вес товара перед погрузкой на транспортное средство невозможно. Примером являются сыпучие грузы и материалы. Таможенным органам в такой ситуации предоставляется проформа-инвойс, на основании которого позднее формируется коммерческий инвойс с точными данными, если таковые указаны в рамках заключенного контракта.

Какие сведения указываются в инвойсе?

При заполнении инвойса необходимо указывать только самые точные и достоверные сведения о продукции. Предусмотрены стандарты внесения данных в документы, которые помогают избежать ошибок и дальнейших проблем при прохождении таможни. В инвойс включаются следующие данные:

• Фамилия и инициалы, адрес отправителя грузов. Также обязательны номер телефона и имя контактного лица.
• Фамилия и инициалы, адрес получателя груза. Указывается страна назначения, почтовый индекс, контактные данные ответственного лица для связи.
• Проставляется дата.
• Отметка с номером инвойса или заказа в ситуациях, если это применимо.
• Фамилия и инициалы, адрес импортера товаров в том случае, если он не является прямым получателем продукции. Дополнительно указывается номер контактного лица.
• Подробное описание каждого предмета в партии. Указывается исходный материал, сфера применения, проставляются коды ТН ВЭД, страна производства и отправления продукции.
• Вносятся сведения о количестве единиц товаров в партии, итоговая стоимость каждого из имеющихся предметов. С целью таможенного оформления предметов или образцов, которые не представляют коммерческой ценности, следует отмечать фактическую рыночную стоимость.
• Указывается цена осуществления транспортировки и объявленная стоимость всего груза.
• Общая цена груза с отметкой валюты.
• Причины осуществления экспорта товаров, к которым относятся пересылка, продажа, ремонт и т.д.
• Основные условия сделки Инкотермс, в рамках которых устанавливается уровень сборов, которые включены в итоговую стоимость инвойса.
• Общий вес и число мест отправления груза.
• Печать, дата и подпись стороны отправителя продукции.

Данные пункты являются обязательными, которые необходимо включать в стандартное описание, однако сюда можно также вносить ряд других сведений о товаре. Конечная сумма должна указываться в той валюте, которая указана в заключенном двустороннем контракте на поставку продукции. Предусмотрена ситуация, при которой покупатель осуществляет оплату товаров не в той валюте, которая была предварительно обозначена условиями контракта. В такой ситуации в инвойсе необходимо указать наименование валюты, курс обмена, на какое число будет пересчитана общая сумма сделки.

Сведения о наименованиях использованных товарных позиций, стоимости и общем количестве вносятся на основе имеющихся в контракте данных. В процессе выполнения отправки товара с территории России при указании стоимости продукции и валюты выбранных цен применяется ОК 014-2000- (Общероссийский классификатор валют). В самом документе следует добавлять дату составления, подпись стороны продавца.

В подготовленной заранее главе выделяются все условия осуществления поставки товаров на основе классификатора INCOTERMS-2010. Соответствующие нормы прописаны в рамках Инкотермс. Там же указан регламент возможных затрат и рисков между сторонами покупателя и поставщика. В разделе «Условия платежа» следует вносить реквизиты финансовой организации, к числу которых относятся номер счета, наименование и расположение, персональный SWIFT-код, специальный номер корреспондентского счёта, время оплаты и другие необходимые сведения.

Проверка данных при заполнении

Следует обращать внимание, что информация об отправителе и получателе в инвойсе и накладной должна полностью совпадать. Прилагать инвойс необходимо на любые отправления, которые не относятся к документам. Это касается буклетов, книг, персональных удостоверений и аттестатов, дипломов и т.д., а также документы, общий вес которых превышает 5 кг. Заполнение инвойса выполняется строго на английском языке. Исключением из данного правила является подготовка отправлений в Молдову, Беларусь, Украину или Казахстан.

Юридическое лицо обязательно должно иметь печать и подписи генерального директора, а также уполномоченного лица. Для физических лиц используется подпись стороны отправителя на документе. При необходимости внесения большого количества данных, таблица в листе увеличивается и переносится на другой лист. Проставление печатей и подписей обязательно для каждой страницы.

Отправление электронных носителей требует предоставления специального гарантийного письма. Обязательным требованием является полнота сведений в инвойсе. Вносится максимально полная и развернутая информация о грузах без общих названий категорий. Исключено использование сокращений и аббревиатур. Указывается маркировка, наименование, исходный материал продукции.

Видео по теме: «Образец заполнения Инвойса»

Грузосопроводительным документом, который предоставляет компания-поставщик на партию товара, является инвойс или счет-фактура. Наиболее употребимая форма коммерческого документа оформляется на фирменном бланке, но можно составить счет-фактуру и на обычной бумаге. Для удобства отправителей образец заполнения инвойса в формате PDF предоставляют веб-сервисы юридических компаний (на нашем сайте есть образец в разделе ).

Коммерческий инвойс является подтверждением факта отгрузки экспортируемого товара продавцом, но не удостоверяет его продажу. Дополнительным назначением инвойса является установление страны происхождения товара и использование его в качестве накладной.

Структура коммерческого инвойса

При оформлении счета имеются отраслевые особенности, но обязательным является заполнение общих элементов структуры счета. Правилами оформления документа предусмотрено описание шести основных частей образца инвойса на товар:

1. Номер и дата документа. В схеме нумерации можно предусмотреть кодирование не только хронологической последовательности операции, но и других важных моментов (сроков).
2. Данные о стране происхождения продукции , т. е. об отправителе – продавце товара. Сюда включаются сведения об экспортирующей компании – ее полное наименование, контактные данные, платежная и юридическая информация. Для плательщика НДС обязательным является указание регистрационного номера.
3. Правила ведения бизнеса . В данный раздел вносится серия, номер и дата заключения контракта, фиксируется дата окончательного расчета за поставку, наименование валюты, условия международной поставки.
4. Сведения о получателе . Раздел включает наименование и адрес заказчика с уточнением конкретного исполнителя расчетов (отдела крупной компании).
5. Информация о товарах . Детализированный перечень – – включает описание поставляемого груза с указанием:
   • единицы измерения;
   • количества товара (по каждому наименованию);
   • сведений об упаковке;
   • кода товара согласно ТН ВЭД;
   • цены за единицу каждого наименования;
   • скидки к цене (если оговорено условиями);
   • итоговой суммы, подлежащей оплате.
6. Полное описание условий оплаты (чек, банковский перевод и т. д.), а также упоминание о размере возможного начисления пени в случае просрочки платежа.

Коммерческий инвойс подписывается должностным лицом компании-поставщика и ее главным бухгалтером с указанием их Ф. И. О. и заверяется печатью отправителя.

Особенное условие оформления счета-фактуры – перевод

В соответствии с приказом Государственного таможенного комитета (ГТК РФ) №1467/18.12.2003 должностные лица таможни вправе потребовать перевода на русский язык коммерческого инвойса, предоставленного компанией-экспортером на языке страны происхождения. Это условие не выдвигается, если заполнен образец английского инвойса ().

Сложность перевода заключается в воспроизведении на русский язык иностранных названий обилия продукции, ее артикулов, кодов и другой информации. Таможенная служба может потребовать, чтобы перевод был подтвержден подписью должностного лица и печатью организации, делавшей перевод.

Для оформления качественного коммерческого инвойса можно использовать либо шаблоны, либо полноценное программное обеспечение. Специфика такого оформления и рассылки счетов-фактур предполагает обязательное создание аккаунта, посредством использования которого можно сохранять все созданные ранее документы, высылать счета клиентам. При этом полная сумма, выставляемая к оплате, будет подсчитываться автоматически.

Вы можете заказать услуги.

В этой статье рассказывается как именно выставить счет и правильно его оформить - читайте и учитесь. Она написана простым языком с избежанием углубления в бухгалтерский процесс. Также здесь представлены несколько методов профессионального оформления счетов и 10 шаблонов счетов для упрощения Вашей работы.

Счёт: что это такое?

Счет, а также фактура - это коммерческий документ, который выдает покупатель. Он содержит информацию о цене и количестве товара, способах и терминах оплаты.

Этот документ важен как для клиента так и для покупателя, потому что продавцу важно иметь копию для учетности, а клиенту важно зарегистрировать свою покупку.

Как должен выглядеть счёт?

Самое главное в Вашем счете - это его доступность и понятность. Также неплохо использовать элементы фирменного стиля компании на бланках счета. При этом информацию написанную в счете можно условно разделить на 6 блоков.

Блок 1: Ваши данные

Это основной блок информации о Вас - сведения о Вашей компании(если вы фрилансер, то ваше полное имя), логотип, контактные данные, платёжная информация и другие.

Если ваша компания имеет определённую организационно-правовую форму — например, это корпорация в США или акционерная компания в Англии, — то вам важно включать информацию о месте ведения бизнеса. Обычно это юридический адрес и регистрационный номер, но все же неплохо узнать об этом детальнее у Вашей налоговой службы.

В Европе, если Вы являетесь зарегистрированным в качестве налогоплательщика НДС, нужно также добавить регистрационный номер плательщика НДС.

Блок 2: правила игры

Здесь важно обозначить дату выписки, ФИО, дату до которой нужно оплатить счет, валюту оплаты и номер заказа.

Часто тут используют термин «net 30», который обозначает платеж в течении 30 дней, а также встречается обозначение «10/15, net 30»: — это скидка 10% при платеже в течение 15 дней при сроке оплаты 30 дней.

Но для избежания недоразумений, лучше, все-таки, написать это простым языком, обозначив дату до которой важно сделать платеж. Также важно писать названия месяцев полностью. Только в цифровом формате они могут быть восприняты двузначно, потому что, форматы дат в разных странах разные.

Блок 3: ваш клиент

Этот блок содержит имя и адрес заказчика, которому Вы выставляете счет.

Стоит указывать конкретного человека и его офис, поскольку фирма может иметь множество филиалов. Это обеспечит получение денежных средств быстрее и без недоразумений.

Блок 4: название и номер документа

Как правило, в название выносится слово «счёт», но зависимо от типа счета это может быть «фактура» (bill), «счёт-фактура» (tax invoice), «счёт-проформа» (pro-forma), «быстрый счёт» (quick invoice) и другие. Если Вам тяжело определить точно какой счет у Вас, то просто придерживайтесь слова «счёт».

Номер счёта — это его уникальный идентификатор, применяющийся для установления соответствия. Никогда не используйте одинаковых номеров для разных документов.

В некоторых странах номера счетов должны идти обязательно по хронологии, если же Вы не хотите распространять информацию о количестве сделанных Вами заказов, то можете увеличивать номер Вашего заказа на случайное число каждый раз, например: первый счет «00012», второй «00017», следующий «00022» и так далее.

А ещё можно внедрить в номер счёта коды, которые напомнят вам о том, что подошло время платить налоги. Например, «2013-06-WDD-002» может быть расшифровано как: «Второй счёт для Webdesigner Depot в июне 2013». Это зависит от вас; проявите творческий подход и найдите такую схему нумерации, которая лучше всего вам подойдёт.

Блок 5: список товаров и/или услуг

Здесь важно очень ясно и детально описать за что конкретно Вам будут платить, а именно: наименование товара или услуги, количество, цена за единицу товара, скидка, налоговый сбор и конечная сумма подлежащая к оплате.

При этом не забывайте, что именно Вы согласовывали с клиентом и на каких условиях обещали ему Ваши товары.

Дважды проверяйте Ваш счет, особенно в реквизитах, месте доставки, номер счета и данные получателя.

Ещё одна вещь, на которую стоит обратить внимание — это записи о количестве и цене за единицу: сверьтесь с правилами. Например, если коммерческая компания в Великобритании зарегистрирована в качестве плательщика НДС, то регламент Налогово-таможенной службы её Величества по части счёт-фактур гласит, что в счёт должна включаться цена единицы товара.

Промежуточные и итоговые суммы с учетом и расшифровкой всех налогов должны быть подсчитаны внизу таблицы.

Удостоверьтесь, что всё в счёте понятно и точно написано. Ведь если клиент не сможет понять что к чему в Вашем счете, то его вряд ли оплатят и не обратят внимания.

Блок 6: личные пожелания

Здесь Вы можете указать свое личное сообщение или же пожелание, которое подробнее описывает условия оплаты. Здесь, например, можете обозначить как именно можете принимать платежи(чек, банковский перевод, PayPal) Также можно выразить свою благодарность клиенту за то что он обратился именно к Вам.

Заключение

Ваш счёт — это невидимый маркетинговый инструмент. Подходите к этому делу творчески - и Ваш клиент обязательно это оценит. Хорошо продуманный счёт может сделать платёж в ваш адрес удовольствием.

Чтобы Вам было легче - можете использовать 10 бесплатных