Выписка из штатного расписания образец. Зачем нужна выписка из штатного расписания? Как работнику получить выписку из штатного расписания
Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться как сотруднику, так и самой организации. Рассказываем о том, как правильно ее оформить, предлагаем скачать образец
Читайте в нашей статье:
В каких случаях требуется выписка из штатного расписания
Cведения из документов организации сотрудник может получить только в виде выписок, содержание которых относится непосредственно к нему. Это же касается и штатного расписания , которое, помимо этого, довольно объемный массив данных, а также внутренний документ, содержание которого составляет коммерческую тайну.
Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться работнику для предъявления в госорганы, например, в Пенсионный фонд, в ФСС (Фонд социального страхования), в банк или иную кредитную организацию, в налоговую инспекцию или ГИТ (трудовую инспекцию), а также в судебные органы в случае рассмотрения трудовых споров.
Кроме того, выписка может потребоваться юридическому лицу для участия в тендере на выполнение госзаказа или для вступления в СРО.
Чем отличается выписка от оригинального документа
Как правило, штатное расписание содержит три основных раздела:
Во-первых шапка, содержащая заголовок документа, дату его утверждения, срок действия, регистрационный номер.
Во-вторых основной раздел, содержащий наименования структурных подразделений, количество и состав штатных должностей с указанием квалификаций, надбавки и тарифные ставки по должностям.
В-третьих заключительный раздел, в котором указаны должности, фамилии и инициалы составителей документа, их подписи, а также реквизиты юридического лица.
Как составить выписку из штатного расписания
Форма документа может быть разработана и утверждена работодателем самостоятельно. Важно, чтобы в выписке из штатного расписания были предусмотрены поля, в которые будет внесена следующая информация и реквизиты:
- полное и сокращенное наименование предприятия;
- присвоенные предприятию коды по ОКУД и ОКПР;
- наименование документа, его регистрационный номер и дата выдачи;
- информация об оригинале: наименование, номер и дата приказа, которым было утверждено штатное расписание , срок его действия, общее количество штатных единиц в данной организации.
Основную часть для удобства восприятия лучше оформить в табличной форме. Так, выписка из штатного расписания в Excel может содержать графы:
- Наименование структурного подразделения предприятия.
- Специальный код подразделения.
- Наименование должности, профессии, специальности с указанием разряда, категории, квалификации.
- Количество штатных единиц, работающих в данной должности.
- Оклад (тарифная ставка) по данной должности.
- Все виды и величина надбавок, если они имеются.
- Итоговая суммарная величина заработной платы.
- Примечание.
Основная задача кадровика - составить документ таким образом, чтобы информация была достоверной, соответствовала оригиналу и не содержала лишних данных.
Читайте также:
Кто выдает и заверяет выписку из штатного расписания в 2019 году
Выписка из штатного расписания в 2019 году подписывается начальником отдела кадров, главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на составление этих документов. Если документ выдается по заявлению сотрудника, он также должен поставить свою подпись под надписью «Копия верна». Заверить документ своей подписью должен руководитель или главный бухгалтер. Каждая подпись должна иметь расшифровку с указанием должности, фамилии и инициалов.
Чтобы выписка имела юридическую силу, она должна иметь все необходимые для такого вида документов реквизиты. Ее форма и содержание должны быть утверждены . Этим же актом необходимо установить единые правила выдачи и оформления выписок. Произвольное заполнение должно отвечать цели запроса и не относится к этим важным реквизитам.
Независимо от того, с какой целью потребовалась выписка из штатного расписания в 2019 году - по заявлению сотрудника или при оформлении организацией документов на тендер или вступления в СРО, оформлением ее занимается уполномоченное на это лицо. Его полномочия должны быть подтверждены приказом и входить в должностные обязанности, перечисленные в трудовом договоре или должностной инструкции. Это может быть сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. Чаще всего именно кадровый работник оформляет этот документ.
Обратите внимание!
Информация обо всех выданных выписках должна вноситься в специальный журнал учета выдачи подобных документов. Этот журнал также ведет уполномоченное лицо - специалист по делопроизводству или кадровик.
Штатное расписание - внутренний акт компании, подтверждающий распределение обязанностей между сотрудниками, кадровую структуру, тарифную сетку. Его часто требуют контролирующие организации в ходе проверок, работники в случае трудовых споров. Если нецелесообразно предоставлять копию целого документа (например, из-за опасности разглашения коммерческой или личной тайны), готовят выписку из штатного расписания.
Общие сведения о выписке из штатного расписания
Предназначение
Выписка из штатного расписания - точное воспроизведение части документа, информацию из которой необходимо донести до сведения заинтересованного лица. Она может понадобиться:
- сторонним организациям, например ПФР, налоговой инспекции или ГИТ;
- для проведения тендеров, торгов, при вступлении компании в СРО;
- для рассылки ШР в филиалы и представительства;
- работникам для предоставления в суд, ГИТ, профсоюз при отстаивании своих прав. Выписка часто требуется для подтверждения трудового стажа при получении социальных льгот или ипотеки.
Нормативное регулирование
Отдельных актов, регулирующих оформление выписки из ШР, не существует. При ее подготовке следует руководствоваться общими нормами, предусмотренными для ведения документов первичного учета в компании, например:
- Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., в котором приведены инструкции по формированию штатного расписания, рекомендованный бланк № Т-3;
- ГОСТами Р 6.30-2003, Р 7.08-2013, включающими общее понятие «выписка из документа», стандарты ее составления, оформления, заверения;
- локальными инструкциями по делопроизводству.
Выписка действительна 1 год (как и оригинала). В архиве такие документы хранятся 5 лет.
Внешний вид
А как же выглядит выписка из штатного расписания? Выписки часто делают на фирменном бланке.
В рекомендованной форме № Т-3 достаточно исправить табличную часть, удалив ненужные строки, и распечатать получившийся документ. Иногда готовят фото- или ксерокопию, которую заверяют в обязательном порядке, или электронную версию с цифровой подписью.
Порядок получения
Выписка предоставляется по запросу сторонней организации или письменному заявлению сотрудника на имя непосредственного руководителя или в кадровый отдел. Ст. 62 ТК РФ гласит: ответственное лицо обязано в течение 3 рабочих дней подготовить, заверить и передать необходимый документ. В журнале учета делается запись о запросе и выдаче выписки. Выписки содержат сведения по одной или нескольким штатным единицам.
При ее составлении необходимо учитывать положения ст. 88 ТК РФ, которая защищает личные данные сотрудников. Так, выписка для работника может касаться только его должности.
Как составить выписку?
- «Шапка» состоит из названия предприятия и его организационно-правовой формы, кодов ОКУД (0301017) и .
- Чуть ниже с левой стороны пишут наименование документа («Выписка из штатного расписания») с регистрационным номером, датой принятия и периодом действия оригинала.
- В правой части указывают реквизиты внутреннего акта, согласно которому утверждено ШР, и суммарное количество единиц в штате.
| Столбец | Заполнение |
|---|---|
| 1,2 | название отдела (структурного подразделения) с кодом |
| 3 | должность, разряд, квалификация |
| 4 | количество действующих штатных единиц, включая открытые вакансии и должности по совместительству |
| 5 | оклад |
| 6–8 | премии, дополнительные выплаты и иное материальное стимулирование работников |
| 9 | общая сумма в месяц, которая тратится на вознаграждение сотрудника |
| 10 | примечания |
В конце исполнитель вносит свои должность и ФИО с расшифровкой, расписывается. Стандартно выписку составляет HR-специалист (руководитель кадрового отдела), бухгалтер заверяет правильность финансовой информации. Подпись того, кто утвердил штатное расписание, не требуется.
Образец ниже покажет, как сделать выписку из штатного расписания, бланк формы Т-3 можно .
Пример-образец выписки из штатного расписания сотрудников
Заверение необходимо при предоставлении документа в стороннюю организацию. Составитель пишет «Копия верна», свою должность, ФИО, расшифровку, проставляет роспись и «мокрый» оттиск печати. Ниже обязательно указывает, где хранится оригинал. Нужно ли заверять выписки, предназначенные для внутреннего использования, определяется обычно локальными инструкциями предприятия.
Теперь вы знаете, как сделать выписку из штатного расписания, рассмотрим и важные нюансы, связанные с этим.
В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.
Что собой представляет штатное расписание
Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.
Куда может понадобиться выписка
Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.
Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.
Чем отличается выписка от копии
С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.
Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.
Надо ли подавать заявление на получение выписки
В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.
Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки
Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.
В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.
В каком виде она может быть
В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.
Формат выписки
Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.
Если выписка состоит из нескольких листов
Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).
После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.
Кто делает выписку
Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).
Кто должен заверить выписку
Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.
Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.
Надо ли заверять печатью
Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.
Учет и регистрация выписки
Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.
Сколько времени действует выписка
Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.
Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.
- В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
- После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
- Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
- Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
- В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.
Сегодня на законодательном уровне установлена необходимость формировать определенные виды документов на предприятии.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Также законодательно установлена необходимость ведения документооборота внутри предприятия. Единый порядок не установлен, но существуют определенные правила, которые необходимо соблюдать.
Одним из обязательных для составления документов является штатное расписание. В некоторых случаях допускается составление специальной выписки из него. Формат её в каждом случае индивидуален.
Основные моменты
Сегодня процедура составления выписок из различных документов имеет свои особенности и нюансы. Особенно когда касается дело предоставления документов в какие-либо серьезные государственные учреждения.
Достаточно просто разобраться, как сделать выписку из штатного расписания. Образец можно будет найти в интернете.
Стоит ознакомиться с ним предварительно, до момента формирования. Так можно будет избежать большого количества самых разных ошибок.
К наиболее существенным вопросам, ознакомиться с которыми стоит заблаговременно, необходимо отнести следующие:
- что это такое?
- с какой целью создается;
- правое регулирование.
Что это такое
Прежде всего, необходимо будет ознакомиться с самим понятие штатного расписания. Под ним понимается специальный нормативный документ, присутствие которого строго обязательно на предприятии.
Штатное расписание включает в себя следующее:
- штатный состав;
- кадровую структуру;
- численность сотрудников на предприятии;
- величина заработной платы в зависимости от занимаемой работником должности.
Данный документ отражает уже имеющее место или же планируемое в ближайшее время разделение трудовых обязанностей между различными сотрудниками.
Наиболее существенные моменты, связанные с данным документом, отражаются в .
Штатное расписание является основным условием использовании труда сотрудников с максимальной эффективностью.
Основное назначение такого расписания:
- выполнение сравнительных операций;
- разделение по численности, квалификации, трудовой нагрузке и иным параметрам сотрудников на отдельные группы;
- позволяет осуществить оценку целесообразности самого факта существования определенной структуры.
Следует помнить, что стандартное штатное расписание в обязательном порядке составляется по . Данный формат установлен на законодательном уровне.
При этом следует помнить, что порядок его заполнения также должен осуществляться в соответствии с установленным в законодательстве порядке.
Разобраться, как оформить выписку из документа подобного типа, достаточно просто. Этот вопрос в законодательстве также отражается.
Под термином «выписка» в данном случае подразумевается копия какой-либо части документа – штатного расписания.
Место изготовления копии определяется целями, для достижения которых изготавливается сам этот документ.
Важно помнить, что изготовление выписки целесообразно только в том случае, если создание копии по какой-то причине невозможно или же не целесообразно.
Например, в некоторых случаях размер штатного расписания составляет более 10 листов. Соответственно, делать копию в таком случае не стоит.
С какой целью создается
Копия выписки, её оригинал может потребоваться в различных случаях. На данный момент существует множество различных ситуаций, когда рассматриваемого типа документ необходим.
Чаще всего выписка из штатного расписания требуется в следующих случаях:
Сотруднику отдела кадров необходимо помнить о том, что простому работнику предприятие обязано предоставить все установленные законом документы по первому требованию.
В перечень таких обязательных к предоставлению документов сегодня относится также и штатное расписание.
Чаще всего подобная выписка необходима для получения определенной информации. Работнику необходимо будет написать специальное заявление – на его основании выдается выписка.
Правовое регулирование
При формировании выписки необходимо в обязательном порядке ознакомиться предварительно с законодательными актами, регулирующими данный вопрос.
Штатное расписание должно составляться непосредственно с учетом основных нормативно-правовых актов.
Наиболее существенными документами такого рода на данный момент являются следующие:
Важно помнить, что при составлении штатного расписания обязательно должны учитываться все положения трудового законодательства.
При обнаружении каких-либо нарушений такой документ может быть признан незаконным. Что приведет к необходимости проведения судебного разбирательства.
Как следствие – большое количество сложностей при организации коммерческой деятельности. Важно помнить, что судебная практика по трудовым спорам достаточно неоднозначна.
Законодательных актов, которые регулируют непосредственно формат составления выписки, не существует.
Именно поэтому в каждом отдельном случае необходимо составлять документ в зависимости от большого количества различного рода обстоятельств.
В первую очередь это касается формата самого штатного расписания, а также отраженных в нем данных. Сегодня можно найти в интернете образец в excel выписки из штатного расписания.
Как можно сделать выписку со штатного расписания сотрудников
Необходимо помнить, что рассматриваемого типа расписание должно обязательно соответствовать некоторым существенным требованиям.
В нем отражаются следующие данные:
Порядок составления выписки в каждом случае индивидуален, но чаще всего используется следующий алгоритм:
Важно помнить, что выписка вне зависимости от различного рода факторов всегда приравнивается к копии. Существует множество нюансов, связанных как с составлением выписки, так и с отображаемой в ней информации.
К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, можно отнести следующие:
- где взять бланк;
- если без окладов;
- для тендера;
- для СРО;
- заполненный пример.
Где взять бланк
Наименьшие сложности при составлении выписки обычно возникают на этапе составления бланка.
Так как он имеется в свободной доступе и является частью – форма №Т-3. Важно лишь помнить о необходимости соответствия данного документа установленным форматам.
Какие-либо расхождения не допускается. Проще всего скачать данный документ в формате Excel. После чего внести все необходимые данные.
Сам документ может быть составлен как на персональном компьютере, так и в письменной форме. Все зависит в первую очередь от технических возможностей работодателя.
Если без окладов
Нередко на многих предприятиях руководство с целью уменьшения величины оклада пытается составить штатное расписание без оклада.
Важно помнить, что подобное не допускается. Данный момент отражается в Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.
В разделе, где рассматривается формат документа №Т-3 указывается, что в графе №5 обязательно необходимо будет проставлять «Тарифную ставку».
Данный раздел может отражать:
- заработную плату в виде оклада;
- тарифную сетку;
- процентную ставку в зависимости от выручки;
- процент от прибыли;
- коэффициент трудового участия;
- иное.
В то же время важно помнить, что полное отсутствие оклада попросту не допускается. Данный момент отражается на законодательном уровне.
Кроме того, сегодня в соответствии с трудовым законодательством запрещается платить менее, чем МРОТ – минимальный размер оплаты труда.
На основании всех обозначенных выше причине недопустимо формировать выписку и само штатное расписание без окладов.
Для тендера
Сегодня для выполнения определенного заказа нередко назначается проведение торгов. При этом для выигрыша тендера потребуется формировать определенный пакет документов.
Он обязательно должен включать в себя штатное расписание. На основании данных из него будет осуществляться выбор определенной компании для решения каких-либо задач.
Для СРО
Для ведения определенного рода деятельности обязательно необходимо вступление в СРО – саморегулирующийся орган. Регистрация в подобного рода организациях необходима для монтажа пожарных систем и множества иных.
Необходимо обязательно подавать при регистрации специальный набор документов. Он включает в себя также выписку из штатного расписания. Для СРО она оформляется стандартным образом, каких-либо отличий не имеется.
Заполненный пример
Сегодня выписка из документа рассматриваемого типа обязательно должна включать в себя следующие данные:
- коды — ОКУД, ОКПО;
- наименование организации;
- номер документа и дата составления;
- длительность действия штатного расписания;
- кем утверждено;
- проставляется величина штата в единицах;
- формируется таблица со следующими столбцами:
- Структурное подразделение — наименование, код.
- Должность работника.
- Тарифная ставка.
- Надбавки.
- Всего в месяц.
- Примечание.
Обязательно наличие в нижней части документов следующих подписей с расшифровками:
- руководителя кадровой службы;
- главного бухгалтера.
Выписка из штатного расписания - сведения о трудящемся человеке, его занятости оплате. Образец заполнения обсуждаемого листа можно скачать бесплатно.
Запрашиваемая третьими лицами информация о штатном расписании не требует подробного отчета предприятия. Отделу кадров достаточно сформировать выписку конкретизирующих данных, необходимых субъекту. Образец выписки из штатного расписания , расположенный на этой странице ресурса можно скачать бесплатно по прямой ссылке без ограничений. Внимательное заполнение пунктов пользователем в простейшем редакторе позволит сформировать нужный документ, не прибегая к услугам дорогостоящих специалистов.
Не безызвестный факт, что тайна отношений между работником и работодателем охраняется законодательными и локальными нормативными актами. Каждый интересующийся субъект не имеет права доступа к личной рабочей документации специалиста. Выписка из штатного расписания помогает выйти из сложной ситуации, когда требуются минимальные сведения о человеке и его занятости. Выписка из штатного расписания выполняется отдельным листом или в виде ксерокопии конкретного положения или норматива.
Обязательные пункты выписки из штатного расписания
:- В верху пишется наименование компании;
- Ниже период учета;
- Справа номер, дата составления, утверждение руководством;
- Затем в виде таблицы или пунктами вносятся цифровые значения;
- В конце подводятся итоги, подписи ответственных лиц, расшифровка;